Powiedzenie, że start jest opcjonalny, a lądowanie obowiązkowe możemy odnieść do wielu aspektów naszego życia, zarówno prywatnego jak i branżowego. Ja myślę o projektach które uruchamiane są na już, na wczoraj, szybko, bez zastanowienia i od razu przechodzą w fazę realizacji. Czy taki start projektu nie jest jak porwanie się z motyką na słońce?
Wielu Sponsorów, entuzjastycznie rozpoczynając nowe projekty, może zaniedbać znaczenie etapu startowego. Skupiają się na celach, planach działania i wyobrażają sobie wielkie sukcesy, ale zapominają o solidnych fundamentach, które muszą zostać położone na samym początku. Każdy Project Manager musi zrozumieć, że w tym początkowym etapie, w którym zapadają decyzje strategiczne warunkujące lądowanie ważne są:
- Jakie są cele projektu? Określ je mądrze (SMART) i realistycznie, a nie entuzjastycznie.
- Jaki dokładnie jest zakres? Wymagania na jedno zdanie to jest draft wymagania, a nie jasno i klarownie określony wymóg. Rozbij je tak, żebyś miał świadomość, co jest do zrobienia.
- Jakie mamy ograniczenia? Wiesz, że papier wszystko przyjmie w kontekście zakresu? Ale wśród tych pięknych i często górnolotnych wyrażeń spisz/podkreśl to co Twoim zdaniem jest związane z ograniczeniami.
- Czy masz ludzi, którzy posiadają odpowiednie umiejętności do realizacji zakresu projektu? Możesz mieć 5 „majstrów”, a będzie robił jeden, bo reszta nie ma zadań do realizacji. Zweryfikuj to już na starcie.
- Czy Ty i Twój zespół rozumiecie, czemu ten projekt jest realizowany? Czemu jest istotny dla firmy/klienta? Czemu sponsor wybrał akurat Was? Motywacja od początku da Wam energię do pracy.
- Masz plan? Ale nie taki ogólny harmonogram typu „15 linii w Gantcie”, ale dokładny, w którym znajdziesz każde zadanie, które trzeba wykonać oraz ryzyka, blokady i problemy, które możecie napotkać na poszczególnych etapach.
- Last, but not the least… czy masz za co wystartować i masz świadomość, ile cała przygoda będzie kosztować klienta/firmę? Czy sponsor rzeczywiście chce tyle zapłacić?
Bez jasnych odpowiedzi na postawione wyżej pytania, projekt może stać się dryfującym statkiem, pozbawionym kierunku i celu.
A ty, jako Kapitan musisz pamiętać, że lądowanie jest obowiązkowe. Innymi słowami: projekt musi zostać ukończony. To, czy ukończysz go z sukcesem, czy porażką zależy właśnie od startu. Czasami okazuje się, że oryginalny plan nie jest idealny i wymaga dostosowania, że nie wziąłeś pod uwagę w trakcie inicjowania wszystkich kluczowych aspektów lub po prostu coś przeoczyłeś podczas analizy. Ale… jeżeli jest to drobne przeoczenie – wybrniesz z tego, a jeżeli w fazie inicjowania pominąłeś wszystkie z siedmiu wskazanych przeze mnie punktów, szykuj się na katastrofę.
Nawet najlepsze pomysły mogą zostać zaprzepaszczone, jeśli nie zapewnimy odpowiedniego startu i konsekwentnego lądowania. Musimy być świadomi, że zarządzanie projektem to podróż, która wymaga ciągłego monitorowania, dostosowywania i podejmowania decyzji – od samego początku do samego końca. Bez tego, nasz projekt może zostać skazany na klęskę.
Praca to jej pasja, nie wyobraża sobie, że mogłaby zmienić rolę i nie być IT Project Managerem. Realizuje projekty w branży IT dla dużych klientów enterprise. Dodatkowo, stara się ogarniać bieżące zagadnienia kreatywnego chaosu panującego na jej podwórku. Z zarządzaniem projektami jest związana 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku. Po godzinach uwielbia spędzać czas z dzieciakami, jazdę na rowerze i dobry film.