Artykuł sponsorowanyMoja przygoda z firmą SoftServe rozpoczęła się w sierpniu 2015 roku. Gdy dołączyłam do firmy, pracowników polskiego oddziału mogłam policzyć na palcach obu dłoni – dziś jest ich ponad 900. Tak dynamiczny rozwój wiąże się z szeregiem wyzwań, w tym tych związanych z umiejętnym zarządzaniem przestrzenią biurową. Jako Office Manager odpowiadałam właśnie za ten aspekt zmian. Z czasem moja ścieżka kariery zmieniła się, a ja (pozostając w firmie) stałam się Project Managerem. Jak to wyglądało? Czego mnie nauczyło? O tym właśnie jest artykuł!
Początki
Mało kto wie, ale pierwszą siedzibą naszej firmy było biuro w słynnym wrocławskim budynku Sky Tower. Wraz z rozwojem firmy, biuro szybko przestało być wystarczające. Moim zadaniem, jako Office Managera, było dostosowanie nowej nieruchomości do standardów firmy. Musiałam przewidzieć zakres i etapy prac oraz nadzorować je, jak i gospodarować budżetem w imieniu pracodawcy. Tak też, w ogromnym skrócie, zaczęła się moja przygoda z zarządzaniem projektami. Sprawiało mi to ogromną przyjemność i nieustannie uczyłam się czegoś nowego. Szybko musiałam stać się dobrym negocjatorem. Remont lub adaptacja biura wymagają niezliczonych procesów, komunikacji, spotkań, budżetowania, kontroli czy wszystko przebiega zgodnie z planem, jak ewaluacji i wyciągania cennych wniosków. Brzmi znajomo?
W 2017 zostałam wyróżniona przez PMI w konkursie Projekt Roku PMI Poland Chapter za opisanie mojego projektu wykończenia biura zgodnie z metodyką i standardami PMI. Czułam się dumna z tej nagrody, tym bardziej, że w zarządzaniu projektami dopiero stawiałam pierwsze kroki.
Zmiana ścieżki kariery
W roku 2020, na stanowisku Office Managera, byłam liderką pięcioosobowego zespołu, odpowiedzialnego za funkcjonowanie i administrację biur w pięciu lokalizacjach w Polsce. Wtedy również uznałam, że potrzebuję zmiany i nowych wyzwań.
Postanowiłam spróbować swoich sił w zarządzaniu projektami IT. Zadanie to ułatwił mi pracodawca, który daje możliwość i wsparcie w procesie zmiany ścieżki kariery, oferując szeroką gamę kursów oraz szkoleń wewnętrznych, jak i pomoc w ramach programów mentoringowych. Jednym słowem – nie ma co się bać, że zostanie się rzuconym na głęboką wodę bez żadnego wsparcia. Mimo tego, początki nie były łatwe. Wiele czasu poświęcałam na naukę i przyswojenie nowego materiału.
Zarządzanie (nie tylko) projektami
Na obecnym stanowisku dużo przyjemności sprawiają mi komunikacja z klientem oraz zarządzanie zespołem. Chcę, żeby członkowie mojego teamu wiedzieli, że zawsze mogą na mnie liczyć. Świadomość, że czuwa nad nimi kierownik projektu, który jest po ich stronie, sprawia, że czują się pewniej i swobodniej. Zespół, który obecnie prowadzę liczy 26 osób.
Duży nacisk kładę na relacje w zespole, przede wszystkim staram się dobrze poznać wszystkich jego członków. Wiem, kto kocha koty, a kto psy; kto jedzie na wakacje nad morze, a kto w góry; który z pracowników spodziewa się potomstwa. Jest to wiedza czysto koleżeńska, którą traktuję jako oznakę zaufania. W dzisiejszym, pandemicznym świecie relacje są na wagę złota, szczególnie gdy zarządza się zespołem rozproszonym, który pracuje z innego miasta czy kraju. Na szczęście naprzeciw wychodzi nam technika. Korzystanie z komunikatorów stało się nieodłączną częścią naszej rzeczywistości i pracy. Mimo tego nadal uważam, iż spotkania „w realu” z zespołem są potrzebne i znacząco wpływają na morale i integrację zespołu.
Odnośnie metodologii w zarządzaniu projektami IT, po pięciu latach pracy w tej branży, oczywiście wiedziałam, co oznaczają pojęcia agile, Scrum czy Kanban. Ostatni z nich stosowałam w procesach zarządzania projektami.
Wiedzę odnośnie metodologii uzyskałam dzięki szkoleniom wewnętrznym jakie miałam w firmie SoftServe, ale również korzystałam ze szkoleń zewnętrznych sponsorowanych przez firmę.
Firma umożliwia pracownikom dostęp do platform, które umożliwiały mi naukę w trybie online. Super sprawa gdy podczas pandemii kontakty międzyludzkie były mocno ograniczone a chęć rozwoju i nauki pozostała.
Chciałam podkreślić, że nie tylko szkolenia ale również wkład własny włożony w szukanie wiedzy oraz w jej pogłębianie jest ogromnie istotny. Zawsze byłam otwarta na zmiany, starałam się być na bieżąco z branżą Real Estate, która musiała sprostać wymaganiom pracowników co do funkcjonalności biur.
Podobieństwa i różnice
Największą różnicę między zarządzaniem biurami a zarządzaniem projektami IT zauważam w tym, że teraz pomagam i buduję coś, czego nie mogę dotknąć. Pracuję dla klienta z UK, największego z branży handlowej. Wraz z zespołem wspieramy go w budowaniu platformy sprzedażowej. Jest to produkt, który znacznie ułatwia życie, mimo że nie jest namacalny.
Pewne aspekty są bardzo podobne, jak nauka właściwej komunikacji. Ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z różnic kulturowych wśród osób, z którymi pracujemy. Jest to złożone zagadnienie wymagające umiejętności słuchania oraz odpowiedniego podejścia do człowieka.
Zarówno na tym, jak i na poprzednim stanowisku sama dobieram członków zespołu. Różnica jest taka, że teraz osoba musi swoimi kompetencjami i doświadczeniem pasować do projektu IT, którym zarządzam. Wymaga to łączenia kompetencji twardych oraz miękkich. Na pewno skala rekrutacji jest większa i stanowi ona większą część moich obowiązków. Na co dzień mam przyjemność komunikacji bezpośredniej z klientem i jestem odpowiedzialna za utrzymywanie relacji z nim. Na poprzednim stanowisku moim klientem byli pracownicy firmy SoftServe, równie wymagający oraz podwyższający standardy funkcjonalności biur.
Ciemna strona wielozadaniowości
Pracując na stanowisku Office Managera niejednokrotnie doświadczyłam sytuacji, w której w jednej chwili kumulowało się kilka ważnych problemów, a wszystkie wymagały pilnej reakcji. Wymuszało to również podejmowanie szybkich decyzji. I choć potrafiłam się w tej wielozadaniowej roli dobrze odnaleźć, muszę przyznać, że wymagało to nie lada determinacji i skupienia. Szczególne pamiętam czas, gdy jednym z moich zadań było nadzorowanie wykończenia biura obecnej siedziby firmy SoftServe o powierzchni 4000 mkw. Oznaczało to podróże między poprzednią lokalizacją a placem budowy. Wracając do biura, po wizycie na budowie, czekało już kilku interesariuszy z różnymi prośbami i zadaniami do wykonania. Był to okres wielu wyzwań, który summa summarum bardzo miło wspominam, ponieważ miałam realny wpływ na budowanie istniejącego biura SoftServe.
Zaczynając pracę jako Project Manager, musiałam przestać stosować wielozadaniowość w rozumieniu żonglowania tematami i poczucia potrzeby natychmiastowej reakcji, co naprawdę nie jest łatwe. Teraz nad każdą sprawą, problemem czy rozwiązaniem konfliktu spędzam więcej czasu, starając się rozrysować różne scenariusze i przemyśleć wszystkie za i przeciw. Czasami dany przypadek lub sytuacja wymaga dodatkowych konsultacji oraz głębszych analiz. Taki tryb pracy pozwala podejmować bardziej świadome i poparte danymi decyzje.
Wskazówka dla początkujących
Jaką radę miałabym dla osoby, która rozpoczyna swoje pierwsze kroki w zarządzaniu projektami? Przede wszystkim nie bój się wyzwań! Nie bój się zadawać pytań.
W SoftServe zawsze można liczyć na pomoc i wsparcie kolegów oraz koleżanek po fachu. Warto rozmawiać, pytać, patrzeć na sprawy z różnych punktów widzenia i nie bać się odezwać do kogoś, kto może podzielić się doświadczeniem.
Warto jest również skorzystać z możliwości mentoringu, które pomogą wejść w tajniki zarządzania projektami oraz poznać metody i narzędzia. Do odważnych świat należy!
Fot. Pexels.comProject Coordinator w SoftServe Poland, gdzie pracuje z klientem Enterprise. Z SoftServe związana od 2015 roku, początkowo jako lider działu Office Support. Pasjonatka zarządzania projektami, w 2017 roku wyróżniona w konkursie Projekt Roku PMI Poland Chapter za projekt wykończenia biura. Absolwentka Uniwersytetu Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz Politechniki Wrocławskiej. Prywatnie miłośniczka jazdy konnej i podróży; żona i mama.