Samoorganizujące się i samozarządzające zespoły nie istnieją? Czyżby? Ja wiem, że nadal dla wielu brzmi to jak utopia, ale spróbuję zainspirować Was tym artykułem do zbliżenia się do tego modelu współpracy. Ktoś kiedyś pokazał mi rozwinięcie wyrazu TEAM (z ang. zespół) – Together Everyone Achieves More (z ang. Razem każdy osiąga więcej). Wbiło mi się ono mocno w głowę i z takim podejściem staram się budować swoje zespoły projektowe. I chociaż o umacnianiu zespołu, budowaniu więzi już w serii Skrzynka z narzędziami trochę było, to według mnie nigdy takich porad za mało. Tym razem biorę na tapet gry integracyjne, które pomagają nam w jeszcze lepszej współpracy z uwzględnieniem fazy, w jakiej znajduje się nasz zespół.


Postaram się nieco przybliżyć i pokazać, w jaki sposób możemy za pomocą relatywnie prostych narzędzi w miarę możliwości uzyskać czwarty poziom rozwoju zespołu według drabiny Tuckmana, czyli zespół działający, osiągający wyniki (ang. performing). Pamiętajmy, że nic nie jest czarno białe, a idealnej receptury na budowanie zespołów nie ma, bo każdy z nas jest na swój sposób inny, i to co działa u jednych, u niektórych w ogóle może się nie sprawdzić. To samo tyczy się czasu – jednym może zająć to kilka miesięcy, a innym może niestety się nie udać. Warto jednak nie poddawać się i próbować. Drabina Tuckmana (ang. Tuckman ladder) to popularny model, który określa fazy tworzenia się zespołu:

  1. Forming – budowanie, tworzenie.
  2. Storming – burza. 
  3. Norming – normalizacja. 
  4. Performing – działanie, osiąganie wyników.

Zwłaszcza w zespołach bazujących na zwinnych metodach pracy te cztery fazy możemy łatwo dostrzec, a zgodnie ze sztuką, zespoły te są stałe i nie rozpadają się po każdej inicjatywie tylko ciągle rozwijają produkt lub produkty i pracują ze sobą, często w niezmienionym składzie, długi czas. Faza czwarta, jeśli raz zostanie osiągnięta, musi być również pielęgnowana, i warto pamiętać, że są czynniki, które mogą wpłynąć na to, że nagle powrócimy do poziomu pierwszego. Najbardziej popularnym przypadkiem jest nowa osoba w zespole, ale może być to także zmiana strategii firmy czy struktury organizacyjnej. 

Rys. 1. Drabina Tuckmana (ang. Tuckman ladder). Opracowanie własne.

Forming w najlepszym wydaniu 

W momencie, kiedy dopiero zaczynamy tworzyć zespół, aby zacząć nawiązywać ze sobą współpracę, w pierwszej kolejności powinniśmy się poznać. Podczas pierwszego naszego zespołowego spotkania możemy zacząć od prostych gier, które pozwolą nam się po prostu lepiej poznać. Poza moimi ulubionymi personal mapami (o których już Wam pisałam w cyklu Project Managera skrzynka z narzędziami w artykule Lodołamacze – dobre lekarstwo na problemy w zespole, Strefa PMI nr 22, wrzesień 2018), możemy też wykorzystać wiele innych gier, które pozwolą nam na lepsze poznanie się. Szybką zabawą, która może nam posłużyć jako ice-breaker jest na przykład gra 2 fakty i 1 kłamstwo. Zadanie jest niezwykle proste i szybkie, z pewnością pomoże nam przełamać lody. Wystarczy poprosić każdego o przedstawienie 2 interesujących lub zaskakujących faktów ze swojego życia i jednego równie interesującego kłamstwa. Każda osoba w dowolnej kolejności wymienia te 3 sytuacje, a reszta zespołu ma za zadanie odgadnąć, które z nich to fałsz. Jeśli będziemy kreatywni i oryginalni – dobra zabawa i masa śmiechu gwarantowane.

Innym przykładem gry, która przynosi dobre efekty, a jej realizacja nie wymaga żadnych specjalnych przygotowań, polega na poznaniu naszego hobby, ale także sprawdza naszą uważność i pamięć. Instrukcja jest dość prosta: zespół ustawia się w kole i osoba, która chce zacząć, mówi swoje imię (jeśli jeszcze się dobrze nie znamy) i jakie jest jej hobby, przy czym od razu pokazuje za pomocą jakiegoś gestu to zainteresowanie. Każda kolejna osoba musi podać imię poprzedniej osoby (poprzednich osób), pokazać po kolei hobby i przedstawić siebie w taki sam sposób jak prezentujący się wcześniej. Jeśli nasz zespół nie jest za duży, to nie powinniśmy mieć żadnego problemu, trochę trudniej (ale też zabawniej) będzie, gdy jest nas więcej. 

Fot. stock.adobe.com

Po ciszy przychodzi burza

Storming, czyli po polsku faza burzowa. Problemów na tym etapie zespół może mieć wiele i mogą mieć one różne podłoże. Jako Scrum Master czy lider zespołu powinniśmy zaobserwować, które elementy bardziej szwankują i wymagają poprawy. Dobrze też szczerze porozmawiać o tym z zespołem podczas dedykowanego retro, gdzie skupiamy się nad tym jakim zespołem jesteśmy i gdzie mamy największe wyzwania. W zależności od tego co zaobserwujemy i na co chcemy położyć nacisk dobieramy odpowiednie zabawy. 

Strategia, komunikacja i wzajemne zaufanie może pomóc nam usprawnić gra w Puste krzesło. Gra, która już zawsze będzie mi się kojarzyła z tym, że możemy za jej pomocą udowodnić bardzo szybko, że zespół powinien być różnorodny, bo dziesięć osób o bardzo podobnych kompetencjach i umiejętnościach nie jest w stanie tej gry zakończyć dobrym wynikiem. Zadanie jest dość proste: jedna osoba – facylitator gry – ustawia na sali tyle krzeseł, ile jest osób w zespole plus jedno dodatkowe. Krzesła mogą stać dowolnie, nie może być to jednak prosty układ, na przykład w kształcie okręgu, tylko bardziej porozrzucane, przodem i tyłem do siebie, bardziej obok siebie, inne dalej. Zespół ma za zadanie usiąść na krzesłach i jedno z nich zostawić puste. Prowadzący zabawę, będzie spokojnie, równym tempem szedł zawsze w stronę pustego krzesła, które próbuje zająć, w tym czasie zespół powinien zamieniać się miejscami w taki sposób, aby prowadzący jak najdłużej nie był w stanie usiąść na pustym miejscu. Na początku facylitator daje grupie dwie minuty na ustalenie strategii działania i wychodzi z sali. Dobrze jest zrobić minimum trzy rundy, po to by zespół mógł zmienić lub ulepszyć swoją strategię i tym samym osiągnąć lepszy wynik. Celem gry jest jak najdłuższy czas, podczas którego krzesło pozostanie puste, wyniki po każdej rundzie są zapisywane i dyskutowane przez zespół. Prowadzący za każdym razem kiedy zespół robi retrospektywę i ustala strategię działania wychodzi i nie uczestniczy w rozmowach. Choć gra wydaje się być banalna, idealnie pokazuje jak działamy pod presją, którą sami sobie narzucamy. Zauważyłam, że zespołom, które mają dobre wyniki na koniec sprintu i świetnie się dogadują, podczas tej gry wymyślanie strategii i dostosowywanie się do niej idzie często dużo lepiej. W zespołach, gdzie każdy chce zarządzać i decydować i brakuje współpracy, bardzo często dochodzi albo do zmiany strategii w trakcie realizacji zadania, albo ktoś nie ufa, zaczyna panikować i sam rusza zająć wolne miejsce. Warto na zakończenie porozmawiać o wnioskach, jakie ma zespół i je zapisać, po to by potem móc je odnieść do codziennej współpracy. 

Inną aktywnością, pozwalającą nam na zweryfikowanie jak współpracujemy i komunikujemy się ze sobą, może być gra Tower of power. To zestaw klocków wraz ze specjalnym hakiem, który ma kilkanaście sznurków. Zespół w okręgu musi rozciągnąć sznurki i tak poruszać hakiem aby ustawić wieżę z kilku klocków. Gra ta ma na celu pokazanie zespołowi, jak powinna wyglądać współpraca i dobra komunikacja, zarówno wydawanie poleceń, jak i słuchanie i dawanie informacji zwrotnej. Podczas gry zespoły, zwłaszcza te, które mają problemy z komunikacją albo sporo konfliktów, mają problem z ustawieniem wieży, bo kilka osób ma lepszy pomysł, inne odpuszczają i nie słuchają, a jeszcze inne próbują się przekrzykiwać. 

Zespół grający w „Tower of power”

A po burzy słońce – faza normalizacji 

Po fazie stormingu zdecydowanie możemy odetchnąć. W końcu najtrudniejsze za nami. Na tym etapie nasz zespół z pewnością zaczyna się ze sobą już całkiem nieźle dogadywać. Wydawałoby się, że wprowadzenie ciekawych form gier czy zabaw będzie już o wiele łatwiejsze. Trzeba jednak zachować czujność i nadal dbać o dobre relacje pomiędzy członkami naszego zespołu. W fazie normalizacji nadal pojawiać mogą się sytuacje, które warto jeszcze poprawić lub ulepszyć. Podczas tego etapu zdecydowanie należałoby zadać o wartości zespołowe. Można zweryfikować, czy trzymamy się naszego kontraktu, czy może należy go uaktualnić i spojrzeć na to, jakimi wartościami w codziennej pracy się kierujemy i które z nich możemy jeszcze lepiej realizować.

Istotnym czynnikiem każdego zespołu nie są tak naprawdę jego umiejętności, bo te każdy z nas posiada i może rozwijać, ale komunikacja pomiędzy ludźmi oraz zaufanie. To, czy mówimy językiem „ja” czy „my” jest bardzo ważne. Podobnie jak weryfikacja tego, czy wszyscy w równym stopniu sobie wzajemnie ufamy, czy może jednak mamy jakieś „ale”. Jeśli chcemy popracować nad tą ostatnią wartością, możemy pobawić się w gry bazujące na ustalaniu strategii i negocjowaniu. Jeśli na coś się z kimś umawiamy i mamy do siebie pełne zaufanie, powinno pójść zadziwiająco gładko, jednak gra dla wielu oznacza rywalizację i wtedy może pójść dużo trudniej. Kiedyś podczas szkolenia z negocjacji trener podzielił naszą grupę na dwie. Obie dostały instrukcje ze scenariuszem, każda grupa miała inny cel, jednak nie mogły tego wyjawić drugiej stronie. Do negocjacji ekipy nominowały po jednej osobie, miały za zadanie osiągnięcie swojego celu, wystarczyło jedynie dobrze ponegocjować, ustalić pewien kompromis i wygrani byli wszyscy. Kluczowy był fakt, czy osoby negocjujące na tyle sobie ufają i przekażą dokładnie te same ustalenia zespołom, które przekazują potem trenerowi swoje ostateczne decyzje, czy jednak wygra duch rywalizacji i każdy z nich będzie dążył do większej wygranej i tym samym oba zespoły mogą przegrać. Polecam sprawdzić dostępne scenariusze, których w sieci znajdziemy wiele i sprawdzić na własnej skórze, czy mamy do siebie pełne zaufanie, czy może zależy nam bardziej na wygranej.

Fot. stock.adobe.com

Wynik, sukces, celebracja 

Znacie ten moment kiedy nagle na koniec sprintu wszystko zostaje dostarczone, zespół chodzi zadowolony i dumny, klient daje pozytywny feedback i zaczynacie czuć, że powoli rozumiecie się bez słów? Jeśli tak, to gratuluję – dotarliście do fazy dostarczania, tj. performing. Jeśli jeszcze to się wam nie udało, nic straconego – wszystko przed Wami. 

Docierając jednak do tego miejsca, pamiętajmy by nie osiadać na laurach, ale dalej pielęgnować to, co udało się do tej pory osiągnąć. Znamy się dobrze, komunikujemy też nieźle i warto tego nie stracić. Na ty etapie mamy całe mnóstwo możliwości wykorzystania różnych gier, które będą nam pomagały albo być jeszcze lepszymi, albo zadbać o to, co już mamy. Moim zdecydowanie ulubionym ćwiczeniem jest kontynuacja pracy na wartościach i wizji. Możemy przygotować sobie różne zdjęcia czy obrazki, które pomogą nam w zwizualizowaniu tego, jakim zespołem byliśmy wcześniej, gdzie jesteśmy teraz, a gdzie chcemy być za kilka miesięcy czy nawet lat. Prosimy wszystkie osoby o ułożenie własnej historyjki za pomocą tych obrazów, a potem jej opowiedzenie. Bazując na tych opowieściach możemy zapisać pomysły na dalszy rozwój zespołu. Pomoże nam to w dalszych krokach i dbaniu o te aspekty, które są dla nas ważne. Na tej podstawie możemy także zweryfikować wizję naszego zespołu i uzupełnić ją o nowe elementy. 

Wizja i historia pewnego zespołu. Kolejno: gdzie byliśmy, gdzie jesteśmy teraz, a gdzie chcemy być.

O czym nigdy nie możemy zapominać? 

Pamiętajmy również, że powyższe to jedynie przykłady, a Wy, drodzy Czytelnicy, możecie mieć swoje własne sposoby na ulepszenie współpracy zespołu i mogą się Wam one doskonale sprawdzać. Niektóre czasem mogą zawieść, warto zatem szukać takich, które pasują do kultury naszego TEAM-u. Według mnie jednym z najistotniejszych aspektów jest ciągłe dawanie i zbieranie od innych informacji zwrotnej, po to by stawać się jeszcze lepszymi i doceniać wzajemnie to, co jest w nas dobre. Niezależnie od etapu, na którym jest nasz zespół, informacja zwrotna powinna nam towarzyszyć ciągle, różnić może się ona jedynie formą, w zależności od tego jak bardzo jesteśmy zintegrowani i jak dobrze się już znamy. Dajmy sobie też zawsze przyzwolenie na porażki, błędy i konflikty. Udawanie, że pewnych tematów nie widzimy, nie spowoduje, że one znikną, a faz budowania zespołu nie da się przeskoczyć lub ominąć. To nie sprint, a maraton, podczas którego wiele się może wydarzyć i warto pamiętać, że samo dotarcie na metę jest już sukcesem. 

Fot. stock.adobe.com