W telegraficznym skrócie: warto. Jeżeli jesteś leniwy i nie chcesz czytać dalej, przewróć stronę i idź naprzód. Jednakże, możesz zostać i dowiedzieć się więcej o tym, ze nie ma rzeczy niemożliwych, ze warto brac udział w takich projektach, a brak doświadczenia w zarządzaniu projektami nie jest przeszkoda.
Moja przygoda z Project Management Institute oraz wydarzeniem, jakim jest kongres, zaczęła się około półtora roku temu przy okazji 9. edycji Miedzynarodowego Kongresu PMI Poland Chapter, gdzie pomagałem jako wolontariusz w zespole marketingu. Dołączyłem późno, bo na dwa miesiące przed data rozpoczęcia, ale w bardzo dobrym, jak sie pózniej okazało, momencie. Był to mój debiut przy organizacji tego typu wydarzenia oraz pierwsze zetkniecie z PMI. Po naszym „Mission Impossible” Robert Kalbarczyk (ówczesny członek zarządu PMI PC ds. marketingu oraz osoba, dzięki której dziś mogę naisać ten artykuł) zaprosił mnie na spotkanie zarządu, gdzie zaproponowano mi objecie roli kierownika projektu kolejnej edycji. Zgodziłem się bez dłuższego namysłu, czułem się doceniony i odebrałem te nominacje jako wielkie wyróżnienie.
Prace nad dziesiątym, jubileuszowym kongresem zacząłem od dnia, kiedy zostałem nominowany (był to 12 stycznia 2015 r., pamietam jak dziś, zachowałem tez notatki z tego spotkania). W głowie miałem tysiace mysli: jak, gdzie, kiedy, z kim? Naładowany energia ostatnich tygodni, chciałem wszystko zrobic sam, teraz, juz w tej chwili. Moje doświadczenie w kierowaniu projektami (jak mi się wtedy wydawało) było nikłe, nigdy wcześniej nie robiłem dokumentacji projektowej według podejścia proponowanego przez PMI. Karta projektu? Pierwsze słyszę – pomyślałem – i zacząłem przeszukiwanie internetu. Zacząłem od spisania sobie celów, założeń oraz wizji. Zrobiłem aktualizacje strony i zacząłem kolejno rozpisywać zadania. W tamtym momencie myślałem, ze mając prawie rok czasu, dam rade przygotować wszystko na czas i… zrobie to sam. Nie myślałem o budowaniu zespołu, bo przecież dam rade, wiem co robić.
Podczas pracy przy karcie projektu okazało się, ze jednak nie wiem wszystkiego. Dzieki wsparciu sponsorów (a w tym projekcie wyjątkowo było ich dwoje) Małgorzaty Kusyk oraz Wojtka Danowskiego, udało się wypracować dokument, który dziś nazwałbym „Karta projektu w wersji beta”. To był moment, w którym zorientowałem się, ze potrzebuje wsparcia. Z uwagi na fakt, ze z poprzedniego zespołu zostało tylko kilka osób, zrobiliśmy nabór na wolontariuszy, którzy mieli pomóc przy tworzeniu tego wyjątkowego wydarzenia.
Po kilku tygodniach ogłaszania się w social media, formularz zebrał kilkanaście zgłoszeń. Czas uciekał, był to juz marzec, musieliśmy szybko podjąć kolejne kroki. Pierwszym był kick-off meeting, na którym pojawiło sie około 15 osób. Podzieliliśmy się na zespoły, poprosiłem tez, aby w tych grupach wybrano liderów, którzy beda koordynowali prace. Nie było to łatwe zadanie, biorąc pod uwagę fakt, ze 15 osób, które w zasadzie widzi się pierwszy raz, musi wyłonić liderów sposród siebie. Uważam, ze jeśli ktoś jest prawdziwym liderem, to jest w stanie się pokazać, a ludzie za nim pójdą.
Moja intuicja mnie nie zawiodła i tylko w jednym zespole mieliśmy dwóch liderów. Na szczęście ten „problem” rozwiązaliśmy szybko, bo jeden z zespołów w zasadzie rozsypał się w trakcie, wiec zrobiliśmy przesuniecie i zbudowaliśmy go od nowa. Już na tym etapie tego tekstu musze podkreślić, ze do pracy w tym projekcie zgłosiła się grupa niesamowitych ludzi. Gdybym tutaj musiał skończyć swój tekst, powiedziałbym, ze najwieksza wartością byli i są ludzie. Ich energia, nastawienie, życzliwość oraz sam fakt, ze mogliśmy się poznać. Mam tez nadzieje, ze będziemy w kontakcie przez kolejne lata i to juz dla mnie nagroda sama w sobie. Kolejnym niezwykle ważnym aspektem był fakt, ze w tym projekcie, poza oczywistymi finansami, o których nie bede się rozpisywał najważniejsza waluta był właśnie czas.
Wszystko kosztuje… czas. Nie jest go duzo, a w przeciwienstwie do finansów ubywa go z kazdym dniem, pula „pieniedzy” nie urosnie. W zwiazku z tym upływajacym zasobem wzrasta poziom stresu, a nawet frustracja najblizszych. Wolontariat tak juz ma, ze sporo wolnych „zasobów” trzeba spedzic przed komputerem, zamiast z bliskimi. Pojawiaja sie watpliwosci, czy to sie uda, czy damy rade, czy bedzie wstyd. Ja bywam czasem niepoprawnym optymista i mam nadzieje, ze to udzieliło sie moim współpracownikom. Zawsze mówiłem, ze DAMY RADE, ze to bedzie kongres „epicki”, który wszyscy zapamietaja na długo. Im blizej do „godziny zero”, tym wieksza motywacje, ale takze niepewnosc widziałem i słyszałem na naszych cotygodniowych konferencjach (bo mniej wiecej w takich interwałach robilismy podsumowania – ot, takie zwinne podejscie). Na szczescie nadzieja zawsze umiera ostatnia, na około 2-3 tygodnie przed kongresem mielismy zamkniete wiecej niz 85% priorytetowych zadan. Udało sie tak wiele dzieki niesamowitej energii kilku osób, które cały czas podsycały ogien i dokładały do pieca (ci, którzy obserwowali nasza prace blizej wiedza, o kim mówie). Sam kongres to juz nawet nie był stres. Wszystko wydawało sie dopiete, a ewentualne pozary gasilismy na biezaco, choc nie było tego duzo. Pamietam, ze na dzien przed, kiedy przygotowywalismy podarunki i robilismy odprawe powiedziałem, dzis to juz nie ma sie co stresowac, bo co by sie teraz nie wydarzyło kongres sie odbedzie, naszym zadaniem jest teraz cieszyc sie i byc dumnym z tego, co osiagnelismy. W moich oczach wydarzenie zostanie zapamietane przez wielu, nie tylko z uwagi na wysoki poziom merytoryczny zaproszonych gosci, ale równiez wieczorna gale, energie i naprawde wyjatkowa atmosfere. Przez te dwa dni wykładów rozmawiałem z wieloma osobami, goscmi, wolontariuszami, prelegentami. Wszyscy dzielili sie dobrym słowem, gratulowali, dziekowali, chwalili, dawno nie usłyszałem tak ciepłych i miłych słów od tak wielu ludzi. Było to cos niesamowitego, przepełniała mnie duma oraz ogromna satysfakcja. To był sukces całego zespołu, wszystkich wolontariuszy, którzy poswiecili godziny, dni, a niektórzy tygodnie swojego wolnego czasu. To im naleza sie najwieksze podziekowania i gratulacje. Cytujac klasyka: „ja tu tylko sprzatam”. Chociaz musze przyznac, ze jako kierownik projektu ja równiez czerpałem benefity. Lista jest długa, poza juz wczesniej wspomnianym poznaniem niesamowitych ludzi, nauczyłem sie bardzo duzo. Moim priorytetem było zdobycie umiejetnosci delegowania zadan. Udało sie to dzieki ludziom, którym mogłem zaufac, gdyby nie oni, pewnie byłoby ciezko. Ponadto, taki projekt uczy zarzadzania czasem. Z uwagi na fakt, ze wolontariat opiera sie na wykorzystywaniu czasu wolnego i nie tylko, trzeba nim dobrze zarzadzac (wyrozumiały szef i partner tez pomaga). Pracuje na etacie, jestem mezem, od 7 miesiecy szczesliwym ojcem, a w tym wszystkim trzeba znalezc 5 minut dla siebie. Było to wyzwanie, bo doba ma tylko 24 godziny, ale dobrze ułozony plan potrafi czynic cuda. Praca nad tym jak sie komunikuje ze swiatem równiez była bardzo cenna lekcja, wydaje sie, ze na tym gruncie równiez sie rozwinałem. Mozliwosc ciagłej pracy nad soba, nowe wyzwania, satysfakcja i duma oraz ludzie, to najwieksza nagroda, cenniejsza od pieniedzy. Podsumowujac, zaangazowanie sie w wolontariat, a juz szczególnie w projekt kongresu, to swietna sprawa, wyzej wymienione umiejetnosci rozwinac moze kazdy, kto pracuje w zespole. Mozliwosc rozbudowania swojej profesjonalnej siatki kontaktów, zawiazania nowych znajomosci prywatnie, a moze i cos wiecej, to wartosc na całe zycie. Dołaczenie do ogromnej społecznosci jaka jest PMI to równiez prestiz, przełozeni naprawde to doceniaja. Pamietaj, ze Ty tez mozesz spróbowac, ale jak to ze wszystkim w zyciu – rób to odpowiedzialnie. Chciałbym z tego miejsca jeszcze raz podziekowac liderom zespołów oraz mojej ukochanej za wsparcie oraz wyrozumiałosc przez cały okres przygotowan.
Na co dzień konsultant sprzedaży na rynku IT Enterprise. W weekendy student kierunku Inżynieria
Biznesowa. Interesuje się rozwojem osobistym oraz tematyką coachingu, z zarządzaniem projektami związany od niedawna. W Project Management Institute Poland Chapter miał przyjemność być kierownikiem projektu 10. Międzynarodowego Kongresu PMI PC, po godzinach stara się wspierać zarząd stowarzyszenia. Wiecznie młody i ciekawy świata geek, który ciągle szuka nowych wyzwań.