Jest taki moment podczas konferencji, który jako prowadzący potrafię przewidzieć niemal co do minuty. Prelegent wychodzi na scenę. Otwiera prezentację. Przeskakuje slajd za slajdem. Mówi szybko, bo materiału jest dużo. W końcu przygotowywał się kilka tygodni i szkoda byłoby czegoś nie powiedzieć. Na sali przez chwilę panuje pełne skupienie. Po kilku minutach ktoś sięga po telefon. Ktoś inny zaczyna odpowiadać na maile. Prelegent mówi coraz więcej. Paradoks? Nie. Publiczność nie przestała słuchać dlatego, że usłyszała za mało. Przestała słuchać, bo nie wiedziała, dlaczego ma słuchać. Ilekroć obserwuję takie sytuacje, myślę o spotkaniach projektowych.
Status projektu trwa godzinę. Każdy zespół raportuje postęp. Padają procenty realizacji, terminy, ryzyka i skróty brzmiące dla innych jak tajny kod. Po spotkaniu wszyscy wracają do swoich obowiązków. I choć informacji było mnóstwo, niewiele z nich zmieniło sposób działania uczestników. To nie jest problem spotkań. A dokładniej – problem nadmiaru komunikacji.
Informacja to jeszcze nie wartość
Project managerowie często wpadają w bardzo naturalną pułapkę. Skoro odpowiadamy za projekt, wydaje nam się, że powinniśmy przekazać wszystko. W końcu ktoś może zapytać o szczegóły albo mieć pretensje, że o czymś nie wspomnieliśmy. W efekcie powstają prezentacje, które bardziej przypominają dokumentację niż historię. Odbiorca nie przychodzi na spotkanie po informacje. Przychodzi po odpowiedź na jedno pytanie: „Co to oznacza dla mnie?”. Jeżeli po piętnastu minutach nadal jej nie zna, jego uwaga zaczyna szukać lepszego miejsca. I trudno mieć do niego pretensje.
Lider nie jest lektorem raportu
Jedna z najważniejszych lekcji, jaką wyniosłem z pracy na scenie, brzmi zaskakująco prosto: „Ludzie nie zapamiętują wszystkiego, co powiedziałeś. Zapamiętują to, co uznali za ważne”.
To ogromna różnica. Dobry mówca i lider nie próbuje powiedzieć wszystkiego. Jego zadaniem jest pomóc odbiorcy zrozumieć, na czym naprawdę warto się skupić. Dlatego najlepsze wystąpienia nie są przeładowane treścią. A najlepsze spotkania projektowe kończą się kilkoma jasnymi decyzjami, a nie trzydziestoma slajdami.
Mniej informacji – więcej znaczenia
Psycholog poznawczy George A. Miller [1] już w latach 50. zwracał uwagę na ograniczenia ludzkiej pamięci roboczej. Choć jego słynna koncepcja „7 ± 2” bywa dziś interpretowana ostrożniej, jedno pozostaje aktualne – możliwości przetwarzania informacji są ograniczone. Im więcej bodźców otrzymujemy jednocześnie, tym trudniej wyłowić to, co naprawdę istotne.
O tym, jak nadmiar informacji obciąża proces podejmowania decyzji, pisze również Daniel Kahneman w książce Thinking, Fast and Slow [2]. Nie potrzebujemy więc więcej informacji. Potrzebujemy lepszej selekcji. To właśnie robi dobry lider – nie mówi wszystkiego, co wie. Mówi to, co pomaga podjąć właściwą decyzję.
Spróbuj prostego testu
Przed kolejnym spotkaniem lub prezentacją zadaj sobie trzy pytania:
- Gdyby uczestnicy zapamiętali tylko jedną rzecz z mojego wystąpienia – co powinno to być?
- Jaką decyzję chcę, żeby podjęli po spotkaniu?
- Co mogę usunąć, nie tracąc sensu przekazu?
Trzecie pytanie zwykle okazuje się najtrudniejsze. Dobry komunikat częściej powstaje przez wykreślanie niż dopisywanie.
Na koniec
W świecie projektów łatwo uwierzyć, że wartość lidera mierzy się liczbą przekazanych informacji. Tymczasem jest dokładnie odwrotnie. Lider nie wygrywa tym, że mówi więcej. Wygrywa wtedy, gdy po jego słowach ludzie wiedzą, co zrobić, rozumieją, dlaczego właśnie tak i chcą słuchać dalej. Uwaga zespołu jest zasobem, tak samo ograniczonym jak budżet projektu, dlatego warto wydawać ją równie rozsądnie.
Bibliografia:
[1] Miller, G.A. (1956). The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information. Psychological Review, 63(2), 81–97.
[2] Kahneman,D. (2011). Thinking, Fast and Slow, Farrar, Straus and Giroux.
Łączy dwa światy, które rzadko spotykają się w jednym miejscu – zarządzanie projektami i sztukę wystąpień publicznych. Na co dzień rozwija zarządzanie portfelem projektów w branży finansowej, współtworząc PMO nagrodzone przez IPMA Polska. Od kilkunastu lat prowadzi konferencje, gale i wydarzenia biznesowe oraz szkoli liderów z zakresu komunikacji i wystąpień publicznych. Jest twórcą koncepcji „PM Sceny”, w której pokazuje, że najlepsze praktyki ze sceny doskonale sprawdzają się również podczas prowadzenia projektów, spotkań i zespołów.