Lubię alegorie. Wojna w rozumieniu sprzed 2 500 lat ma dziś dla mnie kontekst przede wszystkim biznesowy. Dlatego przymierzałam się, by przeczytać w końcu Sztukę Wojny Sun Tzu. Nastał ten dzień. Rozdział numer 18. „Dowodzenie rozproszonymi oddziałami” – spore zaciekawienie, wielkie rozczarowanie. Jedna strona? W tym 5 zdań od autora i komentarz wydawcy? Skandal.
Ale, ale… czytam ostatnie z pięciu zdań: „Odetnijcie wrogiego generała i zapanujcie nad nim, zamąćcie mu w głowie, a potem atakujcie.”
Jesteś managerem zespołu rozproszonego? Nie pracujecie razem w jednej przestrzeni? Zdalność była Waszą codziennością daleko przed pandemią albo właśnie pandemia Was zmusiła do zmiany sposobu pracy? Więc jeśli nie jesteś silnym dowódcą, to wszyscy macie problem.
Słaby manager w zespole stacjonarnym to dramat. Słaby manager w zespole rozproszonym, to katastrofa.
Zespół rozproszony – ona w Warszawie, on w Warszawie, ale na Ursynowie. Ona w centrum. Ona w Szczecinie, on w Rzeszowie. Szef w Warszawie, na Domaniewskiej (w bijącym sercu korporacyjnego świata). Słaby, jak przysłowiowy barszcz. Nie umie podejmować decyzji, jąka się na każdym spotkaniu stacjonarnym, a co dopiero online. Nie zna narzędzi do spotkań zdalnych. Myśli, że to, że włączył kamerkę jest szczytem technologicznego ogarnięcia. A może ma problem z nadmierną kontrolą i zdalny zespół go przeraża. Wpada w obsesję kontroli i niewiary. Co zrobić, by nie być generałem, który jest odcięty od swojej armii… na własne życzenie?
1. Bądź w kontakcie!
To pierwsza i najważniejsza rada. Nie kontroluj co 5 minut (nie masz własnej pracy?), nie odpuszczaj też kontaktu całymi dniami. Zadzwoń, dowiedz się jak idzie realizacja zadań, jak się Twój pracownik czuje, porozmawiaj o delegowanych działaniach. Bądź w kontakcie. Nie zapominaj o nikim. Nie rób spotkań, tylko, by zrobić spotkanie (tak, można mieć i taką motywację), ale też nie zostawiaj ludzi samym sobie.
2. Podejmuj się szkoleń, samoedukacji, rozwijaj swoje umiejętności managerskie
Największym błędem jest pozostawanie w cudownej niewiedzy o własnych ograniczeniach i życie w przekonaniu o samowspaniałości. Zdobywaj wiedzę, ucz się, pytaj innych i wymieniaj doświadczenie, sprawdzaj co jest teraz trendy w zarządzaniu i nigdy, ale to nigdy nie myśl, że tego nie potrzebujesz. Nieważne, ile już wiesz. Nigdy nie będziesz wiedział wszystkiego, więc zawsze będzie coś, czym możesz zająć się w ramach samorozwoju.
3. Motywuj swoich pracowników
Wiem, jest Ci ciężko. Projekty, zadania na ASAP i ciśnienie z „góry”. Ale to Ty jesteś kierownikiem i to Tobie płacą więcej, byś podejmował decyzje i zajmował się swoim zespołem tak, by ten pracował najlepiej jak może. Czas izolacji społecznej nie działa nikomu dobrze na głowę. Nie każdy ma osobny pokój na biuro, spokój podczas spotkań online i kochającego partnera, który pyta, czy zrobić kawę. Czasem wygląda to zupełnie odwrotnie, a nawet milion razy gorzej. Nie wiedziałeś o tym, bo życie prywatne zostawiało się w domu, ale teraz te dwie strefy się nakładają. Wszystko to powoduje, że ludzie mają bardzo zmienne nastroje, stany depresyjne, po prostu sobie nie radzą. Nie, nie masz być psychologiem, ale motywuj tak jak możesz. Masz możliwości formalne? Świetnie, zaproponuj premię, powiedz, że firma sponsoruje wyjście do SPA z partnerem w ramach akcji „wellbeing” (jeśli to prawda, oczywiście). Załatw w ramach firmy pomoc psychologiczną. Ale Ty też wywierasz ogromny wpływ tym, jak i co mówisz do swoich pracowników. Co sobą reprezentujesz i czy jesteś spójny z tym, co robisz, również wpływa na Twój autorytet i chęć pracy dla Ciebie. Tak, może to nie Twoja firma, ale ludzie pracują również dla Ciebie. Przychodzi się do pracy dla firmy, odchodzi się przez management.
4. Nie oceniaj działań pracownika, jeśli nie wiesz, jak pracuje
Łatwo ocenić kogoś widząc jedynie źle zrobionego excela z danymi, o które prosiłeś. Nie jesteś w stanie właściwie ocenić jego pracę, jeśli nie widzisz, jak pracuje na co dzień. Nie chodzi o to, by przez kolejny rok lub dłużej, nie oceniać czyjejś pracy. Zgłoś się do swojego działu HR. Poradź się, jak dobrze to zrobić, by móc dawać odpowiedni feedback i wpłynąć na polepszenie działań pracownika. Źle wypełniony excel to może być duży problem. Nie zostawiaj tego, ale też nie demonizuj. Dowiedz się więcej.
5. Naucz się narzędzi do prowadzenia i facylitowania spotkań
To jest oczywista oczywistość, ale czy na pewno? Znajomość platform do spotkań online jest naprawdę ważna. Nie jest to zauważalne, gdy wszystko gładko idzie, ale wszyscy widzą niedociągnięcia. Chcesz coś udostępnić, zaangażować ludzi do dzielenia się informacjami? Jak tym zarządzić musisz wiedzieć właśnie Ty. Teraz spotkania są bardziej wymagające niż kiedyś.
6. Dbaj o identyfikację z firmą
Odległość fizyczna pomaga oddalić się psychicznie. Nie możesz na to pozwolić. To mocno wiąże się z punktem pierwszym, ale jest czymś o wiele głębszym. Odkryj indywidualne motywatory każdego z Twoich pracowników i działaj zgodnie z tym co się dowiesz. Narzędzie, które Ci w tym pomoże, to Moving Motivators, opracowane w ramach Management 3.0.
7. Komunikuj się precyzyjnie i stale
Czas i miejsce wykonywania pracy nie powinny wpływać na osiągane cele. Żeby było to możliwe, konieczna jest jasna komunikacja odnośnie oczekiwań jakie masz do zespołu. Łatwo jest się zatracić w pracy własnej, jeśli jedyne co widzisz to własny komputer i nikogo z zespołu obok. Ale nie daj się zwieść, ludzie nie czytają w Twoich myślach. Jeśli nie powiesz im dokładnie, czego oczekujesz, są małe szanse, że to się wydarzy. Jeśli nie jesteś z kimś biurko w biurko nie możesz być pewny, że jeśli ktoś będzie miał problem, zatnie się na jakimś zadaniu lub nie będzie mógł uzyskać czegoś od innej osoby – odezwie się do Ciebie gdy będzie Cię potrzebował, Twoich wskazówek i wsparcia. Ważne są też jasne cele określane na początku zadania. Dla Ciebie oczywiste, dla kogoś zawiłe. Pamiętaj o tym.
8. Daj się ludziom rozwijać
Ty potrzebujesz szkoleń, to już ustaliliśmy. Ale Twoi pracownicy potrzebują ich równie mocno. Nie zapominaj o potrzebach rozwojowych innych. Nie pozwalaj sobie, by zniknęli z Twojego zarządczego pola widzenia.
9. Pozwól pracować ludziom, kiedy mogą. Nie kiedy Ty chcesz
Specyfika zespołu rozproszonego, który pracuje przede wszystkim zdalnie, jest taka, że część ludzi pracuje z domu. Jak już wiemy, nie zawsze mają osobne pokoje i przestrzeń mentalną do pracy. Czasem mają małe dzieci. Czasem opiekują się starszymi i chorymi rodzicami. Czasem po prostu mieszkają na 30 metrach z 5 osobami. Może pasować im praca przed 7:00, zanim dzieci wstaną, czasem mogą zrobić swoje zadania po 23:00, gdy już wszyscy w domu śpią. Wyrozumiałość, ale też jasne stawianie granic i komunikowanie oczekiwań może rozwiązać wiele potencjalnie trudnych sytuacji, zanim się one wydarzą. Jeśli zatem nie pracujesz w Call Centre i nie chodzi tu o dokładne godziny wykonywania swojej pracy – może jesteś w stanie poczekać na raport do końca dnia, czyli przed świtem dnia następnego?
10. Zaufaj
Obie strony tego potrzebują. To wiele zmienia.
Rozdział z pięcioma zdaniami… pamiętaj o tym, gdy zaczniesz oddalać się od swojego zespołu lub jakiejkolwiek osoby z zespołu. Nie bądź jak generał, który sam odcina się od armii. To wróży przegraną wojnę, a przecież chodzi o to, by wygrywać. Również na nieznanym polu i w trudnych warunkach.
Fot. Kinga Matysiak
Agile Coach, Project Manager, CEO Mindstream Sp. z o.o., oferującej szeroki zakres szkoleń certyfikowanych z zarządzania projektami i procesami. Dyplomowana trenerka z wieloletnim stażem, przeszkoliła ponad 5 500 osób, ponad 8000 godzin pracy w roli trenerki i konsultantki. Akredytowana trenerka PRINCE2®, AgilePM®, Change ManagementTM, Management of Value®, Management 3.0. Autorka felietonów i artykułów branżowych i prelegentka podczas konferencji biznesowych.