Lodołamacze – dobre lekarstwo na problemy w zespole. Project Managera skrzynka z narzędziami, cz. VII

W pracy kierownika projektu czy też Scrum Mastera często prowadzimy spotkania. Czasem dłuższe, czasem krótsze. Każde z nich ma jakiś swój cel, zdarza się nam również szkolić z metodyki pracy albo umiejętności miękkich. To, co dla wszystkich z nich jest wspólne, to fakt, że zawsze zależy nam na tym, by osiągnąć postawiony cel i mieć pełne zaangażowanie zaproszonej grupy odbiorców. Nie zawsze łatwo nam takie spotkania prowadzić, często zwyczajnie ciężko nam zacząć, zwłaszcza jeśli dopiero zaczynamy nowy projekt i jeszcze dobrze się nie znamy. Z pomocą przychodzą nam wówczas tzw. icebreakery (z ang. lodo-łamacze).

---

O tym, kiedy je stosować, jak je dobrze dobierać do okoliczności i odbiorców, będzie ten artykuł. Pojawi się też kilka przykładów, które możesz wykorzystać w swojej pracy na co dzień.

Czy aby na pewno?

Icebreaker jest rodzajem krótkiej zabawy lub gry, której głównym celem, jak sama nazwa mówi, ma być przełamanie lodów pomiędzy uczestnikami spotkania. Nieistotne jest tutaj, jaki charakter ma nasze spotkanie, ważne, by na jego początku upewnić się, że ludzie są do niego przygotowani i będą w nim aktywnie uczestniczyć. W końcu po to ich zaprosiliśmy. Głównym celem icebreakerów jest zapoznanie ze sobą pozostałych uczestników, co ma wspomóc zbudowanie pomiędzy nimi więzi tak, by czuli się jednym zespołem, nawet jeśli jest to jednodniowe szkolenie, a jego uczestnicy nie będą później ze sobą pracować. Istotne jest także to, że pozwalają nam one na rozpoczęcie spotkania w sposób swobodny, mogą dać odbiorcom poczucie zrelaksowania i odprężenia, są dobrą rozgrzewką przed przejściem do meritum.

Dobrze dobrany i przeprowadzony icebreaker pozwoli nam na zdobycie szczerych opinii, zwiększa szanse na zaangażowanie wszystkich uczestników spotkania. Może również pomóc w usuwaniu barier komunikacyjnych pomiędzy zaproszonymi. Czasem z uwagi na pozycję w firmie czy pełnioną rolę, niektórym osobom może być trudniej zaangażować się i szczerze wypowiedzieć, bo akurat na spotkaniu jest przełożony. Icebreaker ma nam za zadanie pomóc, bez względu na to czy prowadzimy spotkanie, czy jesteśmy jego uczestnikiem. Tym samym może znacząco przyczynić się do odniesienia sukcesu, czyli osiągnięcia zamierzonego celu.

Weź pod uwagę

Interaktywny, wesoły, prosty, łatwy do zrozumienia, odpowiednio długi lub krótki, zorientowany na sukces, dostosowany do tematu spotkania i uczestników. taki właśnie powinien być dobry icebreaker. W dużej mierze to, czy on się uda zależy od osoby, która prowadzi spotkanie, bo to właśnie ona prowadzi całą grę. Prowadzący musi jasno przekazać grupie instrukcje, wytłumaczyć cel i kryteria sukcesu, powinien dokładnie trzymać się zasad, które podał i które ustalił z odbiorcami. Ponadto, powinien być przygotowany na różne scenariusze. Im więcej reguł, czy też im bardziej skomplikowana zabawa, tym więcej miejsca na modyfikacje, luki, czy różne interpretacje osób biorących udział w ćwiczeniu.

Zanim jednak dojdziemy do realizacji samego ćwiczenia, szczególnie ważne jest odpowiednie dobranie go i dostosowanie do naszej grupy. Istotne czynniki, które należy wziąć pod uwagę, zanim na cokolwiek się zdecydujemy, to:

1. Czas

O której zaczynamy? Ile czasu trwa spotkanie? Ile czasu możemy poświęcić na icebreaker? Pora dnia może wydawać się mało istotna, ale przecież zdarza nam się, że osoby przychodzą spóźnione. W niektórych przypadkach czasami będziemy musieli przerwać grę, by wdrożyć spóźnioną osobę, albo w ogóle jej nie włączymy do zabawy. Każdy z nas jest też inny, jedni o poranku są bardziej skłonni do rozmów i interakcji, inni mniej. Warto rozważyć czasami ćwiczenie, które bardziej zaangażują grupę ruchowo, niekoniecznie zwracając uwagę na to jak bardzo wykorzystujemy nasz aparat mowy. Czas jest też istotny pod względem długości spotkania. Jeśli mamy tylko 1-2 godziny, rozważmy coś, co zajmie nam 5-10 min, nie więcej. Icebreaker ma być formą zabawy, która zachęca uczestników do aktywnego uczestnictwa, nie ma nam przesłonić całego spotkania.

2. Miejsce

Gdzie się spotykamy? Wirtualnie czy twarzą w twarz? Jaka jest sala? Czy jest możliwość wyjścia na zewnątrz (korytarz, plac na świeżym powietrzu)? Zupełnie inne narzędzia i techniki będziemy wykorzystywać w zależności od miejsca spotkania. Jeśli jest to wirtualne spotkanie z wykorzystaniem narzędzi tele- lub wideokonferencyjnych, zupełnie inaczej musimy podejść do tematu, aniżeli do spotkania, gdzie wszyscy mają możliwość bycia w jednym pomieszczeniu. Dużo więcej pomysłów jest na pewno na te „twarzą w twarz”, jednak i wirtualnie można zaproponować zebranym coś ciekawego i gwarantuję, że możemy to zrobić równie interesująco i zabawnie.

3. Liczba

Ile icebreakerów? Jak często? Nie zawsze musimy robić tylko jedno tego typu ćwiczenie. Jeśli mamy bardzo długie spotkanie, a przy tym trudny temat, który może powodować u uczestników problemy z koncentracją, warto wówczas mieć na podorędziu kilka różnych ćwiczeń, które z marszu jesteśmy w stanie przeprowadzić. Możemy je dowolnie modyfikować, skracać, wydłużać, wszystko to zależy od tego, jaką mamy grupę i czy nasz zmysł obserwatorski pozwala nam na właściwą interpretację jej obecnego stanu.

4. Ludzie

Kto jest zaproszony? Czy jako prowadzący znam wszystkich? Czy zaproszeni się znają? Czy będą tworzyć zespół, albo jak często będą ze sobą współpracować? Jakie role mają uczestnicy? Ile jest osób? Na początek smutna prawda, jest to praktycznie niemożliwe by wszystkim przypadł do gustu nasz icebreaker. nie da się, bo ludzie są różni i nie wszystkim musi się wszystko podobać. Nie ma się jednak co zrażać, warto próbować i zmieniać je na tyle często, aby nie „przeholować” z powtarzalnością. Plusem z pewnością będzie, jeśli znamy się już z osobami, które zaprosiliśmy na spotkanie, wtedy dużo łatwiej możemy trafić w gusta naszych gości. Gorzej jeśli nie znamy ich w ogóle, lub na tyle słabo, że nie wiemy z kim będziemy mieli do czynienia. Tu praktyczna rada, warto postarać się dowiedzieć nieco więcej o uczestnikach, już podstawowe informacje będą nam w stanie pomóc w doborze ćwiczenia. W takich sytuacjach bardzo dobre są wszelkie icebreakery typu: „poznajmy się”. Jest ich całe mnóstwo, ale konkretne przykłady nieco później. Uwielbiam gdy ćwiczenie jest na tyle elastyczne, że łatwo możemy je wydłużyć lub skrócić. Takie dobudowywanie przydaje się, zwłaszcza gdy mamy grupę, o której sami nie wiele wiemy. Może się nam zdarzyć, że grupa nie będzie stanowczo zainteresowana tego typu ćwiczeniem, i czasami dalsze brnięcie w nie przyniesie skutek odwrotny od zamierzonego. Zatem, gdy słabo znamy się z uczestnikami, zacznijmy od czegoś krótszego, co ewentualnie możemy potem rozwinąć.

Kolejną kluczową informacją będzie to, czy osoby zaproszone mają tworzyć ze sobą zespół projektowy, czy może będą się ze sobą spotykać sporadycznie. Jeśli jest to nasz zespół projektowy i będziemy ze sobą współpracować, powinniśmy nasze icebreakery dostosować do bardziej długofalowego planu. Pomogą one nam wtedy w budowaniu więzi pomiędzy członkami zespołu, a co za tym idzie ułatwią komunikację, mogą pomóc w minimalizowaniu czy rozwiązywaniu konfliktów, zbudują zaufanie i współpracę w grupie. Pamiętajmy też, żeby odpowiednio przygotować ćwiczenie do ilości osób, inaczej będzie wyglądał icebreaker dla 10-15 osób, a co innego gdy grupa odbiorców jest dużo większa.

5. Cel

Jaki jest cel spotkania? Co chcemy osiągnąć? Co wniesie do spotkania icebreaker? Czy jest w ogóle potrzebny? Icebreaker musi pasować nie tylko do zaproszonych osób, ale też do całości spotkania. Musi sam w sobie mieć jakiś cel, na którym nam zależy. Może być to wspominane już wcześniej poznanie się bliżej, które zaprocentuje w przyszłości lepszą współpracą. Może to być także ćwiczenie związane bezpośrednio z konkretnym celem spotkania. Jeśli na przykład wiemy, że nasz zespół ma problemy z aktywnym słuchaniem, przeprowadźmy zabawę, która im pozwoli to przećwiczyć i unaoczni problem, jaki mamy. Dzięki temu może być początkiem ciekawej dyskusji, która bez icebreakera mogłaby się skończyć kłótnią, a tak pozwoli na spojrzenie na problem z lekkim dystansem. No i chyba najważniejsze, nie zawsze musimy przeprowadzać tego typu aktywności. nie każde spotkanie będzie tego wymagało, wybierajmy z głową i też przemyślmy czy musimy koniecznie robić jakikolwiek icebreaker, czasami wystarczy zacząć spotkanie od luźnej rozmowy, podczas gdy wszyscy jeszcze się nie pojawili.

Wirtualnie

Minusem spotkań wirtualnych jest to, że nigdy nie wiemy czy uczestnicy są skupieni na tym co aktualnie omawiamy, czy może jednak zajmują się przy okazji innymi rzeczami. Nie oszukujmy się, ciężko jest „ujarzmić” i zaangażować uczestników, gdy nie siedzą z nami w jednym pomieszczeniu. Przedstawiam kilka przykładów, które mogą nam w tym odrobinę pomóc już na samym początku spotkania.

1. Jedno słowo

To moje ulubione ćwiczenie, bo nie zajmuje dużo czasu, a pozwala nam na rozluźnienie atmosfery. Wykorzystuję je często podczas retrospektyw zespołu, kiedy to podczas telekonferencji dzielę się z uczestnikami prezentacją, którą oni mogą edytować. Niemal na samym początku proszę wszystkich o refleksję nad minionym sprintem i proszę o wpisanie jednego przymiotnika, który oddaje to, co wydarzyło się w minionym sprincie. Proszę ich o kreatywność i o to by jedno słowo było wykorzystane przez jedną osobę. Następnie robimy sobie krótką dyskusję na ten temat. W nowych zespołach na początku ćwiczenie to nie wychodzi jakoś szczególnie zabawnie, ale z czasem zespół puszcza wodze fantazji i znajduje różne ciekawe synonimy do słów uznawanych za pospolite. Pozwala nam to na luźną rozmowę, zwłaszcza jeśli sprint był trudny i nie udało się zrealizować jego celu. Dużo łatwiej można porozmawiać i przeanalizować konkretne sytuacje, które negatywnie wpłynęły na pracę zespołu. Jedno słowo może być wykorzystywane w różnoraki sposób. Może nam posłużyć także, do lepszego poznania się, na przykład gdy prosimy uczestników o napisanie lub powiedzenie o sobie jednym słowem, które ich najlepiej opisuje. Czas trwania: 5-8 minut. Grupa: 5-15 osób.

2. Kot czy pies?

Na jednym ze szkoleń trener zrobił nam taką zabawę, która polegała na lepszym poznaniu siebie. Jako, że była to dość liczna grupa, prosił, aby zamiast odpowiadać na jego pytania, każdy stawał po jego prawej lub lewej stronie. Pytania były różne i pozwoliły nie tylko na lepsze poznanie się grupy, ale też trenerowi na ocenienie wiedzy o przedstawianej tematyce, aż po rozgrzewkę, bo zapewniły niektórym trochę ruchu (sala była duża). I tak np. zwolennicy kotów stawali po prawej, a psów po lewej stronie, pijący kawę po prawej, pijący herbatę po lewej, znając Scrum po prawej, nie znający – po lewej, pracujący w zwinnych metodykach po prawej, pracujący w „kaskadzie” po lewej, itd. Pytania dowolnie można modyfikować i mimo, że opisuję teraz wersję w sali, to wirtualnie też możemy to ćwiczenie wykonać. Znowu możemy przygotować sobie wcześniej prezentację z pytaniami, ciekawymi grafikami i po kolei slajd po slajdzie prosić by każdy wpisał swoje imię po odpowiedniej dla siebie stronie. Ćwiczenie jest o tyle ciekawe, że tu możemy mieć już całkiem sporo osób zaproszonych i wszyscy w tym samym czasie mogą udzielić odpowiedzi, a tym samym nie trwa ono bardzo długo. Czas trwania: 1-10 minut. Grupa: 5-50 osób.

3. Quiz na Kahoot

Na stronie kahoot.it (jest oczywiście więcej tego typu stron) możemy przygotować sobie dowolny quiz, z dowolną ilością pytań. Może być to coś, co pozwoli nam na sprawdzenie wiedzy uczestników przed i/lub po szkoleniu, może być testem wiedzy o zespole i sprawdzeniu ich relacji, może być poznaniem się lepiej. Może być mniej lub bardziej poważnie. Pojawia się tu element grywalizacji, bo osoby, które odpowiedzą pierwsze i udzielą prawidłowej odpowiedzi stają na wirtualnym podium. Grupa potrzebuje urządzenia z dostępem do Internetu i wchodzi na stronę kahoot. Nie wymaga ona logowania się uczestników, wystarczy że moderator quizu rozpocznie grę i poda odpowiedni numer gry, który wpisują, po czym odpowiadają po kolei na pytania. Po każdym pytaniu pojawiają się również statystyki, ile osób odpowiedziało i jakie odpowiedzi wybierali. Narzędzie to można wykorzystywać do całkiem sporych grup, a czas zabawy zawsze będzie uzależniony jedynie od liczby pytań. Czas trwania: 8-30 minut. Grupa: 5-100 osób

Spotkanie twarzą w twarz

Co tu dużo pisać, możliwości jest cala masa. Krótsze, dłuższe, dla dużych czy małych grup, icebreakery podczas spotkań w sali wydają się być bardziej atrakcyjne, zabawne i opcji na ich przeprowadzenie mamy dużo więcej. Ale taka jest właśnie magia i ogromny plus spotkań twarzą w twarz. Oto kilka moich ulubionych lodo-łamaczy, które zdarza mi się stosować w różnych sytuacjach:

1. Ja też

Zabawa ze sznurkiem. Dajemy jednej osobie z zespołu motek sznurka. Zespół stoi w kole obok siebie. Pierwsza osoba mówi, co lubi lub czego nie lubi, a osoba lub osoby, które mają dokładnie tak samo podnoszą rękę. Sznurek wręczamy jednej osobę, z którą mamy dane upodobanie wspólne. Osoba, która dostaje sznurek, mówi kolejną rzecz, którą lubi lub nie, i tak kolejno przez kilka minut, do momentu kiedy zespół nie zbuduje swego rodzaju pajęczyny między sobą, która będzie symbolem tego, jak wiele ich łączy. Ważne, że sznurek cały czas jest trzymany i wszystkie połączenie pomiędzy osobami z zespołu są widoczne, sznurek musi być również dobrze naprężony, linki nie mogą nigdzie zwisać. Na koniec ćwiczenia, jego moderator kładzie kilka kartek w miejscach, gdzie jest najwięcej przecięć linii, po czym prosi jedną z osób o puszczenie swoich sznurków. Z reguły następuje wahanie, czasem jakaś kartka upadnie, potem prosi kolejną osobę o zrobienie tego samego, a potem jeszcze kolejną. Z reguły po 3-4 osobach (zależy to również od liczby uczestników) wszystkie kartki upadają na podłogę. Na sam koniec moderator prosi, aby osoby te ponownie złapały sznurki, które wcześniej wypuściły z rąk. Ćwiczenie to nie tylko jest czymś, co pozwala nam się lepiej poznać, ale też daje na koniec refleksję o tym, co się dzieje, gdy tracimy z różnych powodów członków zespołu, a także jak czasami czasochłonny bywa powrót po nieobecności. Czas trwania: 15-20 minut. Grupa 7-30 osób (duże zespoły dzielimy na mniejsze, po maksymalnie 10 osób).

2. Personal Map

To ćwiczenie, które bardzo zbliża do siebie zespół i pozwala się poznać. Najpierw podajemy kilka kategorii, na przykład: rodzina, praca, edukacja, hobby, wartości, dumna/dumny z, marzenie, itd. Następnie prosimy każdego o narysowanie swojej własnej mapy z uzupełnieniem poszczególnych kategorii, potem każdy sam przedstawia krótko, co narysował, albo prosimy żeby po krótkiej rozmowie w parach uczestnicy opowiedzieli o mapie swojego rozmówcy i go przedstawili. Ćwiczenie świetnie sprawdza się w nowo powstałych zespołach i pozwala na bliższe poznanie się oraz budowanie relacji od początku. Mapy możemy potem wywiesić na ścianie w pokoju, gdzie pracuje zespół. Jest także możliwość zrobienia tego wirtualnie, możemy wcześniej poprosić zespół o przygotowanie w dowolnym formacie takiej mapy, a potem odbywamy krótkie spotkanie, podczas którego każdy siebie zaprezentuje. Czas trwania: 30 min – 1 h. Grupa: 3-20 osób.

3. Agile’owe gry

To dość obszerne hasło, bo i gier-icebreakerów, które pomagają lepiej zrozumieć zwinne praktyki, jest sporo. Można je wszystkie wyszperać w sieci. Jedną z moich ulubionych jest bardzo popularna i chyba najbardziej znana zabawa z piłkami. Zapewnia ona uczestnikom trochę ruchu na rozgrzewkę, co przydaje się na początek całodniowego szkolenia. Uczestnicy pracują w grupach, po nie więcej niż 10 osób. Cel to przekazanie sobie jak największej ilości piłek. Przekazanie zalicza się tylko wtedy gdy piłka przejdzie przez obie ręce wszystkich osób w zespole. Jedynym ograniczeniem jest to, że piłek nie wolno przekazywać osobie stojącej bezpośrednio po prawej lub lewej stronie. Każda runda zaczyna się 2-minutowym planowaniem, 2-minutową grą, 1-minutową retrospektywą. Facylitator zapisuje wyniki, jakie grupa planuje zrealizować i ile faktycznie zostało wykonane. Liczeniem zajmuje się zespół. Po trzech rundach następuje podsumowanie i wspólne retro razem z osobą prowadzącą ćwiczenie. Czas trwania: 30-50 minut. Grupa: 7-30 osób.

Podsumowanie 

Icebreakerów jest całe mnóstwo, inspiracji możemy szukać w sieci, tam też znajdziemy dokładne opisy konkretnych ćwiczeń i gier, które odpowiedzą na nasze potrzeby. Możemy je też dowolnie modyfikować, wymyślać własne, korzystać z różnych gadżetów i na tej podstawie wymyślać kolejne gry. Ważne, by mieć cel i wiedzieć w jaki sposób chcemy go osiągnąć. nic na siłę, czasami się nie udaje i nie warto się tym przejmować, niekiedy potrzebujemy też czasu by „wyczuć” grupę, z którą przyjdzie nam pracować. Jako kierownicy projektów powinniśmy mieć kilka takich gier w głowie, aby móc je czasami zastosować, pomóc nieco odprężyć się zespołowi, uśmiechnąć, albo rozpocząć ciekawą dyskusję o bieżącej sytuacji. Jaki jest twój ulubiony icebreaker? Jeśli chcesz się podzielić własnym przykładem możesz napisać na: ada.grzenkowicz@pmi.org.pl.