Analiza trendu kamieni milowych jest bardzo użytecznym narzędziem do monitorowania stanu realizacji projektu. Przy relatywnie niskich nakładach pracy, daje klarowną informację o odchyleniach od planu bazowego. Kierownikom projektów pozwala na wczesną identyfikację trendów harmonogramu, a kierownictwu organizacji umożliwia skupienie uwagi na zagrożonych projektach, bez szczegółowej analizy pozostałych.
Kamienie milowe
Chcąc mówić o analizie trendu, warto na początek przybliżyć czym są same kamienie milowe. Nazywamy nimi zdarzenia o szczególnym znaczeniu dla projektu, przybliżające nas do osiągnięcia jego celu, takie jak kluczowe decyzje, uzyskanie istotnych produktów cząstkowych, czy zakończenie poszczególnych etapów prac. Są to punkty w harmonogramie projektu o zerowym czasie trwania i określonym terminie realizacji, których osiągnięcie oznacza realizację wszystkich poprzedzających je prac. Liczba kamieni w projekcie jest uzależniona od specyfiki branży i samego projektu oraz preferencji kierownika i organizacji, dla której jest realizowany projekt. W celu lepszego zobrazowania tematu, posłużmy się przykładem uproszczonej wersji projektu prostej aplikacji, dla którego zdefiniujemy następujące kamienie milowe, wraz z terminami ich osiągnięcia:
- Zatwierdzenie zakresu projektu – 08.02.2019
- Zakodowanie aplikacji – 22.02.2019
- Wdrożenie prototypu – 26.02.2019
- Zakończenie testów UAT – 01.03.2019
- Rozliczenie projektu – 08.03.2019
Oznaczenie, w trakcie realizacji projektu, danego kamienia jako ukończony oznacza, iż zostały zrealizowane wszystkie poprzedzające go zadania. Na tym poziomie szczegółowości nie wiemy czy były one realizowane w terminie, czy też ewentualne opóźnienia udało się w międzyczasie nadrobić. Na poziomie operacyjnym, dla kierownika projektu, taka analiza jest zbyt ogólna i powinien on być bliżej projektu, by w porę zareagować na ewentualne problemy. Jednak na poziomie strategicznym, dla sponsora, czy wyższej kadry zarządzającej, mających w danej chwili, do oceny dziesiątki projektów z portfela organizacji, szczegółowość kamieni jest wystarczająca. Pozwala na szybką ocenę postępów w projekcie przy minimalnych nakładach pracy, obniżając koszty funkcjonowania firmy. Zyskany w ten sposób czas należy spożytkować na dokładniejszą analizę kluczowych i problematycznych projektów, gdzie odchylenia od planu budzą wątpliwości.
Forma ma znaczenie
Tabelaryczna forma raportu, przedstawiającego terminy poszczególnych kamieni milowych, szczególnie w przypadku dużej liczby projektów, może być trudna w odbiorze. Idąc tropem popularnego przysłowia mówiącego iż jeden obraz wart jest więcej niż tysiąc słów, powstał model graficzny, w formie wykresu przedstawiającego terminy planowane, ewentualne korekty i daty realizacji, wybranych kamieni milowych projektu. Sposób takiego przedstawienia postępów prac w projekcie nosi miano „Analizy trendu kamieni milowych”
Rys. 1. Schemat analizy trendu kamieni milowychTechnikę tą stosuję już od wielu lat. Zawsze jednak miałem problem z doborem odpowiedniego narzędzia, które pozwoliłoby mi na utworzenie estetycznego wykresu. Zwykle stosowałem arkusz kalkulacyjny, ale wiązało się to z pewnymi kompromisami, związanymi z jego ograniczeniami. Mając świadomość, iż nie każda osoba realizująca projekt jest jednocześnie mistrzem Excela, postanowiłem przygotować narzędzie umożliwiające tworzenie wykresu trendów, które udostępniłem w darmowej wersji pod adresem www.soft4pm.org.
Wybór kamieni milowych
Pierwszym krokiem zmierzającym do zastosowania tej metody, jest wybór odpowiednich kamieni milowych w projekcie. Należy wybrać tylko te istotne dla odbiorców raportu, które prezentują postępy w projekcie. Prawdopodobnie będą też inne, ważne dla kierownika projektu i zespołu przy bieżącej realizacji projektu. Każdy z kamieni musi być dodatkowo opisany datą jego osiągnięcia, co pozwoli na utworzenie bazowego planu projektu.
Rys. 2. Tabela z kamieniami milowymiAktualizacja danych harmonogramu
Kolejnym krokiem przygotowania raportu, realizowanym już w trakcie trwania projektu, będzie cykliczne aktualizowanie zdefiniowanego uprzednio planu bazowego, dla wszystkich nie osiągniętych jeszcze kamieni milowych. Dzięki temu, będziemy mogli wyznaczyć na wykresie zaktualizowany harmonogram osiągania kolejnych kamieni, a jeśli połączymy prostą szacowane terminy dla każdego z nich, już po kilku okresach raportowania otrzymamy przejrzysty wykres zmian.
W naszym przykładowym projekcie przyjmijmy scenariusz, iż przyjęte założenia okazały się zbyt optymistycznie. Ze względu na konieczność uszczegółowienia specyfikacji projektu, szacujemy, że kodowanie aplikacji potrwa do 27.02. W tak małym projekcie, gdzie większość zadań jest realizowana szeregowo, wywoła to efekt domina. Po opóźnionych pracach programistycznych, potrzebujemy dwa dni na przeprowadzenie testów wewnętrznych, co pozwoli nam na wdrożenie prototypu do testów u klienta dopiero 01.03. Klient zadeklarował iż będzie potrzebował 3 dni na testy akceptacyjne, jednak 04.03 zasoby będą wykorzystywane w innym projekcie. Dlatego też testy UAT zostaną zakończone 07.03, a rozliczenie projektu przesunie się na 15.03. Po wprowadzeniu danych do tabeli, gdzie w nagłówku mamy listę zdefiniowanych kamieni, w drugim wierszu znajdują się daty osiągnięcia poszczególnych kamieni z planu bazowego, a w kolejnych zaktualizowane estymacje w określonych terminach szacowania, dane prezentują się następująco:
Rys. 3. Tabela z raportami (1)Prezentowanie danych w takim formacie może być trudne w odbiorze, a dostrzeżenie trendów dość karkołomne. Jeśli jednak dane te przedstawimy w formie wykresu, trendy będą widoczne już na pierwszy rzut oka. Każde przesunięcie wykresu danego kamienia w górę oznacza opóźnienie, a przesunięcie w dół przyspieszenie terminu jego osiągnięcia, co można zaobserwować po kolejnym szacowaniu, gdzie uzyskaliśmy informację od klienta iż zasoby niezbędne do przeprowadzenia testów będą na czas, a same testy zostaną ukończone 06.03. Pozwoli to na rozliczenie projektu 11.03, co zostało przedstawione w poniższej tabeli:
Rys. 4. Tabela z raportami (2)Wykres trendu kamieni milowych
Wykres trendów kamieni jest przedstawiony w formie prostokątnego trójkąta, gdzie na pionowej przyprostokątnej, odwzorowującej planowany – bazowy harmonogram, zostaną zobrazowane zdefiniowane uprzednio kamienie milowe. Na drugiej, poziomej przyprostokątnej, są umieszczane daty kolejnych terminów raportowania, wraz z korektami planu osiągnięcia kamieni milowych.
Dane o terminach osiągnięcia poszczególnych kamieni milowych należy uaktualniać do końca prac projektowych, na każdym z ustalonych terminów raportowania. Powstałe na tej podstawie graficzne odwzorowanie trendów kamieni milowych, jest znakomitym narzędziem do prognozowania tendencji w projekcie. Pozwala także na przekazanie w prosty i czytelny sposób tych informacji interesariuszom, co umożliwia skupienie się na kluczowych, w danym momencie, aspektach projektu. Wszystkie przykłady zdjęć, zamieszczone w artykule, pochodzą ze strony www.soft4pm.org, gdzie udostępniłem darmowe narzędzie do analizy trendu kamieni milowych online. Wprowadzone dane są zapisywane w pamięci przeglądarki użytkownika, co pozwala na ich przechowywanie pomiędzy kolejnymi okresami raportowania.
Rys. 5. Wykres MTA
Project manager branży IT z wieloletnim doświadczeniem i umiejętnościami potwier- dzonymi certyfikatami IPMA C i PRINCE2 Practitioner. Absolwent Marketingu i Zarzą- dzania na Politechnice Lubelskiej oraz pro- gramu MBA na University of Illinois. Dzięki bogatemu doświadczeniu zawodowemu, zajmuje się upowszechnianiem oraz wdra- żaniem najlepszych praktyk biznesowych w obszarze umiejętności zarządzania pro- jektami. Zrealizował kilkadziesiąt projektów oraz tysiące godzin szkoleń. Obecnie pro- ject manager, trener i właściciel kilku por- tali związanych z IT i project management, a w wolnym czasie pasjonat robotyki