Senfino, we współpracy z IQ Sport Advisory Group, stworzyło innowacyjny i przełomowy produkt na polskim rynku sportowo-rozrywkowym. Aplikacja Efan24 została pobrana przez tłumy zadowolonych fanów i zaczęła żyć własnym życiem. Dzięki technologii beaconowej organizatorzy eventów sportowych mogli na bieżąco komunikować się z ich uczestnikami zgodnie z planami marketingowymi. Na dokładkę, Senfino otrzymało nagrodę PMI za najlepiej zarządzany zwinnie projekt w 2015 roku w Polsce. Jak to zrobiliśmy?
Konkurs Projekt Roku PMI PC oparty był o tzw. PMI Talent Triangle, którego trzy ramiona to: Business and Strategic Acumen, Technical Project Management oraz Leadership. Prześledźmy więc w jaki sposób umiejętności i praktyki opisane w tych trzech kategoriach zostały wykorzystane w naszym projekcie.
Zarządzanie biznesowe i strategiczne
Podczas tego projektu Klient dał nam 4 miesiące i cel: zdążyć z aplikacją na ostatni w sezonie mecz Lechii Gdańsk. Zespół miał stworzyć mobilną platformę event-experience’ową z dodatkami z obszarów: sieci społecznościowej, proximity marketingu, rozszerzonej rzeczywistości, platformy gratyfikacyjnej i zaawansowanych usług nawigacyjnych. Cel był ambitny, ale: „Sukces to nie przypadek. To ciężka praca, wytrwałość, nauka, poświęcenie, a przede wszystkim, miłość do tego, co robisz lub czego się uczysz robić”. Tak mówi Pele, który strzelił 1281 goli w 1363 meczach i Senfino mu wierzy.
Po pierwsze, nasz zespół z sukcesem skorzystał z opracowanej przez Toma Gilba analizy Requirements Engineering, dzięki której już na starcie zdefiniowaliśmy wszystkich interesariuszy i ich potrzeby. Naszym produktem mieli się cieszyć: użytkownicy końcowi aplikacji, organizatorzy eventów sportowych, pracownicy Klienta oraz operator stadionu. Oczekiwania każdego z interesariuszy określiliśmy w sposób mierzalny. Tak, aby na bieżąco sprawdzać realizację planu. Narzędzie, które nam w tym pomogło, to nieoceniona Impact Estimation Table.
Po drugie, jako praktycy zwinnego zarządzania, stawiamy na pracę ramię w ramię. Podobnie jak w przypadku innych projektów, w skład zespołu wszedł m.in. Product Owner ze strony Klienta oraz Proxy Product Owner z Senfino, który reprezentował też interesy Klienta. Wszyscy pracowaliśmy na realizację założeń z Impact Estimation Table.
Po trzecie, zwinne zarządzanie projektem to idealny sposób na odnalezienie się w naszej zmiennej rzeczywistości. W tym projekcie podjęliśmy się wdrożenia zaawansowanej technologii beaconowej, nowości w Polsce i na świecie. Zarówno Klient, wykonawca, jak i wszyscy interesariusze uczyli się i testowali beacony w boju. Wszyscy pracowali w Scrumie, czyli tygodniowych sprintach, i omawiali rezultaty na cotygodniowych przeglądach. Dwa tygodnie przed planowanym wdrożeniem na pierwszy plan wysunęły się nowe potrzeby szczególnie ważnych dla Klienta interesariuszy. Podjęliśmy strategiczną decyzję o zmianie metodyki. Scrum ustąpił miejsca Kanbanowi, który kładzie większy nacisk na ciągłość i szybkość wykonywanych zadań, przez co doskonale sprawdza się w sytuacjach nagłych i pilnych. Interesariusze zaczęli otrzymywać kolejne wersje produktu dzień po dniu, dawać informacje zwrotne bezpośrednio do zespołu projektowego i testować poprawki.
Techniczne zarządzanie projektem
Wdrożenia z technologią beaconową postawiły przed zespołem wiele niewiadomych. Jesteśmy jednak organizacją uczącą się, a przez to otwartą na wszelkie technologiczne nowości. Dodatkowo, sukces projektu zapewniły wypracowane wcześniej metody zwinnego zarządzania. Do tych metod i narzędzi należały:
- w zarządzaniu czasem: Time & Materials. Monitorowanie czasu realizacji zadań było kluczowe w kontekście technologii, która mogła zaskoczyć zespół w najmniej oczekiwanym momencie;
- w zarządzaniu zakresem: Design to cost. Dostarczanie maksimum wartości biznesowej w ramach ustalonego wcześniej budżetu;
- w zarządzaniu jakością: kilka narzędzi, z których korzystaliśmy: metryki uwzględniające normy jakościowe i akceptowalne zarówno dla użytkowników, jaki i interesariuszy, mechanizm raportowania Definition of Done, oraz MVP, czyli walidacja jakości jak najmniejszym kosztem.
Po rozpoczęciu prac okazało się, że hipotezy dotyczące architektury wymagają ponownej weryfikacji. Zespół projektowy doszedł do wniosku, że pomimo upływu czasu i włożonego wysiłku, korzystniej będzie zrezygnować z pierwotnie wybranego rozwiązania. Technologia Java Spring została zastąpiona przez Microsoft, w tym usługi chmury obliczeniowej Microsoft Azure. W procesie zmiany pomogły nasze zwinne metody:
- w zarządzaniu jakością – błąd hipotezy w tak wczesnym etapie został odkryty dzięki cotygodniowym iteracjom, ciągłym testom i weryfikacjom;
- w zarządzaniu ryzykiem – dzięki dogłębnej analizie i przygotowaniu kilku alternatywnych koncepcji rozwiązania na starcie projektu, wiedzieliśmy od razu, jak zażegnać kryzys.
- w zarządzaniu kosztami – w związku ze zmianą technologii i koniecznością rozpoczęcia prac od nowa, sprawne zarządzanie czasem i zespołem w ramach określonego budżetu stało się absolutnym priorytetem i doprowadziło do sukcesu, czyli wdrożenia aplikacji w terminie.
Przywództwo
Senfino to przede wszystkim ludzie. Klient w nas inwestuje, bo my inwestujemy dla niego w swoich pracowników. Dlatego nagroda PMI dla Senfino z to nagroda dla zespołu jako całości oraz każdej pracującej w nim osoby.
Największe kryzysy, z którymi zmierzyliśmy się w tym projekcie to po pierwsze kryzys w zespole projektowym: w wyniku konieczności zmiany naszej własnej hipotezy, a potem – technologii, konieczna była wymiana osób pracujących w zespole. Mogło pojawić się niezadowolenie i rozczarowanie. Po drugie, to ogromna presja czasu: zespół pracował z innowacyjną na polskim rynku technologią i miał kategorycznie niezmienialny deadline – mecz Lechii Gdańsk, na który miało przyjść dziesiątki tysięcy potencjalnych użytkowników naszej aplikacji. Udało się nam z tymi kryzysami poradzić dzięki skorzystaniu z wielu sposobów i metod, spośród których najważniejsze opisane są poniżej.
No-blame culture
Nigdy nie szukamy winnego, zamiast tego – rozwiązania problemu. Gdy dzięki skutecznym przeglądom i retrospekcjom zdecydowaliśmy się na zmianę technologii, potrzeba wymiany osób w zespole projektowym została dobrze zrozumiana i nie spowodowała problemów personalnych.
Budowanie współodpowiedzialności zespołu
Osoby pracujące w projekcie były obecne na spotkaniach z Klientem i zaangażowane w pracę na każdym etapie, już od estymacji budżetu.
Motywowanie zespołu poprzez wyzwania technologiczne
A także poprzez możliwość stworzenia produktów, które mają realny i widoczny wpływ na biznes Klienta. Możliwość sprawdzenia w boju niezbadanej jeszcze w Polsce technologii beaconowej, sukces w jej implementacji i spersonalizowaniu – to wszystko odegrało kluczową motywującą rolę.
Samodzielność i duża swoboda pracy
Senfino ogranicza interwencje odgórne do minimum. Zespół pracował wspólnie w jednym pomieszczeniu (war room), co usprawniło komunikację. W razie problemów w grupie zadaniowej, do akcji wkraczał Scrum Master. Jeżeli pojawiało się napięcie w kwestiach decyzji biznesowych, rosła rola Proxy Product Ownera, który rzucał światło na decyzje Klienta. Gdy firma potrzebowała spojrzenia z jeszcze szerszej perspektywy, zwróciła się o pomoc do konsultanta zewnętrznego.
Budowanie kultury zespołowej
Daily Scrum, czyli codzienne poranne podsumowania, pozwoliły badać nie tylko postęp prac, ale również aktualny stan ducha i emocji. Nieocenionym wkładem w budowanie kultury zespołu okazały się także cotygodniowe retrospekcje – dzięki nim zespół się zintegrował. Tak wzmocniony mógł podjąć kolejne wyzwania. Dodatkowo, poziom zadowolenia pracowników mierzyła MoraleApp. I na końcu – świętowanie. Zawsze pamiętamy, żeby wspólnie uczcić sukces. Ponownie cytując mistrza piłki, Pele: „Im trudniejsze zwycięstwo, tym większe zadowolenie z wygranej”. Senfino jest gotowe na kolejne wyzwania!
Z zamiłowania i zawodu specjalistka komunikacji internetowej – 10 lat doświadczenia w branży finansowej nauczyło ją odnajdywać ciekawą opowieść w pozornie trudnych lub oficjalnych tematach oraz dostosowywać do odpowiednich grup targetowych i wymogów technicznych, jak np. pozycjonowanie SEO. Z wykształcenia filolog amerykański. Pisze dla Senfino, bo tu ciekawe historie znajdują się same. W czasie wolnym, dla odmiany, też pisze, ale beletrystykę.