Każdego dnia odbywają się setki prezentacji i wystąpień: na żywo, online, krótkie, długie, w ramach powtarzalnych spotkań lub jednorazowych wydarzeń. Niestety, większość z nich jest nie do zniesienia. Podczas prezentacji panuje cisza. Poza prowadzącym nikt nic nie mówi, nie zadaje pytań… Prowadzący mówi monotonnie i bez zaangażowania, a Ty zastanawiasz się, jaki jest cel tej prezentacji i czy naprawdę musisz tu być… Slajdy są przeładowane tekstem, treść jest chaotyczna, w połowie gubisz wątek… Prezentacje online? Wszyscy mają wyłączone kamerki i tak naprawdę zajmują się czymś innym, zamiast słuchać, prowadzący pyta: „Czy na pewno mnie słychać?”.
Brzmi znajomo? A co, jeśli tak samo wyglądają Twoje prezentacje i wystąpienia w oczach odbiorców? Jeśli myślisz, że umiejętność wystąpień publicznych jest zarezerwowana wyłącznie dla osób stojących na scenie z mikrofonem, jesteś w błędzie. Nawet jako ekspert techniczny powinieneś umieć ciekawie opowiadać o swojej pracy i prezentować jej wyniki. Może to realnie wpłynąć na to, jak jesteś postrzegany wewnątrz organizacji i przez klientów. Jak poprawić swoje wystąpienia? Poznaj 4 proste kroki, które znacząco podniosą wartość Twoich prezentacji.
Krok 1: Stwórz strukturę, która przejdzie Test Babci!
Wszystkich nas dopada klątwa wiedzy – potwierdzona w psychologii przypadłość, która sprawia, że gdy coś już wiemy, szybko zapominamy, jak to jest tego nie wiedzieć. „Przecież to oczywiste, czego oni nie rozumieją?” – ile razy zdarzyło Ci się tak pomyśleć, gdy opowiadałeś o swoim projekcie?
Tworząc prezentację, zbyt często myślimy o tym, co MY chcemy powiedzieć, zamiast o tym, do KOGO mówimy i jakie są ICH potrzeby. Zadaj sobie pytania:
- Kim są moi odbiorcy i jaki mają poziom wiedzy w temacie mojej prezentacji?
- Co mają po mojej prezentacji wiedzieć lub zrobić?
- Co muszą usłyszeć, żeby zrozumieć przekaz?
- Jak przekazać to prosto i zrozumiale tak, by nawet babcia to zrozumiała?
Test Babci to umiejętność tłumaczenia w prosty sposób. Prosto oznacza nie tylko dobór słów, ale i długość przekazu. Winston Churchill powiedział: „Dobre wystąpienie jest jak mini spódniczka – na tyle długie, by pokryć to, co trzeba, ale na tyle krótkie, by przyciągnąć uwagę”. Nie chodzi o to, by po zakończeniu prezentacji myśleć: „Nic już nie mogę dodać, wszystko tu już jest”. Celem jest: „Nic już nie mogę odjąć, wszystko zbędne zostało usunięte”. Nadmiar treści powoduje chaos i szum informacyjny. Konkret i minimalizm przekazu ułatwiają zrozumienie.
grafika, materiały własne autora
Krok 2: Wracamy do szkoły – dbamy o wstęp, rozwinięcie i zakończenie.
Myślisz, że każdy wie, jak ważny jest wstęp, rozwinięcie i zakończenie? Pomyśl o kilku ostatnich prezentacjach – ile z nich zaczynało się tylko od slajdu tytułowego? Ile razy zastanawiałeś się, o czym właściwie jest ta prezentacja i po co tu jesteś? Ile z nich kończyło się banalnym „Dziękuję za uwagę”, zanim zdążyłeś się zorientować, że to już koniec? Większość prezentacji od razu przechodzi do rozwinięcia. To błąd! Brak wstępu i podsumowania znacząco obniża skuteczność przekazu. Jak zrobić dobre otwarcie? Przede wszystkim unikaj zabijaczy prezentacji:
- Postaram się nie zmarnować waszego czasu…
- Nie miałem czasu się przygotować, ale dziś opowiem o…
- Przepraszam, nie lubię prowadzić prezentacji, ale jestem tu, by…
Takie zdania mogą zdjąć presję z Ciebie, ale jednocześnie sprawiają, że odbiorcy od razu nastawiają się negatywnie.
Pierwsze wrażenie kształtuje się w pierwszych kilkudziesięciu sekundach – niestety dokładnie wtedy, gdy jesteś najbardziej zestresowany. Dlatego zastosuj strukturę ABCD. To prosty akronim i możesz go modyfikować w zależności od tego czy jest to powtarzalne spotkanie (jak np. Sprint Review) czy jednorazowe (jak np. Kick off projektu).
Dla jednorazowych spotkań zastosuj:
- A (Attention) – Przyciągnij uwagę odbiorców na temat wystąpienia (np. pytaniem retorycznym, anegdotą, statystyką).
- B (Benefit) – Pokaż, co słuchacze zyskają, będąc na tej prezentacji.
- C (Credibility) – Pokaż, że jesteś dobrą osobą do prowadzenia tej prezentacji.
- D (Direction) – Wyjaśnij, co się wydarzy (agenda, czas trwania).
Przy powtarzalnych zastąp Attention na About what (przypomnij kontekst i cel spotkania), a Credibility zamień na Call to Action (czego oczekujesz od odbiorców w czasie spotkania?).
A zakończenie? Zamiast „dziękuję za uwagę”, zadbaj o trzy elementy: Podsumuj najważniejsze punkty, pokaż co dalej, i zostaw odbiorców z konkretnym działaniem. To będzie idealna klamra wystąpienia!
grafika, materiały własne autora
Krok 3: Unikamy slajdozy i prezentacji typu audiobook.
Obalmy kilka mitów:
Mit 1: Mniej slajdów to lepiej. Nie wiem, skąd wzięło się to przekonanie, że długość prezentacji mierzy się w ilości slajdów. Długość prezentacji mierzy się ilością czasu. Może Cię zaskoczę, ale jeśli masz dziesięć punktów i trzy diagramy na jednym slajdzie, a ja mam osiem slajdów z jedną grafiką na każdym, to i tak szybciej omówię swoje osiem slajdów. Jeden slajd = jedna myśl! Mało treści na slajd, a nie mało slajdów. I przypominam, że PowerPoint to pomoc wizualna, nie prezentacja! To Ty jesteś prezentacją!
Mit 2: Prowadzący prezentację jest od tego, żeby przeczytać to, co na slajdach. Czyli mój ulubiony typ prezentacji: audiobooki. Gdzie WSZYSTKO jest na slajdach, a prowadzący to zgrabnie (lub nie) odczytuje, nie wnosząc żadnej wartości dodanej do tego, co sama mogę przeczytać. I wtedy ja myślę – po co to wystąpienie? Pamiętaj- nie musisz mieć wszystkiego na slajdach. Ludzie mają skupić się na tym co mówisz, a nie na tym co mogą przeczytać. Jak czytają, to nie słuchają uważnie (ot, taka ludzka przypadłość) – nie kuś ich dużą ilością treści na slajd (patrz mit nr 1).
Mit 3: Animacje są nieprofesjonalne. Źle użyte – tak. Wszystkie skoki z boku, gwiazdeczki zamieniające się w napis i inne cuda odpadają. Ale te najbardziej podstawowe animacje (pojawianie, zanikanie), pomogą Ci zarządzać uwagą odbiorców. Zamiast pokazywać naraz cztery punkty, ustaw zwykłą animację i pokazuj dopiero w momencie, kiedy mówisz o danym zagadnieniu.
Krok 4: Nie mów tylko do siebie – angażuj!
Spróbujmy wyjść z trybu przetrwać prezentację (parę minut wstydu i do domu), a zacznijmy angażować ludzi, stwarzając przestrzeń, która temu sprzyja. Zacznijmy od najważniejszego – ludzie nie będą aktywni, jeśli Ty nie będziesz zaangażowany i pełen entuzjazmu. Prowadząc prezentację, jesteś gospodarzem, więc ustal zasady gry. Jak ludzie mają zadawać pytania? Mogą przerywać kiedy chcą, czy mają czekać na sesję Q&A? Podczas spotkań online, powinni kierować pytania na chat, a może włączać mikrofony albo użyć ikony podniesionej ręki? Im więcej jasnych oczekiwań, tym bardziej ułatwiasz uczestnikom podjęcia działania.
Chcesz, żeby ludzie zadawali pytania? Zamiast pytać „Czy są jakieś pytania” użyj bardziej otwartej i zachęcającej formy „Zapraszam do zadawania pytań”, „To dobry moment na Wasze refleksje, pytania, wątpliwości”, “Zapraszam do włączenia mikrofonów”.
Zadajesz pytanie, a tam niezręczna cisza? Wybrnij krótkim „Rozumiem, że na tym etapie wszystko jasne, zachęcam do zadawania pytań w kolejnej części prezentacji”. W wersji online niezastąpione będzie korzystanie z technologii do interakcji jak: ankiety, szybkie reakcje, emotikony, a nawet narzędzia zewnętrzne typu Mentimeter. Zrób z technologii swojego sprzymierzeńca!
Jeśli dotrwałeś do tego miejsca, masz już konkretne wskazówki, jak poprawić swoje wystąpienia. Wybierz jedną i zastosuj ją! Nie udało się? Próbuj dalej – nikt nie zostaje mistrzem od razu.
Na deser mój ulubiony cytat z Piratów z Karaibów: „Problemem nie jest problem. Problemem jest Twoje nastawienie do problemu”.
Może więc to nie wystąpienia są problemem, ale Twoje nastawienie do nich?
Doświadczony menadżer, praktyk HR, trener biznesu i właściciel w Beyond Training. Jako trener i konsultant pracuje z firmami z różnych branż, dzieląc się swoją wiedzą i doświadczeniem w zakresie rozwoju kompetencji liderskich, skutecznego przekazu i angażujących prezentacji. Wierzy, że szkolenia i rozwój kompetencji mają realny wpływ na jakość współpracy i przekładają się na wiele biznesowych wskaźników. Wiedzę przekazuje z pasją i zaangażowaniem, w szczególności skupiając się na wsparciu w obszarze wdrażania nowych umiejętności w organizacji. www.beyondtraining.pl