Kiedy projekt nie rusza do przodu – 5 barier, które blokują zmiany

Zarządzanie projektem przypomina nieraz pokonywanie przeszkód w rajdzie terenowym. Czasami można natknąć się na jakąś przeszkodę i utknąć. Zadaniem menedżera projektu (i członków zespołu projektowego), podobnie jak kierowcy i pilota terenówki, jest rozpoznanie, z jakim typem bariery ma do czynienia, i dobór metod ruszenia z miejsca. Naciśnięcie pedału przyspieszenia bez identyfikacji przeszkody może doprowadzić do tego, że „zakopiemy się” na dłużej.

Zespół może czuć, że coś nie działa i projekt stoi w miejscu mimo wysiłku i zaangażowania. W takich chwilach warto się zatrzymać i sprawdzić, z jaką barierą się mierzymy. Analiza 5 Barier pomaga znaleźć źródło problemu i dobrać odpowiednie działania, zanim pojawi się frustracja.

Piramida barier – dlaczego właśnie piramida?

Bariery projektowe można podzielić na 5 typów: informacyjne, poznawcze, motywacyjne, kompetencyjne i systemowe. Razem tworzą piramidę, której fundamenty decydują o sukcesie projektu. Ta struktura nie jest przypadkowa. Bariery mogą się nakładać i wzmacniać nawzajem. Na dole leży bariera informacyjna – bez niej trudno rozwiązać inne problemy. Nie ma sensu rozwijać kompetencji zespołu, jeśli ludzie nie wiedzą lub nie rozumieją, po co projekt w ogóle istnieje.

Szybki test

Jeśli projekt się zatrzymał, zadaj sobie pytanie: „na którym poziomie piramidy występuje problem?”. Im niżej, tym szybciej trzeba działać.

Rys. 1. Bariery projektowe
Źródło. Opracowanie własne

Bariera informacyjna: „ja nic nie wiem”

U podstaw piramidy leży brak informacji. Często menedżerowie i pracownicy po prostu nie wiedzą, co się dzieje: jakie są plany, cele, harmonogram czy sens działań. Taka sytuacja utrudnia start projektu. Trudno znaleźć chętnych do współpracy, jeśli nie wiedzą, do czego mają się przyłączyć. Brak znajomości celu prowadzi do braku akceptacji, a to z kolei obniża zaufanie i zwiększa opór wobec zmian.

Jak rozpoznać? Często słyszysz: „nikt mi nic nie powiedział”. Trudno znaleźć chętnych do współpracy. Pojawiają się domysły i plotki zamiast faktów.

Taktyka: intensywna komunikacja. W tym przypadku nie ma czegoś takiego jak „za dużo informacji”. Ważne jest regularne i jasne informowanie o planach, postępach i decyzjach. Menedżerowie powinni nie tylko przekazywać informacje, ale też sprawdzać, czego jeszcze brakuje i gdzie są luki. W praktyce rzadko słyszymy skargi na nadmiar informacji, częściej narzekania na ich brak.

Bariera poznawcza: „ale o co chodzi”

Gdy ludzie wiedzą, że coś się dzieje, ale nie rozumieją co, pojawia się bariera poznawcza. Pracownicy słyszą o projekcie, ale nie potrafią odpowiedzieć na podstawowe pytania: „po co to robimy?”, „co to zmieni w mojej pracy?”. Najczęściej problemem jest niejasny przekaz, np. zbyt specjalistyczny język, ogólniki lub myślenie w stylu „po co tłumaczyć, i tak nie zrozumieją”. Skutek? Brak zrozumienia prowadzi do neutralnej postawy, braku zaangażowania, a czasem do sceptycyzmu wobec projektu.

Jak rozpoznać? Ludzie nie potrafią wyjaśnić celu projektu własnymi słowami. Pada wiele podstawowych pytań. Zespół przyjmuje bierną, wyczekującą postawę.

Taktyka: wykorzystaj wizję stanu docelowego. Jeśli wszyscy rozumieją cel projektu i jego sens, łatwiej o wspólne działania i motywację. Jasna wizja przyszłości to paliwo, które pozwala zespołowi utrzymać kierunek i tempo. Nie wystarczy powiedzieć „wdrażamy nowy system”. Trzeba pokazać, jak będzie wyglądał dzień pracy po zakończeniu projektu.

Bariera motywacyjna: „kłopot z misiami”

Gdy w organizacji słychać: „mi się nie chce”, mamy do czynienia z barierą motywacyjną. Często pojawia się ona razem z poprzednimi barierami – jeśli ludzie nie wiedzą, co mają robić i nie rozumieją, dlaczego to robią, trudno oczekiwać zaangażowania.

Czasem powodem braku motywacji jest też lęk przed utratą pozycji, wpływu, autorytetu czy poczucia bezpieczeństwa. Zmiana może być postrzegana jako zagrożenie dla dotychczasowych kompetencji. Innym powodem może być niezrozumienie pilności lub ważności projektu. Efekt? Bierność, wyczekiwanie, odkładanie decyzji.

Jak rozpoznać? Na spotkaniach wszyscy milczą i patrzą na innych. Decyzje są odkładane „na później”. Ludzie „stoją z boku” i czekają na rozwój sytuacji.

Taktyka: pokaż „worek złota„. Trzeba rozmawiać o korzyściach, o tym, co dobrego wniesie projekt dla zespołu i organizacji. Ludzie chętniej się angażują, gdy wiedzą, że za wysiłkiem stoi sens i zysk, nie tylko dla firmy, ale i dla nich samych. To wymaga dialogu, motywowania i inspirowania, a nie tylko wydawania poleceń.

Bariera kompetencyjna: „wiedza 1.0 w świecie 3.0″

Nie każda przeszkoda wynika z braku chęci. Czasem to po prostu z braku odpowiednich umiejętności. Nowe projekty często wymagają nowych kompetencji, a stare przestają być przydatne.

Taka sytuacja może budzić niepewność i zniechęcenie. Pracownicy, którzy czują, że ich dotychczasowa wiedza traci znaczenie, potrzebują wsparcia w nauce nowych umiejętności i przekształcaniu ich w codzienne nawyki. To tzw. luka kompetencyjna, czyli dystans między tym, co umiemy teraz, a tym, co będzie potrzebne po zakończeniu projektu.

Jak rozpoznać? Zespół wie, co robić, ale nie wie, jak to zrobić. Pojawiają się błędy wynikające z braku umiejętności. Pracownicy wyrażają obawy o swoją przydatność.

Taktyka: dostrzegaj całość i szczegóły. W planowaniu projektu warto widzieć zarówno całościowy obraz zmiany, jak i konkretne potrzeby zespołów i ludzi. Sukces zależy od równowagi między wizją a detalami. Nie wystarczy wiedzieć, dokąd idziemy. Trzeba też zadbać o to, by wszyscy mieli odpowiednie narzędzia i umiejętności na tę drogę.

Bariera systemowa: „zderzenie z betonem otoczenia”

Najwyższy poziom piramidy to bariery systemowe. Mogą pochodzić z wnętrza organizacji lub z zewnątrz, i to decyduje o sposobie ich pokonania.

Bariery wewnętrzne to przeszkody, które można usunąć przy wsparciu zarządu:

• brak budżetu niezbędnego do przeprowadzenia projektu,
• nieadekwatna struktura organizacyjna,
• sztywne systemy (wynagrodzeń, ocen pracowniczych, IT),
• procedury hamujące innowacje.

Bariery zewnętrzne znajdują się poza wpływem organizacji i są to:

• niekorzystne wskaźniki makroekonomiczne (spadek PKB, wzrost stóp procentowych),
• trendy społeczne i demograficzne,
• zmiany przepisów prawnych,
• sytuacja geopolityczna.

Pojawienie się bariery systemowej może zatrzymać lub znacznie spowolnić projekt, co wpływa na morale zespołu przez poczucie zmarnowanego wysiłku. Może też wzmocnić pozycję sceptyków, którzy powiedzą: „a nie mówiłem?”.

Jak rozpoznać? Projekt stoi mimo zaangażowania zespołu. Pojawiają się przeszkody „z góry” lub „z zewnątrz”. Wszystkie inne bariery są rozwiązane, a projekt wciąż nie rusza.

Taktyka: umożliwiaj działanie. Warto sprawdzić, co w systemie organizacyjnym utrudnia ruch, i usuwać te przeszkody. Dla barier wewnętrznych kluczowa jest współpraca z zarządem i analiza, co można zmienić. Gdy to niemożliwe, trzeba szukać sposobów adaptacji. Dla barier zewnętrznych odpowiedzią jest elastyczność i dostosowanie się do nowych warunków, a nie upieranie się przy pierwotnym planie.

Wnioski: od diagnozy do działania

Jeśli projekt utknął, zamiast szukać winnych, poszukaj przyczyn. Zatrzymanie się może oznaczać, że pojawiła się bariera: informacyjna, poznawcza, motywacyjna, kompetencyjna lub systemowa.

Kluczowe zasady:

• Zacznij od podstaw piramidy. Nie ma sensu rozwijać kompetencji, jeśli ludzie nie rozumieją, po co realizujemy projekt.
• Jedna bariera może maskować inną. Brak motywacji często wynika z braku informacji lub zrozumienia.
• Nie forsuj działań na siłę. Lepiej się zatrzymać, przeanalizować sytuację i dobrać odpowiednie taktyki.

Analiza 5 Barier to narzędzie, które pozwala spojrzeć na problem z dystansu i zrozumieć, gdzie leży prawdziwe źródło opóźnień. A narzędzia do wdrożenia poszczególnych taktyk? To już temat na inny artykuł.