Prekursorem Lean zdecydowanie jest Toyota i to ta marka kojarzy nam się nieodzownie z wyjątkowym podejściem, które wypracowała na swoich liniach produkcyjnych już w latach 50. i 60. XX wieku. Przez dekady jednak Lean nadal zdaje się być na tyle potrzebnym, jak i doskonałym w swojej prostocie podejściem, że coraz częściej czerpiemy z niego w innych branżach. Agile i Lean to od lat bliscy przyjaciele. Podejście, jakie nam oferują, coraz częściej z sukcesem łączymy w codziennej pracy wytwarzania nowych produktów, w szczególności tych związanych z IT. Agile Coach poza tym, że powinien posiąść różne kompetencje, poznać powinien różne modele i ramy postępowania z obszaru Agile i Lean.
Ta skrzynka, jak łatwo się już domyśleć będzie właśnie na temat Lean oraz praktyk, jakie możemy wykorzystać w naszej codziennej pracy.
Lean manufacturing & Lean thinking
Podejście w Toyocie, za którego ojca uważany jest Taichii Ohno, zorientowane było przede wszystkim na identyfikacji i redukcji niepotrzebnych przestojów lub czasu czekania w kolejnych krokach w procesie. Opierało się ono na 7 rodzajach marnotrawstwa (ang. waste). Kiedy firma podzieliła się tym jak pracuje, oczy innych przedsiębiorców zwróciły się właśnie na wówczas wyjątkowo innowacyjne podejście. Poza tym, że wielu zaczęło stosować praktyki Toyoty, inni poszli krok dalej i w taki oto sposób na rynku pojawiło się pojęcie Lean thinking(tłum. myślenie Lean). To właśnie tę metodę coraz częściej łączymy z naszą zwinną pracą, a praktyki z nim związane (takie jak Kanban, Kaizen czy ekstremalna wizualizacja) idą w parze z pracą w zwinnych zespołach. Pomagają nam zwłaszcza w uporządkowaniu pracy jak i faktycznym usprawnieniu procesu. To dzięki nim możemy tak naprawdę dostarczać szybciej. Dla mnie, jako Agile Coacha, najbardziej owocną praktyką w mojej codziennej pracy z zespołami i organizacjami jest właśnie oparcie się o zasady Lean thinking i wsparcie zespołów w znalezieniu elementów ich codziennej pracy, które mogą pomóc nam usprawnić lub przyspieszyć ich działanie. Jasne określenie i zmapowanie strumieni wartości w organizacji oraz dokładne przeanalizowanie kroków w procesie dostarczania produktów bardzo usprawnia wynajdywania i priorytetyzowanie usprawnień. Zwłaszcza likwidacja często niepotrzebnych kroków może dać szybkie i znaczące rezultaty. Wystarczy jedynie zbierać dane i je dobrze przeanalizować. Niekiedy wymagana jest też dłuższa obserwacja zespołów, aby jeszcze lepiej dotrzeć do tego, gdzie marnowany jest czas lub zasoby. Mówi się, że to zwinność daje nam lepszy czas dotarcia do klienta (ang. time to market). Prawda jest jednak taka, że prędkość daje nam redukcja waste i zminimalizowanie czasu przestoju lub niepotrzebnych kroków, czyli to, co jest esencją Lean.
Rys 1. Pięć wartości podejścia Lean Thinking. Opracowanie własne.
The Lean Startup
Na kanwie tego, co wypracowano dla produkcji przez Toyotę, zainspirowany Eric Ries stworzył podejście do budowania nowych startupów. Bazując na wyzwaniach, jakie stały przed nim, w trakcie rozwoju swojego przedsiębiorstwa, powstało podejście Lean Startup, które opiera się na pięciu podstawowych pryncypiach (Rys.2).
Rys 2. Pryncypia metody Lean Startup. Opracowanie własne na podstawie książki „The Lean Startup” Erica Ries’a.
Co więcej, czerpiąc z własnych doświadczeń zawodowych, mentorów jakich spotkał na swojej drodze, a także z podejść jakie poznał, opisał metodę Lean startup w książce. The Lean Startup to jedna z najbardziej inspirujących lektur dla Agile Coachów. Powinna ona nam służyć jako motto w pracy z organizacjami mierzącymi się ze zwinnymi transformacjami. Nie jest ona wyłącznie przeznaczona dla startupów, co może być mylne patrząc na jej tytuł. To doskonały przewodnik po tym, jak pracować mądrze wykorzystując proste, aczkolwiek bardzo ustrukturyzowane podejście. Ries bazując na własnym doświadczeniu i odniesionym sukcesie, który poprzedzony był kilkoma mniejszymi i większymi porażkami, zdecydowanie wie jak zabrać się do dostarczania nowych produktów. Poza tym, że tak jak u podstaw Lean skupia się na szybkim i sprawnym dostarczaniu wartości, zwraca mocno uwagę na metryki i to, co możemy z nich wyczytać. Bardzo polecam zapoznać się również z pozycją Innovation Accounting (tłum. Innowacyjna księgowość), która opiera się na tym, aby dobierać właściwe metryki i kryteria oceny tego, co wytwarzamy, a nie stosować wyłącznie tzw. wskaźniki próżności (ang. vanity metrics).
Lean Canvas
Czas na narzędzie, które każdy Agile Coach powinien znać i stosować, tj. Lean Canvas. Zaprojektowane jest ono dla tworzenia nowych modeli biznesowych, produktów lub firm. W dziewięciu krokach wypełniamy po kolei każdą z sekcji zawartą w prostym szablonie. Pomaga on nam zastanowić się nad najistotniejszymi aspektami, które w budowaniu nowego przedsiębiorstwa lub produktu jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. Możemy to trochę skojarzyć z kartą projektu, chociaż poszczególne kategorie kładą nacisk na nasze uzasadnienie biznesowe i to co chcemy osiągnąć. Najbardziej popularnym modelem jest obecnie Business Model Canvas, który często wykorzystuję w pracy z organizacjami podczas mapowania strumieni wartości i ich opisywaniu. Znam organizacje, które podczas transformacji podjęły decyzję, aby każdy nowo tworzony produkt taki szablon wypełnił. Umożliwia to podjęcie świadomych decyzji o inwestowaniu w kolejne inicjatywy, tym samym łatwiej organizacje są w stanie zarządzać swoim budżetem.
Rys 3. Jeden z najpopularniejszych modeli wykorzystywanych w organizacjach, który swoje korzenie ma w Lean, to Business Model Canvas.
Źródło: https://en.wikipedia.org/wiki/Business_Model_Canvas
Podejście Scaled Agile Framework (SAFe®) od samego początku czerpie z praktyk Lean i na nim opiera swoje niektóre narzędzie i techniki. Jednym w nich jest szablon, jaki rekomendują dla rozwojowych strumieni wartość w firmach. Pomaga on, w uporządkowaniu tego, nad czym nasza firma w danym momencie pracuje i skłania do zastanowienia się nad ważnością poszczególnych inicjatyw. Daje nam to też możliwość ustrukturyzowanego podejścia do uruchamiania nowych przedsięwzięć. W obecnych czasach może to nam ułatwić podejmowanie trudnych decyzji, związanych z oszczędnościami i mniejszymi budżetami.
Rys 4. Szablon rekomendowany przez SAFe® dla strumieni wartości dostarczających produkty.
Źródło: https://scaledagileframework.com/development-value-streams/
Lean Portfolio Management
Skoro już nawiązałam do SAFe®, muszę wspomnieć o Lean Portfolio Management (LPM). Jest to jedna z siedmiu kompetencji, które pozwalają naszej firmie osiągnąć kompletną zwinność biznesową. Ma trzy podstawowe wymiary, które opierają się na: strategii i inwestowaniu budżetów, Lean governance oraz zwinnej operacyjności na poziomie całej organizacji. Podejście wypracowane przez kolejne iteracje przez Scaled Agile, bazując na pryncypiach Lean, doskonale wspiera nas w pracy nad portfelami projektów i produktów w przedsiębiorstwach, nawet dla największych organizacji. Daje nam doskonałe narzędzia do pracy nad tworzeniem strategii, zarządzaniu budżetem, dzieleniem się wiedzą i propagowaniem dobrych praktyk. Po niedawnych zmianach wprowadzili też sporo innowacji w zakresie PMO, zaczynając od zmiany nazwy na VMO (ang. Value Management Office) poprzez wyznaczenie kierunku i zadań, które powinny być w zakresie kompetencji VMO.
Rys 5. Wymiary Lean Portfolio Management.
Źródło: https://scaledagileframework.com/lean-portfolio-management/
Mimo że LPM to relatywnie proste podejście, wymaga od nas zaawansowania i sporego genu zwinności, który sprawnie zastosujemy w praktyce w organizacjach, w których chcemy go wdrożyć. W LPM potrzebny jest odpowiedni agile mindset (tłum. zwinny sposób myślenia) i otwartość na zmianę. Usprawnia on przede wszystkim czas w podejmowaniu decyzji, daje pełną transparentność na to, co jest realizowane, jaki jest status prowadzonych inicjatyw, a przy tym pomaga rozwijać naszych pracowników i adresuje najpilniejsze wyzwania oraz problemy, z jakimi borykają się zespoły. Dla Agile Coachów LPM to także kolejny krok w rozwoju, bo daje ogląd na całą organizację i pozwala nam w pracy nad efektywnym zarządzaniem portfolio.
Lean & Agile na zawsze razem
Mam nadzieję, że tym artykułem pokazałam Wam jak bardzo praktyki i podejście Lean, wpływają na nasz zwinny świat. Czerpmy z najlepszych praktyk i dobierajmy to, co jest nam w danym momencie potrzebne. To, co współcześnie stosujemy jako Agile, wymaga od nas znajomości Lean i tego, co ma nam on do zaoferowania. Dzięki połączeniu obu podejść wierzę, że możemy zdecydowanie lepiej pomóc tym, z którymi współpracujemy i tym samym osiągnąć jeszcze lepsze rezultaty. Lean przeżywa przez ostatnie lata swój renesans, z uwagi na prostotę jaką się charakteryzuje, a tego coraz częściej potrzebujemy w tak złożonym świecie. Z moich ulubionych tematów, które bazują na Lean, nie udało się tym razem znaleźć wystarczająco miejsca na Lean Agile Procurement, ale o tym niedługo napiszę osobny artykuł, bo warto poświęcić na to podejście więcej niż akapit.
[ENG] Leader, Agile ways of working enthusiast. Has over 10 years experience with multicultural teams. Support teams achieving their goals, delivering projects and solutions that are focused on meeting clients needs. People doing the work are priority number one for her and she does her best motivating and empowering them. PMP® & SAFe SPC® certified, trainer and designer of interactive workshop. In her free time, passionate of active forms of leisure, crime stories, baking and cooking.
[PL] Liderka, pasjonatka zwinnej pracy projektowej. Posiada ponad 10-letnie doświadczenie w pracy w zespołach wielokulturowych. Wspiera zespoły w osiąganiu celi i dostarczaniu projektów lub rozwiązań, które spełniają oczekiwania klienta. Wierzy, że w pracy na pierwszym miejscu są ludzie i to ich wspiera w dotarciu do celu. Projektuje gry i interaktywne warsztaty szkoleniowe. Akredytowany trener PMP® oraz SAFe SPC®. W wolnym czasie fanka aktywnego wypoczynku, kryminałów, pieczenia i gotowania.