Project Management to bardzo szeroka definicja, opisująca mniej lub bardziej szczegółowo zestaw zadań i czynności, które należy wykonać, aby w określonym czasie osiągnąć wyznaczony i zdefiniowany na początku cel. Duże firmy i korporacje, z racji swojej dojrzałości i doświadczenia, podejmują się pracy nad złożonymi projektami z różnych dziedzin. A koordynacja zadań i połączenie umiejętności zarządzania aspektami takimi jak czas, budżet i plan, w tym również współpracy z wieloma ludźmi, stanowić może nie lada wyzwanie. Wydawać się może, że project managerowie posiadają jakąś tajemną wiedzę, zdobywaną przez lata ciężkiej pracy, nauki i doskonalenia swoich umiejętności na właśnie takich gigantycznych, skomplikowanych inicjatywach. Ale czy mniejsze inicjatywy nie są tak samo wymagające?
Artykuł sponsorowanyMoże zastanawiałeś się kiedyś, jak wiele z twoich codziennych zadań i planów jest w rzeczywistości małymi projektami, którymi musisz skutecznie zarządzić? Od większych przedsięwzięć jak na przykład wesele, przez samodzielnie zorganizowany wyjazd wakacyjny, na przyjęciu urodzinowym kończąc. Każda z tych okoliczności spełnia przecież, w pewnym stopniu, wymogi projektu – jest złożona, niepowtarzalna, ma określone ramy czasowe i cel, który chcemy osiągnąć. Wszystkie te cechy definiują „projekt”.
Zwykle przy organizacji tego typu wydarzeń działasz instynktownie, zgodnie ze swoim wyczuciem, najlepszą wiedzą, umiejętnościami i wnioskami wyciągniętymi z poprzednich „projektów”. A mimo to zapewne chociaż raz zdarzyło ci się stracić kontrolę nad sytuacją i, dla przykładu, zapomnieć odebrać garnitur od krawcowej na czas, czy uzupełnić lodówkę przed przyjściem gości, którzy według planu mają być już za 3 godziny? Z pewnością podczas takich sytuacji przyszło ci na myśl, że następnym razem zaplanujesz to lepiej.
Jeśli powyższe przykłady przypominają twoje dotychczasowe doświadczenia, nie martw się – nikt przecież nie urodził się project managerem. Na szczęście, nie musisz też szkolić się wiele lat, żeby nim zostać! Oto krótki poradnik, jak wykorzystać najlepsze praktyki rodem z Project Managementu w codziennych „zwyczajnych projektach”.
1. Zdefiniuj dobrze cel, czas i budżet
Są to trzy kluczowe elementy każdego projektu. Odpowiedz sobie zatem szczegółowo na pytania: „co?”, „kiedy?”, i „jaki będzie koszt zadania?”, które musisz wykonać, a będziesz na dobrej drodze do poprawnej realizacji swojego pomysłu. Niech te trzy punkty stanowią podstawę dla Twoich dalszych planów działania. Już na tym etapie możesz spróbować rozłożyć prosty cel na kilka mniejszych części, czyli tzw. „kamieni milowych”. Dla przykładu, w przypadku organizacji kolacji ze znajomymi w domu, mogą być nimi wybór terminu, menu, zakupy w supermarkecie, zakupy online czy wizyta u fryzjera.
Nadaj każdemu z zadań określony priorytet, termin wykonania oraz maksymalną kwotę, przeznaczoną na ich realizację – dzięki temu łatwiej ci będzie określić całkowity wymagany czas i koszt twojego projektu.
Wskazówka: Zawsze pamiętaj o zawiązaniu odpowiedniej rezerwy – zarówno czasowej jak i pieniężnej. Przeanalizuj, które elementy mogą nie pójść zgodnie z planem i będą potrzebowały dodatkowego czasu lub nakładów finansowych. Co w sytuacji, gdy cena paliwa za 3 miesiące skoczy o kilka złotych [sic!], a w związku z przeprowadzką masz w planach przewiezienie swoich rzeczy na drugi koniec kraju?
2. Stwórz plan działania
Łatwy i zrozumiały nie tylko dla ciebie, ale też dla osób, które będą pomagać ci w realizacji zadania lub których udział jest niezbędny dla jego powodzenia (w projekcie nazywamy ich „stakeholderami”). Trzeba przy tym pamiętać, że skróty myślowe, które zapisujemy, najczęściej zrozumiałe są wyłącznie dla nas. Nie możemy więc oczekiwać od życiowych partnerów, rodziny czy przyjaciół, że dla nich również takie będą.
Do planowania wykorzystaj najlepsze dla ciebie narzędzie, na którym łatwo i wygodnie będzie Ci się pracowało. Może to być, dla przykładu, kartka papieru, Excel, kalendarz Google. Plan warto podzielić na etapy, przeanalizować współzależności między zadaniami oraz zastanowić się, jaką kolejność i drogę faktycznie musisz obrać. Jeśli kurier nie dostarczy na czas zamówionej sukienki, to nie zablokuje cię to w upieczeniu tortu. Z kolei brak jajek – owszem.
Wskazówka: Zastosuj zasadę „od ogółu do szczegółu” (patrz pkt. 1). Na bardziej szczegółowe planowanie naprawdę warto poświęcić czas i uwagę – dostrzeżesz wówczas szczegóły lub zależności, które wcześniej nie przyszłyby Ci do głowy.
3. Znajdź słabe punkty
To będą ryzyka, czyli problemy, które mogą przytrafić ci się podczas realizacji zadania – musisz być ich świadomy. Dlatego najlepiej już na samym początku zaplanuj jak sobie z nimi poradzisz, jeśli faktycznie będziesz musiał się z nimi zmierzyć.
Dobrym pomysłem jest stworzenie krótkiej tabeli, w której je wylistujesz. Wymień wszystko, co przychodzi ci do głowy i stwórz „plan awaryjny” dla każdego z nich. Pamiętaj przy tym, aby ryzyka te mieściły się w ramach realnych i prawdopodobnych. Uderzenie meteorytu w Ziemię raczej nie będzie ryzykiem – jedynie twoją obawą. A nawet gdyby miało się to zdarzyć, to nie za wiele będziesz w stanie w związku z tym zrobić. Nie ma więc sensu w ogóle się nad tym pochylać.
Bardziej realna sytuacja? Organizacja garden party w maju, w którym, jak wiadomo nagła zmiana pogody jest niewykluczona. Twoim planem awaryjnym na tę ewentualność mogą być przygotowany namiot lub parasol, czy też przygotowanie zawczasu domu na wypadek konieczności przeniesienia imprezy. Twoja tabela powinna zatem zawierać właśnie te trzy elementy – nazwę twojego ryzyka, jego prawdopodobieństwo oraz plan naprawczy.
Wskazówka: Nigdy nie zapominaj o tej liście! Stworzenie jej na początku to wcale nie koniec twojej pracy. Ryzyka należy analizować, weryfikować i aktualizować przez cały czas trwania projektu – mogą one zmieniać się w czasie. Działaj zgodnie ze swoim planem, ale jednocześnie przygotowuj się na wypadek zmaterializowania ryzyk – na pierwszy ogień weź te, których prawdopodobieństwo określiłeś jako „wysokie”.
4. Rozmawiaj
Bądź w ciągłym kontakcie ze wszystkimi osobami, które są zaangażowane w twoje przedsięwzięcie – zarówno tymi, które będą korzystać z jego efektów, jaki i tymi, od których zależne jest jego powodzenie.
Zbuduj zaufanie i zrozumienie, daj ludziom wokół siebie swoją uwagę. Czasami krótka wiadomość albo szybki telefon może pomóc w wyjaśnieniu wielu tematów, które do tej pory były „w zawieszeniu”. Jeśli przewodniczysz organizacji szkolnego pikniku, nie bój się zadzwonić do innych rodziców i dopytać czy potrzebują pomocy albo na jakim etapie są z wykonaniem swoich zadań. Nie tylko dasz im sygnał, że jesteś zainteresowany i zaangażowany, ale też nawiązując z nimi dobrą relację, pozwolisz im na większą otwartość – im szybciej szczerze powiedzą ci o problemach lub błędach, które popełnili, tym szybciej będziecie w stanie sobie z nimi poradzić.
Wskazówka: Nie bądź przesadnym optymistą ani też skrajnym pesymistą – żadna z tych opcji nigdy nie przynosi dobrych rezultatów. Spróbuj zastosować podejście „realistyczne”, w którym bierzesz pod uwagę wszystkie pozytywne i negatywne strony. Naucz się, że szczerość – czy to z samym sobą, czy z osobami wokół Ciebie, nie jest niczym złym. Co więcej, wprowadzona od pierwszego dnia, może pozytywnie wpłynąć na cały projekt. Gdy dostajesz prośbę o wykonanie pewnego zadania w konkretnym terminie, a z góry wiesz, że jest to niemożliwe ze względu na inne zobowiązania – nie bój się zasygnalizować tego od razu. Być może znajdzie się inny sposób lub inna osoba, która może się nim zająć. Możliwe także, że termin jego wykonania można nieco przesunąć. Rozmowa jest więc kluczem do sukcesu!
I na koniec, pamiętaj:
5. Kontroluj, monitoruj, i jeszcze raz kontroluj
Bądź czujny i uważny przez cały czas trwania projektu – od momentu planowania, aż do zakończenia i etapu podsumowań (o którym również warto pamiętać). Obserwuj zmiany w otoczeniu, dostosowuj się do czynników zewnętrznych, które mogą wpływać na twoje plany i terminy, weryfikuj regularnie postęp prac, listę ryzyk, wykorzystany budżet i przede wszystkim: nie panikuj, kiedy coś idzie nie po Twojej myśli. Czasami niespodziewany zwrot akcji może przynieść niespodziewanie dobre rezultaty.
Jak zatem widzisz, podstawowe zasady, wykorzystywane w project managemencie, z powodzeniem możesz używać na co dzień i czerpać z nich wiele korzyści. Eksperymentuj, ucz się na własnych błędach abyś mógł nazywać siebie Project Managerem także w życiu pozazawodowym. Powodzenia!
Od niedawna Project Manager w SoftServe Poland. Od kilku lat związana z branżą IT – zarządzała dotychczas serwisami i projektami dla instytucji finansowych. Z wykształcenia inżynier biomedyczny, a od tego roku także absolwentka studiów podyplomowych na kierunku „psychologia w biznesie”. Uwielbia pracować z ludźmi, entuzjastka samodoskonalenia, organizacji i zarządzania projektami. Prywatnie amatorka fotografii, zakochana w podróżach i górach.