Czas, w którym przyszło nam pracować wymusza na nas budowanie i wspieranie kultury innowacji oraz ciągłego doskonalenia systemów i produktów, jakie tworzymy. Era cyfrowa, która trwa od kilku dekad rozwija się i najpewniej osiągnęła już swój pewien przełomowy moment, gdzie ci, którzy nie dostosowują się do niej i nie nadążają z innowacjami wprowadzanymi na rynek, zaczynają tracić klientów. Znamy już przypadki dużych i znanych marek, które zniknęły z rynku, bo zignorowały przełomowe i innowacyjne pomysły i wytwarzały dalej swoje flagowe produkty nie bacząc na to co planuje konkurencja. Czy tego chcemy czy nie, musimy dostosować się do zmieniającego otoczenia i patrzeć na to jak zachowuje się nasz klient i jakie są jego potrzeby.
Innowacje i ulepszenia tworzymy nie dla własnego „widzi mi się”, ale po to, by dostarczyć klientom czy użytkownikom lepsze rozwiązania, chcemy też docierać szybciej i pozyskiwać nowych klientów. Doskonale widać to na przykładzie branży telekomunikacyjnej. Telefony stacjonarne już dwie dekady temu wyparte zostały przez telefony komórkowe, a teraz co roku czekamy na kolejne smartfony produkowane przez gigantów, takich jak Apple czy Samsung, którzy prześcigają się w proponowanych opcjach i rozwiązaniach nowych urządzeń. I pomyśleć, że w pierwszej dekadzie XXI wieku, 40% rynku należała do Nokii, a teraz tą pulą dzielą się aż trzy firmy, które są najwyżej w rankingach: Samsung, Huawei i Apple (dane z pierwszego kwartału 2020 r.: Samsung – udział 18,5%, Huawei – 14,2% Apple – 13,7%). Zawzięcie zabiegają o rynek i nowych klientów, by za wszelką cenę nie spaść z podium. Te firmy wiedzą, że aby tak było, muszą bacznie obserwować rynek, ale też rozwijać nowe rozwiązania i stawiać na innowacje. Naszym zadaniem jako kierowników projektów czy Scrum Masterów również jest wspieranie innowacji. Dzięki takiemu podejściu nie tylko naszym zespołom będzie się lepiej i ciekawiej pracowało, ale też istnieje duża szansa, że zyska na tym nasza firma i przyczynimy się do współtworzenia jej sukcesu.
Czas i przestrzeń
Innowacje nie zawsze oznaczają całkowicie nowe rozwiązania, mogą być też usprawnieniami istniejących już systemów czy produktów. Czasem mała zmiana, ale zupełnie nowa, nieistniejąca jeszcze na rynku, która pozwoli nam na utrzymanie dotychczasowych klientów albo pozyskanie nowych, może sprawić, że jesteśmy lepiej postrzegani na rynku, zwiększamy zyski albo po prostu nie odnotowujemy strat. W obecnych czasach to naprawdę ważne, bo w coraz większej ilości branż musimy ścigać się nie tylko, by być liderem rynku, ale też po to, by na nim przetrwać.
Zatem zacznijmy od podstaw. To, że kultura innowacji jest ważna, już wiemy. Jednak łatwiej to powiedzieć niż zrobić. Nie wystarczy zapisać tego w strategii czy naszej wizji i misji, musimy przede wszystkim to wspierać na każdym szczeblu organizacji. Na pewno dużo nam ułatwia, jeśli nasza organizacja wpisuje innowacyjność w swoją strategię lub wizję i chętnie dzieli się dobrymi przykładami jej realizacji. To z pewnością wzmacnia rolę i podejście do wytwarzania odróżniających się rozwiązań. Jednak patrząc z poziomu zespołu my również powinniśmy wspierać i budować innowacyjność.
Możemy to zrobić poprzez kontrakt zespołu, w którym zawrzemy nasze wartości i co one dla nas oznaczają. Bardzo popularne zwinne podejście opiera swoje zasady również na innowacyjności – wystarczy przeczytać Manifest Agile czy spojrzeć na filary SAFe House of Lean – na tym możemy bazować zaczynając rozmowę o innowacjach i ulepszeniach. Jednak wszystko to będzie za mało, jeśli nie ustalimy na to dedykowanego czasu. W SAFe (Scaled Agile Framework) wpisane jest to od samego początku w cykl pracy zespołów i mówimy tu o dedykowanej iteracji: Innovation & Planning (IP Iteration) – jest to ostatni sprint każdej kadencji, który zespół poświęca na przygotowanie i planowanie kolejnej kadencji, ale też na prace nad innowacjami, zebraniem pomysłów na usprawnienia i wpisanie ich jako konkretnych elementów rejestru produktu do dalszej pracy (ang. backlog) na kolejną kadencję. Możemy patrząc na ten model pracy ustalić procent czasu, jaki dedykujemy w zespole na tego rodzaju pracę, często jest to ok. 10-20% w danym sprincie, lub jeśli akurat nie pracujemy w sprintach, to określamy ten czas na okres jednego miesiąca lub kwartału.
Jeśli pomimo tych ustaleń pojawiają się problemy w zespole i ciągłe tłumaczenia, że brakuje czasu, albo zespół chciałby zrobić coś wspólnie i nie udaje mu się zgrać, możemy spróbować ustalić jeden konkretny dzień albo jego część i wpisać go na stałe do kalendarza.
Małymi krokami, od ulepszeń do innowacji
Jeśli już mamy ustalony czas i możemy się go trzymać, pora na pierwsze kroki. Budowanie kultury, w której szukamy usprawnień, a z czasem też innowacyjnych rozwiązań powinniśmy zacząć od pewnych rytuałów, które dla zespołu mogą stać się rutyną. Notatki, złote myśli, zeszyt pomysłów – nieważne jak nazwiemy to podejście, grunt, aby zacząć od zachęcania do zapisywania pomysłów, codziennie i regularnie. Pomysł wybitnie prosty, który wymaga niewielkiego nakładu pracy i przygotowań. Zachęcajmy zespół do założenia zeszytu czy dowolnego arkusza na komputerze, gdzie najpierw indywidualnie zaczynamy zapisywać swoje pomysły na usprawnienia.
Fot. Ada Grzenkowicz Zeszyt: Złote myśli i pomysły. Zainspirowana koleżanką, z którą współpracuję na co dzień, zaczęłam tworzyć swój własny zeszyt, gdzie zapisuję pomysły na usprawnienia dla pracy swojej i mojego zespołu.Możemy też zbierać problemy, które nam przeszkadzają, a bardzo chcielibyśmy się ich pozbyć, lub zwyczajne obserwacje i przemyślenia z każdego dnia naszej pracy. Po pewnym czasie prosimy, aby wrócić do tych notatek i zacząć dzielić się nimi, organizujemy czas i przestrzeń do podzielenia się przez wszystkich członków zespołu swoimi przemyśleniami i pomysłami i tak możemy zacząć wybierać te, które nam się podobają i chcemy je wdrożyć w dalszej pracy. Innym krokiem może także być wybranie jednego problemu, który dotyczy zdecydowanej większości, przedyskutowanie i ustalanie najlepszych sposobów na jego rozwiązanie. Jeśli to zadziała i zaczniemy po kolei rozwiązywać problemy i wprowadzać nowe ulepszenia w życie, wówczas mamy już pierwszy sukces. Zespół, który nauczy się tak pracować, chętniej będzie dzielił się kolejnymi pomysłami, próbował znaleźć lepsze i ciekawsze sposoby pracy, a także zacznie brać pod uwagę potrzeby użytkowników i znajdować interesujące funkcjonalności, które w krótkim czasie będą dla niego dostępne.
Inną formą, która szybko pozwoli nam na osiągnięcie pierwszych rezultatów, może być zbieranie pomysłów od razu w jednym miejscu przez cały zespół. Może być to na przykład wspólna tablica kanbanowa z pomysłami czy współdzielony plik, gdzie każdy może zgłosić i zapisywać swoje pomysły albo rozbudowywać te podniesione przez innych członków zespołu.
Zrzut z tablicy kanbanowej jednego z zespołów z listą ulepszeń i pomysłów do realizacji na przyszłość.
Elementy były traktowane jak rejestr produktu, każdy miał swój opis, kryteria akceptacji, nadany priorytet.
Źródło: Ada GrzenkowiczFestiwal dzielenia się wiedzą i pomysłami
Nowe produkty, funkcjonalności, słowem – innowacje, wynikają często z potrzeby rynku, nowych trendów i gwałtownie zmieniającego się otoczenia. Szukamy inspiracji, nowości, efektu wow, czegoś co pozwoli wyróżnić nam się na rynku od innych. Wiele nowych rozwiązań powstaje latami, często bazując na pomysłach innych, na kanwie odniesionych już sukcesów, ale też porażek. Dlatego warto inwestować czas w inicjatywy, które nie tylko na poziomie jednego zespołu pozwolą nam na wymienienie się wiedzą, zdobytym doświadczeniem, pomysłami zrealizowanymi i tymi, które dopiero gdzieś nam kiełkują. Forma tego typu spotkań jest dowolna, możemy mieć konkretną agendę i listę wystąpień, a możemy podejść do tego bardziej otwarcie i na bieżąco formułować agendę. Uczestniczyłam w wielu tego typu wydarzeniach, czy to w swojej organizacji, czy to podczas różnego rodzaju warsztatów i spotkań praktyków z różnych organizacji. Za każdym razem takie wydarzenia były inspiracją do dalszej pracy, niejednokrotnie pozwalały na zmianę podejścia, czy były powodem do dyskusji z zespołem i wspólnego wymyślania, co możemy zrobić inaczej, by osiągnąć jeszcze lepszy wynik czy efekt. Jako osoby, które mają wspierać nasze zespoły w rozwoju powinniśmy sami działać jako dobry przykład i dzielić się tym czego się dowiedzieliśmy, zachęcać do uczestnictwa w tego typu wydarzeniach, jak również sami je organizować.
Ciekawym wydarzeniem może być warsztat dedykowany konkretnemu zagadnieniu, na przykład aplikacji czy wytwarzanemu produktowi. Zapraszamy na nie zespoły pracujące nad jego rozwojem i budową, ale możemy też uwzględnić innych interesariuszy, użytkowników, czy po prostu zrobić otwarte wydarzenie dla wszystkich zainteresowanych. Celem spotkania powinno być zebranie jak największej ilości pomysłów na nowe funkcjonalności, ich wstępne przeanalizowanie, wybranie najlepszych i ustalenie ich priorytetów lub kolejnych kroków, które przybliżą nas do realizacji konkretnych rozwiązań, jakie przyniosą nam dodatkowe korzyści.
Hackatony, fixatony i inne maratony
Kolejnym stopniem, który wspiera innowacje i rozwój mogą stać się hackatony. To rodzaj wydarzenia zapoczątkowany pod koniec lat 90. XX wieku w USA, polegający na tym, że grupa ludzi zainteresowana danym tematem, aplikacją, językiem programowania czy stawianemu wyzwaniu zbiera się razem i przez określony czas pracuje wspólnie nad wypracowaniem najlepszego rozwiązania. Jest to często kilkunastogodzinne wyzwanie, które inaugurowane jest wstępną prezentacją, wyjaśnieniem reguł. W ciągu najczęściej jednego-dwóch dni programiści, testerzy i inni zainteresowani wspólnie pracują, aby na koniec zademonstrować działające rozwiązanie. Często wydarzenia te zwieńczane są również integracyjnym wydarzeniem, wspólnym świętowaniem oraz nagrodami dla najlepszych zespołów. Możemy realizować także hackatony dedykowane właśnie innowacjom.
Fixaton to rodzaj hackatonu skupiony na rozwiązywaniu regularnie pojawiających się problemów. Forma jest dokładnie taka sama jak przy hackatonie, tu jednak celem jest wypracowanie takich akcji, które pozwolą nam na zlikwidowanie lub przynajmniej zmniejszenie istniejących problemów, z którymi boryka się nasz zespół lub nawet cała organizacja.
Fot. pixabay.comUczmy się na błędach
Istotnym punktem w rozwijaniu kultury innowacyjności jest także patrzenie na błędy i porażki i odpowiednie wyciąganie z tego wniosków, analizowanie i próby przekucia tego w coś dobrego. Nie zawsze oznacza to, że jeśli nam coś nie wyszło mamy się nie poddawać i dalej próbować. Czasem trzeba odpuścić i odłożyć coś z powrotem na półkę. Jednak zdarzają się nam pomysły, które mają dobre założenia, jednak coś poszło nie tak w ich realizacji. Warto więc próbować coś zmieniać i dostosowywać, zwłaszcza jeśli wierzymy w swój pomysł i opieramy to również o opinie i potrzeby użytkowników. Wówczas warto wrócić do pierwotnego pomysłu i być może poszukać innej opcji, która pomoże nam w osiągnięciu celu lub też będzie inspiracją do innych, zupełnie nowych pomysłów.
Praktyką, która pozwoli nam na odpowiednie zarządzanie różnymi możliwościami i opcjami, powinno być odpowiednie repozytorium, gdzie mamy zebrane wszystkie pomysły, zarówno te, które nam się udało z sukcesem zrealizować, jak i te, które nam się nie udały z różnych powodów, lub po prostu się na nie zdecydowaliśmy. Tego typu repozytoria często okazują kopalnią wiedzy i inspiracji dla kolejnych zespołów. Stąd ważne jest, by w naszej organizacji dbać nie tylko o dzielenie się inicjatywami odnoszącymi sukces, ale też przejrzyste pokazywanie tego, co się nie udało i dlaczego, tak, aby inni również mogli właściwie reagować i nie popełniali tych samych błędów. Dzieląc się wiedzą o porażkach i problemach możemy również szybko uzyskać pomysły od innych współpracowników na kolejne usprawnienia, na które możemy sami nie wpadlibyśmy. Doskonałym przykładem innowacji, która z początku wydawała się porażką, mogą być dla nas popularne post-ity – małe, samoprzylepne karteczki. Ich twórcy z 3M zaczęli je produkować dopiero po tym, jak okazało się, że prace nad supertrwałym klejem nie udały się i technologowie stworzyli klej, który nie trzyma. Nie poddając się wymyślili, że ów wynalazek może właśnie służyć w karteczkach, które przyklejamy do notesów, ścian i innych przedmiotów, ale nie uszkadzają one materiału, do którego je przyczepiamy i tym samym możemy je równie łatwo odkleić. Projekt, który początkowo okazał się totalnym fiaskiem firma przekuła w swój ogromny sukces, przynoszący im miliony dochodów.
Regularność i bezkompromisowość
Tworzenie kultury organizacyjnej, w której wspieramy innowacyjność de facto nie jest skomplikowane. Nie wymaga od nas również wyszukanych technik i narzędzi, nawet budżet nie musi być duży. Co najważniejsze to dedykowany czas, jaki ustalamy i on powinien być zagwarantowany naszemu zespołowi. Gdy to uda nam się zapewnić i wypracować regularność w zespole wówczas już mamy z górki. W dowolny sposób możemy zacząć działać, wspierać zespół, tak jak on tego potrzebuje i powalać na kreatywność i innowacje. Pamiętajmy, że aby zbudować odpowiednią kulturę, która wspiera innowacje nie można osiadać na laurach i cały czas patrzeć w przyszłość i szukać nowych, lepszych rozwiązań. Tylko wtedy możemy być pewni, że utrzymamy się na rynku przez lata.
[ENG] Leader, Agile ways of working enthusiast. Has over 10 years experience with multicultural teams. Support teams achieving their goals, delivering projects and solutions that are focused on meeting clients needs. People doing the work are priority number one for her and she does her best motivating and empowering them. PMP® & SAFe SPC® certified, trainer and designer of interactive workshop. In her free time, passionate of active forms of leisure, crime stories, baking and cooking.
[PL] Liderka, pasjonatka zwinnej pracy projektowej. Posiada ponad 10-letnie doświadczenie w pracy w zespołach wielokulturowych. Wspiera zespoły w osiąganiu celi i dostarczaniu projektów lub rozwiązań, które spełniają oczekiwania klienta. Wierzy, że w pracy na pierwszym miejscu są ludzie i to ich wspiera w dotarciu do celu. Projektuje gry i interaktywne warsztaty szkoleniowe. Akredytowany trener PMP® oraz SAFe SPC®. W wolnym czasie fanka aktywnego wypoczynku, kryminałów, pieczenia i gotowania.