Czas, w którym przyszło nam pracować wymusza na nas budowanie i wspieranie kultury innowacji oraz ciągłego doskona­lenia systemów i produktów, jakie tworzy­my. Era cyfrowa, która trwa od kilku dekad rozwija się i najpewniej osiągnęła już swój pewien przełomowy moment, gdzie ci, którzy nie dostosowują się do niej i nie nadążają z innowacjami wprowadzanymi na rynek, zaczynają tracić klientów. Zna­my już przypadki dużych i znanych marek, które zniknęły z rynku, bo zignorowały przełomowe i innowacyjne pomysły i wy­twarzały dalej swoje flagowe produkty nie bacząc na to co planuje konkurencja. Czy tego chcemy czy nie, musimy dostosować się do zmieniającego otoczenia i patrzeć na to jak zachowuje się nasz klient i jakie są jego potrzeby.

Innowacje i ulepszenia tworzymy nie dla wła­snego „widzi mi się”, ale po to, by dostarczyć klientom czy użytkownikom lepsze rozwią­zania, chcemy też docierać szybciej i pozy­skiwać nowych klientów. Doskonale widać to na przykładzie branży telekomunikacyjnej. Telefony stacjonarne już dwie dekady temu wyparte zostały przez telefony komórkowe, a teraz co roku czekamy na kolejne smartfo­ny produkowane przez gigantów, takich jak Apple czy Samsung, którzy prześcigają się w proponowanych opcjach i rozwiązaniach nowych urządzeń. I pomyśleć, że w pierwszej dekadzie XXI wieku, 40% rynku należała do Nokii, a teraz tą pulą dzielą się aż trzy firmy, które są najwyżej w rankingach: Samsung, Huawei i Apple (dane z pierwszego kwartału 2020 r.: Samsung – udział 18,5%, Huawei – 14,2% Apple – 13,7%). Zawzięcie zabiegają o rynek i nowych klientów, by za wszelką cenę nie spaść z podium. Te firmy wiedzą, że aby tak było, muszą bacznie obserwować ry­nek, ale też rozwijać nowe rozwiązania i sta­wiać na innowacje. Naszym zadaniem jako kierowników projektów czy Scrum Masterów również jest wspieranie innowacji. Dzięki ta­kiemu podejściu nie tylko naszym zespołom będzie się lepiej i ciekawiej pracowało, ale też istnieje duża szansa, że zyska na tym na­sza firma i przyczynimy się do współtworze­nia jej sukcesu.

Czas i przestrzeń

Innowacje nie zawsze oznaczają całkowicie nowe rozwiązania, mogą być też uspraw­nieniami istniejących już systemów czy pro­duktów. Czasem mała zmiana, ale zupełnie nowa, nieistniejąca jeszcze na rynku, która pozwoli nam na utrzymanie dotychczaso­wych klientów albo pozyskanie nowych, może sprawić, że jesteśmy lepiej postrzegani na rynku, zwiększamy zyski albo po prostu nie odnotowujemy strat. W obecnych cza­sach to naprawdę ważne, bo w coraz więk­szej ilości branż musimy ścigać się nie tylko, by być liderem rynku, ale też po to, by na nim przetrwać.

Zatem zacznijmy od podstaw. To, że kul­tura innowacji jest ważna, już wiemy. Jednak łatwiej to powiedzieć niż zrobić. Nie wystar­czy zapisać tego w strategii czy naszej wizji i misji, musimy przede wszystkim to wspie­rać na każdym szczeblu organizacji. Na pew­no dużo nam ułatwia, jeśli nasza organizacja wpisuje innowacyjność w swoją strategię lub wizję i chętnie dzieli się dobrymi przykładami jej realizacji. To z pewnością wzmacnia rolę i podejście do wytwarzania odróżniających się rozwiązań. Jednak patrząc z poziomu ze­społu my również powinniśmy wspierać i bu­dować innowacyjność.

Możemy to zrobić poprzez kontrakt ze­społu, w którym zawrzemy nasze wartości i co one dla nas oznaczają. Bardzo popularne zwinne podejście opiera swoje zasady rów­nież na innowacyjności – wystarczy przeczy­tać Manifest Agile czy spojrzeć na filary SAFe House of Lean – na tym możemy bazować zaczynając rozmowę o innowacjach i ulep­szeniach. Jednak wszystko to będzie za mało, jeśli nie ustalimy na to dedykowanego czasu. W SAFe (Scaled Agile Framework) wpisane jest to od samego początku w cykl pracy ze­społów i mówimy tu o dedykowanej iteracji: Innovation & Planning (IP Iteration) – jest to ostatni sprint każdej kadencji, który zespół poświęca na przygotowanie i planowanie ko­lejnej kadencji, ale też na prace nad innowa­cjami, zebraniem pomysłów na usprawnienia i wpisanie ich jako konkretnych elementów rejestru produktu do dalszej pracy (ang. back­log) na kolejną kadencję. Możemy patrząc na ten model pracy ustalić procent czasu, jaki dedykujemy w zespole na tego rodzaju pracę, często jest to ok. 10-20% w danym sprincie, lub jeśli akurat nie pracujemy w sprintach, to określamy ten czas na okres jednego miesią­ca lub kwartału.

Jeśli pomimo tych ustaleń pojawiają się problemy w zespole i ciągłe tłumaczenia, że brakuje czasu, albo zespół chciałby zrobić coś wspólnie i nie udaje mu się zgrać, może­my spróbować ustalić jeden konkretny dzień albo jego część i wpisać go na stałe do ka­lendarza.

Małymi krokami, od ulepszeń do innowacji

Jeśli już mamy ustalony czas i możemy się go trzymać, pora na pierwsze kroki. Budo­wanie kultury, w której szukamy usprawnień, a z czasem też innowacyjnych rozwiązań powinniśmy zacząć od pewnych rytuałów, które dla zespołu mogą stać się rutyną. No­tatki, złote myśli, zeszyt pomysłów – nie­ważne jak nazwiemy to podejście, grunt, aby zacząć od zachęcania do zapisywania pomysłów, codziennie i regularnie. Pomysł wybitnie prosty, który wymaga niewielkiego nakładu pracy i przygotowań. Zachęcajmy zespół do założenia zeszytu czy dowolnego arkusza na komputerze, gdzie najpierw indy­widualnie zaczynamy zapisywać swoje po­mysły na usprawnienia.

Fot. Ada Grzenkowicz Zeszyt: Złote myśli i pomysły. Zainspirowana koleżanką, z którą współpracuję na co dzień, zaczęłam tworzyć swój własny zeszyt, gdzie zapisuję pomysły na usprawnienia dla pracy swojej i mojego zespołu.

Możemy też zbierać problemy, które nam przeszkadzają, a bardzo chcielibyśmy się ich pozbyć, lub zwyczajne obserwacje i prze­myślenia z każdego dnia naszej pracy. Po pewnym czasie prosimy, aby wrócić do tych notatek i zacząć dzielić się nimi, organi­zujemy czas i przestrzeń do podzielenia się przez wszystkich członków zespołu swoimi przemyśleniami i pomysłami i tak możemy zacząć wybierać te, które nam się podobają i chcemy je wdrożyć w dalszej pracy. Innym krokiem może także być wybranie jedne­go problemu, który dotyczy zdecydowanej większości, przedyskutowanie i ustalanie najlepszych sposobów na jego rozwiązanie. Jeśli to zadziała i zaczniemy po kolei rozwią­zywać problemy i wprowadzać nowe ulep­szenia w życie, wówczas mamy już pierwszy sukces. Zespół, który nauczy się tak pra­cować, chętniej będzie dzielił się kolejnymi pomysłami, próbował znaleźć lepsze i cie­kawsze sposoby pracy, a także zacznie brać pod uwagę potrzeby użytkowników i znaj­dować interesujące funkcjonalności, które w krótkim czasie będą dla niego dostępne.

Inną formą, która szybko pozwoli nam na osiągnięcie pierwszych rezultatów, może być zbieranie pomysłów od razu w jednym miejscu przez cały zespół. Może być to na przykład wspólna tablica kanbanowa z po­mysłami czy współdzielony plik, gdzie każ­dy może zgłosić i zapisywać swoje pomysły albo rozbudowywać te podniesione przez innych członków zespołu.

Zrzut z tablicy kanbanowej jednego z zespołów z listą ulepszeń i pomysłów do realizacji na przyszłość.
Elementy były traktowane jak rejestr produktu, każdy miał swój opis, kryteria akceptacji, nadany priorytet.
Źródło: Ada Grzenkowicz

Festiwal dzielenia się wiedzą i pomysłami

Nowe produkty, funkcjonalności, słowem – innowacje, wynikają często z potrzeby rynku, nowych trendów i gwałtownie zmieniające­go się otoczenia. Szukamy inspiracji, nowo­ści, efektu wow, czegoś co pozwoli wyróżnić nam się na rynku od innych. Wiele nowych rozwiązań powstaje latami, często bazując na pomysłach innych, na kanwie odniesio­nych już sukcesów, ale też porażek. Dlatego warto inwestować czas w inicjatywy, któ­re nie tylko na poziomie jednego zespołu pozwolą nam na wymienienie się wiedzą, zdobytym doświadczeniem, pomysłami zrealizowanymi i tymi, które dopiero gdzieś nam kiełkują. Forma tego typu spotkań jest dowolna, możemy mieć konkretną agendę i listę wystąpień, a możemy podejść do tego bardziej otwarcie i na bieżąco formułować agendę. Uczestniczyłam w wielu tego typu wydarzeniach, czy to w swojej organizacji, czy to podczas różnego rodzaju warsztatów i spotkań praktyków z różnych organiza­cji. Za każdym razem takie wydarzenia były inspiracją do dalszej pracy, niejednokrotnie pozwalały na zmianę podejścia, czy były powodem do dyskusji z zespołem i wspól­nego wymyślania, co możemy zrobić inaczej, by osiągnąć jeszcze lepszy wynik czy efekt. Jako osoby, które mają wspierać nasze ze­społy w rozwoju powinniśmy sami działać jako dobry przykład i dzielić się tym czego się dowiedzieliśmy, zachęcać do uczestnic­twa w tego typu wydarzeniach, jak również sami je organizować.

Ciekawym wydarzeniem może być warsz­tat dedykowany konkretnemu zagadnieniu, na przykład aplikacji czy wytwarzanemu pro­duktowi. Zapraszamy na nie zespoły pracują­ce nad jego rozwojem i budową, ale możemy też uwzględnić innych interesariuszy, użyt­kowników, czy po prostu zrobić otwarte wy­darzenie dla wszystkich zainteresowanych. Celem spotkania powinno być zebranie jak największej ilości pomysłów na nowe funk­cjonalności, ich wstępne przeanalizowanie, wybranie najlepszych i ustalenie ich priory­tetów lub kolejnych kroków, które przybliżą nas do realizacji konkretnych rozwiązań, ja­kie przyniosą nam dodatkowe korzyści.

Hackatony, fixatony i inne maratony

Kolejnym stopniem, który wspiera innowacje i rozwój mogą stać się hackatony. To rodzaj wydarzenia zapoczątkowany pod koniec lat 90. XX wieku w USA, polegający na tym, że grupa ludzi zainteresowana danym tematem, aplikacją, językiem programowania czy sta­wianemu wyzwaniu zbiera się razem i przez określony czas pracuje wspólnie nad wypra­cowaniem najlepszego rozwiązania. Jest to często kilkunastogodzinne wyzwanie, któ­re inaugurowane jest wstępną prezentacją, wyjaśnieniem reguł. W ciągu najczęściej jed­nego-dwóch dni programiści, testerzy i inni zainteresowani wspólnie pracują, aby na ko­niec zademonstrować działające rozwiązanie. Często wydarzenia te zwieńczane są rów­nież integracyjnym wydarzeniem, wspólnym świętowaniem oraz nagrodami dla najlep­szych zespołów. Możemy realizować także hackatony dedykowane właśnie innowacjom.

Fixaton to rodzaj hackatonu skupiony na roz­wiązywaniu regularnie pojawiających się pro­blemów. Forma jest dokładnie taka sama jak przy hackatonie, tu jednak celem jest wypra­cowanie takich akcji, które pozwolą nam na zlikwidowanie lub przynajmniej zmniejszenie istniejących problemów, z którymi boryka się nasz zespół lub nawet cała organizacja.

Fot. pixabay.com

Uczmy się na błędach

Istotnym punktem w rozwijaniu kultury in­nowacyjności jest także patrzenie na błędy i porażki i odpowiednie wyciąganie z tego wniosków, analizowanie i próby przekucia tego w coś dobrego. Nie zawsze oznacza to, że jeśli nam coś nie wyszło mamy się nie poddawać i dalej próbować. Czasem trzeba odpuścić i odłożyć coś z powrotem na pół­kę. Jednak zdarzają się nam pomysły, które mają dobre założenia, jednak coś poszło nie tak w ich realizacji. Warto więc próbować coś zmieniać i dostosowywać, zwłaszcza jeśli wierzymy w swój pomysł i opieramy to również o opinie i potrzeby użytkowników. Wówczas warto wrócić do pierwotnego po­mysłu i być może poszukać innej opcji, która pomoże nam w osiągnięciu celu lub też bę­dzie inspiracją do innych, zupełnie nowych pomysłów.

Praktyką, która pozwoli nam na odpo­wiednie zarządzanie różnymi możliwościami i opcjami, powinno być odpowiednie repo­zytorium, gdzie mamy zebrane wszystkie pomysły, zarówno te, które nam się udało z sukcesem zrealizować, jak i te, które nam się nie udały z różnych powodów, lub po prostu się na nie zdecydowaliśmy. Tego typu repozytoria często okazują kopalnią wiedzy i inspiracji dla kolejnych zespołów. Stąd ważne jest, by w naszej organizacji dbać nie tylko o dzielenie się inicjatywami odnoszą­cymi sukces, ale też przejrzyste pokazywa­nie tego, co się nie udało i dlaczego, tak, aby inni również mogli właściwie reagować i nie popełniali tych samych błędów. Dzieląc się wiedzą o porażkach i problemach możemy również szybko uzyskać pomysły od innych współpracowników na kolejne usprawnienia, na które możemy sami nie wpadlibyśmy. Do­skonałym przykładem innowacji, która z po­czątku wydawała się porażką, mogą być dla nas popularne post-ity – małe, samoprzy­lepne karteczki. Ich twórcy z 3M zaczęli je produkować dopiero po tym, jak okazało się, że prace nad supertrwałym klejem nie udały się i technologowie stworzyli klej, który nie trzyma. Nie poddając się wymyślili, że ów wynalazek może właśnie służyć w kartecz­kach, które przyklejamy do notesów, ścian i innych przedmiotów, ale nie uszkadzają one materiału, do którego je przyczepiamy i tym samym możemy je równie łatwo odkleić. Projekt, który początkowo okazał się total­nym fiaskiem firma przekuła w swój ogromny sukces, przynoszący im miliony dochodów.

Regularność i bezkompromisowość

Tworzenie kultury organizacyjnej, w której wspieramy innowacyjność de facto nie jest skomplikowane. Nie wymaga od nas rów­nież wyszukanych technik i narzędzi, nawet budżet nie musi być duży. Co najważniej­sze to dedykowany czas, jaki ustalamy i on powinien być zagwarantowany naszemu zespołowi. Gdy to uda nam się zapewnić i wypracować regularność w zespole wów­czas już mamy z górki. W dowolny sposób możemy zacząć działać, wspierać zespół, tak jak on tego potrzebuje i powalać na kre­atywność i innowacje. Pamiętajmy, że aby zbudować odpowiednią kulturę, która wspie­ra innowacje nie można osiadać na laurach i cały czas patrzeć w przyszłość i szukać no­wych, lepszych rozwiązań. Tylko wtedy mo­żemy być pewni, że utrzymamy się na rynku przez lata.

Artykuł pochodzi z: Strefa PMI nr 32, Marzec 2021

Podobne artykuły

True Agile Is Who You Are – interview with Arie van Bennekum
Mirosław Dąbrowski
Bardziej niż agile – projekty eksploracyjne w praktyce
Marcin Żmigrodzki
Scrumban – różnice w stosunku do Scrum i Kanban
Tomasz Sienkiewicz
Siedem znaczeń Kanbana
Jakub Drzazga