Współczesne realia wymagają od firm stosowania systemu zarządzania zadaniami, projektami i portfelem prac i projektów, umożliwiającego szybkie i efektywne dostarczania wartości klientom i ułatwiającego dostosowywanie się do zmieniających się warunków otoczenia biznesu.
Artykuł sponsorowanyTaki właśnie system, oparty na Flow Management, który wykorzystuje zasady i praktyki Lean, Kanban, Teorii Ograniczeń, psychologii przepływu oraz adaptacyjne zarządzanie celami metodą OKR można zbudować dzięki platformie Kanbanize (www.kanbanize.com/pl).
System zarządzania wykorzystujący Kanbanize:
- Stanowi uniwersalną platformę pracy osób w firmie – menedżerów i pracowników – ze wspólnym, przejrzystym zbiorem informacji, aktualizowanych automatycznie w trybie on-line
- Dostarcza menedżerom, zespołom i pracownikom wybranych, niezbędnych informacji zarządczych w postaci dostosowanych pulpitów informacyjnych (ang. dashboard) umożliwiających podejmowanie decyzji opartych o dane
- Jest jednocześnie elastyczny, jak i łatwy i przyjazny w użytkowaniu.
W artykule pokażemy jak platforma Kanbanize implementując różne praktyki podejścia Flow Management umożliwia kadrze zarządzającej poradzenie sobie z kilkoma kluczowymi wyzwaniami, występującymi na poziomie portfela, projektu i zespołu.
Ocena i widzialność stanu wszystkich prac i projektów – planowanych i realizowanych
Częstym wyzwaniem na poziomie całego systemu projektowego, obejmującego zarówno portfel, poszczególne projekty, jak i prace realizowane w zespołach jest brak oglądu i przejrzystości aktualnego stanu wszystkich tych prac. Pomocą w tej sytuacji służy z jednej strony praktyka wizualizacji procesów (portfelowego i projektowego oraz realizacyjnego) i prac (projekty, pakiety pracy (epiki w świecie IT), szczegółowe zadania), a z drugiej możliwość zbudowania w Kanbanize hierarchii powiązanych procesów i w/w rodzajów prac. Można dzięki temu zobaczyć (dosłownie!) cały system, aktualny stan zaawansowania poszczególnych jego elementów i przejść, jeśli zachodzi taka potrzeba, do konkretnych projektów, zespołów i realizowanych przez nich prac oraz do szczegółowych informacji z nimi związanych.
Taką wizualizację systemu projektowego przedstawiono na Ekranie 1. Strzałki pokazują na nim wspomnianą powyżej hierarchię prac: prace Q3 -> projekty -> pakiety prac w projektach.
Ekran 1. Hierarchia poziomów zarządzania i związanych z nimi pracStan zaawansowania prac w systemie
Na obraz całości systemu projektowego składa się też informacja o aktualnym stanie zaawansowania poszczególnych prac: zadań, pakietów prac i projektów, itp. Tradycyjnie do uzyskania tych informacji potrzebny jest system raportowania. Kanbanize natomiast zbiera automatycznie, w trybie on-line, informacje o stanie poszczególnych zadań na najniższym poziomie hierarchii, pokazując zarówno zadania ukończone (w kolumnie Done), jak i stan realizacji zadań w poszczególnych krokach procesu realizacyjnego na poziomie zespołu. Na podstawie stanu realizacji zadań oblicza automatycznie stan zaawansowania pakietów prac, a następnie stan zaawansowania projektu uwzględniając stany zaawansowania pakietów prac.
Na Ekranie 1 wszystkie trzy pakiety pracy Projektu A są zakończone, gdyż znajdują się w kolumnie Done i automatycznie są oznaczone kolorem zielonym. Natomiast żaden z pakietów Projektu B nie jest rozpoczęty, co sygnalizuje kolor ciemnoniebieski.
Dzięki takiemu mechanizmowi nie jest potrzebne dodatkowe raportowanie. Informacje o stanie zaawansowania wprowadzane są przez członków zespołów na najniższym, realizacyjnym poziomie hierarchii prac zdefiniowanym w Kanbanize i automatycznie aktualizowane w trybie on-line na wszystkich wyższych poziomach hierarchii. Widać (dosłownie!) co idzie zgodnie z planem, a gdzie są problemy. Tym samym łatwiej jest podejmować decyzje zarządcze dotyczące zarówno realizowanych, jak i planowanych projektów i zadań.
Bilansowanie możliwości realizacyjnych systemu z popytem na prace
Innym, poważnym wyzwaniem systemu zarządzania, jest brak bilansowania możliwości realizacyjnych systemu z popytem na prace, czyli z projektami aktualnie realizowanymi oraz planowanymi do realizacji. Prowadzi to do wielozadaniowości, długich cykli realizacji prac i do spadku motywacji. W celu rozwiązania tego problemu Flow Management i Kanbanize wykorzystują mechanizm ograniczania prac w toku (WIP limit).
Klasyczne zastosowanie tego mechanizmu dotyczy poziomu zespołu. Umożliwia on wtedy – poprzez wprowadzenie limitu WIP – optymalne określenie możliwości realizacyjnych zespołu i jego pracę zgodnie z tymi możliwościami oraz unikanie „wpychania” (ang. push) prac do zespołu, bez uwzględniania jego zdolności realizacyjnych. WIP limit może być określany albo jako liczba zadań albo sumaryczna pracochłonność zadań. Mechanizm ten w Kanbanize można zastosować także na poziomie projektu (w odniesieniu do liczby realizowanych pakietów prac / epików w projekcie), jak i na poziomie portfela (liczba lub sumaryczna pracochłonność projektów możliwych do realizacji w firmie). Z doświadczeń naszych klientów wynika, że ta praktyka pozwala zrealizować więcej projektów w krótszym czasie.
Ekran 2 pokazuje limit WIP na poziomie całego portfela projektów. Zaimplementowany jest on poprzez dwa równoległe wiersze harmonogramu, które określają maksymalną liczbę (tj. 2) jednocześnie realizowanych projektów w portfelu.
Ekran 2. Limit realizowanych jednocześnie projektów w portfeluZarządzanie na podstawie rzeczywistych danych oraz mierników – analityki platformy
Kolejnym, istotnym wyzwaniem zarządzania portfelem i projektami jest dokładna analiza sytuacji i wynikające z niej decyzje zarządcze oraz działania usprawniające cały system pracy. Tradycyjnie bowiem wiele decyzji i działań podejmowanych jest na podstawie intuicji, „na nosa”, w sposób mocno subiektywny, gdyż zebrane dane są nieaktualne lub też metryki nie odpowiadają potrzebom zarządczym.
Bardzo mocnym punktem podejścia Flow Management, jak i platformy Kanbanize są różnorodne, konfigurowalne analizy, wykorzystujące automatycznie aktualne dane i prezentowane w formie graficznej metryki Flow, takie, jak: czas realizacji, czas wykonania, przepustowość, efektywność przepływu, wiek prac. Na Ekranie 3 przedstawiono podsumowanie najważniejszych wskaźników przepływu.
Ekran 3. Najważniejsze wskaźniki Flow ManagementPoszczególne metryki Flow Management oraz ich praktyczne zastosowanie dla skutecznego i efektywnego zarządzania pracami, projektami i portfelem prac i projektów zostaną szczegółowo przedstawione w kolejnym artykule cyklu.
Partnerzy Kanbanize w Polsce:
Konsultant i trener zarządzania i zarządzania projektami posiadający wieloletnie doświadczenie w doskonaleniu pracy firm, zespołów, menedżerów i liderów. Ekspert z ponad 25-letnim doświadczeniem w obszarze zwinnego i klasycznego zarządzania projektami, programami i portfelem projektów, zwinnego przywództwa oraz zwinnych transformacji i budowania organizacji projektowych. Wielki fan podejścia Flow Management, wykorzystującego Lean, Kanban oraz TOC, a także gier symulacyjnych. Mówi o sobie: „pomagam menedżerom, project managerom, zespołom i firmom pracować i zarządzać efektywniej, mądrzej oraz mieć z pracy i zarządzania więcej zadowolenia i satysfakcji”.
Zarządza projektami, wprowadza i usprawnia zarządzanie projektami oraz portfelami projektów w organizacjach. Współpracuje z biznesem w celu rozwoju zarządzania projektami w ich organizacjach. Jest oficjalnym recenzentem oraz kontrybutorem międzynarodowych standardów PMI, a także kierownikiem projektu i weryfikatorem polskiego tłumaczenia PMBOK® Guide.