Czasem jako Project Manager trafiasz na taki projekt, w którym możesz zmoknąć i oberwać piorunem z każdego, nawet najbardziej błahego powodu. Najczęściej takie sytuacje występują w projektach, w których zamawiający (klient) nie widzi potrzeby partnerskiego podejścia do realizacji projektu, bądź jego rozumienie partnerstwa jest „inne”. W takim projekcie wystarczy, że powiesz nieodpowiednie słowo, albo… nie odezwiesz się i już druga strona zaczyna się gotować, a gdy prosisz o podpis, akceptację dokumentów temperatura sięga wrzenia, a zabawa w dopisywanie kropek i przecinków potrafi się mocno wydłużyć.
Jak sobie poradzić z takim projektem? Oczywiście można opuścić szalupę i przesiąść się do innej łajby, a w kolejnej trafić na lepszą lub gorszą sytuację. Pozostanie w projekcie nauczy Cię wielu przydatnych umiejętności, dzięki którym zakupy melisy dla Ciebie i zespołu będą się stopniowo zmniejszać. To czy uda się zmienić sytuację w projekcie zależy od Ciebie i wymaga stosowania podstawowych zasad partnerstwa, nie zważając na to, czy klient zachowuje się tak samo. Od czego zacząć?
Szacunek do współpracowników – prowadząc jeden z ostatnich projektów, zawsze jak klikałam join na spotkanie brałam głęboki oddech i wyciszałam się od razu po dołączeniu. Jeden z uczestników projektu po stronie klienta miał w zwyczaju mówić do wykonawcy, którego ja reprezentowałam głosem rozkazującym, ironizującym i sarkastycznym, a dodatkowo odpalał działo armatnie w naszą stronę z każdego, nawet najbardziej błahego powodu. Jako wykonawca na każdym kroku przypominano nam, kto tu rządzi, a postawa klienta daleko odbiegała od partnerskiej. Głęboki oddech i możliwość wyciszenia mikrofonu powodował, że zamawiający wygłosił monolog i zamiast wchodzenia w dyskusję, kończyliśmy spotkanie informacją: zweryfikujemy i przekażemy kompleksową informację emailem. Takie podejście nie eskaluje napięcia pomiędzy stronami, daje możliwość ochłonięcia i przekazania rzetelnej informacji z szacunkiem. A to z kolei zmniejsza ilość powodów do czepiania się drugiej strony. Emaile zawsze formułowałam w sposób uprzejmy, niezależnie od tego, ile wykrzykników znajdowało się w mailu od klienta.
Transparentność w działaniu – w trakcie trwania projektu wielokrotnie zastanawialiśmy się: powiedzieć, czy nie powiedzieć? Ukryć czy wyłożyć kawę na ławę? To trudne pytania, zwłaszcza, że wiesz, że klient wykorzysta każdy najmniejszy błąd do eskalacji. Ale w perspektywie dłuższego okresu, gdy klient widzi, że nie masz przed nim tajemnic i mówisz wprost o brakach,] przekonasz go, że zasługujesz na zaufanie i być może zastanowi się nad swoim zachowaniem w stosunku do Ciebie i Twojego zespołu.
Nastawienie na wspólny wynik – często zaczyna się niewinnie: „oj tu brakuje kropki, a tam przecinka, eh kolejny raz na was czekamy! czyżby znów regresja? no kto by pomyślał?”. Nie daj się wciągnąć w taką wyliczankę, zmień ją w „abra-cadarba – gwieździsta noc, poczuj spokoju moc” i uczul zespół, żeby przemilczał. Tylko siłą spokoju jesteście w stanie przetrwać takie spotkanie, a przecież wiecie, że w projekcie jedni czekają na drugich, a drudzy na pierwszych i nie da się wszystkiego pokazywać w barwach białych czy czarnych – zbyt często „wina” leży po obu stronach. Po co tracić siły i nerwy na taką zabawę, skoro cel jest wspólny i jedna strona nie jest w stanie go zrealizować? Staraj się na każdym kroku używać sformułowań „my” w kontekście obu zespołów (klienta i twojego), aby podkreślić, że sukces zależy od wspólnych wyników.
Długofalowa współpraca – stosując systematycznie wyżej wymienione zasady powoli u kolejnych osób z zespołu klienta widziałam partnerów. Od pierwszych dni współpracy rozumiałam, że projekt się skończy, ale aplikacja/ software zostanie i część zespołu z mojej firmy będzie dalej pracować z klientem utrzymując produkt. Projekt to dopiero początek przygody. Pamiętając o tym od pierwszych dni masz większe możliwości na przygotowanie podwalin do długofalowej współpracy.
Niezależnie czy znajdujesz się po stronie zamawiającego czy wykonawcy – graj fair. Buduj zespół, partnerstwo, nie kłuj szczeliny w trakcie projektu, z której zrobi się wyrwa na ostatniej prostej, gdy najbardziej potrzebujesz zgranego zespołu. Buduj zaufanie, współpracę i szacunek od pierwszego dnia projektu, by po zakończeniu Twojej pracy zespół wsparcia wiedział, że może liczyć na drugą stronę, bo dla nich praca dopiero się zaczyna.
Praca to jej pasja, nie wyobraża sobie, że mogłaby zmienić rolę i nie być IT Project Managerem. Realizuje projekty w branży IT dla dużych klientów enterprise. Dodatkowo, stara się ogarniać bieżące zagadnienia kreatywnego chaosu panującego na jej podwórku. Z zarządzaniem projektami jest związana 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku. Po godzinach uwielbia spędzać czas z dzieciakami, jazdę na rowerze i dobry film.