Must Have, czyli bez czego nie rozpoczynam projektu

To nie finanse, ani strategia, ani technologia, ale właśnie praca zespołowa jest decydującym czynnikiem przewagi konkurencyjnej – zarówno dlatego, że jest tak potężna i wszechmocna, jak i dlatego, że występuje tak rzadko. 

~ Patrick Lencioni

Wnioski jednego z zespołów, który realizował projekt w ramach Agile Leadership Mastery, zainspirowały mnie, aby napisać ten artykuł, czyli Must Have w każdym projekcie. Choć może wydać się to takie oczywiste, to jednak doświadczenia pokazują, że te oczywistości mogą położyć projekt. 

Refleksja dotyczyła różnych obszarów, takich jak struktura zespołu, komunikacja, współpraca, planowanie i zarządzanie czy wykorzystanie zasobów. Między innymi pojawiły się takie elementy jak:

• jasno określić strukturę, role i obowiązki; 
• opracować kontrakt zespołu definiujący zasady współpracy;
• zachęcać do korzystania z dostępnych narzędzi i dzielenia się wiedzą w zespole;
• zaangażować wszystkich członków zespołów w proces usprawniania; 
• kontynuować uczenie się i doskonalenie w zakresie agile;
• dostosować zasady i praktyki agile do specyfiki danego zespołu i projektu.

Pytanie o krytyczne czynniki sukcesu projektu zadałam również swojej sieci kontaktów na LinkedIn oraz uczestnikom kursu PMP, którzy wskazali na cel i realny plan jak go osiągnąć, strukturę podziału prac (ang. WBS – Work Breakdown Structure) i definicję ukończenia (ang. DoD – Definition of Done), ludzi skupionych wokół wspólnego celu oraz współpracę.

Natomiast poniższa wypowiedź Iana Whitthinghama, doświadczonego program managera i konsultanta, w dużej mierze wpłynęła na kształt tego artykułu. 

„Określenie MUST HAVE dla każdego projektu składa się z dwóch części: 

1. CO?  Jaką pracę należy wykonać, aby pomyślnie ukończyć projekt? 
2. JAK? Jak należy wykonać pracę, aby projekt zakończył się sukcesem?

Kierownicy projektów zazwyczaj koncentrują się na pierwszej części tej odpowiedzi. Niezależnie od stosowanej metodyki, wszystkie mają ten sam cel: zidentyfikowanie i zarządzanie pracą, którą należy wykonać, aby zrealizować projekt. To czego brakuje i często jest powodem problemów w projektach, to druga część tej odpowiedzi.

Sposób, w jaki praca jest wykonywana, determinuje sukces projektu. A najbardziej udane projekty są zawsze realizowane we współpracy, to znaczy, gdy dwie lub więcej osób pracuje razem, tak aby ich indywidualny wkład tworzył wspólną wartość. Kierownicy projektów powinni zawsze aktywnie zachęcać i wspierać wszelkie produktywne zachowania oparte na współpracy wśród uczestników projektu i interesariuszy”.¹

Zbuduj zaufanie 

Zaufanie to fundament współpracy. Jest klejem zespołu, dającym poczucie przynależności i odpowiedzialności za wspólny sukces. Każdy, dołączając do nowego zespołu, ma swoje oczekiwania i emocje, od podniecenia i nadziei, po wątpliwości, czy w grupie będą zasoby i wsparcie, aby wykonać powierzone zadanie. Te oczekiwania i emocje zależą od wcześniejszych doświadczeń, zarówno negatywnych, jak i pozytywnych, i wpływają na to, jak bezpiecznie czujemy się w nowym otoczeniu. Zespół, w którym członkowie są traktowani z godnością i szacunkiem, otwarcie dzielą się informacjami i punktami widzenia oraz doceniają wkład każdego członka, posiada stabilne fundamenty zaufania i ma duże szanse na przetrwanie w trudnych czasach.

Ze względu na ograniczoną długość tego artykułu, skupię się na jednym z wymiarów zaufania transakcyjnego – kontraktowym, i przedstawię kilka narzędzi, które pomogą je zbudować.

Zaufanie kontraktowe wytycza kierunki, określa role i odpowiedzialności, wpływa na zbudowanie kultury, gdzie oczekiwania są jasne i wszyscy wiedzą czego się od nich oczekuje.

Zadbaj o wspólne zrozumienie

Współpracę w zespole rozpocznij od ustalenia wspólnej wizji i celu. Jasno zdefiniuj swoje oczekiwania dotyczące mierzalnych rezultatów i celów. Pomocne będą takie narzędzia jak Karta Projektu (ang. Project Charter), kryteria akceptacji (sukcesu) projektu czy definicja ukończenia (ang. Definition of Done), 

Jeśli chodzi o wizję, to osobiście polecam narzędzie zwane testem windy (ang. elevator statement). 

Karta Projektu 5W+

Niezależnie od wybranego podejścia, poza określeniem tego co jest ważne w projekcie, Karta definiuje szereg innych aspektów.

O ile są znane w tym momencie, wymienia wysokopoziomowe wymagania projektu oraz pomaga stworzyć wspólne zrozumienie celu. Identyfikuje interesariuszy oraz daje kierownictwu wyższego szczebla możliwość opisania, w jaki sposób projekt łączy się z pracą operacyjną  i jest zgodny z misją i celami organizacji.

Spisz kontrakt 

Zdefiniuj zasady pracy i konsekwentnie ich przestrzegaj – spójność jest tu kluczowa. Wspólne spisanie zasad funkcjonowania i współpracy, czyli tzw. kontraktu zespołu (ang. team charter), to czynność, bez której nie zaczynam pracy w żadnym zespole.

Kontrakt zespołu to coś więcej niż tylko ustalenie, kiedy się spotykamy, w jakich godzinach pracujemy i czy możemy jeść przy biurku. Te aspekty mogą znaleźć się na liście, ale kontrakt jest przede wszystkim na trudne czasy. Warto uwzględnić takie elementy jak wspólne wartości, zasady komunikacji i współpracy oraz etykieta konfliktu².

Zdefiniuj role i odpowiedzialności

Jeśli chcesz, alby członkowie zespołu brali odpowiedzialność za zadania, zacznij od zdefiniowania i zakomunikowania ról. Wykorzystaj do tego macierz ról i odpowiedzialności RACI. 

• Responsible – wykonawca – przynajmniej jedna osoba w zadaniu, 
• Accountable – odpowiedzialny – zawsze jedna osoba w zadaniu,
• Consulted – osoba, z którą konsultujemy zadanie – dowolna liczba osób (również brak),
• Informed – poinformowany – dowolna liczba osób w zadaniu (również brak).

Zachęcaj do intencji, które służą wszystkim

Znajdź czas na rozmowy o indywidualnych potrzebach, aby uniknąć ukrytych prywatnych interesów. Prywatne interesy są częścią każdego zespołu i mogą prowadzić do utraty zaufania, pojawiając się wtedy, gdy zaufania brakuje. W zespole, gdzie zaufanie jest obecne, członkowie otwarcie rozmawiają o swoich indywidualnych oczekiwaniach, intencjach, nadziejach i obawach, a także bez obawy mogą powiedzieć „nie”.

Dotrzymuj obietnic 

Dotrzymywanie obietnic to fundament zaufania i wiarygodności. Jeśli jednak z różnych przyczyn nie możemy wywiązać się z obietnicy, kluczowe jest wczesne poinformowanie o sytuacji, wyjaśnienie przyczyn oraz negocjowanie nowych, realistycznych terminów. Dzięki temu możemy utrzymać pozytywne relacje i zminimalizować negatywne skutki naszych niedotrzymań.

Podsumowanie

Dobrze rozpoczęty projekt, w którym zespół działa jak jeden organizm realizując wspólną wizję i cele, to kluczowy czynnik sukcesu.

Zacznij od pytania, dlaczego i po co tu jesteśmy. To czas budowania tożsamości zespołu i zespołowości. Ważne jest, aby nadać sens bycia zespołem oraz rozwiać niepewności i obawy. Następnie skoncentruj się na zbudowaniu zaufania – wzajemnego uznania, polegania na sobie i wybaczania błędów. Kluczowa jest autentyczność i wiarygodność. Bez zaufania ludzie zakładają maski i udają, że są kimś innym. Po zbudowaniu zaufania określ cele oraz wspólną wizję. Wizja powinna być jasna i inspirująca, aby wyeliminować niepotrzebne współzawodnictwo i sceptycyzm wobec ambitnych celów. Gdy cele zostały jasno określone, ustal role i zakresy odpowiedzialności, oraz kto ma podejmować określone decyzje. Dobierz odpowiednie narzędzia, a następnie przystąp do działania. Wtedy zobaczysz, czy przesuwasz się do kolejnej fazy, gdzie procesy działają płynnie i kwitnie współpraca, czy musisz wrócić do fazy definiowania celów. Bez jasnych celów, ról i narzędzi nie możemy mówić o skutecznej realizacji tego co chcemy osiągnąć. 

1. https://www.projectmanagement.com/articles/324663/mind-your-ts-and-qs–the-talents-of-teams
2.  Szablon kontraktu, testu windy i inne narzędzia znajdziesz w Narzędziowniku AgilePMO – link i hasło otrzymasz zapisując się do newslettera: www.agilepmo.pl