Jak uczyć zarządzania projektami w oparciu o cykl Kolba?

Zwinne zarządzanie projektami (Agile Project Management) to obszar, który jest dobrze znany w szczególności w środowisku IT. Zwinne praktyki są wykorzystywane praktycznie na co dzień podczas rozwoju produktów, zarządzania projektami, pracy zespołowej. Mimo, że dziedzina jest stosunkowo młoda (Agile Manifesto został spisany w 2001 r.), to w ostatnich latach stała się standardem branżowym.

---

Niestety, polski system edukacji nie nadąża za tak dynamicznymi zmianami w nowoczesnych metodach zarządzania i nie jest jeszcze przygotowany na skuteczne nauczanie tej dziedziny. Z pomocą przychodzą tutaj firmy doradcze i szkoleniowe, czasem także prywatne uczelnie. Sporo wiedzy można zdobyć także z literatury eksperckiej czy artykułów branżowych w sieci. Alternatywą do wymienionych metod mogą być spotkania grup zrzeszających ekspertów i praktyków, stowarzyszenia czy nieformalne społeczności, których celem jest propagowanie najlepszych praktyk zwinnego (Agile) i szczupłego (Lean) zarządzania. W Polsce działa obecnie kilka nieformalnych grup, a jedną z nich jest Agile Wrocław, założona w 2014 roku przez praktyków zwinnych metod zarządzania projektami. Od ponad 3 lat główną działalnością grupy jest organizacja bezpłatnych warsztatów szkoleniowych, rozwijających szeroko pojęte umiejętności zwinnego zarządzania projektami.

Łatwo zauważyć, że formuła większości konferencji czy seminariów branżowych opiera się głównie na prezentacjach prelegentów. Przypomina to często sesje tzw. „death by powerpoint”, gdy uczestnicy nie tylko wychodzą przytłoczeni olbrzymią ilością informacji, które usłyszeli bądź zobaczyli, ale także nie potrafią zastosować tej wiedzy w praktyce. W konsekwencji tego typu podejście ma znikomy aspekt edukacyjny.

Cykl Kolba 

Zespół organizujący spotkania Agile Wrocław zaproponował alternatywną formułę dla organizacji spotkań w ramach społeczności. Zamiast tradycyjnego wykładu, spotkania tej grupy (ang. meetups) oparte są wyłącznie o pracę warsztatową.

Każde spotkanie jest zaprojektowane w oparciu o tzw. moduł szkoleniowy, którego podstawą jest cykl Kolba, zwany również pętlą efektywnej nauki dorosłych. Jego nazwa pochodzi od nazwiska amerykańskiego teoretyka rozwoju nauczania David Kolba, który założył, że nauka jest najbardziej efektywna podczas doświadczania, czyli kiedy wykonujemy praktyczne zadania.

Cykl ten składa się z czterech elementów: doświadczenia, refleksji, generalizacji i zastosowania, a każdy z nich ma miejsce podczas comiesięcznych spotkań wrocławskich praktyków.

Doświadczenie

To pierwszy z etapów efektywnej nauki, kiedy uczestnik ma okazję doświadczyć nowego zagadnienia. Przeważnie jest to proste ćwiczenie grupowe, podczas którego każdy ma okazję zaznajomić się z tematem lub przywołać doświadczenia, jakie już posiada ze swojego środowiska zawodowego.

Refleksja

To czas na autorefleksję oraz grupową dyskusję: w tym etapie uczestnik warsztatów może ocenić swoje mocne i słabe strony na bazie wcześniejszego doświadczenia, a także odpowiedzieć sobie na pytanie, z czego wynikały zaistniałe trudności. To także moment, aby grupa podsumowała wnioski płynące z symulacji oraz ze wspólnej dyskusji.

Generalizacja

Po tym jak uczestnicy sesji zaprezentują już swoje przemyślenia, nadchodzi czas, by poznali także teoretyczne podejście do omawianej kwestii. To miejsce dla trenera, aby wykazał się swoim doświadczeniem, ale równie istotne jest to, by jego wypowiedź nawiązywała do praktycznych przykładów z pierwszej części spotkania, czyli tego co już uczestnicy doświadczyli. To także moment na wspólne spisywanie najważniejszych wniosków.

Zastosowanie

Ostatni etap cyklu Kolba to czas, aby zastosować wypracowane wnioski oraz wiedzę teoretyczną w praktyce. To także moment by zauważyć ewentualne błędy i wprowadzić korekty. Przeważnie odbywa się to w formie praktycznego ćwiczenia lub zadania wdrożeniowego, gdzie uczestnicy mogą zastosować nową wiedzę z części teoretycznej.

Teoria w praktyce

A zatem, jak dla przykładowego tematu „Wartości Scrum w praktyce” mogłaby wyglądać sesja? W tradycyjnym podejściu, upraszczając, prezentacja tego tematu mogłaby wyglądać tak, że prelegent przekazuje jakie wartości stoją za metodą Scrum, a następnie podaje przykłady ze swojego doświadczenia bądź z literatury.

W wydaniu Agile Wrocław takie warsztaty szkoleniowe zostały zaprojektowane w następujący sposób.

Wstęp: Trener wita uczestników, omawia cele, agendę, korzyści, po czym następuje krótki ice-breaker, a następnie podział grupy na 5 stolików odpowiadającym 5 wartościom Scruma (Zaangażowanie, Odwaga, Szacunek, Otwartość i Skupienie).

Ćwiczenie diagnostyczne: Zadaniem każdej z grup jest zgromadzenie przykładów pozytywnych zachowań, wspierających daną wartość oraz innych, które świadczą o niepoprawnym zrozumieniu danej wartości lub wręcz jej braku.

Refleksja: Trener prosi o podzielenie się obserwacjami, może zapytać uczestników, co było łatwe w ćwiczeniu, co było wyzwaniem, jak się pracowało w grupach.

Teoria/Wnioskowanie: Każda z grup przedstawia wyniki swojej pracy, pozostali uczestnicy mogą uzupełniać swoimi przykładami. Zadaniem trenera, podczas zaprezentowania teoretycznych podstaw jest także nawiązywanie do wcześniejszych doświadczeń uczestników.

Ćwiczenie utrwalające: Zadaniem każdej z grup jest stworzenie prostej listy pytań „Jak sprawdzić czy dana wartość jest w zespole?”

Podsumowanie: Po krótkim podsumowaniu następuje część mniej oficjalna (tzw. networking), podczas której uczestnicy mają możliwość wymiany doświadczeń w mniejszych grupach w nieformalnej atmosferze.

Konkretnie i z rezultatem

Jak wynika z przedstawionej struktury, nadrzędnym celem modułu szkoleniowego opartego o pętlę efektywnej nauki jest praktyczne przećwiczenie konkretnych umiejętności, co jest w szczególności istotne w dziedzinie zarządzania projektami.

Forma warsztatowa pozwala na zaangażowanie każdego z uczestników, co zwiększa prawdopodobieństwo wzrostu kompetencji i wykorzystania umiejętności w praktyce.

Warto nadmienić, że podczas sesji warsztatowych wykorzystywane są zróżnicowane, aktywizujące metody szkoleniowe, takie jak: odgrywanie scenek, dyskusja grupowa, studium przypadku, symulacje, po to aby podnieść atrakcyjność spotkań i uzyskać maksymalne zaangażowanie uczestników. Wielokrotnie zdarza się, że prezentacja trenera jest ograniczona do minimum, jako że większość uczestników to praktycy ze sporym bagażem doświadczeń i wiedza często pochodzi właśnie od nich.

Elementem, o którym warto także wspomnieć, jest również rezultat warsztatu. To przede wszystkim wypracowane przez uczestników materiały w postaci oryginalnych flipchartów, a także inne „artefakty” które można wykorzystać w projektach (jak na przykład lista pytań sprawdzających stosowanie Scrumowych wartości).

Agile Wrocław to grupa non-profit skupiająca wokół swojej działalności ponad 1500 osób. Jej celem jest wspieranie rozwoju współczesnych metod zarządzania projektami, zapewnienie możliwości zdobywania wiedzy, doskonalenia umiejętności oraz wymiany doświadczeń dla specjalistów branży rozwoju oprogramowania. Hasło przewodnie dla organizowanych wydarzeń edukacyjnych brzmi: „aby ludzie wyszli lepsi niż przyszli”, co pośrednio przekłada się również na wysokie oceny za ich organizację (średnia to 4,3 w skali 0-5). 
W ramach działalności Agile Wrocław w 2017 roku zorganizowano pierwszą w Polsce konferencję non-profit opartą wyłącznie o formułę warsztatową o nazwie „Agile on the boat”, podczas której odbyło się 9 niezależnych sesji szkoleniowych podzielonych na 3 obszary: zespół, produkt oraz skalowanie. Być może jest jedyna na świecie konferencja, która odbywa się nie tylko bez tzw. „keynote speech”, ale również bez tradycyjnych prezentacji; prelegenci są zastąpieni przez trenerów-praktyków z wieloletnim doświadczeniem w metodach zwinnych, a wszystkie sesje oparte są o efektywny moduł szkoleniowy. Średnia ocena konferencji to 4,89 w skali 0-5, co świadczy o wysokim poziomie merytorycznym i realnej wartości dostarczonej uczestnikom. 

www.meetup.com/agilewroclaw
www.agileontheboat.pl