Typowy poniedziałkowy poranek project managerki: otwierasz komputer, żeby rozpocząć kolejny tydzień pracy nad projektem, w którym współpracujesz z prawie 300 osobami, mającymi różne role, uprawnienia i zadania do wykonania, a także różne harmonogramy działań. W dużych zespołach w takim projekt zaangażowanych może być kilka osób. Ja większość z nich wykonuję “sama”. Cudzysłów użyłam intencjonalnie, bo ogrom zadań do wykonania przypisanych jest do narzędzi no-code, które pozwalają budować uszyte na miarę automatyzacje.
Zarządzanie projektami jest dla mnie znalezieniem balansu między technologiczną zero-jedynkowością a budowaniem relacji z ich całym zniuansowaniem. Wracając do przykładu z akapitu otwierającego tekst – zarządzając tak liczną grupą osób można cały czas spędzić nad kwestiami organizacyjnymi – przesyłaniem powiadomień, przypomnień, potwierdzeń, zaniedbując zupełnie obszar budowania relacji, badania potrzeb, ewaluacji i rozwoju.
Platformy no-codowe to w uproszczeniu technologie, które pozwalają tworzyć aplikacje i workflow bez konieczności programowania, poprzez zestawianie i konfigurowanie gotowych elementów (drag-and-drop). Oznacza to, że bez znajomości języków programowania możesz tworzyć swoje własne rozwiązania.
W jakich obszarach zarządzania projektami mogą Ci pomóc narzędzia no-code?
Moim ulubionym narzędziem – punktem wyjścia do większości workflow – jest Airtable. To baza danych umożliwiająca proste, a jednocześnie kompleksowe zarządzanie danymi. Dlatego to od Airtable zaczynają się poniższe przykłady.
Sytuacja 1:
Przyjmowanie zgłoszeń do projektu. Prowadzisz otwartą rekrutację poprzez formularz zgłoszeniowy (Airtable ma także wbudowane formularze, ale z pomocą np. Make możesz do Airtable przenieść dane zbierane w Google Forms). Osoba zgłaszająca się wpisuje w dwa okienka dwa różne adresy mailowe. Airtable umożliwia Ci porównanie tych dwóch odpowiedzi i może wysłać np. powiadomienie na Slacku o tym, że w Twojej bazie danych pojawiła się sytuacja wymagająca interwencji.
Prawidłowe dane będą istotne chwile później, bo w zależności od przesłanych odpowiedzi chcesz mailowo poinformować osobę o wynikach rekrutacji – np. o tym, że nie spełnia kryteriów udziału. Kiedyś takie formularze weryfikowałam ręcznie, dziś z pomocą przychodzi mi Make, który pośrednicząc pomiędzy Airtable a SendGridem rozsyła wiadomości mailowe na podstawie ustalonych przeze mnie kryteriów.
Podobne operacje możesz zastosować do korespondencji z klientami, kiedy wykorzystując filtry będziesz budować różne ścieżki dla ich różnych potrzeb, w pracy zespołowej przy dzieleniu zadań itp. Airtable połączone z Make daje wręcz nieograniczone możliwości budowania workflow dostosowanych do potrzeb – i ich łatwej modyfikacji.
Sytuacja 2:
Zbierasz feedback do prowadzonych działań. Otrzymujesz odpowiedzi na skali oraz tekstowe, które zapisywane są w Airtable. Dziennie spływa ich co najmniej kilka. W najbardziej intensywnych momentach kilkadziesiąt dziennie. Jedne są w języku polskim, inne angielskim czy czeskim. Tutaj niezwykle pomocne będą moduły OpenAI, które przetłumaczą przesłane odpowiedzi, przygotują analizę sentymentu oraz podsumowanie feedbacku. Te dane przesłane zostaną do Airtable i – jeśli tego potrzebujesz – możesz otrzymać wiadomość na Slacku, że jedna z ocen jest bardzo niska i rekomendowane jest przyjrzenie się jej i kontakt z klientem.
Wbrew pozorom takie rozwiązania nie są “bezduszne” – większość osób zdaje sobie sprawę, że otrzymują maile przekazywane poprzez program pocztowy, a nie napisany “ręcznie” przeze mnie. Nadal mam możliwość personalizacji wiadomości i budowania relacji w oparciu o to, co dla danej osoby w danej fazie projektu jest priorytetowe do wykonania. Przesłane wiadomości nie są przypadkowe. Chcemy się czuć osobami sprawczymi, wywiązującymi się ze zobowiązań w terminie, a automatyzacje oparte o narzędzia no-code pomogą Ci budować projekty, w których stworzysz taką atmosferę.
Czy to na pewno takie proste?
I tak i nie. Próg wejścia nie jest wysoki. Społeczności skupione wokół narzędzi no-code tworzą wiele treści i chętnie wspólnie rozwiązują problemy. Często na początek wystarczy darmowe konto i trochę czasu, żeby poznać podstawy. Dla utrzymania efektywności procesów i niskich kosztów ich utrzymania korzystne jest jednak poznanie dobrych praktyk, których mnie pozwoliło uprościć część workflows, a niektóre zbudować w innym narzędziu, gdzie będą wykonywane bardziej efektywnie i taniej. Mając bardziej zaawansowane umiejętności możesz jeszcze bardziej personalizować stworzone rozwiązania także poprzez pisanie kodu.
Innym wyzwaniem jest kwestia bezpieczeństwa danych osobowych,, które przechowujesz w swojej bazie. Budując kolejne rozwiązania upewnij, się, że po pierwsze – masz zgody niezbędne do przetwarzania danych w narzędziach zewnętrznych; po drugie – przetwarzasz tylko niezbędne informacje – nie ma sensu wszędzie udostępniać adresów mailowych, kiedy możesz posługiwać się numerem ID danego rekordu w bazie.
Dlaczego nie gotowe rozwiązania?
Gotowe rozwiązania także mogą być dla Ciebie dobrym wyborem. Ich największym ograniczeniem mogą być jednak koszty i limitowane funkcjonalności tych narzędzi. Budując automatyzacje samodzielnie jesteś w stanie stworzyć rozwiązania, w których nie będzie konieczne pójście na kompromisy.
Budowanie workflow samodzielnie jest świetnym testem analitycznego myślenia i ćwiczeniem tego “mięśnia”. Zaczynasz od problemu w zarządzaniu projektami, który chcesz rozwiązać, szukasz najlepszych narzędzi, budujesz, testujesz, poprawiasz. Jesteś w stanie stworzyć nowe rozwiązanie w kilkanaście minut, bardziej skomplikowane w kilka godzin. Szybko zweryfikujesz ułożenie klocków, samodzielnie możesz je przearanżować. Szybko możesz odpowiadać na nowe wyzwania pojawiające się w projekcie. Jesteś bardziej samodzielna/y – jeśli na tym Ci zależy.
Program Managerka w DareIT. Prowadzi program mentoringowy DareIT dla kobiet szukających pierwszej pracy IT, którego zarządzanie bez automatyzacji nie byłoby możliwe. Entuzjastka no-code i automatyzacji, samouczka w tych obszarach. Od ponad 10 lat realizuje inicjatywy rozwojowe w obszarze zawodowym, skierowane przede wszystkim do kobiet. Wcześniej m.in. realizowała program mentoringowy dla kobiet w branży morskiej i wspierała przedsiębiorczość w Inkubatorze STARTER. Po godzinach bada i popularyzuje historię kobiet oraz zgłębia jogę na kursie nauczycielskim.