Dobry onboarding to podstawa budowania zaufania nowego pracownika do lidera, zespołu czy firmy. Pandemia na świecie postawiła każdego z nas przed wyzwaniami, którym sprostaliśmy. Jednym z takich wyzwań jest prowadzenie skutecznego onboardingu online. Z mojej obecnej perspektywy managera, który odpowiada za innych PM-ów ważne jest dobre wprowadzenie Project Managerów do firmy, nie tylko pokazanie im merytoryki i przydzielenie projektu, ale także zadbanie o każdego emocjonalnie, żeby po prostu poczuł się członkiem zespołu. Chciałabym podzielić się dobrymi praktykami jakich doświadczyłam i które pomogły mi się szybko wdrożyć i odnaleźć w globalnej organizacji DSV.
Onboarding dzieje się nie tylko pierwszego dnia, gdy pracownik przychodzi do organizacji, ale jest to ciąg kolejnych zdarzeń, również dotyczących budowania bezpośrednich relacji w zespole. Proces onboardingu jest ustrukturyzowany i dobrze zaplanowany, żeby ułatwić pracę kierownika projektu i jego managera.
Na bazie moich obserwacji widzę, że firmie DSV zależy na tym, aby pracownik miał dobre doświadczenia od samego początku. Pozytywne doświadczenia to pozytywny wpływ między innymi na zaangażowanie, motywację i satysfakcję z pracy PM-a, osiągane wyniki czy rotację. Dbamy o dobre doświadczenia, bo odejście Project Managera to nie tylko zmiana osoby, która prowadzi projekt, ale także wiele nowych wyzwań dla interesariuszy, którym z reguły zależy, aby projekt był realizowany efektywnie. Każda nowa osoba potrzebuje nie tylko „wgryźć się” merytorycznie w projekt, ale przede wszystkim zbudować relację i zaufanie z interesariuszami, co wymaga odpowiedniego wdrożenia i czasu.
Powszechnie wiadomo, że jeżeli spędzimy czas na wdrożeniu naszego nowego pracownika, to tym szybciej on będzie generował wartość dla firmy.
Kluczowa rola onboardingu
Dlaczego onboarding pełni kluczową rolę we wdrożeniu pracownika*:
- 20% rotacji pracowników odbywa się w pierwszych 45 dniach,
- ustrukturyzowany i dobrze przygotowany proces zwiększa o 70% prawdopodobieństwo pozostania pracownika w firmie przez 3 lata,
- ustandaryzowany proces może zwiększyć produktywność o 55%.
Jako manager zastanawiam się, jak przeprowadzić skuteczny i przyjazny onboarding online dla nowego pracownika. Każdy z managerów, nie tylko w HR, wie, że nowozatrudniona osoba swoją pełną produktywność osiąga dopiero po kilku miesiącach – w DSV pierwszą umowę podpisywałam na 7 miesięcy, bo taki czas daje firma, aby obie strony poznały się nawzajem. Zbudowana dobra relacja z pracownikiem na początku bardzo ułatwia budowanie zaufania, zwłaszcza w pracy online.
Zacznij budować relację z PM-em, zanim dołączy do Twojej firmy!
Relacja z potencjalnym kierownikiem projektu zaczyna się już od pierwszego kontaktu i umówienia spotkania rekrutacyjnego. Jeśli obie strony podejmują decyzję o współpracy, wysyłamy potwierdzenie formalnych warunków zatrudnienia, pakiet startowy dokumentów oraz skierowanie na badania lekarskie. Ważny jest także mail powitalny „Czekamy na Ciebie” wraz z krótką informacją, co będzie się działo pierwszego dnia pracy.
Dobry onboarding to przygotowany onboarding
Aktualnie onboarding odbywa się całkowicie wirtualnie, gdzie łączymy się z nowym członkiem zespołu przez aplikację MS Teams, z reguły z włączoną kamerą. Kluczową rolę odgrywają także spotkania zaplanowane na najbliższe tygodnie pracy, aby nowa osoba wiedziała, kiedy oczekiwać kolejnych szkoleń i jak może wyglądać proces jej wdrożenia.
Podczas pierwszego dnia onboardingu koordynowanego przez HR szczegółowo opowiadamy, jak wygląda praca w organizacji – od kwestii fundamentalnych, czyli profilu firmy i struktury organizacyjnej oraz wartości, po rzeczy bardzo praktyczne – system pracy, benefity czy współpraca z IT.
Cały proces jest dokładnie przygotowany pod kątem merytorycznym i administracyjnym. Na bazie zaprojektowanego przez nas przewodnika, PM dowiaduje się o szczegółach onboardingu, rolach poszczególnych osób, o tym, co się będzie działo pierwszego dnia, w pierwszym tygodniu czy kolejnych miesiącach. W DSV wdrożenie Project Managerów jest dodatkowo wspierane przez zespół Project Support Office (PSO), który dba o całość procesu. Zapewniamy niezbędne prezentacje, przewodniki, informacje o procedurach operacyjnych, czy szkolenia w formie e-learning, które pomagają we wdrożeniu nowego kierownika projektu.
Dobry onboarding to szybsze wdrażanie w specyfikę pracy PM-a i szybsze zbudowanie relacji z zespołem, ale także obniżenie poziomu stresu, który towarzyszy nowej sytuacji i szybsze dostarczanie wartości dla organizacji.
Proces onboardingu w DSV.
Źródło: materiały DSV.
Kluczowe elementy onboardingu PM-ów
Najważniejsze elementy, o które trzeba zadbać przy wdrożeniu Project Managerów to:
- spotkanie wdrożeniowe z bezpośrednim przełożonym – wdrożenie w organizację i jej kulturę, kluczowe zasady formalne i nieformalne, wartości organizacji, ustalenie wzajemnych oczekiwań i wymagań;
- przedstawienie planu onboardingu – jak będzie wyglądał i jak długo będzie trwał;
- dobre przygotowanie i konfiguracja sprzętu;
- sprawdzenie dostępu do niezbędnych systemów;
- wspierające szkolenia e-learnigowe – o firmie, narzędziach, formalnym procesie zarządzania projektami czy governance w projekcie;
- zaproszenie na spotkania zespołowe wraz z krótkim opisem czy agendą spotkania;
- przedstawienie nowych osób na spotkaniu całego zespołu – around the table;
- zapoznanie z kluczowymi interesariuszami;
- nieformalne budowanie relacji w całym zespole – wirtualne spotkania przy kawie, spotkania integracyjne.
Buddy – ważne ogniwo przy integracji pracownika z firmą
Buddy jest przypisany przez managera liniowego, jeszcze zanim nowy pracownik dołączy do firmy. Nowy kierownik projektu, obok buddy’ego z zespołu PM-ów, ma też dedykowaną osobę z PSO.
Przy doborze buddy’ego warto wziąć pod uwagę znajomość organizacji oraz korporacyjnych wartości, zdolności komunikacyjne, cierpliwość, umiejętność dzielenia się wiedzą i wspierania innych, tzw. good performer, czy zajmowanie podobnej pozycji co nowo przychodzący Project Manager. Intensywność spotkań zależy od potrzeb nowej osoby i wzajemnych ustaleń, ale na pewno warto na bieżąco weryfikować poziom wdrożenia w organizacji. Buddy jest pierwszym punktem kontaktu w przypadku pytań co do projektu, może pomóc w znalezieniu zasobów, wypełnieniu wymaganych dokumentów projektowych, przekazać cenne wskazówki dotyczące kontaktu z interesariuszami bądź przygotować do pierwszego spotkania Komitetu Sterującego.
Zamiast podsumowania – garść wskazówek
Podsumowując dodam jeszcze 7 praktycznych wskazówek, które pomogły mi odnaleźć się w nowej organizacji i zintegrować z zespołem:
- Zadawaj pytania – kto pyta dostaje odpowiedź, wyjaśniaj wątpliwości i niejasności od razu.
- Proś o feedback – po każdym kamieniu milowym pytaj kluczowych interesariuszy o feedback dotyczący pracy z Tobą.
- Buduj i utrzymuj relacje, zwłaszcza z kluczowymi interesariuszami – zapytaj co jest dla nich ważne, jak chcą pracować, jak się komunikować.
- Wyciągaj szybko wnioski – obserwuj i dostosowuj swój warsztat kierownika projektu do zmieniających się potrzeb interesariuszy.
- Bądź sobą – bądź autentyczny w tym co robisz.
- Buduj zaufanie – ja wychodzę z założenia, że ludzie są z natury dobrzy, pracują najlepiej jak potrafią, jeśli mają sprzyjający system, a zbudowane zaufanie daje dużo swobody w prowadzeniu projektów.
- Szukaj nowych możliwości rozwoju – a tych w korporacji masz wiele. Przykładowo w DSV mamy program Internal Comes First, gdzie na swoim przykładzie doświadczyłam, że osoby ze środka organizacji mają pierwszeństwo w przejściach do innych zespołów, często to jest dla nich awans.
* Christian Harpelund, Onboarding: Getting New Hires off to a Flying Start, Emerald Publishing, 2019.
Ekspertka i pasjonatka zarządzania projektami oraz ludźmi. Doświadczony facylitator, trener biznesu, mentor, coach. Posiada 20 lat profesjonalnego doświadczenia w realizacji projektów dla biznesu i IT, w tym w firmie konsultingowej Deloitte oraz w zarządzaniu PMO. Obecnie Manager w Group PMO w DSV. Prezes Zarządu PMI Poland Chapter (2016-2018), wieloletni Członek Zarządu PMI PC i European Chapter Cooperation Liaison. Asesor i członek jury konkursów oceniających najlepsze projekty oraz PMO w Polsce i na świecie (USA, Chiny, RPA). Absolwentka PMI Leadership Institute Master Class. Entuzjastka społecznego przywództwa, zaangażowana w projekty tworzące nową jakość i zmieniające świat na lepszy.