Wraz z końcem roku zaczynamy częściej zastanawiać się nad tzw. oceną roczną. Zanim jednak przyjdzie grudzień i zaczniemy prosić swoich współpracowników o opinię o nas, lub zaczniemy pisać je dla innych, warto zająć się tym odpowiednio wcześnie, najlepiej regularnie w ciągu całego roku. Niezależnie od tego, w jakiej firmie pracujemy i jakie mamy procedury jeśli chodzi o zbieranie tzw. feedbacku. Regularny i efektywny feedback zwiększa zaangażowanie pracowników. Według Officevibe, który przygotował raport o zaangażowaniu pracowników, na drugim miejscu wśród czynników wpływających na zaangażowanie jest właśnie feedback, który aż 96% osób uważa za przydatny. Z drugiej zaś strony statystyki pokazują, że bardzo lubimy otrzymywać feedback, ale nie przepadamy za jego udzielaniem innym...Tym też aspektem pragnę zając się w kolejnym artykule z serii Project Managera skrzynka z narzędziami, bo chcę Wam pomóc w ujarzmieniu tego zagadnienia
Dlaczego to takie ważne?
No niby wiemy, albo czujemy, że tak trzeba. Firmy, przełożeni, HR managerowie wpajają nam, że dawanie regularnych opinii jest ważne dla rozwoju naszego i innych współpracowników. Przytoczony przeze mnie wcześniej raport nie tylko mówi o tym, że cieszy nas otrzymywanie opinii o nas, ale podkreśla także, że aż 62% pracowników chciałoby otrzymywać więcej opinii od swoich kolegów. Niezależnie od tego czy jest to pozytywna czy negatywna opinia, aż 82% osób deklaruje, że ją docenia. Co równie istotne, aż 62% osób zadeklarowało, że otrzymane przez nich opi nie mogłyby być lepszej jakości. I na tym skupimy się w tym artykule, bo każdy z nas zdaje sobie sprawę, jakie korzyści może przynieść konstruktywna opinia, dzięki której czujemy się docenieni, wiemy co możemy zrobić lepiej następnym razem albo nad czym powinniśmy pracować, aby stawać się jeszcze lepszymi.
Podstawy podstaw
Angielskie słowo feedback to tak naprawdę informacja zwrotna, czasem tłumaczona również jako sprzężenie zwrotne. Istotą jest tu odpowiedni czas. Stąd też coraz częściej odchodzi się od rocznych czy półrocznych ocen pracowników, bo nie wnoszą one w rozwój za wiele, zwłaszcza jeśli chodzi o te aspekty, nad którym powinniśmy popracować. Jeśli coś robimy nie tak, to byłoby idealnie, gdybyśmy od razu dostawali choćby krótką informację na ten temat. Nie ma nic gorszego niż ogólne stwierdzenia nie oparte na jakiejkolwiek sytuacji, lub oparte na takich, których świadkiem nie byliśmy albo takich, które zdarzyły się tak dawno temu, że już sami sobie to uświadomiliśmy lub po prostu tego nie pamiętamy.
Dzieląc się z kimś feedbackiem pamiętajmy by był on konkretny. Jeśli oprzemy się na sytuacji, w której uczestniczyliśmy, podamy przykład i doradzimy co można było zrobić lepiej lub inaczej istnieje o wiele większa szansa, że przyjmujący naprawdę go doceni. Także w sytuacjach kiedy zwyczajnie chcemy kogoś pochwalić i nie mamy nic więcej do dodania, warto osadzić to w jakiejś konkretnej sytuacji. De facto, mówiąc komuś, że jest świetny choćby tysiąc razy możemy go dodatkowo zniechęcić, jeśli w dłuższej perspektywie czasu nie zostanie to w inny sposób w ogóle docenione, a osoba która po raz n-ty usłyszy: „jesteś super, jestem z Ciebie zadowolony/-a” może z czasem zacząć reagować odwrotnie do tego niż byśmy chcieli. I zamiast entuzjazmu i zaangażowania, takiej osobie spada motywacja i chęci do pracy czy własnego doskonalenia się.
Informacja zwrotna powinna być na tyle zwięzła i prosta, aby jej odbiorca wiedział co ma dalej zrobić. Nie zawsze musi robić wiele, czasem wystarczy, że ją zaakceptuje. Czasami potrzeba jakiegoś planu, i w tym też powinniśmy pomóc. Jeśli mamy do przekazania dłuższy feedback warto posłużyć się chociaż by wypunktowaniami. Możemy go podzielić na kategorie, ot choćby na to, co robimy dobrze, a co możemy robić lepiej. Unikajmy za wszelką cenę negatywnych wydźwięków, np. to zrobiłeś/-aś źle, albo po prostu kategoryzowania jako pozytywne/negatywne – to na pewno nie pomoże naszemu odbiorcy.
Połącz fakty i emocje. Zacznij od faktów, na bazie własnych obserwacji, a nie relacji innych. Aktywnie słuchaj i obserwuj, jeśli Ci to pomoże rób notatki, staraj się zebrać konkretne dane i to je najpierw ujmij. Dopiero potem przejdź do emocji, które są nieodłączne jeśli chodzi o feedback. To co, może mi przeszkadzać lub nie podobać się, nie musi być tak samo odbierane przez innych. Zatem unikajmy generalizowania, stwierdzeń typu: wszyscy, większość, nikt, itp. Jeśli dajemy komuś informacje o nim to mówmy tylko i wyłącznie o naszych odczuciach i emocjach, w pierwszej osobie liczby pojedynczej. To też jest bardziej wiarygodne, aniżeli przełożony, który na przykład mówi nam o tym, że cały zespół widzi i jest niezadowolony, jak sobie z czymś nie radzimy. I nawet jeśli jest to konkretna informacja, to ciężko naszej ludzkiej naturze ją zaakceptować i nad nią pracować, bo po pierwsze buduje przepaść pomiędzy nami a zespołem (dlaczego mi sami nie powiedzieli?), a po drugie burzy zaufanie między pracownikiem a przełożonym (a co Ty czujesz/uważasz?).
Tym samym przechodzimy do moim zdaniem ostatniego, ważnego aspektu, tj. zaufania. Jeśli chcemy, aby nasza opinia została doceniona i przyjęta, musimy pamiętać o tym by osoba, do której ją kierujemy nam ufała i uważała nas i nasze opinie za wiarygodne.
Feedback Wrap
W książce Managing by Happiness Jurgen Appelo poświęca jeden z rozdziałów na temat pisania feedbacku w nieco zmienionej formie niż znana nam tzw. „amerykańska kanapka” (zaczynamy od dobrej rzeczy, potem nega tywna/wymagająca zmiany i znowu pozytywna). Wrap jest unowocześnioną wersją amerykańskiej kanapki i jest przemyślaną koncepcją, która może nam bardzo pomóc, zwłaszcza jeśli mówimy o formie pisemnej. Trzymając się pięciu prostych kroków jesteśmy w stanie napisać efektywny feedback i możemy być niemal pewni, że będzie on odebrany i zastosowany przez osobę do której jest kierowany.
Zaczynamy od kontekstu, otoczenia w którym się znajdujemy, naszego stanu emocjonalnego, to pomaga na zbudowanie relacji z osobą do której kierujemy daną informację, uwiarygadnia nas i automatycznie zwiększa prawdopodobieństwo tego, że odbiorca na niego zareaguje. Kolejny element to składniki naszego wrapa, czyli nasze obserwacje. W zależności od tego ile ich mamy możemy w podpunktach, albo krócej w dwóch – trzech zdaniach. Następnie przypisujemy emocje do każdej wylistowanej obserwacji. Możemy je wyrazić za pomocą pojedynczych słów, np. lubię, interesujące, uwielbiam, jestem zmieszany, zdenerwowany albo np. za pomocą emotikon: 🙂 ☹️ 😄 😉 😛 😕. Następnie przechodzimy do kolejnego, czwartego składnika naszej odmienionej kanapki, jakim jest przypisanie wartości. W miarę własnych możliwości i wiedzy próbujemy oszacować jaką wartość nada nasza propozycja zmiany. To pomoże naszemu odbiorcy w zrozumieniu i spriorytetyzowaniu działań do zrealizowania. Wszystko to na koniec zawijamy w listę proponowanych przez nas sugestii, czyli akcji, które odbiorca powinien wdrożyć.
Friday feedback
Może być piątek, a może być i wtorek, i środa i każdy inny dzień tygodnia. Aby zbudować w swojej organizacji, zespole czy projekcie (skala nie jest tak istotna) kulturę, w której dzielimy się informacją zwrotną możemy zapoczątkować prostą zasadę i umówić się ze swoimi współpracownikami na to, że na przykład w piątek dzielimy się feedbackiem. Możemy albo ustalić jedną godzinę w ciągu dnia, kiedy wszystkim dajemy czas na przemyślenie danego tygodnia i napisanie innym kilku zdań podsumowujących. Możemy też umówić się na krótkie spotkania twarzą w twarz, albo zadzwonić do osób, z którymi pracowaliśmy w danym tygodniu najbliżej i chcemy im podziękować za coś, docenić ich wsparcie, albo porozmawiać o tym, co nie do końca nam się spodobało i chcielibyśmy, aby w przyszłości dana osoba inaczej działała w danym aspekcie. Piątki wydają się być idealnym dniem na taką zasadę, bo jest to koniec tygodnia, więc można podsumować tydzień. Ważne aby nie zostawiać tego na sam koniec dnia, zwłaszcza jeśli mamy coś negatywnego do przekazania, to często może wymagać wyjaśnienia, albo szerzej rozmowy, dajmy więc czas naszemu odbiorcy na zareagowanie. Z drugiej strony może być to o tyle dobre, że daje nam potem cały weekend na przemyślenie. Z własnego doświadczenia wiem, że jeśli mam do przekazania niekoniecznie pozytywną opinię to wolę nie reagować na gorąco, a raczej odczekać dzień czy dwa, aż ochłonę i będę bardziej konstruktywna. Celem feedbacku powinna być chęć poinformowania o naszych spostrzeżeniach, ale też powinno nam zależeć na tym, by dana osoba go zaakceptowała, zareagowała na niego odpowiednią zmianą, albo po prostu przyswoiła.
Nienawidzę pisać opinii
Od wielu lat moim pomocnikiem przy pisaniu opinii o kolegach i koleżankach, z którymi pracuję jest strona www.ihateperformancereviews.com I nie, nie kopiuję gotowych wzorów, jednak są one bardzo pomocne i służą mi za inspirację. Zwłaszcza, jeśli muszę komuś napisać szerszy feedback o jego całościowej „działalności”, na konkretne potrzeby. Na stronie znajdziemy sporo przykładów gotowych zdań o różnych aspektach pracy, podzielonych na pozytywne i te wymagające poprawy. Są to często bardzo ogólne zwroty, ale przydatne i służą mi czasami jako punkt wyjściowy. Ważne, aby nie korzystać z tej strony używając popularnych skrótów klawiszowych Ctrl+C, Ctrl+V. Pamiętajmy o podaniu przykładów, bez względu na to czy jest to coś co bardzo cenimy w danej osobie, czy chcielibyśmy aby ona to poprawiła. Zamiast pisać, np.: „Ania dobrze się komunikuje z zespołem”, lepiej gdybyśmy napisali: „Ania podczas ostatniego wdrożenia zadbała o to by zespół był poinformowany o tym, co się dzieje i gdzie tych informacji szukać, dbała o to, by na bieżąco wysyłane były krótkie podsumowania, dzięki czemu każdy zainteresowany wiedział co się dzieje”. W sieci znajdziemy sporo przykładów, które mogą nam posłużyć za inspirację – polecam poszukać ich samemu. Odradzam jednak przeklejanie i hurtową wysyłkę tego samego kilku osobom. Zdarzyło mi się kiedyś otrzymać słowo w słowo to samo co moja koleżanka (łącznie z tym, że w jednym zdaniu zamiast mojego imienia było imię koleżanki), i efekt był taki, że obie uznałyśmy go za odbębnienie korporacyjnej zasady, a nie troskę o naszą dalszą pracę, motywację czy zaangażowanie. Zatem, Drodzy Czytelnicy, pamiętajcie: gotowce z www są super jako inspiracja, ale nie kopiujcie ich w całości. Nie chodzi o to żebyśmy używali wyszukanych zwrotów, a o to by nasza informacja została zrozumiana i trafiła do osoby, do której ją kierujemy.
Cenię Cię za…
„Cenię Cię za…” albo „Chciałbym się od Ciebie nauczyć…” albo inny dowolny początek zdania może być znakomitym ćwiczeniem integrującym, które jednocześnie pozwoli nam na przekazanie pozytywnych odczuć jakie mamy względem swojego zespołu. Kilkukrotnie stosowałam to ćwiczenie podczas rożnych spotkań projektowych i zawsze przynosi ono bardzo ciekawe efekty. Uśmiech na twarzach kolegów przypomina o tym, jak ważne jest dzielenie się nie tylko tym, co mamy poprawić, ale też tym, co w innych doceniamy. Jest to bardzo dobre i szybkie ćwiczenia które podczas chociażby całodniowych warsztatów może posłużyć nam jako icebreaker.
Na tablicy bądź flipcharcie zapisujemy początek zdania, ważne by miało pozytywny wydźwięk. Prosimy by każdy wziął długopis, marker i kilka karteczek samoprzylepnych i zapisał koniec zdania dla innych osób z zespołu, a potem nakleił swoje karteczki tym osobom na plecy. Ważne żeby odbiorca nie widział, co ma na nich napisane. Gdy wszyscy uczestnicy już mają karteczki od kolegów i koleżanek na plecach i wszyscy skończyli już pisać prosimy, aby się sparowali i wzajemnie przeczytali, co mają na tych kartkach napisane, stojąc za plecami tej osoby i nie ściągając tych kartek. Najlepiej pełnym zdaniem, np. „Cenię Cię za… punktualność, pozytywne energię, entuzjazm do pracy, profesjonalizm…”. Dopiero po przeczytaniu możemy zdjąć kartki i dać je tej osobie, na której plecach się one znalazły. Jest to proste i szybkie ćwiczenie, a jego efekt jest zawsze pozytywny, dobrze nastraja zespół i przypomina o tym, że nikt z nas idealny nie jest, ale każdy ma dobre cechy i warto o nich mówić innym.
Fot. Ada Grzenkowicz
Znajdź piłkę
Jeśli Twój zespół ma problemy z dzieleniem się konstruktywnym feedbackiem, możesz z nim zrobić krótkie, 15-25 minutowe ćwiczenie. Zadanie jest banalne: wybierz 4 uczestników i poproś ich o wyjście, mają tylko wiedzieć, że jak wrócą do sali będą musieli odnaleźć piłkę (może być jakikolwiek inny przedmiot). Pozostałe osoby mają za zada nie ukryć piłkę i zdecydować jaki styl informacji zwrotnej otrzymają poszczególne osoby. Pierwsza, która zostanie zaproszona do sali, nie może otrzymać żadnej informacji od grupy. Druga osoba będzie otrzymywać wyłącznie negatywne informacje (np. „nie uda Ci się, i tak jesteś za daleko, nie podoba nam się to, nie dajesz sobie rady, nie dajesz z siebie 100%” itd.). Trzecia osoba – tylko pozytywne komentarze („jesteś świetny, trzymaj tak dalej, dobrze Ci idzie, podoba mi się jak do tego podchodzisz”). Zarówno drugiej jak i trzeciej osobie nie dajemy żadnych konkretnych instrukcji, wyłącznie komentarze ogólne, nie odpowiadamy na pytania, które pomogłyby im zlokalizować ukryty przedmiot. Dopiero czwartej osobie, która wejdzie jako ostatnia dajemy konkretne rady i sugestie, bez podawania lokalizacji, ale możemy odpowiadać na pytania: tak lub nie, i dawać konstruktywne odpowiedzi. Ważne by każda z czterech osób miała tyle samo czasu na odnalezienie przedmiotu (ok. 2-3 minut) i wchodziły one jedna po drugiej. Na koniec omawiamy z graczami ich odczucia w kwestii otrzymanego feedbacku, jego przydatności i emocji jakie im towarzyszyły podczas poszukiwań. Zamykamy całe ćwiczenie podsumowaniem, jak czuli się wszyscy podczas ćwiczenia i jak czuliby się gdyby w codziennej pracy otrzymywali poszczególny rodzaj informacji zwrotnej lub nie otrzymywali go w ogóle. To ćwiczenie uwypukla zdecydowanie istotę i zasadność konstruktywnego dawania opinii innym i doskonale sprawdza się w nowych zespołach, które mają problem z regularnym dzieleniem się z innymi swoimi obserwacjami.
Lumos sp – stock.adobe.com
Pomocny i przydatny
Pamiętajmy, że feedback ma na celu pomóc innym rozwijać się, mieć większą świadomość swoich mocnych jak i słabszych stron. Opinia nie ma na celu kogoś zranić, a wręcz przeciwnie pomóc mu rozwinąć skrzydła. Dobrze napisany czy powiedziany może naprawdę pomóc w rozwoju naszych współpracowników, zwiększyć ich efektywność, zadowolenie z pracy. Jeśli ktoś jest dobry, to mu to powiedzmy, jeśli według nas nowa rola nie jest jeszcze dla niego, porozmawiajmy o tym i pomóżmy stworzyć plan, dzięki któremu może ona się rozwijać dalej by awansować na wymarzone stanowisko. Możemy też taką osobę pokierować w zupełnie inną stronę jeśli my dostrzegamy talent, którego ktoś sam u siebie nie widział, albo nie sądził, że mógłby pójść w innym kierunku. Najgorsze, co może my zrobić, to nie mówić i nie pisać nic. Bierne podejście jest najgorsze ze wszystkich możliwych. Jeśli jednak sami mamy problem z dzieleniem się informacją zwrotną, zacznijmy po prostu trenować, robić to regularnie i często i pytać się czy nasza opinia była efektywna. Nie bójmy się też pytać o feedback na temat udzielonego przez nas feedbacku, tylko w ten sposób jesteśmy w stanie dojść do perfekcji.
[ENG] Leader, Agile ways of working enthusiast. Has over 10 years experience with multicultural teams. Support teams achieving their goals, delivering projects and solutions that are focused on meeting clients needs. People doing the work are priority number one for her and she does her best motivating and empowering them. PMP® & SAFe SPC® certified, trainer and designer of interactive workshop. In her free time, passionate of active forms of leisure, crime stories, baking and cooking.
[PL] Liderka, pasjonatka zwinnej pracy projektowej. Posiada ponad 10-letnie doświadczenie w pracy w zespołach wielokulturowych. Wspiera zespoły w osiąganiu celi i dostarczaniu projektów lub rozwiązań, które spełniają oczekiwania klienta. Wierzy, że w pracy na pierwszym miejscu są ludzie i to ich wspiera w dotarciu do celu. Projektuje gry i interaktywne warsztaty szkoleniowe. Akredytowany trener PMP® oraz SAFe SPC®. W wolnym czasie fanka aktywnego wypoczynku, kryminałów, pieczenia i gotowania.