„Największe osiągnięcia ludzkości tworzone są w rozmowie, a jej największe niepowodzenia są skutkiem braku rozmowy. Nie musi tak być. Nasze największe marzenia mogą stać się rzeczywistością. Z technologią, którą dysponujemy możliwości są nieograniczone. Wszystko, co musimy zrobić, to upewnić się, że wciąż rozmawiamy.”
S. Hawking
W dobie automatyzacji procesów biznesowych i coraz szybszego przetwarzania informacji, zarówno przez ludzi jak i komputery, sprawna i skuteczna komunikacja staje się kluczową kwestią. Metodyki zarządzania projektami i ich twórcy kładą szczególny nacisk na ten element zarządzania, traktując go jako łącznik wszystkich innych aspektów i główne ryzyko.
Pracując w wielu różnych projektach międzynarodowych o dużej skali podejmowałem liczne próby zaplanowania i optymalnego zarządzania komunikacją w projekcie – również z PMBOK® Guide „w dłoni” czyli z wykorzystaniem klasycznych narzędzi: macierzy interesariuszy i planu komunikacji. Mimo starań moich i zespołu, komunikacja ze wszystkimi zaangażowanymi osobami zawsze pozostawiała pole do rozwoju.
Analizując zakończone projekty i dostępne narzędzia dotarłem do wniosku, że brakującym ogniwem jest mechanizm łączący wszystkie kluczowe atrybuty komunikacji na jednej prostej wizualizacji, z automatycznym przypominaniem i zmuszaniem użytkownika do pojedynczej akcji w trakcie realizacji projektu zgodnie z wcześniej przygotowanym planem. Tym sposobem powstał celownik komunikacyjny łączący teorię planowania z natłokiem obowiązków i rzeczywistością realizacji projektu.
Atrybuty celownika
Zakres tematyczny komunikatu jest nieco kłopotliwym elementem, który utrudnia standaryzację działań. Dla uproszczenia podzieliłem tematykę na cztery kategorie (status, pomysł, zmiana i problem) – mające wpływ na nasze dalsze decyzje dotyczące formy komunikacji, którą wybierzemy. Może się również okazać, że jeden kluczowy interesariusz będzie musiał, ze względu na różne zakresy tematyczne, pojawić się na celowniku więcej niż raz. Na przykład problemy w realizacji będziemy omawiać ze sponsorem w innej formie niż status projektu.
Forma komunikacji to drugi z atrybutów, które wchodzą w skład celownika. W moim przypadku jest to podział na cztery obszary, w których definiuję optymalny sposób komunikacji – dość oczywisty podział na: spotkanie, telefon lub wiadomość pisemną uzupełniłem o coraz bardziej popularne wideokonferencje, które są dobrym konsensusem pomiędzy spotkaniem bezpośrednim a kontaktem telefonicznym. Do tej kategorii zaliczam również udostępnienie ekranu komputera i wzrokowe przedstawienie tego, o czym mówimy.
Częstotliwość komunikacji w ustalonych wcześniej zakresie i formie, widoczna jest na poszczególnych poziomach kręgów. W zależności od potrzeb należy dopasować odpowiednio poziomy częstotliwości kontaktów. Ostatnim poziomem widocznym na macierzy częstotliwości, jednak nie mierzonym czasowo, jest poziom „wglądu”. Służy on, w odróżnieniu od poziomów wyższych, do uwzględnienia interesariuszy, o których czas nie zabiegamy z własnej inicjatywy, ale dajemy im ogólny dostęp informacyjny do tego co robimy. Może to być dostęp do bazy danych, listy realizowanych zadań itp. Osoby te będą widziały postępy prac jeśli będą tego chciały, ale świadomie z własnej inicjatywy nie podejmujemy w ich kierunku precyzyjnych działań.
Odpowiedzialność za komunikację z poszczególnym interesariuszem to ostatni element układanki – po podziale poszczególnych interesariuszy między zespół projektowy każdy z członków będzie wiedział co jest do zrobienia. Zamykając etap planowania warto oddelegować komunikację z poszczególnymi interesariuszami do zespołu projektowego. Każdy członek zespołu powinien znać zakres odpowiedzialności oraz częstotliwość.
Zakres podziału atrybutów i stopień szczegółowości rozpisania – to czynniki zależne od indywidualnej sytuacji w projekcie, które powinny być dopasowane do jego potrzeb. Połączenie wszystkich aspektów pozwala na stworzenie precyzyjnej analizy, łatwej do zautomatyzowania i stosowania w praktyce.
Etapy tworzenia celownika
Pierwszym krokiem tworzenia narzędzia jest klasyczne stworzenie listy interesariuszy. Wszystkie osoby mniej lub bardziej zaangażowane w realizację projektu należy wypisać i najlepiej pogrupować. Klasyczna macierz wpływu i zainteresowania interesariuszy może być początkiem drogi do celu. Jako narzędzie wspierające porządkowanie możemy zastosować różnego rodzaju programy do mapowania myśli czy tworzenia schematów organizacyjnych – kluczową funkcjonalnością ułatwiającą pracę będzie możliwość łączenia rekordów w wielopoziomowe podgrupy.
Drugim krokiem będzie weryfikacja listy interesariuszy pod kątem tematyki przekazywanych informacji. Wymiana statusu, komunikowanie problemów i pomysłów wymagać mogą różnych form komunikacji z tą samą osobą, dlatego w tym kroku warto przeanalizować, które tematy powinny trafiać do poszczególnych osób. Tematykę w podziale na cztery kategorie zaznaczam kolorem przy każdym podmiocie.
Trzeci krok to wybór odpowiedniej formy komunikacji do poszczególnego podmiotu i tematu. Cztery warianty formy komunikacji powinny nam wystarczyć do zapewnienia odpowiedniego przepływu.
Następnie ustalamy odpowiednią częstotliwość kontaktu. Im dalej od środka celownika, tym liczniejszą grupę możemy umieścić na schemacie, zachowując przejrzystość narzędzia. Na poziomie kontaktu raz w tygodniu zbieram listę kluczowych osób, które umieszczam w schemacie z inicjałami. Na poziomie komunikacji raz w miesiącu lub raz w kwartale zazwyczaj umieszczam zarówno pojedyncze osoby jak i grupy interesariuszy. Na najszerszym poziomie „wglądu” umieszczam właściwie same grupy kontaktów, które potrzebują informacji o statusie projektu, ale komunikacja z nimi nie musi być dwustronna.
Na koniec, kiedy podmiot, temat, forma i częstotliwość wszystkich impulsów komunikacyjnych są jasne – wyznaczamy w zespole projektowym osoby odpowiedzialne za poszczególne impulsy komunikacyjne. Elementem kluczowym na ostatnim etapie jest wprowadzenie wszystkich terminów do kalendarza i stworzenie odpowiednich powtarzalnych cykli. Dla wszystkich spotkań i wideokonferencji mogą to być terminy z konkretną agendą i uczestnikami, a dla telefonów i komunikatów pisemnych cykliczne przypomnienia u osób odpowiedzialnych. Siła nawyku ustabilizuje sytuację w każdym projekcie.
Podsumowanie
Opisane narzędzie w podziale na poszczególne elementy nie jest innowacją, która odmieni bieg komunikacji z interesariuszami w projekcie. Jego wartość polega na zebraniu wszystkich opisanych atrybutów na jednej wizualizacji i „uprocesowienie” działań związanych z interesariuszami i komunikacją. Ma ono za zadanie zbudować w zespole widoczność i świadomość otoczenia projektowego oraz dawać proste impulsy, dzięki którym zespół dokładnie wie, co ma robić i może w trakcie realizacji pracować z odpowiednim „flow”.
Konsultant i Project Manager wyspecjalizowany w branży przemysłowej. Mocno związany z rynkami niemieckojęzycznymi. Mentor programu BIPS na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu. Z pasji kierowca rajdowy i założyciel Wolf Motorsport, a także ambasador kampanii Movember Polska. Więcej: www.winnicki.co