W poprzednim artykule opisałem, w jaki sposób można zaplanować strategię, uwzględniając dekompozycję celów strategicznych, wskaźniki celów i powiązane projekty, wymagane do realizacji tych celów. W tym artykule skupię się na tym, w jakim sposób można raportować postępy realizacji strategii i monitorować stan realizacji poszczególnych celów, uwzględniając w szczególności postępy projektów powiązanych z tymi celami oraz realizację wskaźników celów (KPI).

Strategia i portfel projektów są bardzo powiązane. Strategia wpływa na kształt portfela, z kolei portfel projektów pozwala monitorować postępy realizacji celów strategicznych w tej części, która wynika z realizowanych projektów. W niniejszym artykule opisane zostało w jaki sposób można podejść do strukturyzacji strategii oraz jej powiązania z projektami.

Wdrożenie systemu do zarządzania projektami, programami i portfelem projektów (PPM) może być traktowane jak każde inne przedsięwzięcie biznesowe, które wymaga określonych nakładów i ma umożliwić osiągnięcie określonych korzyści dla organizacji w zakładanym horyzoncie czasowym (np. w ciągu 3 lat).

Współpracując z różnymi organizacjami często mam wrażenie, że ryzyka, mówiąc kolokwialnie, „leżą i gniją” w różnych rejestrach. Ryzyka oczywiście są tworzone przy planowaniu projektu (bo wymaga tego metodyka, bo taki projekt dobrze wygląda etc.), ale potem rzadko do nich zaglądamy. A szkoda, bo zarządzanie ryzykiem w projekcie może być skutecznym mechanizmem sterowania projektem, zarówno z perspektywy pojedynczego projektu, jak i całego portfela. Co więc zrobić, aby tak było?

Uzasadnienie biznesowe projektu jest jednym z głównych elementów praktycznie wszystkich metod i dobrych praktyk zarządzania projektami, zarówno kaskadowych, jak i zwinnych. W praktyce jednak jest to jedno z trudniejszych pryncypiów do stosowania. W tym artykule omówię sposób tworzenia i rolę uzasadnienia biznesowego projektu zarówno podczas przygotowywania projektu, jak i w trakcie jego realizacji.

Zarządzanie projektem koncentruje się na właściwej realizacji projektu, z kolei zarządzanie portfelem projektów – na realizacji właściwych projektów. Projekt nie jest celem samym w sobie, lecz narzędziem do wdrażania zmian w organizacji, wynikających z jej celów strategicznych i operacyjnych. Efektywne zarządzanie projektem jest konieczne, aby organizacja uzyskiwała oczekiwane efekty wynikające z projektów, ale zdecydowanie niewystarczające.

Myśląc o realizacji projektu często koncentrujemy się na zarządzaniu zespołem, a zwłaszcza na komunikacji w zespole, dzieleniu się pracą i monitorowaniu postępów realizacji zadań. Jeśli realizujemy projekty samodzielnie to faktycznie aspekt zarządzania zespołem jest wiodący, ale zdecydowanie niewystarczający, aby efektywnie i skutecznie zarządzać całym projektem. W przypadku projektów realizowanych z podwykonawcami jest to jeszcze bardziej istotne.

zmiana ma spowodować osiągnięcie przez organizację oczekiwanych efektów. I to niezależnie od tego czy projekt realizujemy kaskadowo, czy zwinnie. W praktyce organizacje mają często spore trudności w planowaniu i monitorowaniu efektów projektowych, stąd w tym artykule przybliżę kluczowe zagadnienia związane z wdrożeniem tej praktyki w organizacji.