Nie ma drugiej rzeczy, która pachnie tak pięknie jak nowe auto. Z reguły ten zapach utrzymuje się przez rok-dwa, w zależności od poziomu eksploatacji. A ile pachnie nowy projekt? Niestety zdecydowanie krócej. Po początkowym zachwycie i pięknym planie zostajemy z setkami zadań i problemów do rozwiązania. Nie mamy gwarancji ani prawa do reklamacji. Co tak naprawdę samochód ma wspólnego z zarządzaniem projektami? Czy PM to bardziej dyrygent, czy może kierowca auta (będącego na potrzeby tego artykułu alegorią projektu)? Jeżeli szukasz intuicyjnej oraz skompresowanej niczym rodzinne kombi metody prowadzenia projektu, zapraszam za jego kierownicę.
Tytułowa metoda DA może sugerować związki z Disciplined Agile®, ale to tylko zbieżność nazw. Jej właściwe rozwinięcie to Das Auto, a wywodzi się z branży automotive.
Uprawnienia
Czy jazdy samochodem, podobnie jak tej na rowerze, się nie zapomina? Raczej tak. Czasem tylko, jak się człowiek nagle przesiądzie z automatycznej skrzyni biegów na manualną, coś tam szarpnie, zawyje czy zachrobocze. Co do zasady jednak, prowadzenia auta trzeba się po prostu nauczyć, potem zdać egzamin i dużo, dużo jeździć, żeby nabrać doświadczenia. Z kierowaniem projektem jest dokładnie tak samo… pomijając egzamin. Tak naprawdę nie potrzebujesz żadnego papieru, żeby zacząć. Do takich właśnie osób skierowana jest ta metoda, choć i doświadczeni kierowcy projektów znajdą coś dla siebie.
Segmentacja
Tak jak nie każde sportowe auto musi być czerwone, tak nie każdy projekt musi mieć podobną strukturę. Metoda DA klasyfikuje projekty do dziesięciu głównych segmentów (Tabela 1). Dodatkowo w obrębie każdego z nich stosowana jest customizacja, inaczej zwana tailoringem. Jestto dopasowanie WBS-a (Wyposażenia Bardzo Standardowego) do własnych potrzeb, głównie na etapie konfiguracji projektu. Do najbardziej znanych należy opcja AWD (potocznie zwana 4×4), czyli dodatkowy napęd, gdy projekt utknie, pakiet BOX, czyli kontrolowane zwiększanie zakresu, HAK – jeżeli potrzebne są zasoby z innego projektu, oraz DSG, czyli dodatkowa automatyzacja głównych procesów napędzających projekt.
Tabela 1. Opracowanie własne. Segmenty projektów w metodzie DA odwołujące się do typów aut klasyfikowanych w EuropieSpecyfika jazdy
Mówi się, że obecnie samochody to telefony na kółkach. Pełno w nich elektroniki, a w niewidocznych miejscach ciągną się kilometry kabli. Wiele elementów wyposażenia komunikuje się ze sobą. Aktywne systemy bezpieczeństwa pomagają podczas jazdy, a pasywne czekają na swój czas. Rola kierowcy z każdym rokiem sprowadzana jest do minimum, a celem są całkowicie autonomiczne pojazdy. Póki co, to jednak osoba siedząca na przednim fotelu za coraz mniejszą kierownicą, jest tą, która decyduje, w jaką stronę i z jaką prędkością jedzie auto. Praca projektowa to również mieszanka automatyzacji i manualnej pracy – systemów wspierających i tych przeszkadzających, które rzekomo mają pomagać. Pełna jest nawyków, ryzyk i decyzji podejmowanych w krótkim czasie. Mnóstwo w niej zależności oraz mechanizmów, o których nie wiemy, albo które dobrze znamy. Każda podróż jest inna, bo ma swój cel, początek oraz koniec,ale czasem trwa i kosztuje, nie zawsze tyle, ile planowaliśmy. Raz są piękne widoki, a innym razem mizerne. Czasem to droga po dziurach, a czasem po autostradzie. Zdarza się stanąć w korku albo zjechać na pobocze. Napotykasz kontrole, pomiary, progi zwalniające, bramki. Wybierasz objazd albo drogę na skróty. Czasem masz wrażenie, że jeździsz w kółko. Jeśli w tym momencie czujesz, że nie wiesz, czy czytasz o jeździe autem czy o prowadzeniu projektu, to bardzo dobrze. Obie te rzeczy są do siebie bardzo podobne.
Płyta podłogowa
Różnorodne podejścia do projektów mają swoje fundamenty (np. wspomniany na wstępie Disciplined Agile® ma ich aż 6). Metoda Das Auto definiuje je jako płyty podłogowe, które podlegają bardzo wysokiemu stopniowi standaryzacji. W zależności od kraju, w którym projekt jest prowadzony, wyróżniamy różne ich typy (np. MQB, MEB czy EMP2). Dobra płyta to gwarancja bezpieczeństwa i komfortu projektu. Zaczynając bądź przejmując po kimś projekt, warto sprawdzić, na jakim typie został zbudowany. Choć konstrukcyjnie nie powinno się łączyć się dwóch (lub więcej) aut w jedno, to w przypadku metody Das Auto zalecane jest dobranie najlepszych dostępnych rozwiązań. Podejście to promowane jest pod hasłem #GoHybridProject. Jeśli masz wątpliwości jakiej płyty użyć, zbuduj projekt na wartościach etycznych lub jakościowych.
No to w drogę
Każda podróż zaczyna się od wręczenia PM-owi (kierowcy) kluczyka, będącego swego rodzaju autoryzacją dla osoby siadającej za kółkiem. W tym momencie projekt może ruszać. Metoda Das Auto nazywa to włączeniem zapłonu (inicjacją). Zanim ruszymy jednak w drogę, całą trasę (lub kluczową część, np. do pierwszego MOP-u) należy zaplanować. MOP to odpowiednik Major Milestone oznaczający Miejsce Obsługi Projektu, w którym odbywa się ocena postępów i ewentualne korekta trasy. W ultra-zwinnych projektach mówi się o MOP-owaniu co 2 godziny (głównie ze względu na zmęczenie kierującego). Planowanie obejmuje wiele czynności, jak sprawdzenie stanu zasobów niezbędnych do pokonania trasy. Należy też przeanalizować całą drogę od punktu A do punktu B pod kątem wykonalności. Sprawdzić, czy nie jest zaciągnięty hamulec ręczny (ograniczenia) i czy wybrana trasa jest najlepszą pod kątem czasu trwania oraz wykorzystania zasobów. Stałym elementem WBS-a są pasy bezpieczeństwa oraz poduszki powietrzne, które jako Lessons Learned odpowiadają na kluczowe zagrożenia minimalizując ich negatywnych wpływ. System satelitarny na bieżąco wyszukuje ryzyka (szansy i zagrożenia) na efektywniejsze pokonanie trasy. Ważną czynnością przed wyruszeniem w trasę jest ustawienie lusterek. DA zaleca, aby każdy pasażer projektu czasem w nie zerknął, aby dokonać oceny tego, co za nim.
Monitorowanie i kontrola
Głównym elementem wyposażenia aktywnie wspierającego PM-a podczas jazdy jest deska rozdzielcza (potocznie zwana dashboardem). Zacznijmy jednak od wyjaśnienia różnicy między monitorowaniem i kontrolą. Kiedy podczas jazdy spoglądasz na wskaźnik prędkości, to go monitorujesz, a jeśli dodatkowo analizujesz znaki, tak aby mieścić się w granicach tolerancji, to prędkość kontrolujesz (oczywiście po to, żeby dokonać korekty). Najważniejszym wskaźnikiem w metodzie DA jest KPI24, czyli limit ujemnych punktów przyznawanych za niewłaściwe stosowanie jej zasad. Po jego przekroczeniu PM kierowany jest na kurs doszkalający. Analogicznie do znanych z wnętrza auta wskaźników, oprócz aktualnej prędkości projektu (APP) należy pilnować PPZ (poziomu paliwa zespołu), PCZ (poziom ciśnienia w zespole), systemu START/STOP (cykliczne spotkanie zespołu ustalające, jakie elementy projektu należy poddać modyfikacji) oraz najważniejszego: SERVICE (rejestr ryzyk). Również wspomniane wcześniej lusterka pomagają w monitorowaniu ciągle zmieniającego się otoczenia wewnątrz, jak i na zewnątrz projektu (pojazdu). Warto w nie spoglądać, odbywając retrospektywę, czyli tzw. manewr cofania. Skoro wbijając wsteczny w prawdziwym aucie, w lusterku widzimy przyszłość (na przykład słup, w który możemy uderzyć), w projekcie również może nam to uratować du…żo. Patrz w lusterka, ryzyka są wszędzie.
Jesteś u celu
Jeżeli udało Ci się doczytać do tego miejsca, zasługujesz na małe sprostowanie. Jak się zapewne domyślasz, tak naprawdę nie ma takiej metody jak Das Auto. Tym bardziej nie ma takiej metodyki, a już na pewno nie ma takiej metodologii (czyli dziedziny nauki często mylonej z wcześniejszymi pojęciami). To zmyślone środowisko miało na celu pomieścić elementy zarządzania projektami, które uważam za najważniejsze. Wszystkie one zostały pogrubione. Jeśli teraz przeskakujesz cały artykuł tylko po nich, uzyskasz obraz projektu, jaki chciałem przekazać. Swoje symboliczne znaczenie miało też samo odwołanie do kierowania samochodem, które nie ma w sobie prawie żadnych ograniczeń dotyczących wieku, płci czy miejsca zamieszkania. Jeśli więc zdrowie pozwala, łap za kierownicę projektu, zanim zrobi to sztuczna inteligencja lub inna osoba.
Na co dzień ratuje życie jako etatowy PgM w branży Automotive Safety. Uważa, że jakość jest za darmo i że zawsze jest jakieś rozwiązanie problemu. Propaguje niestety wciąż rzadkie podejście do ryzyka mówiące, że to nie jest z góry tylko złe. Początkujący facylitator lubiący zmiany i kreatywne zadania. Co roku wybiera nowy ulubiony sport, ale od lat wierny fan polskiej piłkarskiej ekstraklasy. Wierzy, że każdy PM ma wiele twarzy, niekoniecznie tylko 50.