Zarządzanie programem staje się coraz bardziej popularne również w Polsce. Już nie tylko projekty inwestycyjne stosują takie podejście, ale także złożone i powiązane projekty organizacyjne, usprawnieniowe i informatyczne potrzebują zarządzania programem. Z jednej strony teoretyczna struktura organizacji programu jest bardzo prosta i składa się z trzech poziomów: Komitetu Sterującego, Kierownika Programu i Kierowników Projektów, ale w praktyce widać, jak wiele błędów popełniamy w naszych organizacjach przy uruchamianiu i realizacji tego typu przedsięwzięć. Popatrzmy na główne wyzwania, które stoją przed nami.

Popularność podejścia zwinnego oraz wyjście agile poza IT spowodowały, że projekty realizowane z wykorzystaniem zwinnych technik zaczęły docierać do głównych projektów firm i najwyższych struktur organizacji. I tutaj pojawił się problem, czego mamy użyć przy dużej skali przedsięwzięcia? Niestety w praktyce pomysły ze świata agile w wielu miejscach nie sprawdzają się (Scrum of Scrums – zbyt rozproszona odpowiedzialność; SAFe – zbyt duże zmiany dla organizacji, brak gotowości na szersze spojrzenie, itp). Z kolei próba zastosowania podejść tylko dla jednego projektu oznaczałaby konieczność robienia „wyjątków” w metodyce, w sposobie rozliczania projektu czy w uprawnieniach firmowych.

Od kilku lat Agile króluje w sektorze teleinformatycznym i dzisiaj ciężko znaleźć spotkanie rekrutacyjne, które nie zaczyna się od pytania o doświadczenia w Scrum. Ale zwinne podejście aktualnie to nie tylko IT, i w moim przekonaniu to właśnie w innych działach i sektorach zaczyna przynosić największe korzyści. Głównym powodem takiego stanu rzeczy jest zastosowanie Agile jako filozofii podejścia do projektów i organizacji, a nie (jak to często miało miejsce w IT) zastosowanie ról i technik Scruma. Faktem potwierdzającym, że zwinne podejście trafiło do najwyższych poziomów zarządczych jest zarówno poruszanie tej tematyki przez najważniejsze magazyny zarządcze jak Harvard Business Review (np.: z maja-czerwca 2018 roku), ale również coraz częstsze pytania Zarządów, Dyrekcji i innych działów o wdrożenie Agile.

Temat sztucznej inteligencji (artificial intelligence – AI) stał się popularny od kilku lat i pojawił się również w świecie zarządzania projektami. Czy jest to jednak kreatywna próba „wciśnięcia” nam nośnego tematu, czy może rzeczywiście powinniśmy jako kierownicy projektów poznać nową dziedzinę wiedzy? Według światowych badań PMI® opublikowanych w Pulse of the Profession 81% ankietowanych uważa, że na ich organizację wpływa sztuczna inteligencja. Według badanych, w ciągu najbliższych 3 lat, odsetek projektów używających AI wzrośnie na świecie z 23% do 37%. Dane te na pewno dają do myślenia.

Od wielu lat widzimy trend związany z uwzględnieniem aspektów społecznych i środowiskowych w kierunkach rozwoju firm i badań. Początkowo przyjęło się podejście CSR (Corporate Social Responsibility – Społeczna Odpowiedzialność Biznesu), ale mam wrażenie, że bardziej był to zabieg marketingowy niż rzeczywista zmiana podejścia. Aktualnie trendem stał się ESG (Environmental – Środowisko, Social Responsibility – Społeczna Odpowiedzialność, Corporate Governance – Ład Korporacyjny), który moim zdaniem ma szansę na wywarcie większego wpływu na przedsiębiorstwa.

Nie ulega wątpliwości, że dla każdej osoby uprawiającej sport (nawet amatorsko) momentem kulminacji jest dzień zawodów. Wielomiesięczne przygotowania mają właśnie w tym dniu przynieść oczekiwany efekt – zwycięstwo (lub przynajmniej dotarcie do mety). Strój i sprzęt już przygotowane, adrenalina rośnie, rodzina i kibice trzymają kciuki, inni zawodnicy próbują przejrzeć Twoją strategię, ale przede wszystkim Ty sam czekasz na start. Podobne emocje towarzyszą kierownikowi projektu w dniu oddania głównego produktu do klienta. Komitet sterujący, sponsor projektu, czy inni główni interesariusze w końcu zobaczą efekty i wszyscy liczą na to, że od tej pory będzie można już tylko czerpać korzyści, jakie miał przynieść ukończony pomyślnie projekt. Ale zanim do tego dnia dojdzie, potrzebna jest codzienna determinacja w realizacji przygotowanego zawczasu planu lub  korygowanie tego planu w sytuacjach, w których okazuje się, że przygotowania przebiegają nie tak, jak sobie to wyobrażaliśmy. Wytrwałość, samodyscyplina i mnóstwo zaufania – do samego siebie i do otaczających nas osób. Do zespołu, który uczestniczy w realizacji projektu.

Rosnąca złożoność projektów powoduje, że kierownicy projektów oraz organizacje szukają rozwiązań i technik związanych z zarządzaniem programami. Mnogość departamentów i działów (a nawet krajów) zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia, a przy tym coraz większa otwartość Dyrekcji i Zarządów do delegowania uprawnień w organizacji powoduje, że w firmach „robi się miejsce” na zarządzanie programami. Nie mówimy tutaj jednak o dodatkowej metodycznej nazwie, ale rzeczywistym zapewnieniu korzyści dla firmy z organizacji i synchronizacji realizowanych powiązanych projektów. Czy w takim razie jesteśmy gotowi na zarządzanie programami i czy do końca rozumiemy, co oznacza wdrożenie ich w przedsięwzięciu lub całej organizacji? Spójrzmy na kilka praktycznych aspektów prowadzenia programów.