PMO niejedno ma imię. To prawda, bo już sam skrót może być rozwijany na wiele sposobów: Project Management Office, Program Management Office czy też Portfolio Management Office. Wiąże się to z wachlarzem różnorodnych funkcji i usług, które PMO może zapewniać w organizacji. W zależności od firmy, spotkamy więc PMO dedykowane jednemu projektowi, które będzie dbało o jego „administrację” i raportowanie. Innym razem spotkamy PMO, które tworzy i wdraża standardy zarządzania projektami i rozwija kompetencje Project Managerów w firmie. Wreszcie trafimy na takie, które koncentruje się na portfelu inicjatyw i dostarcza skondensowaną informację zarządczą oraz rekomendacje portfelowe zarządowi firmy, do którego nam w Allegro najbliżej. To tylko wybrane przykłady modeli działających w firmach. Jak zatem najtrafniej określić rolę PMO w swojej organizacji, szczególnie na etapie jego powoływania w firmie?
Artykuł sponsorowany
Podstawa: PMO dobrze dopasowane do potrzeb organizacji
Powołując PMO, warto skupić się na aktualnych potrzebach i wyzwaniach organizacji, a następnie tak je zaprojektować, aby swoimi działaniami mogło efektywnie realizować stawiane mu cele. Chociaż może się to wydawać oczywiste, to często właśnie na tym etapie pojawiają się problemy. Tak samo jak w projekcie, gdy nie znamy bądź nie rozumiemy potrzeb klienta, produkt, także PMO, który dostarczymy może minąć się z jego oczekiwaniami. Najczęściej ulegamy wtedy błędom poznawczym lub pewnym uproszczeniom i wdrażamy rozwiązania, które znamy z innych środowisk, na przykład z poprzedniej firmy. Niestety, to, że sprawdziły się w poprzednim miejscu nie oznacza, że będą dopasowane do potrzeb innej organizacji. W tym przypadku rozminięcie się z oczekiwaniami klienta może skończyć się kwestionowaniem wartości PMO a nawet jego rozwiązaniem.
Dzisiejsza norma: dopasowywanie PMO do zmieniających się potrzeb organizacji
Pamiętam jedną z naszych wewnętrznych dyskusji na temat strategii PMO. Ktoś z zespołu powiedział wtedy, że najlepsze PMO to takie, które nie jest potrzebne, bo wszystkie procesy są tak ułożone i zautomatyzowane, że nie potrzebują obsługi. Ma to faktycznie głębszy sens. Poza tym, w erze tak dynamicznych zmian, również ewolucja PMO, ciągłe weryfikowanie potrzeb organizacji oraz szybka adaptacja są nieuniknione. Szczególnie w sektorach takich jak e-commerce, czy szeroko pojęta technologia, co dotyczy również Allegro i o czym przekonaliśmy się na własnej skórze. [Więcej na temat dynamiki zmian oraz portfela projektów i produktów w Allegro przeczytacie w artykule Projekty w Allegro? Tak i to jakie! opublikowanym w poprzednim numerze Strefy PMI.]
Do pomysłu na ten artykuł zainspirowała nas historia i przemiany PMO w Allegro, także te, które są właśnie przed nami. Mamy nadzieję, że nasza historia skłoni Was do refleksji na temat ewolucji Waszego działu – tej, która jest już za Wami i tej, która jeszcze Was czeka.
O(d) początku: lokalne PMO w jednym z działów Allegro
Powstanie obecnego Allegro Global PMO miało miejsce w dziale IT Business Services (ITBS). ITBS to zespół odpowiadający za usługi biznesowe dla całej organizacji, tj. systemy finansowe typu SAP, systemy HR, czy wsparcie IT. W zespole prowadzono wówczas wiele projektów cross-organizacyjnych, na przykład wprowadzenie wewnętrznego Intranetu czy wdrożenie Google Suite. Project Managerowie z działu ITBS byli także zatrudniani do bardzo dużych projektów organizacyjnych, takich jak między innymi podział spółek po zakupie przez nowego właściciela, wdrożenie systemu SAP czy projekt przeprowadzki Allegro do nowego biura.
Trudność w ocenie tego szerokiego frontu projektów wygenerowała potrzebę inwentaryzacji, oceny i priorytetyzacji przedsięwzięć oraz stworzenia dobrego systemu raportowania.
W krótkim czasie powstały koncepcja zarządzania portfelem projektów, proces, narzędzia i harmonogram spotkań “PMO Board”, które szybko stały się częścią codzienności zespołu ITBS. Na cotygodniowych spotkaniach “PMO Board” zatwierdzane były propozycje nowych projektów, prezentowano podsumowania zakończonych inicjatyw, a także omawiano kluczowe ryzyka portfelowe i projektowe. Pojawił się też tzw. “early warning system” w kontekście całego portfela projektów, by lepiej zarządzać zależnościami pomiędzy projektami i szybciej wyłapywać wpływ problemów w jednym projekcie na pozostałe.
W działaniu: po czynach Cię poznają…
W roku 2017 doszło do zakupu spółek Allegro.pl i Ceneo.pl od koncernu Naspers przez fundusze inwestycyjne Cinven, Permira i Mid Europa (było to około rok po powstaniu PMO ITBS.) Wysiłek i efekty wprowadzonego frameworku zauważył nowy właściciel Allegro. Zespół, który go tworzył został poproszony o zbudowanie podobnego podejścia dla Value Creation Plan (VCP), czyli portfela najważniejszych inicjatyw Allegro. To moment, w którym wcześniej projektowe/obszarowe PMO zaczęło obsługiwać całe Allegro.
O(d) początku raz jeszcze: dashboard inicjatyw strategicznych
Głównym wyzwaniem stało się wówczas przeskalowanie wypracowanego rozwiązania, tak aby było odpowiednie dla całej organizacji i pasowało do różnorodnej specyfiki inicjatyw z VCP. Nie bez znaczenia był też czas, bo system potrzebny był na „tu i teraz”. Zdecydowaliśmy się podejść do tematu “top-down”. Spojrzeliśmy na finalny dashboard inicjatyw przedstawiający stan ich realizacji, którego potrzebowały osoby zarządzające firmą i tak dostosowaliśmy rozwiązanie, aby zbierać tylko i wyłącznie te dane, które są niezbędne. Ograniczyliśmy w ten sposób konieczność budowania złożonej struktury danych.
Co ciekawe, większość systemów, obecnych wtedy na rynku, wykorzystywała podejście “bottom-up”, czyli zbierała ogromne ilości danych, aby finalnie móc zaprezentować zestawienie zbiorcze. W Allegro nie mieliśmy ani przekonania, ani czasu na takie podejście, dlatego zdecydowaliśmy się stworzyć mały, ale efektywny system swoimi siłami.
SyncWeek: proces planowania kwartalnego
Element związany z monitorowaniem i raportowaniem realizacji VCP nie mógł działać w oderwaniu od pracy operacyjnej firmy. W związku z tym, jako PMO musieliśmy spojrzeć na zagadnienie całościowo i stworzyć VCP Governance process, który oprócz elementu monitorowania zawierał również proces zarządzania celami (realizowany przy pomocy OKRów) oraz proces planowania kwartalnego. To doprowadziło nas do stworzenia i wdrożenia procesu SyncWeek. Jego głównym zadaniem jest potwierdzanie planów na kolejny kwartał oraz ich synchronizacja z innymi zespołami, tam gdzie występują zależności. [Tematowi SyncWeek’a poświęciliśmy osobny artykuł w tym numerze, zajrzyjcie do niego po więcej inspiracji.]
PMO: rozwój organizacji i skalowanie procesów
Rozwój firmy to między innymi rosnąca liczba nowych pracowników, którzy realizują i raportują inicjatywy, a także aktywnie biorą udział w procesach takich jak SyncWeek. W Allegro, od momentu opracowania procesu zarządzania VCP, liczba pracowników wzrosła trzykrotnie. Fakt ten sprawia, że jeszcze większą uwagę musimy przykładać do skalowalności rozwiązań, także w PMO. Oznacza to taką optymalizację procesów, aby w łatwy sposób mogły zostać zaadaptowane do nowych spółek, jak w przypadku Mall Group, a także pozwoliły na szybki onboarding nowych pracowników w Allegro. Możecie się domyślać, że w tak dynamicznym środowisku nie jest to łatwe – pojawiają się nowi decydenci, a wraz z nimi nowe wymagania, zmieniają się struktury organizacyjne i operacyjne, pod które system zarządzania portfelem musi być dopasowany. Im prostszy system oparty na jasno określonych rolach – tym łatwiej adaptuje się do wszelkich zmian otoczenia.
Next generation PMO: czy już tam jesteśmy?
Obecne wyzwania i potrzeby pozwalają nam projektować kolejną generację PMO Allegro – 2.0. Która to już właściwie? Każda kolejna była inna, osadzona w aktualnych realiach, z mniejszymi lub większymi wyzwaniami. Idziemy naprzód, starając się dotrzymać tempa zmianom, przewidywać niektóre z nich i realizować zmieniające się potrzeby klienta.
Ekspert Portfolio Management oraz Senior Project Manager z wieloletnim stażem (20+). Pracownik Allegro od ponad 10 lat. Entuzjasta pracy w międzynarodowych korporacjach. Realizator strategicznych projektów z obszarów e-commerce oraz sektora finansowego. Współtwórca PMO. Współautor frameworku allegrowego VCP oraz SyncWeeka. Zwolennik podejścia portfelowego do zarządzania wartością dużych organizacji. Wielki fan dobrze dopasowanych i lekkich rozwiązań – niekoniecznie standardowych.
Ekspert Portfolio Management z wieloletnim stażem w międzynarodowych organizacjach. Entuzjastka projektowego porządku, który pomaga najbardziej skomplikowane projekty przedstawić i poprowadzić w przewidywalny sposób. W Allegro pracuje od 3 lat. Stara się łączyć świat projektowy z produktowym, tworząc rozwiązania w oparciu o najlepsze praktyki dostępne w Allegro i na świecie, bo po co wyważać otwarte drzwi. Jest dumna, że oprócz studiów ekonomicznych ma na koncie obronioną pracę inżynierską z zakresu optymalizacji żywienia borówki amerykańskiej.