Agile Coach musi opanować szereg kompetencji i umiejętności, którymi posługuje się w swojej codziennej pracy. W poprzednich numerach pisałam już o roli mentora, nauczyciela i coacha, została nam więc czwarta, a zarazem ostatnia, jaką opanować powinniśmy do perfekcji, czyli rola facylitatora. Czym się wyróżnia i na czym polega oraz jakie narzędzia mogą nam pomóc w jej wykonywaniu?
Na dobry początek warto chyba zacząć od definicji facylitacji, która związana jest ze sposobem prowadzenia spotkań oraz wspieranie rozwoju zespołów oraz grup, z którymi mamy okazję współpracować. Jest to sztuka, która ma wesprzeć grupę osób w osiągnięciu zamierzonego celu, w tym jego rozwoju albo rozwiązania wyzwań jakie przed nimi stoją. W ramach facylitacji kluczowymi aspektami będą:
- organizacja spotkań,
- samoświadomość,
- elastyczność,
- przygotowanie,
- standardy,
- techniki i narzędzia,
- subtelność.
Cechy facylitatora
Będąc Agile Coachem często będziemy mieli okazję do bycia facylitatorem. To jedna z czterech najważniejszych kompetencji, które musimy opanować i umiejętnie wykorzystywać w różnych sytuacjach, pracując z zespołami i organizacjami, którym zależy na zwinności. AC jako facylitator powinien pamiętać, że jest szereg kluczowych cech, jakie trzeba opanować:
- Motywowanie – dbanie o motywację zaangażowanych osób i skupienie się na omawianym zagadnieniu w przyjemnej i spokojnej atmosferze.
- Pytania, pytania i jeszcze raz pytania – facylitator w trakcie spotkań ogranicza się głównie do zadawania pytań, i to takich, które pomogą w dotarcia do celu, a jednocześnie nie manipulują lub nie narzucają gotowego rozwiązania.
- Łączenie, nie dzielenie – możemy określić facylitatora jako budowniczego mostów, ma łączyć ludzi, a nie ich dzielić, zapewnić na tyle swobodną i bezpieczną atmosferę, aby członkowie zespołu nie bali wyrażać się własnego zdania i dzielić pomysłami.
- Zorientowanie na rezultat – będąc facylitatorem mamy za zadanie dbać o to, by zespół, z którym pracujemy, skupiał się na procesie, ustalonej agendzie i na tym co w danym momencie jest najważniejsze, dbamy o to aby niepotrzebne dyskusje były ucinane lub parkowane na inny czas, i przeprowadzamy grupę w ustalonym porządku od początku do końca.
- Przewodnik po procesie – w tej roli dbamy o to by osoby, z którymi pracujemy znały i rozumiały proces, z którym się zderzają, w kontekście pracy z agile najważniejsze jest zrozumienie i praktyczne stosowanie ram postępowania wynikających ze zwinności.
- Docenianie – kiedy tylko jest możliwość, facylitując powinniśmy docenić aktywność zespołu, pochwalić za zaangażowanie, włożony wysiłek i osiągnięte rezultaty czy poczynione ustalenia. Pamiętamy przy tym aby zawsze doceniać za konkretne, pożądane działania – doceniając, mówimy precyzyjnie za co.
- Przewidywanie – niekoniecznie oczekuje się, że będziemy w posiadaniu szklanej kuli i zapobiegniemy ewentualnym problemom, które mogą się dopiero wydarzyć, jednak dobry obserwator i praktyk jest w stanie niektóre z wyzwań, czy nawet kłopotliwych sytuacji przewidzieć z wyprzedzeniem. Warto wówczas nie czekać aż zespół dotrze do tego momentu, ale wesprzeć go w omijaniu lub mitygacji potencjalnych problemów, zwłaszcza wtedy gdy na bieżąco widzimy, że w zespole zaczyna się dziać cokolwiek niepokojącego.
- Łagodzenie – gdy dojdzie już do sytuacji nerwowej albo nawet kłótni pomiędzy członkami zespołu powinniśmy pomóc w jej złagodzeniu i domknięciu tematu. Umiejętnie dobieramy narzędzia w zależności od sytuacji, w której się znajdujemy wraz z zespołem.
- Neutralność – chociaż wymieniam ją jako ostatnią, jest równie ważna jak wszystkie poprzednie cechy, o ile nie najważniejsza. Dobry facylitator musi być neutralny, nie może pokazywać co myśli i czuje, czy zgadza się ze zdaniem innych, a nade wszystko decyzyjność zostawia zespołowi, nawet jeśli ma inne zdanie i postąpiłby inaczej.
Online czy offline a narzędzia – co wybrać?
Dla skutecznej pracy facylitatora ważna jest forma współpracy. W manifeście zwinności nadal widnieje jedna z zasad, że najlepszą formą współpracy jest kontakt twarzą w twarz. Choć ostatnie kilka lat mocno wywróciło naszą pracę z zespołami i jeszcze mocniej weszliśmy we współpracę zdalną i póki co nie wracamy do tak częstych spotkań w biurze jak jeszcze 5 lat temu. Pamiętajmy, że jako facylitatorzy powinniśmy ustalać z zespołem jakie spotkania wymagają jednak spotkań osobistych i dopilnowywać, aby rzeczywiście tak było. Są takie zagadnienia i rozmowy, które zdecydowanie lepiej jest zrobić podczas fizycznego spotkania. Dla wydarzeń regularnych i cyklicznych, których cel jest jasny i zrozumiały, możemy śmiało korzystać z dobrodziejstw internetu i prowadzić je w formule zdalnej.
Na szczęście ciągle prężnie rozwija się rynek narzędzi wspierających naszą pracę z zespołami. Z tych udogodnień też polecam korzystać, zwłaszcza że ułatwiają nam one pracę, wizualizacje, a tym samym zrozumienie i komunikację w zespołach. Dla mnie podstawowym, codziennym narzędziem, które wspiera mnie jako Agile Coacha w facylitacji są wszelkiego rodzaju tablice tzw. whiteboard, takie jak Microsoft Whiteboard, Mural, Miro, itp. Każde z nich ma już w tej chwili dostępne gotowe wzory dedykowane różnym celom i spotkaniom, co bardzo oszczędza nam czas, angażuje jednocześnie wszystkich zaproszonych podczas spotkania, a także pomaga nam w komunikacji, wizualizując to, co jest omawiane.
Moje naj
Narzędzi wspierających facylitację jest bardzo dużo, dodatkowo zawsze możemy się bawić formułą i modyfikować je na własne potrzeby. Zawsze przygotowując się do spotkań, zwłaszcza dłuższych, gdzie oczekuję od uczestników pełnego zaangażowania, wymyślam lub znajduje 2-3 tzw. energizery, które mogę zastosować w dowolnym momencie. Ponadto dużą wagę przykładam nie tyle do stworzenia agendy, ale do tego, w jaki sposób realizowane będą jej poszczególne elementy, jakie techniki czy narzędzia zastosuję i co najlepiej się sprawdzi dla konkretnego zagadnienia i osób, które zostaną zaproszone. Z pozoru łatwe zadanie staje się czasem wyjątkowo trudne, zwłaszcza jeśli nie znamy dobrze uczestników i nie wiemy jakie są ich wcześniejsze doświadczenia. Dobry facylitator i na takie sytuacje musi być przygotowany i w razie gdyby pierwotne założenia i plan na realizację się nie sprawdziły, musimy mieć plan B z alternatywnymi rozwiązaniami.
Przygotowując ten materiał często wracałam myślami do tego, które z technik facylitacji lubię wykorzystywać najbardziej i jakie narzędzia osobiście uważam za najciekawsze. I pomimo, że do głowy wpadło całkiem sporo różnych podejść, ostatecznie uznałam dwa za swoje „naj”.
Pierwszą technikę wykorzystuję, gdy mam za mało czasu w stosunku do liczby zagadnień, które zespół chce omówić. Poznałam ją kilka lat temu na jakichś warsztatach i po dziś dzień nie pamiętam jak się nazywa. Polega na tym, że dzielimy uczestników na tyle zespołów, ile jest tematów do omówienia i najpierw robimy szybką, ale bardzo specyficzną burzę mózgów. Każdy mały zespół dostaje jedno z zagadnień i dostaje około 7-15 minut na przygotowanie odpowiedzi na karteczkach post-it. Ważne, aby podkreślić żeby jedna myśl czy pomysł były na pojedynczej, osobnej kartce. Po upłynięciu ustalonego czasu, wszyscy zmieniają zagadnienie. Z reguły przesuwamy ich do kolejnej tablicy według wskazówek zegara. Kontynuujemy zadanie uprzednio czytając co przygotowała poprzednia grupa. Zespół, który ma teraz coś do dopisania może to zrobić. Dodatkowo może postawić trzy znaki: plus, jeśli wyraźnie zgadza się z poprzednią grupą przy którymś punkcie, minus, gdy z czymś definitywnie się nie zgadza i znak zapytania, jeśli chce omówić ten punkt później, ma pytanie albo zwyczajnie nie rozumie tego co zostało napisane. Po upływie czasu, kończymy rundę, i znowu prosimy każdą drużynę o przejście do kolejnego tematu. Rund będzie tyle, ile mamy obszarów i drużyn. Najczęściej stosuję między 3 a 7, bo więcej może być nam trudno przedyskutować. Czas na rundę zawsze jest tej samej długości i zależy od tego ile mamy go w ogóle na całe spotkanie. Pamiętajmy także o tym, że potrzebujemy czasu na ostateczną dyskusję o tych pomysłach, które otrzymały minusy lub znaki zapytania, a także czas na zamknięcie spotkania i ustalenie kolejnych kroków. Formuła ta doskonale sprawdza się przy ustalaniu na przykład zasad współpracy zespołu, pracy nad budowaniem roadmapy produktu, czy przy tworzeniu strumieni wartości (ang. value stream mapping), lub innych podobnych złożonych zagadnieniach, gdzie z reguły mamy też więcej zaproszonych osób (15+), oraz możemy wyodrębnić kilka kategorii lub obszarów. Stosowałam ją kilkakrotnie. Uwielbiam ją, zawsze się udaje, jest efektywna i angażuje wszystkich jednocześnie. W relatywnie krótkim czasie zespół może de facto przygotować sporo materiału do dalszej pracy, albo ustalić wspólne jej ramy. Najlepiej wychodzi, gdy robimy ją jednak spotykając się wspólnie w sali, chociaż możemy też próbować online. Ostrzegam jednak, że nie będzie to ta sama energia i jest to też trudniejsze dla facylitatora, żeby wiedzieć czy wszyscy skupiają się w danym momencie na tym, co mają akurat wypracować.
Struktury wyzwalające, z ang. liberating structures i aplikacja LISA to moje drugie naj. To zestaw różnych technik, które możemy stosować w wielu sytuacjach i przy niezliczonych okazjach, z jakimi zetkniemy się pracując jako Agile Coach. Dla mnie skarbnica gotowych narzędzi i pomysłów do ciekawego prowadzenia spotkań. Zapewne jeśli zapoznacie się z nimi, uznacie, że wiele z nich jest już Wam doskonale znanych, ale jest tam też z pewnością trochę nowych rozwiązań, albo takich, które znaliście w nieco innej formie. LISA to aplikacja mobilna do pobrania, może Wam pomóc zwłaszcza jeśli chcecie coś zmodyfikować w dotychczasowym sposobie prowadzenia spotkań. Super jest także to, że w jednym miejscu macie szereg inspiracji, które z marszu możecie wykorzystać w zależności od tematu spotkania, czasu jaki macie oraz liczby uczestników. Niektóre z technik LS były opisywane w poprzednich numerach Strefy PMI, polecam między innymi artykuł Macieja Jureczki z 32. numeru Strefy PMI (marzec 2021).
Ćwicz, praktykuj, bądź lepszy
Pracując jako Agile Coach, okazji do facylitacji będziecie mieć dużo. Nie zawsze wszystko będzie Wam wychodzić i nie ze wszystkich swoich poczynań będziecie zadowoleni. Zachęcam Was jednak gorąco, by ciągle praktykować i doskonalić swój warsztat. Na waszej drodze zawodowej będzie cale mnóstwo okazji do działania i rozwoju. Pamiętajcie o najważniejszych cechach facylitatora i kiedy tylko jest możliwość wdrażajcie je w swoje codzienne zawodowe rytuały. Zestaw cech w jaki musicie się „uzbroić” jest niebywale trudny i dlatego nie przejmujcie się gdy coś Wam nie wychodzi, bo to akurat jest normalne. Wyciągajcie jednak wnioski i poprawiajcie, w czym niekoniecznie jesteście najlepsi. W tej pracy, praktyka jest najistotniejsza. A jeśli chcecie wrócić do procesu facylitacji oraz innych nadal przeze mnie polecanych narzędzi, których w tym artykule nie poruszyłam, zapraszam do jednego z poprzednich numerów, gdzie pisałam już o tym aspekcie w ramach cyklu dotyczącego skrzynki Project Managera (Strefa PMI, nr 24, marzec 2019).
[ENG] Leader, Agile ways of working enthusiast. Has over 10 years experience with multicultural teams. Support teams achieving their goals, delivering projects and solutions that are focused on meeting clients needs. People doing the work are priority number one for her and she does her best motivating and empowering them. PMP® & SAFe SPC® certified, trainer and designer of interactive workshop. In her free time, passionate of active forms of leisure, crime stories, baking and cooking.
[PL] Liderka, pasjonatka zwinnej pracy projektowej. Posiada ponad 10-letnie doświadczenie w pracy w zespołach wielokulturowych. Wspiera zespoły w osiąganiu celi i dostarczaniu projektów lub rozwiązań, które spełniają oczekiwania klienta. Wierzy, że w pracy na pierwszym miejscu są ludzie i to ich wspiera w dotarciu do celu. Projektuje gry i interaktywne warsztaty szkoleniowe. Akredytowany trener PMP® oraz SAFe SPC®. W wolnym czasie fanka aktywnego wypoczynku, kryminałów, pieczenia i gotowania.