Spora część pracy Kierownika Projektów bądź Scrum Mastera wiąże się z prowadzeniem spotkań. Nieważne czy pracujemy zwinnie czy kaskadowo, spotkania to duża część naszej codziennej pracy. Dzięki nimi jesteśmy w stanie monitorować status realizowanych zadań, monitorować ryzyka, aktualizować plany, weryfikować zakres czy definiować kierunek zmian. Wszystko po to, aby jak najlepiej poprowadzić nasz projekt i zakończyć go sukcesem. Jednak niejednokrotnie napotykamy różne problemy i wtedy w naszym codziennym kalendarzu pojawiają się sytuacje, kiedy musimy efektywnie i szybko rozwiązać, często bardzo złożone problemy. Nie zawsze wiemy jednak jak się za to dobrze zabrać. Wiemy jedno – musimy „zrobić” spotkanie. Pytanie tylko jak je dobrze poprowadzić, jeśli czasu jest niewiele, problem jest skomplikowany i trudny, a interesariusze nie potrafią podjąć jednoznacznej decyzji. I tu właśnie pojawia się ona – facylitacja. Jest to wyjątkowa metoda, która pozwala nam na prowadzenie w efektywny sposób spotkań, podczas których poruszane są skomplikowane, duże zagadnienia. 


Dzięki odpowiednio dobranym narzędziom, prawidłowym przygotowaniom oraz dobremu facylitatorowi jesteśmy w stanie w krótkim czasie wiele osiągnąć. O tym, jak można to wcielić w życie i jak stać się dobrym facylitatorem będzie kolejna część mojego cyklu Project Managera skrzynka z narzędziami. Pod lupę weźmiemy kilka przydatnych narzędzi, które pomogą Wam zacząć swoją przygodę z facylitacją. A dla tych, którym ten temat nie jest obcy mam nadzieję zaserwować solidną dawkę inspiracji.

Facylitacja w sześciu krokach

Podstawą każdego efektywnego spotkania jest dobre przygotowanie. Jako prowadzący, czy też facylitatorzy mamy wręcz obowiązek odpowiednio się przygotować do każdego spotkania, zwłaszcza takiego, które polegać ma na rozwiązaniu konfliktu czy problemu, lub przygotowaniu konkretnego planu działania dla skomplikowanego zagadnienia. Aby móc w miarę szybko przeprowadzić spotkanie powinniśmy się do niego odpowiednio przygotować. I nie chodzi tu tylko i wyłącznie o rezerwację sali, wysłanie zaproszeń, czy zamówienie cateringu, choć to też nie powinno zostać nam obojętne. Jednak kluczowym elementem jest dobrze skonstruowana agenda spotkania oraz odpowiednie przemyślenie, w jaki sposób realizowane będą poszczególne jej elementy. Forma i techniki nie mogą być przypadkowe, bo to może nam nawet zepsuć całe spotkanie i do niczego nas nie doprowadzi. Mając już za sobą odpowiednie przygotowanie, możemy przejść do kolejnych pięciu kroków, które odbywają się już w trakcie spotkania. Są to: rozpoczęcie, zbudowanie zrozumienia, zebranie opcji, wypracowanie rozwiązania oraz ewaluacja. Rozpoczęcie to nic innego jak przywitanie zaproszonych osób, jeśli potrzeba to zapoznanie ich ze sobą lub też zaktywizowanie poprzez energizer, przedstawienie punktów agendy i ich omówienie. Celem zbudowania zrozumienia, jest przedstawienie głównego tematu i skupienie wokół niego uczestników spotkania. Choć brzmi banalnie, jest często wyjątkowo trudnym zadaniem nawet dla najbardziej doświadczonych facylitatorów. Jest jednak kilka dobrych sposobów na to, by nasza grupa „poczuła” temat i chciała się w niego w 100% zaangażować. Warto również pamiętać o tym, żeby się upewnić, że wszyscy w ten sam sposób rozumieją poruszane zagadnienie i mają świadomość tego, dlaczego właśnie oni zostali zaproszeni na to spotkanie. 

Po dobrze wykonanych pierwszych trzech krokach (nie zapominamy o przygotowaniach) dużo łatwiej przyjdzie nam zebrać opcje. Staramy się w miarę szybko i sprawnie wypracować z naszą grupą jak najwięcej pomysłów i je posegregować. Po tym przychodzi czas na wypracowanie ostatecznego rozwiązania. Pomagamy grupie w dokonaniu wyboru i podjęciu decyzji. Kończąc dochodzimy do ewaluacji, która polega na podsumowaniu całego spotkania, rozpisaniu dalszego planu działania, przypisaniu właścicieli zadań i sposobu weryfikacji dokonanej decyzji. Niektóre z tych kroków są dość łatwe w skutecznej ich realizacji, ale są też takie, które mogą nam przysporzyć sporo problemów. Stąd też poniżej omawiam kilka przykładów ciekawych narzędzi, które mogą Wam pomóc podczas niejednego warsztatu czy spotkania.

Rys. 1. Sześć kroków facylitacji

Negatywna burza mózgów

Budując zrozumienie tematu wśród uczestników, warto czasami pozbyć się negatywnych emocji. Można to również przekuć w pozyskanie negatywnych scenariuszy. Wystarczy tylko przeprowadzić klasyczną burzę mózgów w nieco innej formie, czyli prosząc o wygenerowanie możliwie jak największej ilości pomysłów dla negatywnego scenariusza, czyli co się stanie jeśli nam się coś nie uda. Negatywny brainstorming możemy przeprowadzić w trzech prostych krokach. Najpierw prosimy uczestników o podanie wszelkich możliwych sytuacji, które mogą się nie udać, zaznaczając, że każdy pomysł, nawet najbardziej absurdalny jest dopuszczalny. Uczestnicy indywidualnie zapisują swoje pomysły na kartkach, najlepiej jeden pomysł na jedną kartkę. Potem wywieszamy je w widocznym i łatwo dostępnym dla wszystkich miejscu, przy okazji grupując te, które się powtórzyły. W drugim kroku głosujemy i wybieramy najbardziej prawdopodobne scenariusze. Na koniec dla najważniejszych generujemy plan ich uniknięcia. W ten oto szybki sposób nie tylko pozbywamy się negatywnych myśli, ale też przygotowujemy rozwiązania na ewentualne niepowodzenia. Jest to wręcz znakomite narzędzie dla grup, co do których jesteśmy przekonani, że mają negatywny stosunek do poruszanego tematu, albo nie wierzą w jego powodzenie.

Otwarta przestrzeń

Open space to technika, która znakomicie się może sprawdzić w wielu różnych sytuacjach. Na przykład gdy mamy wiele tematów jednocześnie do omówienia i rozwiązania, lub też jeśli mamy dużą grupę uczestników i musimy nad nią jakoś zapanować, a chcemy by każdy miał szansę się wypowiedzieć. Ideą tego typu spotkań jest jednoczesna praca nad kilkoma zagadnieniami. W kilku miejscach w jednej lub wielu salach decydujemy jakie tematy będą omawiane. Członkowie zespołu samoorganizując się dołączają do jednej z grup, w każdej z nich jest jedna osoba, która zapisuje wszystkie pomysły grupy. Po jakimś czasie, na przykład po zapełnieniu jednej kartki papieru, może wyznaczyć kolejną osobę, która staje się piszącym, a sam może zostać w swojej grupie lub dołączyć do innej i tam przysłuchiwać się rozmowom lub zgłaszać swoje pomysły. Nie ma tu restrykcyjnych zasad, panuje samoorganizacja, każdy ma prawo zmieniać grupy w dowolnym momencie i dołączać do innych przysłuchując się im, ale też dodając swoje pomysły. Ćwiczenie trwa tak długo jak potrzebujemy, od kilkunastu minut do maksymalnie 2 godzin. Wszystko zależy od tego jakie tematy poruszamy. Na koniec całość podsumowujemy i przechodzimy do wyboru najlepszych rozwiązań czy pomysłów. 

Istnieje szereg modyfikacji otwartej przestrzeni, którą możemy dowolnie dostrajać do swoich potrzeb. Będąc sama uczestnikiem pewnego warsztatu miałam okazję brać udział w zastosowaniu tej metody w nieco bardziej „kontrolowanych” warunkach. Facylitatorowi bowiem zależało, aby każdy miał szansę się wypowiedzieć i dodać swoje pomysły dla kilku różnych zagadnień. Poprosił zatem, aby każdy uczestnik dołączył do jednej grupy, starając się by mieć równą liczbę osób w każdej z nich, a każda z nich miała jeden unikatowy temat. Przez kilka minut grupy generowały i zapisywały swoje pomysły na flipcharcie. Po skończonej pierwszej iteracji, grupy zostały wymieszane, ale w bardzo konkretny sposób. Każda osoba z grupy odliczała kolejno od 1 do 5 (bo w każdej grupie było po 5 osób). Następnie do flipchartów przyporządkowano również numery 1-5. Jak łatwo się domyśleć, w ten sposób prowadzący stworzył nowe grupy. Wszyscy z numerem 1 przeszli do flipcharta z numerem 1, i tak po kolei. Dzięki temu prostemu zabiegowi w każdej nowej grupie był ktoś, kto pracował w pierwszym etapie zadania i mógł szybko wyjaśnić co już się pojawiło, zespoły dostawały kolejne kilka minut na nowe pomysły, a po skończonej drugiej części, wszyscy już w nowo utworzonych zespołach przechodzili do kolejnego flipcharta z następnym zagadnieniem, i tak aż do momentu, gdy wszyscy zapoznali się z pięcioma tematami oraz dodali swoje pomysły. Następnie już przy pomocy innych narzędzi można było dokonywać wyboru najlepszych rozwiązań i budowania planu działania. Z własnego doświadczenia powiem, że miało to również dodatkowy plus w postaci integracji ludzi ze sobą, poza tym, że w naprawdę krótkim czasie udało się wypracować dla kilku naprawdę złożonych tematów ogromną listę pomysłów. I to, co czasami przy zwykłych spotkaniach prowadzonych w formie luźnych pogawędek zajmuje nam mnóstwo czasu, tu zajęło nam około jednej godziny. Nieraz pewnie mieliście poczucie zmarnowanego czasu, gdzie w trakcie rozmowy zbyt długo omawiany jest jeden, konkretny pomysł. Stosując to podejście jesteście w stanie zebrać całą masę pomysłów angażując tym samym wszystkich uczestników.

Fot. fotolia.com

Młyn pomysłów

Inną techniką, która pozwala nam wygenerować oraz wybrać najlepsze pomysły rozwiązania jednego wspólnego zagadnienia może być idea mill, czyli młyn pomysłów. Najpierw każdy samodzielnie tworzy na kartce papieru swoja własną listę pomysłów. Kiedy już minie czas, łączymy się w pary, każda osoba z pary dostaje 1-3 minut na prezentację drugiej osobie swoich pomysłów, druga osoba słuchając wybiera najlepsze jej zdaniem pomysły i zapisuje je u siebie, a po upływie czasu odwracamy role. Ten etap nazywa się kradzieżą pomysłów. Gdy uczestników jest dużo możemy także formować większe grupy. Kolejnym etapem jest powtórzenie kradzieży pomysłów, ale w innych grupach, mieszamy zatem uczestników i dajemy im takie samo zadanie jak w poprzednim kroku. Po przynajmniej dwóch takich rundach formujemy grupy, które dzielą się ich zdaniem najlepszymi pomysłami. Zapisując je na jednej wspólnej kartce, grupa decyduje także o najlepszych z nich i na koniec prezentuje te, które wygenerowała lub „ukradła” innym i uznała za najlepsze. To ćwiczenie poza jego oczywistymi zaletami jest też doskonałe do angażowania osób małomównych lub nieaktywnych. Pracując w parach wymusza ono na każdej osobie dzielenie się własnymi pomysłami jak i interakcję z innymi dyskutując o tych „skradzionych”. Możemy także pozwolić sobie na różne modyfikacje tego zadania, na przykład prosząc, aby każda osoba zapisała tylko jeden pomysł warty uwagi, który jednocześnie jest pomysłem „skradzionym” innemu uczestnikowi.

Matryca wymiarów

Matryca wymiarów (ang. matrix of dimensions) to kolejne narzędzie, które powinien poznać każdy, kto chce opanować sztukę facylitacji. Polega ono na zdefiniowaniu wymiarów lub obszarów, które są decydujące dla zbudowania konkretnego rozwiązania. Wybieramy także liczbę opcji, jakie bierzemy pod uwagę i tworzymy prostą matrycę jak na rysunku poniżej. W kolejnym etapie wypełniamy naszą matrycę opcjami jakie mamy, a potem poprzez głosowanie wybieramy najlepsze opcje. Na koniec budujemy gotowe rozwiązanie biorąc pod uwagę opcje z największą ilością głosów, ale też te, które mają największy sens i najbardziej nam pasują. W ten sposób możemy zaplanować np. imprezę integracyjną zespołu, ale też wybrać nowe produkty i sposób ich realizacji, sprzedaży i np. reklamy. Taka matryca jest łatwa i szybka w przygotowaniu i daje nam możliwość wizualizacji i wyboru najlepszych rozwiązań czy pomysłów.

Rys. 2. Przykładowa matryca wymiarów

To nie takie trudne

Facylitacja to nie tylko sposób na rozwiązywanie złożonych problemów. Może posłużyć nam również do innych celów, ot choćby poprowadzenia sesji planistycznych, tworzenia strategii, czy po prostu pomaga nam w prowadzeniu spotkań z wieloma uczestnikami, którzy muszą zostać równomiernie zaangażowani. 

I choć sztuka facylitacji do najłatwiejszych nie należy, poprzez praktykę, odpowiedni dobór i wykorzystanie narzędzi można doskonalić się i dojść w jej stosowaniu do perfekcji. Ważne jest to, że próbujemy i doskonalimy swój warsztat, a jego owocem są kolejne spotkania zakończone sukcesem, realizowanym planem działania i zadowolonymi uczestnikami, którzy są dumni z własnych pomysłów i nie uważają naszych spotkań w projekcie za zło konieczne.