Nieefektywne, a często w ogóle niepotrzebne spotkania biznesowe są bardzo powszechnym zjawiskiem. Jak policzył Forbes Polska1, jeżeli firma zatrudnia 25 menadżerów średniego szczebla i każdy z tych menadżerów uczestniczy w średnio 10 spotkaniach w tygodniu – daje to aż 720 spotkań na jednego menadżera rocznie. Biorąc pod uwagę średnie wynagrodzenie menadżerskie w Polsce, całkowity koszt takich spotkań dla firmy to około 1,35 mln zł.
Z kolei Harvard Business Review podaje jeszcze bardziej zaskakujące dane. Według przeprowadzonego w Stanach Zjednoczonych badania, większość kierowników negatywnie ocenia poziom efektywności spotkań biznesowych: 65% badanych twierdzi, że spotkania uniemożliwiają ukończenie własnej pracy, a 71% ocenia, że spotkania są nieproduktywne i nieefektywne2.
Dochodzi więc do paradoksu – z jednej strony oczekujemy od spotkań, żeby były ważną instancją, która umożliwia współpracę, sprzyja kreatywności i innowacyjności. Z drugiej strony, mimo wielu „złotych recept” publikowanych w międzynarodowej prasie, spotkania są często nieefektywne i rocznie firmy tracą z ich powodu miliony złotych.
Czy Design Sprint Framework jest kolejną „złotą receptą” na efektywne spotkania? Na pewno nie, wszak nie w takim celu został stworzony. Design Sprint Framework dostarcza nam wiele ciekawych narzędzi, które w prosty sposób pozwalają na zdefiniowanie problemu i wspólne wypracowanie rozwiązania. A to przecież jeden z najważniejszych celów i jednocześnie wyzwań każdego spotkania. Jeżeli macie wrażenie, że Wasze meetingi czy calle to długie dyskusje i burze mózgów, w czasie których nie jesteście w stanie dojść do konsensusu, albo obserwujecie, że grupowa dyskusja jest zdominowana przez nieliczne jednostki ekstrawertyków, a reszta zespołu praktycznie w niej nie uczestniczy – to ten artykuł jest właśnie dla Was.
Artykuł sponsorowanyCo to jest Design Sprint?
Design Sprint jest dość świeżym, stale ewoluującym frameworkiem. Został stworzony w 2010 roku przez Jake’a Knappa z Google Venture, a w 2016 opisano go w książce Sprint – how to solve big problems and test new ideas in just five days. Tworząc framework, Knapp czerpał inspiracje z wielu dyscyplin i metodologii, między innymi Design Thinking, UX czy badań konsumenckich. Dla Knappa ważnym punktem wyjścia było również badanie uniwersytetu Yale o brainstormingu (1958). Według tego badania, osoby pracujące indywidualnie są bardziej skuteczne w rozwiązywaniu problemów niż grupy praktykujące kolektywną burzę mózgów.
W szerokim ujęciu Design Sprint Framework to zestaw sprawdzonych narzędzi, bazujących na indywidualnej pracy członków zespołu, wykorzystywany w celu rozwiązywania złożonych problemów biznesowych podczas wspólnego tworzenia, szybkiego prototypowania i testowania z docelowymi użytkownikami. Zamiast czekać np. na MVP, co często jest dosyć drogim i czasochłonnym rozwiązaniem, zastosowanie Design Sprintu pozwala w ciągu kilku dni sprawdzić, czy pomysł jest dobry, zobaczyć przyszły produkt i sprawdzić reakcje klientów.
O ile zastosowanie całego frameworku to proces 4-dniowy (Sprint 3.0) i ważnym jego elementem jest testowanie pomysłów z potencjalnymi użytkownikami, w dalszej części artykułu skupimy się tylko na wybranej części tego procesu. Będzie to etap definiowania problemu, szukania rozwiązania i formułowania planu akcji. Narzędzia wykorzystywane w tym celu z łatwością możemy użyć w czasie codziennych, maksymalnie 45-minutowych spotkań lub warsztatów.
JAK PRZYGOTOWAĆ SPOTKANIE?
Zdefiniuj cel spotkania
Wybierz odpowiednich ludzi – multidyscyplinarna grupa (od 4 do 7 osób) to podstawa. Zanim wyślesz zaproszenia, zastanów się, kto powinien uczestniczyć w spotkaniu i czy cel spotkania jest w stanie zaspokoić oczekiwania wszystkich uczestników.
Przydziel role – w każdym spotkaniu powinien uczestniczyć ekspert, który decyduje w przypadku kiedy grupa nie może dojść do kompromisu oraz moderator, który będzie prowadził spotkanie i pilnował z góry ustalonego czasu na każde ćwiczenie.
Wybierz odpowiednie miejsce – pomieszczenie, w którym uczestnicy będą mogli notować przy stole, a od czasu do czasu także wstać, aby na wspólnej tablicy podzielić się rezultatami poszczególnych ćwiczeń.
Przygotuj materiały:
Zegar odliczający – najlepiej z widoczną dla wszystkich tarczą;
Karteczki samoprzylepne w bloczku (w przynajmniej dwóch kolorach);
Średniej grubości markery dla każdego uczestnika – posłużą one do pisania na samoprzylepnych karteczkach;
Samoprzylepne kropki, które posłużą do głosowania nad pomysłami;
Biała tablica albo arkusze białego papieru, na których będziemy przyklejali karteczki.
Narzędzia Design Sprint w czasie spotkań
Wyobraźmy sobie, że stoimy przed zadaniem zdefiniowania priorytetów dla zespołu na kolejny miesiąc. Zamiast otwartej dyskusji w grupie, możemy zastosować ustrukturyzowany proces Lightning Decision Jam, opracowany przez niemiecką agencję AJ &Smart.
Krok 1 – Definiowanie problemu
Metafora statku (5 min): Rysujemy na tablicy statek. Tłumaczymy zespołowi, że górna połowa (żagiel) przedstawia aspekty, które przesuwają nas do przodu lub działają dobrze, a dolna połowa (kotwica) przedstawia czynniki, które nas powstrzymują lub nie działają dobrze. Chcąc zachęcić uczestników ćwiczenia do współpracy, zaczynamy od pozytywów. Prosimy każdego z nich o napisanie na samoprzylepnych karteczkach jak największej liczby rzeczy, które idą dobrze (jedna karteczka = jeden pomysł). Następnie niech każda osoba odczyta treści swoich notatek i przyklei je na tablicy. Proces ten powtarzamy, prosząc grupę o wskazanie na karteczkach wyzwań, problemów albo rzeczy, które nie idą dobrze, i przyklejenie ich w dolnej części statku.
Dot Vote (3 min): Każdy członek zespołu otrzymuje trzy głosy (kropki). Jego zadaniem jest zagłosowanie (przyklejenie kropeczki) na problem, który uważa za najistotniejszy. Aspekty pozytywne tym razem pomijamy. Uczestnik ćwiczenia powinien to zrobić w ciszy, bez dyskusji. Członkowie zespołu mogą głosować na swoje własne karteczki, mogą też postawić więcej niż jedną kropkę na jednym wyzwaniu, jeśli uważają to za stosowne. Po upływie 3 minut osoba prowadząca warsztaty porządkuje problemy według ustalonego głosowaniem priorytetu.
How Might We – HMW (3 min): Moderator warsztatów wybiera teraz problem, który dostał najwięcej głosów i zmienia jego format. Na oddzielnej karteczce zapisuje to samo zagadnienie za pomocą zdania, które zaczyna się od słów: „jak możemy” (np. polepszyć komunikację w zespole?). W ten sposób problem zostanie sformułowany bardziej jako wyzwanie, do którego w następnym kroku łatwiej będzie dopisać rozwiązania.
Krok 2 – Generowanie rozwiązań
Ideas (5 min): Każdy członek zespołu ma teraz 5 minut na wymyślenie i zapisanie jak największej liczby rozwiązań dla wybranego HMW (jedna karteczka = jedno rozwiązanie). Podobnie jak w poprzednich krokach, robi to w ciszy, bez dyskusji. Gdy minie 5 minut, wszyscy przyklejają swoje pomysły na tablicę.
Dot Vote (4 min): Następnie każdy uczestnik ćwiczenia otrzymuje sześć głosów (kropek) i wybiera najlepsze jego zdaniem pomysły. Podobnie jak w przypadku głosowania nad problemami, prowadzący układa karteczki z rozwiązaniami według priorytetów.
Effort/Impact Matrix (10 min): Gdy rozwiązania są już uporządkowane, na oddzielnej tablicy możemy narysować dwie przecinające się osie – oś pionowa będzie to wysiłek (ang. effort), a oś pozioma to wpływ (ang. impact). W ten sposób powstanie matryca, która pomoże nam wybrać pomysły do wykorzystania w pierwszej kolejności. Zadaniem zespołu jest zdecydowanie (oczywiście w ciszy, bez dyskusji), w którym punkcie każdej osi powinno być umiejscowione dane rozwiązanie. Dzięki temu po przyklejeniu wszystkich karteczek możemy zaobserwować, które metody są proste (niski wysiłek) i znacznie przyczyniają się do rozwiązania problemu (wysoki wpływ), które z kolei potrzebują większego nakładu pracy, a które być może w ogóle nie powinny zostać uwzględnione, ponieważ nie mają wielkiego znaczenia, a ich wdrożenie wiązałoby się ze zbyt dużym wysiłkiem.
Krok 3 – Ustalenie planu akcji
Test plan (5 min): W ostatnim kroku, mając już zdefiniowane priorytety oraz rozwiązania ułożone na matrycy Effort/Impact, prosimy zespół o wskazanie 3 sposobów na przetestowanie opracowanych rozwiązań. Możemy zacząć od osoby, która jest autorem danego pomysłu. Dobrą zasadą jest również to, że działania mające na celu przetestowanie konkretnej metody powinny być możliwe do wykonania w terminie 1-2 tygodni.
Podsumowanie
Bez wątpienia proces Lightning Decision Jam jest ciekawą alternatywą dla luźnych burzy mózgów. Pomaga nadać spotkaniom strukturę i wypracować wspólne rozwiązanie. Nie jest to jednak jedyny scenariusz. Bardzo zachęcam do zapoznania się z całym Frameworkiem Design Sprint i do dostosowania ćwiczeń do indywidualnych potrzeb zespołu.
1. https://www.forbes.pl/kariera/pracodawcy-traca-miliony-przez-nieefektywne-spotkania/db0dlyv
2. https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness
Artykuł pochodzi z: Strefa PMI nr 27, listopad 2019
Project Manager w SoftServe. Doświadczenie zawodowe zdobywała m.in. w Chile – przez 8 lat zajmowała się tam badaniami konsumenckimi i rozwijaniem produktów digitalowych. Aplikacja, której jest współtwórczynią, wygrała konkurs chilijskiego Ministerstwa Ekonomii, a jej startup otrzymał dofinansowanie na rozwój i wziął udział w programie akceleracyjnym chilijskiego klastra technologicznego Chiletec. W SoftServe Karolina specjalizuje się w projektach Retail i ofertach dla klientów na rynku niemieckim oraz brytyjskim.