Lubię alegorie. Wojna w rozumieniu sprzed 2 500 lat ma dziś dla mnie kontekst przede wszystkim biznesowy. Dlatego przymie­rzałam się, by przeczytać w końcu Sztukę Wojny Sun Tzu. Nastał ten dzień. Rozdział numer 18. „Dowodzenie rozproszonymi od­działami” – spore zaciekawienie, wielkie roz­czarowanie. Jedna strona? W tym 5 zdań od autora i komentarz wydawcy? Skandal.

Ale, ale… czytam ostatnie z pięciu zdań: „Odetnijcie wrogiego generała i zapa­nujcie nad nim, zamąćcie mu w głowie, a po­tem atakujcie.”

Jesteś managerem zespołu rozproszo­nego? Nie pracujecie razem w jednej prze­strzeni? Zdalność była Waszą codziennością daleko przed pandemią albo właśnie pande­mia Was zmusiła do zmiany sposobu pracy? Więc jeśli nie jesteś silnym dowódcą, to wszyscy macie problem.

Słaby manager w zespole stacjonarnym to dramat. Słaby manager w zespole roz­proszonym, to katastrofa.

Zespół rozproszony – ona w Warszawie, on w Warszawie, ale na Ursynowie. Ona w cen­trum. Ona w Szczecinie, on w Rzeszowie. Szef w Warszawie, na Domaniewskiej (w bi­jącym sercu korporacyjnego świata). Słaby, jak przysłowiowy barszcz. Nie umie podej­mować decyzji, jąka się na każdym spotkaniu stacjonarnym, a co dopiero online. Nie zna narzędzi do spotkań zdalnych. Myśli, że to, że włączył kamerkę jest szczytem techno­logicznego ogarnięcia. A może ma problem z nadmierną kontrolą i zdalny zespół go prze­raża. Wpada w obsesję kontroli i niewiary. Co zrobić, by nie być generałem, który jest od­cięty od swojej armii… na własne życzenie?

1. Bądź w kontakcie!

To pierwsza i najważniejsza rada. Nie kontro­luj co 5 minut (nie masz własnej pracy?), nie odpuszczaj też kontaktu całymi dniami. Za­dzwoń, dowiedz się jak idzie realizacja zadań, jak się Twój pracownik czuje, porozmawiaj o delegowanych działaniach. Bądź w kontak­cie. Nie zapominaj o nikim. Nie rób spotkań, tylko, by zrobić spotkanie (tak, można mieć i taką motywację), ale też nie zostawiaj ludzi samym sobie.

2. Podejmuj się szkoleń, samoedukacji, rozwijaj swoje umiejętności managerskie

Największym błędem jest pozostawanie w cudownej niewiedzy o własnych ograni­czeniach i życie w przekonaniu o samowspa­niałości. Zdobywaj wiedzę, ucz się, pytaj innych i wymieniaj doświadczenie, spraw­dzaj co jest teraz trendy w zarządzaniu i nigdy, ale to nigdy nie myśl, że tego nie po­trzebujesz. Nieważne, ile już wiesz. Nigdy nie będziesz wiedział wszystkiego, więc zawsze będzie coś, czym możesz zająć się w ramach samorozwoju.

3. Motywuj swoich pracowników

Wiem, jest Ci ciężko. Projekty, zadania na ASAP i ciśnienie z „góry”. Ale to Ty jesteś kierownikiem i to Tobie płacą więcej, byś podejmował decyzje i zajmował się swoim zespołem tak, by ten pracował najlepiej jak może. Czas izolacji społecznej nie działa ni­komu dobrze na głowę. Nie każdy ma osobny pokój na biuro, spokój podczas spotkań on­line i kochającego partnera, który pyta, czy zrobić kawę. Czasem wygląda to zupełnie odwrotnie, a nawet milion razy gorzej. Nie wiedziałeś o tym, bo życie prywatne zosta­wiało się w domu, ale teraz te dwie strefy się nakładają. Wszystko to powoduje, że ludzie mają bardzo zmienne nastroje, stany depre­syjne, po prostu sobie nie radzą. Nie, nie masz być psychologiem, ale motywuj tak jak mo­żesz. Masz możliwości formalne? Świetnie, zaproponuj premię, powiedz, że firma spon­soruje wyjście do SPA z partnerem w ramach akcji „wellbeing” (jeśli to prawda, oczywiście). Załatw w ramach firmy pomoc psychologicz­ną. Ale Ty też wywierasz ogromny wpływ tym, jak i co mówisz do swoich pracowników. Co sobą reprezentujesz i czy jesteś spójny z tym, co robisz, również wpływa na Twój autorytet i chęć pracy dla Ciebie. Tak, może to nie Twoja firma, ale ludzie pracują również dla Ciebie. Przychodzi się do pracy dla firmy, odchodzi się przez management.

4. Nie oceniaj działań pracownika, jeśli nie wiesz, jak pracuje

Łatwo ocenić kogoś widząc jedynie źle zrobionego excela z danymi, o które prosiłeś. Nie jesteś w stanie właściwie ocenić jego pracę, jeśli nie widzisz, jak pracuje na co dzień. Nie chodzi o to, by przez kolejny rok lub dłużej, nie oceniać czyjejś pracy. Zgłoś się do swojego działu HR. Poradź się, jak dobrze to zrobić, by móc dawać odpowiedni feedback i wpłynąć na polepszenie działań pracownika. Źle wypełniony excel to może być duży problem. Nie zostawiaj tego, ale też nie demonizuj. Dowiedz się więcej.

5. Naucz się narzędzi do prowadzenia i facylitowania spotkań

To jest oczywista oczywistość, ale czy na pewno? Znajomość platform do spotkań online jest naprawdę ważna. Nie jest to zauważalne, gdy wszystko gładko idzie, ale wszyscy widzą niedociągnięcia. Chcesz coś udostępnić, zaangażować ludzi do dzielenia się informacjami? Jak tym zarządzić musisz wiedzieć właśnie Ty. Teraz spotkania są bar­dziej wymagające niż kiedyś.

6. Dbaj o identyfikację z firmą

Odległość fizyczna pomaga oddalić się psychicznie. Nie możesz na to pozwolić. To mocno wiąże się z punktem pierwszym, ale jest czymś o wiele głębszym. Odkryj indywidualne motywatory każdego z Twoich pracowników i działaj zgodnie z tym co się dowiesz. Narzędzie, które Ci w tym pomoże, to Moving Motivators, opracowane w ramach Management 3.0.

7. Komunikuj się precyzyjnie i stale

Czas i miejsce wykonywania pracy nie po­winny wpływać na osiągane cele. Żeby było to możliwe, konieczna jest jasna komunika­cja odnośnie oczekiwań jakie masz do zespo­łu. Łatwo jest się zatracić w pracy własnej, jeśli jedyne co widzisz to własny komputer i nikogo z zespołu obok. Ale nie daj się zwieść, ludzie nie czytają w Twoich myślach. Jeśli nie powiesz im dokładnie, czego oczekujesz, są małe szanse, że to się wydarzy. Jeśli nie jesteś z kimś biurko w biurko nie możesz być pewny, że jeśli ktoś będzie miał problem, za­tnie się na jakimś zadaniu lub nie będzie mógł uzyskać czegoś od innej osoby – odezwie się do Ciebie gdy będzie Cię potrzebował, Two­ich wskazówek i wsparcia. Ważne są też ja­sne cele określane na początku zadania. Dla Ciebie oczywiste, dla kogoś zawiłe. Pamiętaj o tym.

8. Daj się ludziom rozwijać

Ty potrzebujesz szkoleń, to już ustaliliśmy. Ale Twoi pracownicy potrzebują ich równie mocno. Nie zapominaj o potrzebach rozwo­jowych innych. Nie pozwalaj sobie, by znik­nęli z Twojego zarządczego pola widzenia.

9. Pozwól pracować ludziom, kiedy mogą. Nie kiedy Ty chcesz

Specyfika zespołu rozproszonego, który pra­cuje przede wszystkim zdalnie, jest taka, że część ludzi pracuje z domu. Jak już wiemy, nie zawsze mają osobne pokoje i przestrzeń mentalną do pracy. Czasem mają małe dzieci. Czasem opiekują się starszymi i chorymi ro­dzicami. Czasem po prostu mieszkają na 30 metrach z 5 osobami. Może pasować im pra­ca przed 7:00, zanim dzieci wstaną, czasem mogą zrobić swoje zadania po 23:00, gdy już wszyscy w domu śpią. Wyrozumiałość, ale też jasne stawianie granic i komunikowanie oczekiwań może rozwiązać wiele potencjal­nie trudnych sytuacji, zanim się one wydarzą. Jeśli zatem nie pracujesz w Call Centre i nie chodzi tu o dokładne godziny wykonywania swojej pracy – może jesteś w stanie pocze­kać na raport do końca dnia, czyli przed świ­tem dnia następnego?

10. Zaufaj

Obie strony tego potrzebują. To wiele zmie­nia.

Rozdział z pięcioma zdaniami… pamiętaj o tym, gdy zaczniesz oddalać się od swoje­go zespołu lub jakiejkolwiek osoby z zespołu. Nie bądź jak generał, który sam odcina się od armii. To wróży przegraną wojnę, a prze­cież chodzi o to, by wygrywać. Również na nieznanym polu i w trudnych warunkach.

Kinga Matysiak