Niniejszym tekstem rozpoczynamy nowy cykl w ramach Strefy na Luzie, zatytułowany SOR: Subiektywnym Okiem Redaktorów. Będziemy w nim będziemy prezentować redakcyjne spojrzenie na otaczającą nas rzeczywistość. Pojawią się tu listy, checklisty, analizy,opowieści, case studies i co nam jeszcze życie przyniesie bazując, na naszym ponad stuletnim (naturalnie sumarycznie) doświadczeniu w zarządzaniu projektami. Na pierwszy ogień: list otwarty do PSM-a, czyli Projektowego Sprytnego Mikołaja.
Listopad to czas zadumy. Siedzieliśmy więc tak sobie, każdy w swojej bańce, sącząc kakao, dyniową latte, kasztanowy syrop czy co tam kto miał pod ręką i tworzyliśmy listy rzeczy o których marzymy. Niekoniecznie nowy telefon, krawat czy kosmetyk. Myśleliśmy o czymś szerszym i większym. O czymś co sprawi, że nasza praca stanie się jeszcze lepsza. Zdając sobie sprawę, że nie wszystko znajduje się w strefie naszego wpływu, postanowiliśmy napisać list do… Mikołaja. W końcu zarówno 6 grudnia jak i Gwiazdka wyglądają na całkiem nieźle zorganizowany projekt, nieprawdaż? Oto wspomniamy list:
Drogi Sprytny Mikołaju!
Jesteśmy grupą ponad dwudziestu zmieniających świat na lepsze wolontariuszy mających na co dzień także inne obowiązki. Do większości z nich (przynajmniej w godzinach 8-16+) należy prowadzenie projektów, praca z różnymi zespołami, klientami czy komitetami sterującymi. Jako, że zbliża się czas spełniania życzeń, postanowiliśmy poprosić Cię o pomoc.W tym liście zawarliśmy nasze codzienne bolączki, zagwozdki i wyzwania. Jeśli naprawdę istniejesz (szantaż emocjonalny) spraw, by to o czym marzymy, stało się naszą rzeczywistością. Jeśli to możliwe, bardzo prosimy żeby:
- ludzie nie urywali komunikacji w problematycznej sytuacji (np. kiedy goni nasczas – a dla nas nie jest tak łaskawy jak dla Ciebie – zadanie ma być wykonane już lada dzień, a okazuje się, że nie tylko nie jest zaczęte, ale też kontakt z tą osobą się urywa. Brak jest informacji czy i na kiedy będzie wykonane, co sprawia, że praktycznie nie mamy możliwości interwencji. Już lepiej otrzymać złe wieści, niż nie trzymać ich wcale);
- skończyły się niepotrzebne eskalacje często zastępujące normalną dyskusję, przeistaczające się potem w prawdziwe – jakbyś to określił – burze śniegowe. My używamy innego zwrotu ale nie wypada go używać w liście do tak zacnej osoby (kolejny szantaż emocjonalny);
- zniknęła arogancja osób, które przychodzą do projektu i bez obserwacji stanu faktycznego krytykują pracę zespołu i chcą „układać wszystko na nowo”;
- Klienci zaczęli być bardziej zdecydowani i nie dorzucali ciągle wymagań, wzmagając niechęć zespołu projektowego;
- komunikacja polegała na mówieniu lub pisaniu, by być zrozumianym, a nie tylko wyrzucaniu z siebie swoich myśli. Co więcej, żeby nie mieszała się ta asynchroniczna z synchroniczną, w dodatku niesymetryczną!
- ludzie przestali podchodzić do pracy emocjonalnie i przez pryzmat ego;
- tzw. wyższy management na poważnie podchodził do komunikowanych problemów organizacyjnych czy projektowych (a poza tym, żeby uważali podczas prezentacji, żeby nie trzeba im było tłumaczyć, że chmurka na slajdzie oznacza jednak coś złego dla projektu, a nie nasze samopoczucie);
- nie trzeba było 50 razy przypominać się z każdym zadaniem wpisanym do Jira/Trello/Asana (nie wiemy co Wy tam używacie na biegunie, ale od lat dowozicie na czas,wiec prosimy właśnie o taki rezultat);
- organizatorzy spotkań pisali ich agendy zawierając choćby mgliste, ale jednak cele;
- na spotkaniach telefony leżały ekranami w dół, a ich właściciele nie zerkali na nie co chwile, nie mówiąc już o ich używaniu;
- komunikacja dotycząca opóźnień lub przekroczeń pojawiała się przed ich wystąpieniem, a zamiast narzekania pojawiło się szukanie rozwiązań;
- fast-tracking nie był drogą na skróty a ryzyko czymś jedynie złym, w dodatku już zmaterializowanym;
- zniknęła każda „Zosia samosia”, tj. indywidualista, który bierze na siebie za dużo i mówi: ja zrobię, ja potrafię, a potem jak ma za dużo i jak się nie wyrabia, włącza tryb My i mówi, że zespół nie dowiózł;
- bez żalu można było pożegnać osoby zarządzające przez konflikt (choć różnice zdań są nieuniknione), ukrywające problemy, zwalające winę na drugą stronę i wywołujące tym sposobem niepotrzebne spory i chaos
- każdy pamiętał, że kiedyś opuści dany projekt, ale twarzy ani nazwiska nie zmieni, więc szczerość, szacunek i prawdomówność są wartościami podstawowymi.
Jest tego jeszcze trochę, ale grudzień tuż tuż, więc nie chcielibyśmy za bardzo obciążać Twojego backlogu.
Pozostajemy z wyrazami szacunku,
Ada, Adrian, Aneta, Anna, Bartosz, Dominika, Ela, Ewa, Joanna, Joanna, Kamila, Karolina, Karolina, Kornelia, Magda, Malwina, Marcin, Mateusz, Michał, Monika, Renata, Szymon i Weronika.
Na co dzień ratuje życie jako etatowy PgM w branży Automotive Safety. Uważa, że jakość jest za darmo i że zawsze jest jakieś rozwiązanie problemu. Propaguje niestety wciąż rzadkie podejście do ryzyka mówiące, że to nie jest z góry tylko złe. Początkujący facylitator lubiący zmiany i kreatywne zadania. Co roku wybiera nowy ulubiony sport, ale od lat wierny fan polskiej piłkarskiej ekstraklasy. Wierzy, że każdy PM ma wiele twarzy, niekoniecznie tylko 50.