Zakończenie projektu to zawsze szczęśliwy moment dla kierownika projektu, jak i całego zespołu. Towarzyszą nam wówczas pozytywne emocje, radość z zakończenia pracy, duma, że udało nam się coś zrobić, albo ulga, kiedy projekt był wyjątkowo problematyczny i marzyliśmy jedynie o jego zakończeniu. Faza ta jest jednak równie ważna jak wszystkie inne ją poprzedzające i należy pamiętać o tym, że nie wystarczy jedynie finansowe podsumowanie, wypełnienie dokumentacji i oddanie efektu naszej pracy do użytku klienta.
Zakończenie projektu oznacza, że przez kilka miesięcy, czasem tygodni zdobywaliśmy nowe doświadczenia, dlatego na koniec powinniśmy przeprowadzić lessons learned (LL). Badania pokazują, że 91% kierowników projektów zdaje sobie sprawę z ważności przeprowadzenia LL, aczkolwiek tylko 13% przeprowadza je dla wszystkich swoich programów (Ernst & Young, Profiting from Experience, 2007).
Dlaczego warto poświęcić czas na lessons learned?
Dobrze przeprowadzone i udokumentowane doświadczenia mogą przydać się nam w analizie ryzyk kolejnych projektów, możemy wykorzystać wcześniej zastosowane rozwiązania, by nie tracić później czasu na szukanie innych. Dzięki nim możemy wypracować dla swojej organizacji własną listę dobrych praktyk, które dotyczą wszystkich projektów i programów, które w dalszej perspektywie umożliwią nam wprowadzenie ładu i porządku.
Mimo, że zdecydowana większość wie, że etap zbierania „lekcji projektowych” jest ważny i potrzebny, jakoś dzieje się tak, że najczęściej ich nie robimy, albo robimy tylko po to, by odhaczyć z listy kolejną rzecz, która była do zrobienia. Oba podejścia są złe. Jeśli nie zgromadzimy lessons learned, wiedza zdobyta w projekcie nam zwyczajnie umyka i nawet jeśli zdarzy się nam podobny projekt, zwyczajnie narażamy się na popełnienie tych samych błędów. Przeprowadzenie LL byle jak, zwyczajnie można uznać za ich niezrobienie, bo niewiele one wniosą. Nie wystarczy spotkać się z zespołem i spisać doświadczenia, trzeba też się nimi potem podzielić z innymi, przedyskutować, a na koniec zapisać w miejscu ogólnodostępnym dla całej naszej organizacji.
I żeby na dobrych chęciach się nie skończyło …
Należy pamiętać, że lessons learned są niezbędnym elementem projektu i już w procesie planowania trzeba zarezerwować sobie na nie czas w projekcie. Nieważne, jaką metodą pracujemy, istotne jest żeby zgromadzić doświadczenia i wyciągnąć z nich wnioski. Jak to zrobimy to już nasza decyzja. Jeśli firma, w której pracujemy ma swoje wzory, możemy z nich skorzystać. Jednak, jeśli w firmie nie jest to zbyt popularne, wówczas mamy jeszcze większe pole do popisu. Możemy bowiem opracować własny system zbierania LL, a tym samym zachęcić inne osoby w firmie do korzystania z naszych propozycji. Rozwiązań jest naprawdę dużo. Myślmy pozytywnie i starajmy się przekonać się nasz zespół do uczestniczenia w spotkaniach lessons learned. Jeśli choć trochę się postaracie i nastawicie pozytywnie swój zespół – sukces murowany, a radość tym większa, że dzięki temu unikniecie problemów w przyszłości.
W dużych organizacjach warto mieć repozytorium dla doświadczeń projektowych z uwzględnieniem kategorii dla zidentyfikowanych problemów, jak i pozytywnych działań, które w naszym projekcie się wydarzyły, dzięki którym coś zyskaliśmy lub uniknęliśmy problemów. Każdy krok warto przemyśleć, jednak wybór narzędzia do zbierania lessons learned warto przetestować. Pracując z ludźmi musimy pamiętać, że każdy jest inny i dlatego właśnie nie powinniśmy bazować wyłącznie na jednym i tym samym sposobie. Wiadomo, czas zawsze nagli, jednak jest sporo sposobów na otrzymanie opinii od całego zespołu. Nie każdy lubi wypowiadać się publicznie, zwłaszcza jeśli jest to zespół wirtualny i nie możemy się ze wszystkimi spotkać w jednym pomieszczeniu.
Stare, dobre narzędzia w nowej odsłonie
Ankiety, spotkania, wypełnianie formularzy przez zespół – wszystko to jest nam już dobrze znane i choć czasem już mamy dość kolejnej ankiety albo kolejnego pliku w Excelu, to jako kierownicy projektów jesteśmy odpowiedzialni za to, by nasz zespół aktywnie się udzielił wykorzystując te banalne narzędzia. Jesteśmy różni i każdy preferuje coś innego. Dlatego zanim zaprosimy nasz zespół do zbierania lessons learned, warto ich zapytać, co preferują i dostosować się do nich. Potem zastanówmy się jeszcze jak zmodyfikować zwykłe spotkanie zespołu w kolejne ciekawe doświadczenie.
Jeśli mamy zespół wirtualny, zamiast zwykłego zaproszenia wyślijmy może dedykowane podziękowanie, a wraz z nim prośbę o dołączenie do spotkania. Razem z ankietą możemy nagrać filmik, gdzie dziękujemy zespołowi za cały wysiłek i zachęcimy ich by wypełnili ankietę. Na spotkanie w biurze przynieśmy ciastka, zmieńmy formułę, tak by uczestnicy spotkania czuli się swobodnie i byli otwarci. Zawsze możemy też postarać się o dodatkowy budżet i po spotkaniu zaprosić zespół na kolację albo inne integrujące wydarzenie. Bądźmy kreatywni, jest mnóstwo możliwości. Nasz cel to zachęcić ludzi do aktywnego uczestnictwa, szczerości wobec samych siebie, jak i całego zespołu.
Agile Retrospective
Nawet, jeśli nie pracujemy zgodnie z podejściem Agile, to możemy z niego czerpać i wykorzystać sposoby na zgromadzenie lessons learned. Istnieje cały szereg różnych sposobów na ciekawe zrobienie retrospektywy, które angażują cały zespół. Pracując zwinnie założenie jest takie, że spotkanie retrospektywne odbywa się regularnie w trakcie trwania całego projektu, dzięki czemu zdobyta wiedza i doświadczenia zbierane są na bieżąco i unikamy tym samym ryzyka, że po kilku miesiącach pracy zespół zapomni już większość sukcesów, osiągnięć, potknięć, problemów. Poniżej prezentuję kilka ćwiczeń, które można przeprowadzić z zespołem, a które będą pomocne w zebraniu naszych „projektowych lekcji”.
Koło – to ćwiczenie każdy może zrobić indywidualnie lub zespołowo. Możemy zespołowi wręczyć karteczki i każdy spisuje swoje spostrzeżenia, albo na jego podstawie przeprowadzić dyskusję. Potrzebna nam jedynie plansza z kołem i pięcioma kluczowymi słowami: Start, Stop, More, Less, Keep i wokół nich rozgrywać powinna się cała rozmowa lub spisywanie pomysłów zespołu.
4L – Liked (lubię), Lacked (brakowało), Learned (nauczyłem się), Leverage (wpływ). To ćwiczenie również pozwoli zespołowi przedyskutować wiele aspektów projektowych. Zarówno w tym zadaniu, jak i w „kole” możemy na każdą grupę wprowadzić limit czasowy, dzięki czemu łatwiej będzie nam kontrolować czas spotkania. Kartkę papieru dzielimy na 4 części, w pierwszej kolejności prosimy zespół o wypowiedzenie się lub zapisanie na kartkach, co polubili, czego im brakowało i czego się nauczyli. W ramach podsumowania zajmujemy się na koniec sekcją „leverage” i omawiamy, jaki wpływ mają nasze wcześniejsze wnioski na przyszłość.
Żaglówka jest ćwiczeniem pomagającym zidentyfikować słabe i mocne strony naszego projektu. Na kartce rysujemy żaglówkę; warunek konieczny: żagiel i kotwica, reszta elementów wedle uznania. Żagiel jest symbolem wszystkich tych elementów, które spowodowały, że nasz projekt „szedł do przodu”, a kotwica – tego, co „ciągnęło nas w dół”. Uczestnicy na kartce wokół żagla zapisują wszystkie osiągnięcia, pozytywne rozwiązania, czynności, które zaoszczędziły czas lub budżet. Przy kotwicy zapisujemy to, co spowodowało problemy, obsunięcia i spowolnienia pracy w projekcie.
Tego typu ćwiczeń jest dużo więcej i wiele zależy od tego, ile mamy czasu i jaki jest nasz zespół. Ćwiczenia możemy łączyć, modyfikować, wymyślać swoje własne. Ważne jest tylko to żeby zaangażować cały zespół i osiągnąć zamierzony efekt, jakim jest rzetelne zebranie doświadczeń.
To dopiero początek…
40% respondentów według badania Ernst&Young twierdzi, że brakuje im czasu na lessons learned. Sporym problemem jest także brak w wiary w obiektywność raportów: zaledwie 37% ankietowanych twierdziła, że raporty doświadczeń projektowych są rzetelne i obiektywne. Z tego też powodu, albo w ogóle się ich nie przygotowuje albo są one bardzo ogólne, i koniec końców nic nie wnoszą na przyszłość. Spróbujmy to zmienić i zacznijmy już dziś od samych siebie, a potem podzielmy się naszą wiedzą i doświadczeniem z innymi w naszej firmie. Bądźmy liderami w naszych organizacjach i promujmy dobre praktyki w zakresie zbierania i dzielenia się wiedzą zdobytą w projektach, które prowadzimy. A na koniec: pamiętajmy by zawsze w trakcie retrospektywy podziękować zespołowi za całą pracę. To już od Was zależy, jak to zrobicie, rozwiązań jest tak samo wiele, jak sposobów na zebranie lessons learned.
[ENG] Leader, Agile ways of working enthusiast. Has over 10 years experience with multicultural teams. Support teams achieving their goals, delivering projects and solutions that are focused on meeting clients needs. People doing the work are priority number one for her and she does her best motivating and empowering them. PMP® & SAFe SPC® certified, trainer and designer of interactive workshop. In her free time, passionate of active forms of leisure, crime stories, baking and cooking.
[PL] Liderka, pasjonatka zwinnej pracy projektowej. Posiada ponad 10-letnie doświadczenie w pracy w zespołach wielokulturowych. Wspiera zespoły w osiąganiu celi i dostarczaniu projektów lub rozwiązań, które spełniają oczekiwania klienta. Wierzy, że w pracy na pierwszym miejscu są ludzie i to ich wspiera w dotarciu do celu. Projektuje gry i interaktywne warsztaty szkoleniowe. Akredytowany trener PMP® oraz SAFe SPC®. W wolnym czasie fanka aktywnego wypoczynku, kryminałów, pieczenia i gotowania.