Kontrakt zespołu – budowanie zwinnego zespołu rozproszonego. Project Managera skrzynka z narzędziami, cz. XIV

Kilka ostatnich miesięcy zdecydowanie zmieniło naszą codzienność. Warunki, w jakich przyszło nam funkcjonować, niejednokrotnie wypełnione strachem i obawą znacząco wpłynęły także na naszą pracę. Zdaję sobie sprawę z tego, że wielu z Was pracuje z powrotem w biurach, jednak statystyki pokazują, że tam, gdzie jest to możliwe, firmy przynajmniej na razie nie planują powrotu do biur w pełnym wymiarze dla wszystkich pracowników. Nowe warunki pracy z pewnością nie ułatwiają nam zadania, a projekty nadal się toczą i musimy je prowadzić jak najlepiej, osiągając założone cele. Rozpoczynamy także nowe projekty z zespołami i aby zrobić to efektywnie powinniśmy nasz zespół poznać, ustalić jak będziemy ze sobą współpracować i czego powinniśmy od siebie oczekiwać. W tej edycji „Skrzynki” poruszam temat budowania zwinnych zespołów rozproszonych przez utworzenie tzw. kontraktu zespołu.

---

Czym jest kontrakt?

Kontrakt to nic innego, jak spisane zasady współpracy całego zespołu. Może on zawierać bardzo podstawowe ustalenia, ale może być także bardziej rozbudowany. Wszystko zależy od tego, w jakim celu go spisujemy. Jeśli jest tworzony na przykład na potrzebę prowadzonych warsztatów, może być krótszy i bardziej ogólny. Wówczas możemy go przygotować wcześniej i zaproponować grupie – każdy ma wtedy prawo dodać inne zasady, lub nie zgodzić się na te zaproponowane. Najważniejsze jest to, by je ustalić na początku i otrzymać zgodę każdego uczestnika na ich obowiązywanie w trakcie całego szkolenia.

Ideą kontraktu jest przede wszystkim to, że wiemy jakie zasady nas obowiązują, jakie mamy prawa i przywileje w zespole. Bardzo istotnym aspektem jest także łatwiejsza współpraca, zwłaszcza kiedy zaczynają pojawiać się niejasności, konflikty i problemy. Wówczas taki kontrakt jest w stanie wybawić nas z niejednej opresji. Wystarczy, że się od niego odwołamy i już łatwiej nam ustalić, co powinniśmy zrobić lub w jaki sposób. Oczywiście kontrakt to nie lekarstwo na wszystkie bolączki zespołów, jednak w dużej mierze ułatwia nam współpracę i wyznacza kierunek, w którym powinniśmy zmierzać.

Aby zespół mógł pracować ze sobą efektywnie i osiągał dobre rezultaty niezbędny jest kontrakt, zwłaszcza jeśli myślimy o zespole zwinnym, który będzie pracował ze sobą nawet kilka lat. Istotnym aspektem będzie także fakt, że kontrakt zostanie współtworzony przez wszystkich członków zespołu, a nie tylko mu przedstawiony. Łatwiej go nam przygotować, jeśli możemy spotkać się w jednej sali razem, ale z uwagi na panującą epidemię oraz fakt, że coraz więcej zespołów jest rozproszonych w kilku lokalizacjach, omówię jak przygotować kontrakt zespołu zdalnie. Zawarte w tym artykule narzędzia można też łatwo przełożyć na warsztaty twarzą w twarz, stąd skupię się na nieco trudniejszej wersji online.

Etap I – Prep

Zaczynamy od przygotowania się do warsztatu, podczas którego opracujemy z naszym zespołem kontrakt. Na potrzebę tego artykułu zakładamy sytuacje najbardziej wymagające, na przykład to, że jesteśmy Scrum Masterem zwinnego zespołu, który dopiero zaczyna pracę ze sobą. Wszelkie inne sytuacje, z którymi przyjdzie nam się zmierzyć będą łatwiejsze, więc bez większych trudności będziemy mogli przełożyć, zamienić lub zmodyfikować nasze założenia względem przytoczonych pomysłów i narzędzi.

Czas trwania warsztatu będzie zależny od tego na jakie elementy rozłożymy nasz kontrakt. Warto zatem zacząć od spisania draftu z podziałem na kategorie oraz krótki opis, co każda z nich oznacza. Kilka proponowanych, które mogą nam ułatwić dalszą współpracę, wymieniam poniżej.

1. Wartości

Skupienie, otwartość, odwaga, szacunek i zaangażowanie – w Scrumie są one swoistym fundamentem dla naszej pracy. Zapisujemy w tej kategorii, co dla nas oznaczają dane wartości, jak je rozumiemy, w jaki sposób będziemy je realizować i szanować. Najlepszą techniką wydaje się być zapisanie, jakimi zachowaniami w zespole będziemy je wyrażać. Z moich kilku lat doświadczenia z zespołami zwinnymi coraz częściej zwracam także uwagę na to, by zapisywać przykłady zachowań, które nie są częścią danej wartości, tak aby później unikać niedomówień. Przykładem może być „odwaga” – zachowanie, które zespół akceptuje, to na przykład otwarte mówienie o tym, że czegoś nie wiemy i nie potrafimy. Odważne nie jest natomiast obrażanie kolegów z zespołu, czy atakowanie jednej osoby podczas retrospektywy, że ktoś czegoś nie umiał wykonać.

2. Komunikacja

W jaki sposób chcemy ze sobą się komunikować, jak często, co powinniśmy, a czego nie? Kiedy wysyłamy e-maile? Czy używamy czatu zespołowego i w jakim celu? Czy zakładamy grupę np. na WhatsApp lub innym komunikatorze zewnętrznym i po co? Jak będziemy kontaktować się z interesariuszami? Jakie metryki będziemy mieć i które z nich będą dla zespołu, a które dla interesariuszy? Jak często i w jakiej formie zbieramy feedback o nas i naszej pracy? Na te i inne pytania musimy sobie odpowiedzieć w zakresie komunikacji zespołu. Możemy je ułożyć np. w formie ankiety i w ten sposób zebrać odpowiedzi, a potem przedstawić wyniki i je przedyskutować. Taka forma pozwoli nam skrócić czas spędzony nad tym obszernym zagadnieniem, które w rzeczywistości wiąże się z każdą inną kategorią kontraktu. W końcu właściwa komunikacja to podstawa sukcesu każdego projektu.

3. Role i odpowiedzialności

Zespół ustala i zapisuje, jakie są role w zespole, kto je pełni i co one oznaczają. Możemy pozwolić tu sobie na artystyczne podejście i spróbować wspólnie narysować członków zespołu, dodać im jakieś atrybuty symbolizujące kluczowe odpowiedzialności. Jeśli mamy standardowy zespół scrumowy – nie powinno nam to zająć zbyt dużo czasu, i raczej będzie to przypomnienie odpowiedzialności jakie znamy ze Scrum Guide. Jednak nie zawsze tak jest i pojawiają się nam też inne role, z którymi zespół współpracuje na co dzień, np. architekt. Wówczas warto też i o nich porozmawiać, i te oczekiwania zapisać, a potem przedstawić danej osobie i upewnić się, że tak samo je rozumiemy. Chyba że zaprosimy od razu i dodatkowe osoby na ten etap warsztatu i wspólnie spiszemy oczekiwania względem nich. W ramach przygotowań do warsztatu, aby też zaoszczędzić czas, możemy zespołowi wysłać listę ról i poprosić o wypisanie odpowiedzialności, potem to zebrać i przedstawić już to, co pojawiało się najczęściej i przedyskutować jedynie te kwestie, które pojawiały się rzadko lub których naszym zdaniem zabrakło. Innym sposobem może być przygotowanie jednego współdzielonego pliku lub strony dostępnej dla wszystkich członków, gdzie każdy zaznacza lub dodaje swoje pomysły.

4. Narzędzia

W kategorii czwartej skupiamy się na tym, z jakich narzędzi do komunikacji korzystamy i jak będziemy ich używać. Jeśli do naszego backlogu wykorzystujemy popularną Jirę, warto, abyśmy zapisali jak z niej korzystamy, które pola są obowiązkowe i dlaczego. Zdecydowanie pozwoli nam to uniknąć w przyszłości bałaganu, jaki może pojawić się w długoterminowej pracy nad produktem. Z racji tego, że na tym etapie zespół może mieć już spadek formy i może nie być już tak kreatywny w wymyślaniu i ponownym wpisywaniu co i dlaczego, pozwalam sobie tutaj jako Scrum Master przygotować wcześniej opis narzędzi. Wynika to też z faktu, że najczęściej nie wybieramy nowych, a wykorzystujemy już te, z których korzysta cała firma. Często traktuję to jako przypomnienie i ewentualnie zadaję pytania w razie wątpliwości lub gdy chcemy o czymś zdecydować, proponuję kilka rozwiązań, omawiamy je z zespołem a potem głosujemy z czego będziemy korzystać.

5. Ceremonie i inne spotkania

Jednym z zadań Scrum Mastera jest edukowanie zespołu i dbanie o to by zespół znał, rozumiał i prawidłowo realizował tzw. ceremonie scrumowe. Tu możemy zrobić to na kilka sposobów, spośród których opiszę moje dwa ulubione i takie, które najczęściej się sprawdzały. Możemy więc, podobnie jak w przypadku narzędzi, zapisać: czym jest dana ceremonia, kiedy się odbywa, ile trwa i jaki jest jej cel – to jednak jest dobre dla zespołów, które nie znają jeszcze dobrze zasad Scruma. Jeśli jednak wszyscy mają doświadczenie z tym sposobem pracy możemy zrobić zwyczajną dyskusję i zapisać, co zespół uzgodnił. Możemy wcześniej pomyśleć w jakiej formie chcemy omawiać poszczególne spotkania. Mi najlepiej sprawdzały się hasła: kiedy; kto bierze udział; krótki (jedno zdanie) opis czym jest spotkanie; co robimy i czego nie robimy podczas niego (ze skupieniem się na najważniejszych aspektach i najczęstszych antywzorcach danej ceremonii); w jaki sposób; ewentualnie co jest produktem finalnym spotkania.

Poza regularnymi ceremoniami, rozmawiamy też o innych potrzebach regularnych spotkań zespołu. Jako zwolenniczka krótkich tzw. catch up’ów informuję także zespół, że jeśli chodzi o ich rozwój osobisty, motywację, mogę z nimi się spotykać wtedy kiedy chcą, ale też sama od czasu do czasu organizuję takie spotkania, by dać ludziom feedback i sprawdzić jak się czują w zespole, a następnie weryfikuję, czy zespół się na to zgadza.

6. Zasady ogólne

Urlopy, zastępstwa, kalendarz zespołu, informowanie o nieobecności, wspólne integracje, czy kolokacje – te i inne tematy możemy umieścić na końcu kontraktu. Czyli wszystko to, czego nie poruszyliśmy do tej pory, a zdaniem zespołu powinno zostać zapisane. Zależy to od tego, gdzie pracujemy i z jakimi kwestiami na co dzień się stykamy.

Ustalone kategorie, ich zdefiniowanie oraz odpowiednie przygotowanie zajmą nam zdecydowanie najwięcej czasu. Kolejny etap, czyli realizacja, dzięki właściwemu podejściu, dobrze przemyślanym zagadnieniom oraz obliczeniu czasu, jaki spędzimy podczas każdej części sprawi, że samo spisanie kontraktu będzie dla nas proste, przyjemne oraz posłuży nam jako świetna integracja zespołu.

Mówiąc o zespole rozproszonym, który taki warsztat zrobi online, powinniśmy sobie na niego zarezerwować dwa dni, po ok. 4-5 h każdego dnia z odpowiednimi przerwami. Zapewni nam to odpowiednią energię oraz da czas członkom zespołu do refleksji między pierwszym, a drugim dniem. Warto zadbać o różnorodność, część rzeczy zebrać wcześniej, samodzielnie przygotować niektóre elementy, inne zrobić być może nie tylko za pomocą spisanego tekstu, ale może też w formie grafik. Przygotowując się pomyślmy też o energizerach, które zaktywizują grupę. Możemy pomyśleć o krótkich formach, które zastosujemy wtedy, gdy spada nam energia, oraz nieco dłuższych, które nas rozluźnią i pozwolą się lepiej poznać. Grunt, aby instrukcje były łatwe do zrozumienia i wykonania zdalnie. Przygotujmy kilka, nawet zapasowo, aby móc nimi dowolnie żonglować w zależności od sytuacji.

Etap II – Realizacja

W dniu warsztatów sprawdźmy czy od strony technicznej wszystko działa dobrze, czy każdy ma dostęp do materiałów, na których planujemy pracować i czy mamy to wszystko w jednym miejscu. Unikajmy niepotrzebnego przełączania się pomiędzy różnymi narzędziami. Jeśli nie możemy tego zrobić, upewnijmy się, że mamy przygotowany slajd lub przejrzystą instrukcję dla uczestników, tak aby nikt się nie zgubił. Spotkanie dotyczące spisania kontraktu zespołu, należy zacząć od niczego innego jak propozycji kontraktu warsztatu, czyli listy zasad, na jakie się umawiamy z naciskiem na aktywność, otwartość i współpracę. W końcu najbardziej nam zależy na tym, by to zespół uzgodnił jak chce ze sobą pracować, a potem się tego trzymał.

Jeśli nie mamy jeszcze nazwy i logo zespołu może być to świetne ćwiczenie na początek, uaktywniające zespół. Innym przykładem zawiązania bliższych relacji i integracji na początek może być przedstawienie się zespołowi. Poza klasycznym przedstawieniem się w zespole, możemy poprosić uczestników o opowiedzenie trzech faktów o sobie, z czego jeden z nich musi być nieprawdziwy, a zespół zgaduje, który z nich to fałsz. Jeśli możemy zarezerwować więcej czasu, możemy też poprosić członków zespołu, by narysowali własne państwa i je przyozdobili grafikami lub rysunkami opisującymi ich samych. Ważne, by wszyscy rysowali na jednej stronie, obok siebie i spróbowali swoje państwa ze sobą połączyć w jeden duży kontynent. Innym przykładem na poznanie współpracowników, które jest łatwe w realizacji online, a przy tym rozluźni atmosferę przed dalszą pracą może być Shoe Box. Prosimy, aby każdy przygotował pudełko zbliżone do wymiarów pudełka po butach i włożył do niego 3 przedmioty, które są dla niego / dla niej ważne w życiu, lub z którymi się nie rozstaje i przedstawiając się pokazujemy owe przedmioty i wyjaśniamy dlaczego akurat je wybraliśmy. Pomysłów może być wiele, ogranicza nas jedynie wyobraźnia i czas, jaki możemy poświęcić na takie ćwiczenie.

Przystępując do głównej części warsztatu omówmy kategorie, jakie zawarte zostaną w kontrakcie. Upewnijmy się, czy zespół je rozumie, zgadza się na nie i czy ma inne propozycje lub coś do dodania. Wyjaśnijmy też, dlaczego chcemy je zapisać, i podajmy kilka przykładów zastosowania. Zdarzało mi się wcześniej, że ktoś negował słuszność tego typu spotkania, wówczas rozwiewałam szybko wątpliwości i przytaczałam przykłady z własnego wcześniejszego doświadczenia, kiedy kontrakt się przydawał. Często nawet najbardziej oczywiste zasady w danym momencie mogą już nie być tak jasne za kilka miesięcy, a zwłaszcza gdy pojawią się spory lub kłótnie. Role i odpowiedzialności mogą być jasne i zrozumiałe dla zespołu, warto je jednak zapisać dla innych, z którymi przyjdzie nam pracować. Niejednokrotnie taka lista obowiązków dla danej roli ułatwiła mi czy innym osobom pracę, zwłaszcza z osobami z zewnątrz projektu, nie znającymi podstaw Scruma. Zdarzało mi się, że pomagały one w ustaleniu oczekiwań wobec niektórych ról i osób je pełniących. Podkreślmy, że taki materiał ułatwi nam także proces wdrażania nowych osób do zespołu, zapewni nam transparentność i ułatwi współpracę w zespole i poza nim.

Teraz spisanie kontraktu to pestka, wystarczy że będziemy trzymać się ustalonej agendy oraz czasu jaki chcemy poświęcić na każde kolejne zagadnienie. Możemy przypominać także, że nasz kontrakt nie musi być idealny, pewnie nie o wszystkim będziemy pamiętać i w ramach retrospektyw możemy ustalać czy coś do niego dopisujemy, bo mamy taką potrzebę. Kontrakt ma być żywy i nasz, naszego zespołu i to my będziemy o niego dbać i go respektować.

Etap III – Wdrożenie

Po zakończonym warsztacie powinniśmy pamiętać, aby wszystkie materiały umieścić w jednym miejscu, tak aby były łatwe do odczytania przez zespół. W zależności od tego jak przebiegało całe spotkanie, możemy umówić się na przepisanie lub umieszczenie kontraktu na jednej stronie lub pojedynczym pliku, na którym znajdzie się wszystko, co udało nam się ustalić i omówić. Starajmy się nie doprowadzać do tego, że mamy listę nowych otwartych pytań lub zagadnień do dalszej dyskusji, jednak jeśli tak się zdarzy, to od razu ustalmy, kto za nie odpowiada i co powinien zrobić oraz do kiedy. Wdrożeniem z sukcesem naszego kontaktu będzie wirtualny podpis pod nim przez wszystkich członków zespołu. To my decydujemy, jak chcemy te podpisy zebrać i jak ma to wyglądać, możemy po prostu poprosić o wpisanie imienia i nazwiska, ale możemy też poprosić, aby każdy wymyślił własny wzór pieczątki, którą podstempluje uzgodnione zasady. Dajmy osobom z zespołu kilka dni, aby jeszcze raz na spokojnie zapoznali się, już indywidualnie, z całą treścią i, w razie pytań, zróbmy krótkie spotkanie, na którym je omówimy. W momencie, gdy wszyscy się podpiszą ustalamy, że od teraz możemy w dowolnym momencie i w zależności od potrzeb kierować się kontraktem, i mamy prawo na niego się powoływać.

Pomocne narzędzia

Każda organizacja ma jakieś narzędzia, które pozwalają nam na wideo- i telekonferencje z zespołem. Jeśli te narzędzia nam w zupełności wystarczają do przeprowadzania takich warsztatów to wspaniale i nie szukajmy niczego ponadto co już dobrze znamy z naszej codziennej pracy. Czy będzie to Skype for Business, Microsoft Teams, Webex, Google Hangouts albo Google Meet – grunt by spełniało nasze oczekiwania. Każda z wyżej wymienionych aplikacji umożliwi nam bez większych problemów zrobienie spotkania online z zespołem i spisanie kontraktu. Jednak jeśli szukamy czegoś innego, co da nam możliwość przede wszystkim łatwego i szybkiego rysowania, pisania oraz dzielenia się grafikami lub zdjęciami, polecam wykorzystanie aplikacji: Mural, Microsoft Whiteboard, czy Google Jamboard. Zamiast proponowanych wyżej kategorii możemy również wykorzystać model 5R, o którym pisze Radek Drzewiecki w swojej książce Strategia Lean. Skupiamy się wtedy na następujących elementach:

1. KieRunek – jaki cel mamy jako zespół?

2. Ramy – struktura zespołu, procedury, procesy

3. Role – kto za co odpowiada?

4. Reguły – spisane zasady postępowania

5. Relacje – jakie zachowania akceptujemy, jakie zachowania wzmocnią nas jako zespół i zbudują między nami dobre relacje?

Mam też kilka ulubionych narzędzi z podejścia Management 3.0 (management30.com), opracowane przez Jurgena Appelo, które doskonale sprawdzą się przy okazji rozmowy o współpracy w zespole i obowiązujących w nim zasad. Delegation Poker – możemy w niego zagrać w ramach dodatkowego przerywnika, ale jego efektem będzie lista aspektów związana z naszą codzienną pracą i pomoże nam ustalić, kto jakie decyzje może podejmować samodzielnie, a które wymagają informowania czy konsultowania się z innymi. Moving Motivators pozwala nam poznać się lepiej, ale też zrozumieć jakie wartości nas motywują wewnętrznie i mają na nas największy wpływ w trakcie zmiany. Kudos Cards – doskonałe na zakończenie warsztatu, aby dać feeedback uczestnikom i podziękować za udział, ciekawe pytania lub spostrzeżenia.

Tak czy inaczej

Możliwości mamy sporo, warto po prostu spróbować i spisać swoją własną umowę z zespołem. Mam nadzieję, że udało mi się was przekonać do tego typu warsztatu i niektórych zachęciłam być może do zrobienia tego po raz pierwszy. Jeśli mamy zespół rozproszony, albo po prostu pracujemy teraz głównie z domu, niech to nas nie powstrzymuje przed budowaniem efektywnego zespołu. Mówi się, że dla chcącego, nic trudnego i tego się trzymajmy.