Tak jak Christian Grey w popularnym (chyba) filmie miał swoje odcienie szarości, tak i Project Manager nie zawsze porusza się tylko w czerwono-zielono-żółtym środowisku. Nierzadko musi okazać się człowiekiem o wielu twarzach. Raz musi być twardy jak legionista, innym razem cierpliwy jak dyrygent. Potem skrojony na miarę niczym garnitur od najlepszego krawca, a następnie jako sprinter uciekać przed kolejnym pilnym mailem lub po prostu złapać się z nim za bary jak zawodowy rugbysta.
Od tych właśnie pięciu twarzy zaczynę cykl 10 artykułów na temat blasków i (od)cieni pracy PM-a. Często przecież to, co pozornie jest czarnym na białym, okazuje się szare jak mieszanka tych kolorów.
Twarz 1: Dyrygent
To najbardziej rozpoznawalna twarz lidera projektu wg PMBOK Guide. Dyrygent nie potrzebuje umieć grać na każdym instrumencie, ale musi wiedzieć, kiedy i jak każdy z nich powinien zabrzmieć. Tak samo Project Manager nie musi być ekspertem w każdej dziedzinie projektu – jego rolą jest zsynchronizować zespół tak, by wspólnie zagrali koncert, który poruszy interesariuszy (rym niezamierzony). Trzy główne wyróżniki tej twarzy PMa to: batuta, przywództwo oraz praca zespołowa. Batuta to nie pałka ani symbol władzy – to narzędzie komunikacji. Tak jak mowa ciała, służy do przekazywania intencji, rytmu i emocji. Dla orkiestry nuty są ważne, ale to właśnie batuta nadaje jej kierunek. Źle dobrana – może wprowadzić chaos. W projekcie często styl komunikacji PMa decyduje, czy zespół gra w harmonii, czy tylko solówki. Dyrygent tę grę prowadzi. Rozumie rolę i potencjał każdego elementu orkiestry. Tak samo PM – nie wykonuje zadań za zespół, ale jest odpowiedzialny (tu: accountable) za to, by każdy członek zespołu wiedział, kiedy, co i jak zagrać (słynne: who does what by when). Dyrygent stoi tyłem do widowni a przodem do orkiestry. Cała jego uwaga skupiona jest na muzykach. Wie, że sukces koncertu zależy od nich. Bez zespołu byłby tylko gościem z patykiem. PM, który skupia się na ludziach, a nie na własnym występie, buduje zaufanie, motywację i prawdziwą synergię.
Twarz 2: Krawiec
Każdy projekt już z definicji jest inny, dlatego nie wystarczy gotowy zestaw narzędzi czy praktyk – potrzebny jest ktoś, kto potrafi dopasować rozwiązania do konkretnego wyzwania. PM jako krawiec nie szyje z metra – szyje na miarę. Trzy atrybutu dobrego krawca to 3xT: tailoring, templates oraz tag. Dobry krawiec nie sięga po pierwszy lepszy materiał. Dobiera tkaniny, nici i dodatki w zależności od rodzaju zamówienia. Tak samo Project Manager – nie stosuje wszystkich dostępnych narzędzi i procesów, tylko te, które są naprawdę potrzebne lub wymagane. Minimalizm to jego znak rozpoznawczy. Szablony to wygodne narzędzie – zapewniają powtarzalność, oszczędzają czas, pomagają uporządkować pracę. Źle dobrany szablon może być jednak jak źle skrojony garnitur: uwiera, ogranicza ruchy, psuje efekt. PM musi umieć rozpoznać, kiedy szablon pomaga, a kiedy przeszkadza. Trochę wbrew tytułowi tego artykułu, tak naprawdę twarz (jak i kilka innych rzeczy) mamy tylko jedną – swoją. To nią lub też nazwiskiem firmujemy projekt. Odpowiedzialność i reputacja to coś, o co trzeba dbać. Każdy krawiec oznacza swoje dzieło metką. PM również. Projekt, którym zarządza, jest z nim nieodłącznie kojarzony. Słyszałeś kiedyś zwrot: w twoim projekcie? No właśnie. Dlatego warto pamiętać, że każda decyzja, każde skrócenie procesu, każde jakoś to będzie, zostawia ślad. Zastanów się, czy chcesz, żeby Twoja metka była symbolem jakości czy ścinką do recyklingu?
Twarz 3: Rugbysta
Każdy wie, że rugby to nie futbol amerykański, a PMBOK Guide to nie metodologia. No prawie każdy. Najważniejsze elementy dla rugbysty to: młyn (scrum), ścieżka krytyczna oraz organizacja. Młynarz i jego siedmiu wspaniałych to fundament, ale bez łączników, skrzydłowych, centrów i obrońców nie ma zwycięstwa. Tak samo w projekcie – nie wystarczy znać framework. Trzeba rozumieć cały ekosystem, doceniać role poza zespołem projektowym i patrzeć szerzej niż tylko na własne zadania. W rugby piłka wędruje tylko do tyłu, kaskadowo, od zawodnika do zawodnika. Przypomina to opóźniającego się Gantta, a jeszcze bardziej – ścieżkę krytyczną projektu. To sekwencja zadań, która bezpośrednio wpływa na czas realizacji. Jeśli chcesz przyspieszyć projekt – działaj właśnie tam. W rugby atakuje się tylko zawodnika z piłką. PM też powinien wiedzieć, gdzie działać, by osiągnąć cel szybciej. Drużyna rugby jest doskonale zorganizowana. Numery od 1 do 8 to młyn, od 9 do 15 – atak. Każdy zawodnik ma przypisaną rolę, zadania, odpowiedzialność. W projekcie może nie trzeba się numerować, ale warto mieć jasno określone role i odpowiedzialności.
Twarz 4: Biegacz
O co trzeba zadbać, żeby dobrze biegać? O nastawienie, buty i regularne pomiary. Co potrzeba, żeby prowadzić projekty? W sumie to samo: dobry fundament, monitorowanie i kontrola, oraz mindset. Dobre buty to podstawa, bo tylko one mają kontakt z podłożem. W projektach butami są podstawy zarządzania projektami, a nie wyrafinowane metodyki czy narzędzia. Oczywiście, tak jak można zacząć od butów za tysiąc złotych, można i w nieskończoność się szkolić, szukać i próbować nowych rzeczy. Nic jednak nie zastąpi przebytych kilometrów. Co więcej, biega się w jakimś celu: na czas, na dystans, na kalorie albo na alibi. Żeby utrzymać motywację (lub mieć dowody), warto mierzyć postępy. W projektach to słynne wskaźniki czy baselines. Najważniejszym jest jednak co innego: zawsze miej w głowie cel. Bez niego nawet najlepsze pomiary nie mają sensu zgodnie z powiedzeniem: you get what you measure. Podobno maraton przebiega się głową, nie nogami. W projektach to od niej też zaczynają się problemy. Zaakceptuj fakty, bo to rzeczywistość ma rację. Wszystko będzie się zmieniać. Plan to tylko plan, czyli jak mówił Mike Tyson: everyone has a plan until they get punched in the mouth. Oddziel ludzi od procesów, przyczynę od skutku. Ryzyka to nie tylko zagrożenia – to też szanse. PM jako Biegacz wie, że najważniejsze to nie zatrzymać się w miejscu.
Twarz 5: Legionista
Pierwsi przybywamy, ostatni wychodzimy to nieoficjalne motto wielu sił specjalnych. Brzmi jak PM pracujący 8 godzin od 6 a.m. do 6 p.m. prawda? Trzy słowa klucze każdego legionisty to najemnik, globalizacja, konsekwencja. Legia składa się z najemników pochodzących z całego świata, czyli podobnie jak w projektach spotykają się różni ludzie z różnych kultur, posiadający różne kompetencje i motywacje. PM jako legionista wie, że sukces wymaga dyscypliny, szacunku i gotowości do działania tam, gdzie jest potrzeba. A że w projekcie spotkasz różne typy najemników, w tym najczęściej tych: odtąd ja – od tamtąd oni, jest więcej niż pewne. Nie każdy żyje projektem. Nie każdy się w nim spełnia. PM musi to rozumieć. Nie mierzyć ludzi swoją miarą, ale wymagać tego, na co się umawia. Szacunek i jasne zasady to podstawa.
W Legii obowiązuje język francuski, choć Francuzów jest tam niewielu. W dużym projekcie – szczególnie korporacyjnym – Twój ojczysty język też może nie mieć znaczenia – a to dopiero początek komplikacji. Strefy czasowe, różnice kulturowe, niewidzialne słonie w pokoju. Projekt to nie tylko narzędzia. To ludzie, kontekst i komunikacja.
Marche, ou creve – maszeruj albo giń, czyli polskie: psy szczekają, karawana idzie dalej (w bardzo luźnym tłumaczeniu), brzmi złowieszczo, ale w projektach to codzienność. Bottlenecks (wąskie gardła) – to osoby, zdarzenia, decyzje, które ograniczają tempo. Kiedy za długo czekasz na czyjś podpis, oznacza to, że ten ktoś maszeruje zbyt wolno. PM wie, gdzie są punkty krytyczne i działa tam, gdzie trzeba. Nie czeka – maszeruje.
10% completed
Jeśli myślałeś, że Project Manager to tylko człowiek-excel ewentualnie człowiek-harmonogram, właśnie odkryłeś, że to także dyrygent, krawiec, rugbysta, biegacz i legionista. Pięć twarzy, pięć ról, pięć sposobów na przetrwanie w świecie projektów, gdzie deadline goni deadline, a ryzyko czai się za rogiem. PM to nie tylko zawód – to styl życia. Czasem trzeba zagrać koncert bez prób, czasem uszyć projekt z resztek budżetu, czasem wbiec na spotkanie sprintem, a czasem po prostu maszerować, bo nie ma innej opcji. Jak podobno powiedział pewien Brytyjczyk: kiedy idziesz przez piekło, nie zatrzymuj się. Prezentacja tych pięciu twarzy, to dopiero początek! W kolejnej części zaprezentuję kolejne oblicza PM-a, a będą to: Ratownik, Pilot, Kierowca F1, Myśliwy i…Święty Mikołaj.
Na co dzień ratuje życia jako etatowy PgM w branży Automotive Safety. Uważa, że jakość jest za darmo i że zawsze istnieje rozwiązanie problemu. Propaguje niestety wciąż rzadkie podejście do ryzyka mówiące, że to nie jest z góry, tylko złe. Lubi zmiany i kreatywne zadania. W StrefaPMI łączy praktykę z luźnym podejściem do tematu zarządzania projektami. Wierzy, że każdy PM ma wiele twarzy, niekoniecznie tylko 50.
Saving lives for a living by working for an automotive company with such a mission. Believing that good quality management cuts costs and is basically free. Promoting an approach to risk that sees it not only as a threat but also as an opportunity. In StrefaPMI, combining practice with a relaxed approach to project management. Convinced that every Project Manager has many faces, not necessarily just 50.