Po czasach walki o poprawę skuteczności zarządzania projektami dotarliśmy do momentu, kiedy rozumiemy, że bez zarządzania całym portfelem projektów nie jesteśmy w stanie skutecznie wprowadzać zmian w organizacji. Zbieramy projekty we wspólny rejestr, wdrażamy PMO do monitorowania projektów i przygotowania rekomendacji dla dyrekcji i zarządu, zaczynamy analizować zdolność firmy do wykonania całej grupy projektów. Są to bardzo ważne elementy bazowe, które powinny być podstawą do kolejnego kroku – analizy i optymalizacji portfela projektów. Niestety cały czas jest to obszar niewykorzystany przez firmy, które traktują zarządzanie portfelem projektów jako sumowanie danych o projektach, tymczasem jest to błędne spojrzenie.

Rola kierownika projektu zmienia się od lat. Wzrastająca dojrzałość i świadomość firm powoduje, że oczekiwania co do zawodu rosną. Kiedyś osoba od „przypilnowania” harmonogramu dawała już wartość. Kierownik, który wiedział, o co zapytać i potrafił zebrać kluczowe informacje w jednym miejscu, był traktowany jako zawodowy kierownik projektu.

I guess that there is no need to convince the readers of “Strefa PMI” about the role and value of project managers. The ability to plan, lead, control and draw conclusions is currently perceived as part of a project manager’s body of knowledge. Unfortunately, very often the work results are not directly visible, because when the project is on track, the manager “simply capitalizes on good planning”. Moreover, in such circumstances, you are likely to hear statements such as: “our project managers do not add value”, they are just “forward managers” who barely transmit requests from the top management to the team and report data from the team to the top management.

Obserwujemy ciągle przyspieszającą dynamikę zmian na rynku w zakresie metod pracy i technologii. Wejście Agile w IT zmieniło sposób organizacji zespołu, pojawienie się AI zmienia metody pracy. Najpierw kierownik projektu miał zdobyć certyfikat PMP (lub odpowiednik), później w niektórych branżach miał się przerzucić na SCRUM, AgilePM, SAFe, DevOps, a teraz jeszcze warto, aby kierownik projektu poznał metodykę prowadzenia projektów hybrydowych i projektów sztucznej inteligencji (AI). Co chwila pojawia się nowe podejście! Czy w takiej sytuacji warto inwestować swój czas w zdobywanie certyfikacji z zarządzania projektami? Spróbuję odpowiedzieć na to pytanie na przykładzie certyfikatu PMP.

Każda metoda czy filozofia może zostać użyta także w niewłaściwy sposób. Podejście zwinne powinno oczywiście opierać się na zaufaniu, ale warto znać sztuczki dostawców i działów IT, po to, by lepiej zrozumieć i zabezpieczyć nasz projekt. Niestety opisane w tym artykule sytuacje zdarzyły się naprawdę, natomiast nie prowadziłem badań, aby określić, w jakim stopniu były to jednostkowe przypadki. Przykłady mogą jednak stanowić listę kontrolną dla osób, które chcą mieć większe zrozumienie we współpracy z zespołami zwinnymi. 

W maju miałem okazję prowadzić warsztaty podczas spotkania kierowników projektów dla jednej z instytucji. Jako główny temat spotkania został wybrany temat zarządzania zmianą w projektach. Temat bardzo mnie ucieszył, bo na co dzień jest on pomijany i nie do końca doprecyzowany na poziomie projektu, czy programu.

Benchmarking to metoda, która polega na porównywaniu się organizacji z najlepszymi firmami w danym obszarze działalności. Umożliwia określenie czy funkcje, procesy, a może produkty powinny być doskonalone. Można powiedzieć, że jest to twórcze naśladowanie (ale nie kopiowanie) innych organizacji poprzez uczenie się od nich, wykorzystanie ich praktyk i doświadczeń; lub inaczej – poszukiwanie najlepszych praktyk branżowych, które prowadzą do zwiększonej wydajności.

Po latach mojego oczekiwania w końcu docieramy do momentu, kiedy zaczynamy rozmawiać o dojrzałości oraz efektywnej organizacji zarządzania projektami w firmie. Coraz więcej przedsiębiorstw zainteresowanych jest audytem/diagnostyką w zakresie ich dojrzałości i porównania ich z rynkiem. Szukamy dobrych praktyk i powtarzalnych technik, które mogą nam się przydać w codziennej pracy.  Co mnie bardzo cieszy, zaczynamy rozmawiać o tym, że zarządzanie projektami z punktu widzenia firmy nie jest unikalnym przedsięwzięciem, które za każdym razem będzie zarządzane w indywidualnie dopasowany sposób, ale jest pewną inwestycją organizacji, która musi podlegać pewnym standardom i regułom.

Obszar wiedzy i dobrych praktyk związanych z Biurem Zarządzania Projektami (PMO) cały czas się rozwija. Mamy coraz więcej stowarzyszeń, publikacji, artykułów oraz badań na temat funkcjonowania PMO w organizacjach. Do ostatnich badań dotyczących PMO zaliczyć można: 2024 PMO Research Report wydany przez firmę PMO Squad, PMO Maturity wydany przez PMI i PwC oraz 2021 Strategic Roadmap for the PMO wydany przez Gartner Research. Pozwolę sobie podsumować w/w  badania wraz z własnym komentarzem i interpretacją wyników.