O co chodzi z tym mentoringiem? Czy warto? Po co to Project Managerowi? A jeśli tak, to jaki z tego będzie profit? Jak zrobić to efektywnie?


Obecnie wyzwania, z jakimi mierzy się Project Manager w zarządzaniu projektami, są coraz to bardziej skomplikowane, a projekty coraz bardziej zaawansowane. Project Management to nieustanna ścieżka, na której każdego dnia możemy się czegoś nauczyć i warto sobie zdać z tego sprawę. Jeśli już wiadomo, że kompetencja uczenia się nowych rzeczy, a czasami oduczania tych, które już nam nie służą, jest ważna, to możemy odpowiednio wykorzystać swoje zasoby i zainwestować w rozwój. Jedną z takich form rozwoju Project Managera jest mentoring.

Czym jest mentoring?

Definicji mentoringu jest wiele. Zamiast przytoczyć którąś z nich, warto skupić się na słowach kluczach jak relacja, partnerstwo, mistrz i uczeń, wymiana doświadczeń i wiedzy, współpraca, zaufanie, wsparcie, rozwój. Dla mnie mentoring to proces osiągnięcia celu mentoringowego w relacji pomiędzy dwiema osobami. Jedna jest opiekunem z większym bagażem doświadczeń i odwagą do dzielenia się nimi oraz błędami, natomiast druga jest uczniem. Relacja taka powinna opierać się na zaufaniu i wsparciu, dążąc do wspólnego rozwoju

Moje doświadczenia

Z końcem 2023 roku zdecydowałam, że potrzebuje rozwoju w formie, jakiej jeszcze nie próbowałam. Zrobiłam analizę ryzyk, zysków oraz strat i wyszło mi, że inwestuję swój najcenniejszy zasób – czas, w coś, czego nie znam. Jednak zgodnie z jedną z myśli biznesowych zaklasyfikowałam to do kategorii affordable loss i zdecydowałam spróbować. Moją nową formą rozwoju został mentoring! Po etapie poszukiwań podjęłam decyzję i w jej efekcie od lutego do lipca 2024 wzięłam udział aż w 4 programach mentoringowych. Jednym z ważniejszych elementów było dla mnie spotkanie każdej z osób personalnie.

Po co PM-owi mentoring?

Dla mnie odpowiedź na pytanie, czy Project Manager powinien inwestować swój czas w mentoring i czy warto brzmi: tak, ale… przygotuj się i podejdź do tego tak, jak do projektu! Zaplanuj, zrób analizę ryzyka, kosztów, wyegzekwuj (zapisz się!) i najważniejsze – wyznacz cel. Co otrzymasz w zamian za swój czas? Odpowiadając uczciwie i transparentnie – tego nigdy nie przewidzisz, ale to, czego ja doświadczyłam, to fakt, że otrzymałam więcej, aniżeli oczekiwałam. Idąc w bardziej konkretne aspekty profitów, otrzymać możesz: wsparcie, inspirację, dawkę wiedzy w pigułce, inną perspektywę na bieżące wyzwania, naukę na nie swoich błędach. Dostaniesz także przykłady z życia o zarządzaniu projektami i zespołami, podpowiedzi o technikach czy schematach, które mogą ułatwić Ci pracę i życie. Ponadto, możesz otrzymać oszczędzające Ci czas rekomendacje, na przykład o studiach czy kursach, które warto podjąć, a także polecenia książek. Paradoksalnie, ważnym aspektem jest zysk w postaci zaoszczędzonego czasu. Inwestujesz w mentoring swój czas – kilkanaście minut lub godzin, ale oszczędzasz kilka lat, ucząc się na czyichś doświadczeniach.

Fot. stock.adobe.com

Sposoby na efektywność

Oto kilka podpowiedzi, jak to zrobić efektywnie, z perspektywy mentee i mentora.

Wybierz odpowiedni dla Ciebie program i mentora/mentee

Mentee: Zastanów się, czego potrzebujesz teraz. Odpowiedz na pytanie, w jakich obszarach chcesz się rozwijać, na przykład w zarządzaniu projektami. Dobierz odpowiednio do swoich potrzeb program, a jeśli jest w nim taka możliwość, wybierz mentora, z którym chciałbyś pracować. Zrób research, przejrzyj media społecznościowe, a czasami po prostu rozejrzyj się dookoła siebie. Może to w miejscu pracy znajdziesz kogoś, kto może zostać Twoim mentorem. Nie bój się zapisać czy też zapytać.

Mentor: Upewnij się, że chcesz wziąć udział w danym mentoringu. Pomyśl, co możesz zaoferować. Zobacz, czy program jest zbieżny z Twoimi doświadczeniami. Kolejno – odwagi! Możesz myśleć, że to jeszcze za wcześnie, a jeśli okaże się, że twoim mentee zostanie ktoś, kto rozpoczyna swoją drogę zawodową, a Ty z Twoimi 2 latami doświadczenia, czy 5 dostarczonymi projektami już jesteś dalej o 2 lata, czy 5 projektów niż osoba, która potrzebuje wsparcia.

Określ cel mentoringowy

Mentee: Wyznacz cel, ale… miej w sobie na tyle elastyczności, aby pogodzić się z tym, że cel może się zmienić i to też jest w porządku. Przypominaj cel na początku każdej sesji, aby wiedzieć, że jest on dalej aktualny i wiesz, w jakim kierunku podążasz.

Mentor: Pomóż mentee ustalić cel mentoringu. Można do tego wykorzystać jedną z wielu technik jak SMART, GROW, 5W, CLEAR, OKR, FAST, FOCUS. Bądź uważny w tym na potrzeby swojego mentee.

Wizualizuj i monitoruj progres

Mentee: Spisuj notatki, wpisuj słowa klucze, polecenia mentora o książkach, blogach, podcastach, filmach. Może być tak, że teraz nie będziesz uważać tych tytułów za relewantne, ale kiedyś możesz do tego wrócić. Zastanów się jak mierzyć postęp i jakich narzędzi możesz do tego użyć. 

Mentor: Zaproponuj narzędzia, które pomogą Wam zorganizować pracę. Na przykład tablice jak Miro, Mural, Asana, abyście mogli, tak jak w projektach, monitorować progres, kamienie milowe i patrzeć, jaki jest kierunek mentoringu.

Bądź proaktywny i buduj relację

Mentee: Inicjuj spotkania oraz przygotuj się na nie. Zadawaj konkretne pytania. Bądź szczery i buduj zaufanie.

Mentor: Przygotowuj się na sesje oraz zadbaj o materiały, które możesz polecić. Spisz kontrakt z mentee. Tak samo jak mentee, bądź szczery i buduj zaufanie.

Otwórz się na informację zwrotną

Mentee: Wyjdź otwarcie do otrzymywanego feedbacku, potraktuj to jako poradę jak ulepszyć przyszłego siebie. Pamiętaj, że feedback jest subiektywnym spojrzeniem, jednak każdy z nas ma inne soczewki i warto spojrzeć na siebie innymi oczami. Udzielaj informacji zwrotnej mentorowi, aby wiedział co jest dobrze, a co poprawić.

Mentor: Udzielaj feedbacku zgodnie z zasadami FUKO czy SBI. Pytaj czy mentee jest gotowy na feedback. Przyjmuj feedback od mentee i koryguj.

Praktykuj

Mentee: Jak tylko widzisz możliwości, staraj się wykorzystać polecone techniki pracy i sprawdzaj, czy działają u Ciebie. 

Mentor: Doceń ten moment, kiedy mentee przypomina Ci o technice czy matrycy „starej jak świat” o której dawno zapomniałeś, a Ty idąc kolejnymi projektami czy latami doświadczania, już wykorzystujesz inne – nie bój się wracać do starych i sprawdzonych metod.

Dziel się swoimi doświadczeniami

Mentee: Dyskutuj o próbach, które podjąłeś i tym, co u Ciebie działa, a co nie.

Mentor: Mów o swoich błędach, pomóż mentee zaoszczędzić czas.

Kontynuuj – mentoring to dopiero początek

Mentee: Korzystaj z wszystkiego, czego się nauczyłeś podczas mentoringu. Jeśli trzeba, kontaktuj się z mentorem w ramach korekcji swoich działań. Warto utrzymać kontakt z mentorem, już może mniej intensywny, ale to właśnie mentor może być osobą, która po 5 latach podpowie Ci złotą radę, która zmieni sposób twojego działania.

Mentor: Wspieraj mentee, nawet po programie. Obserwuj go i nie bój się dawać drobnych wskazówek. Nigdy nie wiesz, kiedy uczeń przerośnie mistrza.

Czy warto?

Podsumowując, zachęcam każdego Project Managera do zainteresowania się formą rozwoju, jaką jest mentoring. Nikt nie powie Ci tyle co mistrz, a może to już Ty możesz być nim dla kogoś. To czy mentoring trwa 30 minut czy 4 miesiące nie ma znaczenia, bo czasami krótka rozmowa może zmienić wszystko w Twoim podejściu i dać Ci nową perspektywę. W mentoringu chodzi o wartość spotkania! W zarządzaniu projektami wymiana doświadczeń i możliwość przedyskutowania swoich technik czy rozwiązań z mentorem jest czasami kluczowa dla sukcesu projektu.