50 odcieni zarządzania projektami, czyli wszystkie twarze PM-a, vol. II

W pięćdziesiątym numerze Strefy PMI miałeś okazję odkryć, że project manager to nie tylko człowiek-excel czy człowiek-harmonogram. To również dyrygent, krawiec, rugbysta, biegacz i legionista. Pięć twarzy, pięć ról, pięć sposobów na przetrwanie w świecie projektów, gdzie deadline goni deadline, a ryzyko czai się za rogiem. Zapowiadałem kontynuację – i oto ona! Przed Tobą kolejna piątka: Ratownik, Kierowca, Pilot, Myśliwy oraz… Święty Mikołaj.

---

Niektóre skojarzenia mogą wydawać się oczywiste, inne – nieco zaskakujące. Ale mam nadzieję, że każde z nich skłoni Cię do refleksji nad tym, jak różnorodna i wymagająca potrafi być rola PM-a. Bo choć twarz mamy jedną, w pracy przybieramy ich znacznie więcej. Każda z nich to inne wyzwanie, inne kompetencje oraz inne podejście do projektu.

Ratownik

Nigdy nie widziałem ratownika w wodzie. Serio. Na krzesełku, na krawędzi basenu – owszem. Ale w wodzie? Nigdy. Czy to znaczy, że ratownik nie pracuje, bo nie ratuje? Wprost przeciwnie – jego obecność i czujność są właśnie tym, co zapobiega konieczności interwencji. Tak samo jak PM – nawet gdy wygląda, że tylko siedzi, tak naprawdę obserwuje i jest gotowy. Dba o bezpieczeństwo projektu, zanim coś pójdzie nie tak. Dobrze wie, że punkt widzenia to często punkt siedzenia. Zauważyłeś, że ratownicy na basenie co chwilę zmieniają miejsce? To wymusza spoglądanie na wodę z innej perspektywy. Podejście niezwykle potrzebne w projekcie, bo jak się skupimy tylko na kosztach, może cierpieć jakość, jak na wynikach, ucierpią ludzie itd. Nie zaniedbuj żadnego obszaru, którym zarządzasz. Często wstawaj z krzesła – dosłownie i w przenośni. Zmieniaj perspektywę, rozmawiaj, patrz na projekt z różnych stron.

Koło ratunkowe

Nieumiejętnie rzucone – może zrobić więcej szkody niż pożytku. Tego typu pomoc spotykaną w projekcie nazywamy Betonowym Kołem Ratunkowym. Na takie miano zasługuje np. oddelegowanie najsłabszego ogniwa do projektu albo tzw. “Wsparcie”, które samo wymaga wsparcia – czyli wdrożenia trwającego dłużej niż jego faktyczne działanie. Ale przecież to ratownik ma rzucać kołem, a nie jemu ma być rzucane – prawda? No właśnie… nie zawsze. Czasem warto dać sobie pomóc, choćby Twoje zdolności pływania w korporacyjnym ładzie i nieładzie były na poziomie Bartłomieja Kubkowskiego (tego, który jako pierwszy przepłynie wpław ze Szwecji do Polski – przyp. Red.). Niemniej jednak uważaj, jaką pomoc przyjmujesz i jakiej udzielasz, gdyż czasem to Ty możesz oddelegowywać swoje zasoby (nie tylko ludzi) do innych projektów.

Gwizdek

To artefakt, którego używa się zdecydowanie częściej niż umiejętności pływania. Co oznacza jego dźwięk? Nie biegaj, nie wypływaj za boje, nie skacz z tego murku itd. PM też musi używać jakiejś metody na trzymanie ludzi, procesów czy też zakresu w ryzach. Projekt pod kontrolą jest jak basen, który, podzielony na tory (czyli znane nam doskonale swimlanes), ma swój założony ład (nazwijmy go governance). Niestety nawet w takim z pozoru prostym układzie nie można narzekać na brak pracy. A to ludzie pływający wszerz basenu (czyt. projektu), szukający dla siebie najlepszego miejsca, żabkowicze wymieszani ze sprinterami, czy co rusz uczący się juniorzy bądź wyluzowani seniorzy. Do tego dochodzą: zderzenia ze sobą lub ze ścianą, nieregulaminowe stroje, zachłyśnięcia, skurcze i inne materializujące się ryzyka (prawda, że ciężko odróżnić, gdzie basen a gdzie projekt?). A teraz wyobraź sobie, że basen staje się jeziorem. Nie ma już torów, nie widać dna. Gdzieś zza krzaków wystają wędkarze, których żyłki tylko czekają, by się w nie zaplątać. Ktoś przepływa łódką, ktoś inny dryfuje na materacu. Zdecydowanie częściej projekt przypomina otwarty akwen niż płytki basen – pełen niespodzianek, nieprzewidywalnych zdarzeń i ryzyk, które trudno dostrzec z brzegu.

Kierowca

Bycie kierowcą F1 to coś więcej niż zawód – to styl życia, pasja i nieustanna walka o doskonałość. Często zaczyna się od gokartów, potem są niższe szczeble różnych serii, aż w końcu wymarzona Formuła 1. W zarządzaniu projektami wygląda to podobnie: zaczynasz od małych inicjatyw, lokalnych działań, a czasem od wolontariatu (jak choćby dołączenie do zespołu Strefy PMI, przyp. Red.). Elita królowej motorsportu liczy 20 kierowców. Elitą świata zarządzania projektami są posiadacze certyfikatu PMPⓇ – i tu dobra wiadomość: choć droga do obu grup wymaga lat doświadczeń, to do tej drugiej możesz dołączyć bez budżetu na poziomie teamu Red Bulla. Co więcej, jako czytelnik Strefy PMI wiesz, gdzie szukać właściwego pit-stopu, by osiągnąć ten cel. A jakie są inne podobieństwa tych dwóch nietuzinkowych zawodów?

Iteracje i pomiary

Wyścig to nie tylko walka o prędkość – to seria okrążeń, z których każde dostarcza danych do kolejnego powtórzenia. Nie zawsze startujemy z pole position. Czasem trzeba nadrabiać zaległości z poprzedniej fazy – brzmi znajomo? Nie chodzi tylko o to, by dojechać do mety, choć czas oczywiście ma największe znaczenie. Liczą się również m.in. ilość paliwa – jako metafora eksploatacji zespołu projektowego – czy waga bolidu – jako przykład spełnienia jednego z wymagań. Strategia obrana na początku może, a nawet musi ulec zmianie, gdy na torze wydarzy się coś nieoczekiwanego. Projekty również mają swoje safety cars – nagłe interwencje, które spowalniają tempo, by ratować sytuację. Kto choć raz dostał do projektu konsultantów, ten wie, o czym mowa.

Ryzyka

Na niepewność zawsze trzeba być jakoś przygotowanym. Wyprzedzanie przy 300 km/h na mokrej nawierzchni może skończyć się albo na bandzie, albo na podium. PM jako Kierowca F1 musi wiedzieć, kiedy warto przyspieszyć, a kiedy odpuścić. Na początek warto odpowiedzieć sobie na jedno bardzo ważne pytanie: jaki apetyt na ryzyko mamy jako zespół? Szczególnie że nie każdy tor, po którym będziemy się poruszać, ma te same warunki. Najbardziej prestiżowym jest tor w Monte Carlo. Technicznie trudny, ciasny, wymagający. Ulice Monako nie wybaczają błędów – tu każdy zakręt to decyzja, a każdy błąd może kosztować wyścig. Tak jak analiza ryzyka metodą… Monte Carlo właśnie. Skomplikowana, czasochłonna, ale dająca głębokie spojrzenie na ryzyko. Dla kontrastu – Hungaroring. Tor bardziej dostępny, ale wcale nie banalny. Wymaga rytmu, precyzji i cierpliwości. Jak macierz prawdopodobieństwa i wpływu – szybka, intuicyjna, dobra na początek, ale nie zawsze wystarczająca przy bardziej złożonych projektach. Dobry kierowca projektu wie, kiedy warto zainwestować w pełną symulację, a kiedy wystarczy szybki przegląd. Bo czasem liczy się precyzja, a innym razem tempo.

Myśliwy

Choć porównanie do myśliwego może dziś budzić kontrowersje, warto spojrzeć na nią przez pryzmat mniej oczywistych aspektów pracy PM-a. Jest to jednak twarz przypominająca o nieoczywistych aspektach pracy PM-a. Tak jak myśliwy nie tylko poluje, tak project manager nie tylko sprawdza, co robią inni. Jego rola jest bardziej złożona – wymaga cierpliwości, wyczucia momentu i działania z rozwagą.

Regulacja

Myśliwi zimą dokarmiają zwierzynę nie z troski, lecz z myślą o równowadze systemu. PM również musi dbać o balans (nie o równość) w projekcie. Chodzi o mądre zarządzanie obciążeniem zespołu – nie przeładowywać, ale też nie pozostawiać bez zajęcia. Czasem trzeba „dokarmić” projekt dodatkowymi zadaniami, a kiedy indziej zapewnić chwilę oddechu – taki okres ochronny. Pamiętaj o mało znanym góralskim przysłowiu: „Gdy w projekcie zima, to roboty ni ma”. Czas, kiedy wszystko spowalnia (jak ten, który czeka nas pod koniec roku), nie musi być hibernacją. Może to najlepszy moment na działania, które odkładacie od tygodni? Zaległa dokumentacja (jeśli konieczna), wiecznie odkładane Lessons Learned, a może rzut oka na Risk Register? Na przeciwnym biegunie działań opisanych powyżej, znajduje się odstrzał, mający swoje uzasadnienie w świecie łowiectwa. Czasem nazywany sanitarnym czy też redukcyjnym, powinien działać dla dobra większej całości. PM również musi podejmować trudne decyzje, ale zatrzymajmy się na poziomie projektu, nie ludzi (tu ten kontekst byłby zdecydowanie nie na miejscu). Czasem projekt, mimo włożonych wysiłków, nie rokuje. Może być też nierentowny, niezgodny ze strategią firmy, albo po prostu przestał mieć swoje uzasadnienie biznesowe. Wtedy właśnie trzeba zdobyć się na odwagę, by go „odstrzelić”, tj. zakończyć, zanim pochłonie więcej zasobów. To nie porażka, to odpowiedzialność.

KodeX

Prawdziwy myśliwy to nie kłusownik – działa według zasad, przestrzega tradycji i szanuje równowagę. Pomaga niczym ten znany z bajki o Czerwonym Kapturku (o którym – tak na marginesie – niedługo przeczytasz na łamach tej serii). PM powinien mieć swój kodeks oparty na wartościach, kulturze osobistej, jak i organizacyjnej oraz etyce. Nie chodzi o przestrzeganie procedur, ale o bycie strażnikiem zasad, które budują zaufanie w zespole i wśród interesariuszy. Choć bardzo blisko mi do słów piosenki Reset (wyk. Wojtek Sokół oraz Marysia Starosta), które brzmią: „wartości wypisane w sercu miej, nie na koszulkach”, przyznam, że umówienie się (a nawet spisanie) z zespołem listy akceptowanych zachowań nigdy mi jeszcze nie zaszkodziło. W świecie projektów, gdzie często trzeba podejmować szybkie decyzje, to właśnie wartości są kompasem, który pomaga obrać właściwy kierunek. Stąd też X na końcu nagłówka tego akapitu, będący niczym oznaczenie celu na mapie skarbów. To znak, że najcenniejsze w pracy PM-a nie zawsze leży na powierzchni. Czasem to właśnie zasady i wartości są skarbem, który pozwala przetrwać najtrudniejsze projekty.

Pilot

Jakim cudem taka ciężka maszyna wzbija się w powietrze? Podobnie jak trudny (pot. ciężki) projekt potrzebuje siły, precyzji i kogoś, kto potrafi nim sterować. Pilot w samolotach rejsowych nazywany jest kapitanem. PM w projektach bywa nazywany różnie – od lidera, przez kierownika czy nawet ojca lub matkę, po mniej wdzięczne określenia jak: statysta, król zapytań czy mistrz prezentacji. Co zrobić, by sprawić, żeby słyszeć więcej tych pierwszych? Przejmij stery. Nie licz na autopilota.

Take off

Na początku podróży – czyli projektu – kapitan wita pasażerów, opowiada o trasie, pogodzie i przewidywanym czasie lotu. To właśnie kick-off – moment, w którym PM ustawia kierunek, nadaje ton i buduje zaufanie. Po wylądowaniu następują podziękowania i krótkie podsumowanie, czyli closure, zamknięcie projektu. Zamykaj projekt w nawias – bądź najbardziej obecny na początku i końcu. To wtedy budujesz zaufanie i zostawiasz dobre wrażenie. W trakcie lotu pozwól działać załodze – zespół potrzebuje przestrzeni i autonomii, by wykonywać swoje zadania. Nie chowaj się jednak w kabinie. Sprawdzaj, co dzieje się nie tylko na dashboardzie, ale także z tyłu samolotu. Miej kontakt z wieżą kontrolną i uważaj na inne obiekty latające, również te naturalne. W niejednym przypadku siła wyższa (force majeure) pokonała nawet najbardziej zaawansowaną technologię.

CoPilot

Głównego pilota wspiera pierwszy oficer. Zadbaj o to, by w razie swojej niedyspozycji (zmęczenia, choroby, urlopu) ktoś mógł przejąć stery. Zbuduj zespół, który potrafi lecieć dalej, nawet jeśli Ty na chwilę znikniesz z radaru. Choć nagłówek może brzmieć jak zapowiedź AI, niech ten drugi pilot będzie człowiekiem z krwi i kości – z własnym doświadczeniem, intuicją i pomysłami. Niech będzie inny niż Ty – nie szukaj swojego klona. To nie ma być figurant, ale prawdziwy za–, a może kiedyś nawet na–stępca, kiedy po udanym lądowaniu w nocy na rzece bez dwóch silników zostaniesz poproszony o pilotowanie większej maszyny, na dłuższej i bardziej wymagającej trasie.

Oklaski

Kto choć raz nie słyszał braw po lądowaniu, ten… prawdopodobnie nigdy nie leciał tanimi liniami do UK. A kto nie celebruje zakończenia projektu, ten… też daleko nie poleci. Po dużym projekcie zorganizuj event, podsumowanie, wspólne świętowanie. Najlepiej zaplanuj to już na początku, kiedy jeszcze wszyscy są pełni entuzjazmu i łatwiej o budżet. Po mniejszym – zrób cokolwiek: wspólna kawa, mail z podziękowaniem, symboliczny dyplom. Każdy lot zasługuje na brawa (nawet wirtualne).

Św. Mikołaj

Choć 6 grudnia kojarzy się z prezentami i uśmiechem, to tak naprawdę upamiętnia dzień śmierci św. Mikołaja z Miry. Co powinieneś robić, żeby zostać postrzeganym jako św. PM z Jiry, a ludzie docenili Cię szybciej niż post mortem? Zacznij od dawania – nie tylko zadań, ale też wsparcia, uznania i przestrzeni. Nie czekaj na koniec projektu, by powiedzieć dziękuję. A co potem?

Oczekiwania, prezenty i strój

Mikołaj spełnia marzenia dzieci, bo te co roku wysyłają mu jasne listy z oczekiwaniami. A skąd PM wie, czego naprawdę chcą jego interesariusze – zwłaszcza ci kluczowi? Pyta. I to najlepiej na początku projektu. Nie czeka, aż ktoś sam się odezwie, tylko aktywnie zbiera informacje na temat oczekiwań, a potem zestawia je ze sobą. Nie musi sprawdzać, czy byli grzeczni – ale powinien wiedzieć, czego naprawdę potrzebują, zanim projekt ruszy z miejsca.

Co ma wspólnego prezent – czyli paczka – z projektem? Wszystko. To doskonała metafora zakresu. Choć modne jest myślenie poza pudełkiem (thinking outside of the box), warto nieustannie skupiać się na tym, co się w nim znajduje. Bo to, co w środku jest tym, co obiecaliśmy dostarczyć. Skup się na zawartości, nie na opakowaniu. Nie próbuj wepchnąć tam wszystkiego – nawet Mikołaj tego nie potrafi.

Czapka, sztuczna broda i czerwony płaszcz – czy to wystarczy, by być Mikołajem? Oczywiście, że nie. To wystarczy, by się za niego przebrać. Podobnie jest z zarządzaniem projektami – gadżety, aplikacje czy certyfikaty nie czynią z nikogo dobrego PM-a. To tylko rekwizyty. Prawdziwa wartość kryje się gdzie indziej. Zapamiętaj dwie zasady:

• Komunikacja to nie tylko mówienie czy pisanie – to przede wszystkim bycie zrozumianym.
• Czasem warto “zmarnować” (poświęcić) chwilę z ludźmi, by zyskać coś bezcennego: zaufanie i relacje.

Dobry PM, jak Mikołaj, nie tylko dostarcza. Tworzy atmosferę, daje nadzieję i buduje zaufanie – nawet gdy działa w tle. Bo prawdziwy lider nie zawsze nosi czerwony płaszcz.

20% completed

Project Manager to nie tylko zawód – to rola, która wymaga elastyczności, odwagi, empatii i wyobraźni. To ktoś, kto potrafi być Ratownikiem – zanim pojawi się zagrożenie, Kierowcą F1 – gdy trzeba przyspieszyć, Myśliwym – gdy trzeba podejmować trudne decyzje, Pilotem – który wie, kiedy oddać stery, i Mikołajem – który potrafi słuchać, dawać i budować atmosferę. Każda z tych twarzy to nie przebranie – to kompetencja. To nie sztuczka, lecz świadomy wybór. PM nie jest superbohaterem, ale bywa kimś, kto w odpowiednim momencie potrafi być dokładnie tym, kogo projekt potrzebuje.A skoro to dopiero vol. II, to znaczy, że przed nami jeszcze 40 twarzy do odkrycia – każda z nich odsłania kolejny aspekt tej niezwykłej roli. W kolejnym numerze będą to: Stand-uper, Lekarz, Strażak, Żołnierz oraz… Pinokio.