Nie musisz być techniczką, by prowadzić złożone projekty IT. Wystarczy, że jesteś ciekawa, otwarta i gotowa do nauki. Reszta to proces – a procesy można opanować.
Na wstępie pragnę zaznaczyć, że nie jestem osobą techniczną. Ukończyłam filologię, mówię w trzech językach, a kilka zdań potrafię zrozumieć w prawie dziesięciu. Ta umiejętność otworzyła mi drzwi do niesamowitej ciekawości świata. Na przykład, podczas wizyty w Norwegii byłam zdumiona, gdy odkryłam, że potrafię zrozumieć słowo pisane w ich ojczystym języku. Takich „odkryć” miałam wiele.
Na początku mojej kariery biznesowej zafascynowałam się procesami i narzędziami do zarządzania gospodarką materiałową w firmie, takimi jak SAP MM, Documentation Management, a później – narzędziami do zarządzania nieruchomościami, jak SAP REM. Wpadłam w wir procesów i projektów wspierających transformację wewnętrzną w firmie. Świat narzędzi i procesów był dla mnie powiewem świeżości – uporządkowany, spójny, a ludzie go współtworzący byli niezwykle pomocni. To sprawiło, że pragnęłam więcej: więcej projektów i więcej procesów…
Kolejnym krokiem miała być branża IT. Współpracując blisko z tym działem, byłam przekonana, że nie przepuszczę żadnemu błędowi w tabelach, a moje testy są bezbłędne. Szybko jednak przekonałam się, że tematy poruszane w IT były dla mnie całkowicie nowym językiem. Na szczęście trafiłam do amerykańskiej korporacji, która promowała równość, różnorodność i zachęcała do angażowania się w inicjatywy CSR oraz wolontariaty. Postanowiłam więc, że jako PM w obszarze CSR będę „przydatna” i zaczęłam się angażować w te akcje, ostatecznie obejmując rolę liderki kobiet w organizacji.
Od CSR do IT – uczenie się przez relacje i narzędzia
To właśnie w tych projektach nauczyłam się korzystać z narzędzi, które dziś są moją codziennością. Microsoft Teams i Slack stały się moim centrum komunikacji – miejscem, gdzie nie tylko omawiamy zadania, ale też budujemy relacje i wspieramy się nawzajem. Teams pozwalał mi prowadzić spotkania z zespołami z różnych stref czasowych, dzielić dokumenty i tworzyć kanały tematyczne. Slack z kolei świetnie sprawdzał się w szybkiej komunikacji z zespołami technicznymi – dzięki integracjom z systemami wewnętrznymi firmy mogłam śledzić postępy bez konieczności przełączania się między aplikacjami.
Wspólne planowanie i burze mózgów prowadziłam z zespołami na Miro i Mural – narzędziach, które pozwalają wizualizować procesy, tworzyć mapy myśli, diagramy i tablice projektowe. Dzięki nim nawet najbardziej złożone koncepcje stawały się zrozumiałe dla wszystkich interesariuszy – niezależnie od ich poziomu technicznego. W jednym z projektów CSR stworzyliśmy na Miro interaktywną mapę wpływu społecznego, która pomogła interesariuszom zrozumieć wartość działań wolontariackich.
Do zarządzania zadaniami – szczególnie w projektach CSR – świetnie sprawdziły się Trello i Microsoft Planner. Trello, dzięki swojej prostocie i wizualnemu podejściu (tablice, listy, karty), pozwalało mi szybko organizować zadania i przypisywać je członkom zespołu. Planner natomiast integrował się z Microsoft 365, co ułatwiało planowanie w środowisku korporacyjnym – szczególnie przy większych projektach z wieloma zespołami.
stock.adobe.com
Projekty, które uczą więcej niż certyfikaty
Początkowo projekty IT wydawały mi się skomplikowane, ale znów spotkałam się z cierpliwością i chęcią pomocy ze strony moich współpracowników. Architekci, inżynierowie, technicy – przy kliencie mówili „innym językiem”, ale we własnym gronie wypracowaliśmy sobie zrozumiały dialog. Ku mojemu zaskoczeniu, moje projekty IT były realizowane na czas, w ramach ustalonego budżetu i zakresu! Jak to możliwe, skoro nie miałam zaawansowanej wiedzy technologicznej?
Zaczęłam od podstaw – od wolontariatu w projektach CSR, udziału w wewnętrznych inicjatywach firmowych i obserwowania doświadczonych PM-ów. Z czasem zdobyłam certyfikaty: PMI PMP, PMI ACP i Change Management Foundation, które pomogły mi zrozumieć metodyki i język projektowy. Ale najwięcej nauczyłam się od ludzi – słuchając, pytając i budując relacje.
Pewnego razu otrzymałam projekt, który przeszedł przez ręce dwóch innych PM-ów. Był traktowany po macoszemu, a klient czuł dużą presję ze względu na procesy logistyczne. Projekt, pierwotnie szacowany na trzy miesiące, z pomocą klienta znacząco zwiększył swój zakres i budżet, wykonując migracje w wielu lokalizacjach na świecie i w różnych strefach czasowych. Finalnie zakończyliśmy go po trzech latach, a efekt? Klient poprosił mnie o prowadzenie wszystkich kolejnych projektów tego typu. Nie było eskalacji, tylko wdzięczność za rzetelne podejście do tematu i uporządkowanie infrastruktury.
Czytając prasę w mediach społecznościowych, dowiedziałam się, że jeden z moich klientów przeszedł właśnie fuzję z inną firmą i od razu zaproponowałam mu, by to właśnie infrastrukturalnie uporządkować. Klient zaskoczony proaktywnością z ochotą podpisał kontrakt.
W międzyczasie zmieniałam role i klientów, zdobywając doświadczenie jako liderka, menedżerka oraz specjalistka OCM. Osoby, z którymi współpracowałam na początku mojej kariery w IT, często wracają do mnie z prośbą o polecenie osób, które z podobną energią do mojej wsparłyby ich projekty. Wracają, bo pamiętają energię i motywację, które towarzyszyły naszej współpracy.
stock.adobe.com
PM jako Servant Leader i partner w zmianie
W PMBOK czytamy, że certyfikat PMP potwierdza zdolność menedżera projektów do radzenia sobie z projektami w każdej branży, niezależnie od budżetu. Nie dajcie sobie wmówić inaczej. Ludzie przyjdą do Was, jeśli będziecie Servant Leaderami, traktując innych tak, jak sami chcielibyście być traktowani.
Zachęcam wszystkie kobiety w branży projektowej: nie bójcie się odkrywać swojego potencjału i innowacyjności! Świat projektów czeka na Wasze unikalne podejście i świeże spojrzenie. Wspólnie możemy tworzyć lepsze środowisko w zarządzaniu projektami, pełne różnorodności i kreatywności.
Dynamiczny Menedżer Programów i Projektów. Ponad 25 lat wszechstronnego doświadczenia w zarządzaniu programami i projektami, popartego udokumentowanymi sukcesami w prowadzeniu zespołów dzięki planowaniu strategicznemu, skutecznej komunikacji oraz budowaniu trwałych relacji. Proaktywne i uporządkowane podejście, w połączeniu z odporną postawą „dam radę”, pozwala mi sprawnie poruszać się w złożonych wyzwaniach oraz dostarczać ponadprzeciętne rezultaty.