Jak poznać typ osobowości członków zespołu i skutecznie dopasować do niego komunikację?
Dobra komunikacja w zespole to jeden z najistotniejszych czynników wpływających na powodzenie Twojego projektu. Jeśli pojawia się brak zrozumienia i chęci współpracy, to warto zastosować metodę dopasowywania komunikacji do wybranego koloru osobowości. Koncepcja czterech typów osobowości podzielonych na kolory leży u podłoża wielu metod używanych do zarządzania zespołem, rozwojem pracowników, a także w biznesie. Kolory mogą być też łączone z temperamentem – wyróżnia się: czerwonego choleryka, żółtego sangwinika, niebieskiego melancholika oraz zielonego flegmatyka. Warto podkreślić, że nie ma „złych” kolorów, każdy jest inny i każdemu z nich służy inny sposób komunikacji.
Kolory osobowości można odkryć przeprowadzając specjalne testy bądź identyfikując je na podstawie obserwacji zachowań członków zespołu. Pierwszy sposób dostarcza pełen obraz proporcji wszystkich czterech kolorów badanej osoby, czyli gotowy wynik analizy osobowości. W większości przypadków wyróżniają się dwa dominujące kolory. Niestety nie zawsze jesteśmy w stanie otrzymać wyniki testów wszystkich interesujących nas osób, dlatego drugi sposób jest bardziej praktyczny i sprawdzi się w każdej sytuacji.
Przeanalizujmy hipotetyczne spotkanie zespołu, na którym trzeba podjąć ważną decyzję. Ze względu na stereotypy cech charakteru związane z płcią, które mogłyby utrwalić błędny obraz kolorów osobowości, w symulacji występują przedstawiciele tej samej płci. W spotkaniu bierze udział pięć osób: Tomek, Maciek, Robert, Karol i Mateusz (kierownik projektu). Mateusz na początku obserwuje jak toczy się spotkanie.
Pierwszy pojawia się Tomek, 10 minut przed czasem, jest dobrze przygotowany rozkłada wszystkie potrzebne materiały. Maciek nieśmiało zagląda do sali, cicho się wita i zajmuje miejsce tuż obok Tomka. Karol wchodzi pewnie, zajmuje miejsce u szczytu stołu i rozpoczyna spotkanie. Robert przychodzi spóźniony, śmiejąc się kończy rozmowę z kolegą na korytarzu.
Karol przejmuje dowodzenie, przechodzi od razu do sedna i przedstawia propozycję rozwiązania sprawy. Tomek skupia się na analizie problemu, zwraca uwagę na szczegóły, chce omówić zagrożenia. Robert odbiega od tematu i zaczyna kreować wizję nieokreślonej przyszłości, wzbudzając we wszystkich emocje. Maciek przytakuje, chociaż wolałby nie wprowadzać żadnych zmian…
W tym momencie interweniuje Mateusz. W pierwszej kolejności studzi emocje, prosi Roberta o powrót do tematu i skupienie się na konkretach. Następnie omawia najważniejsze uwagi Tomka, twierdząc, że szczegółowa analiza nie będzie potrzebna. Obawiając się podjęcia pochopnej decyzji, delikatnie kwestionuje propozycję Karola i kieruje zespół w inną stronę. Maciek nie angażuje się w rozmowę. Mateusz proponuje alternatywne rozwiązanie i prosi zespół o jego akceptację. Karol i Tomek są lekko urażeni i nie zgadzają się z pomysłem kierownika, Maciek twierdząco kiwa głową, ale minę ma niepewną. Robert korzystając z chwili ciszy, przechodzi do omawiania pokrewnych kwestii, które są według niego istotne. Po dłuższej chwili spotkanie kończy się bezowocnie.
Czy lepsza komunikacja pozwoliłaby osiągnąć korzystniejszy wynik spotkania? Rozpocznijmy analizę od odkrycia kolorów osobowości członków zespołu, w kolejnym kroku definiując dopasowaną do nich komunikację.
Robert zaprezentował się jako osoba kreatywna i ekstrawertyczna, która lubi skupiać się bardziej na wizjach niż na szczegółach technicznych. Osoba towarzyska, lubiąca dygresje, o trochę chaotycznym usposobieniu to definicja koloru Żółtego. Mateusz ostudzając Roberta i sprowadzając go do konkretów zlekceważył jego sposób bycia i komunikowania się. Mógłby na przykład skupić się na wizji przedsięwzięcia, umieścić ją w dalekosiężnym planie, dać poczucie Robertowi, że wspólnie idą w dobrym kierunku i dopiero wtedy przejść do konkretów angażując pozostałe osoby.
Żółty:
• lubi Twoje poczucie humoru, nieformalność
• chce być Twoim kolegą, pracować w parze
• woli wizje od szczegółów
• ceni intuicję i elastyczność
• nadaje się do kreatywnej, nie żmudnej pracy
• lubi działać ad hoc
Przeciwieństwem Żółtego jest kolor Niebieski, czyli Tomek. Nie popełnia on błędów, nie podejmuje się tematów, których wcześniej dokładnie nie przeanalizował. Skupia się na skrupulatnej analizie, procesach i dokumentacji. Mateusz słusznie docenił rolę Tomka w zespole, zabrakło jednak zrozumienia potrzeby skrupulatności. Jako ekspert, który wykonał dobrą i szczegółową analizę zagrożeń, Tomek mógłby na przykład zaprezentować zespołowi wnioski w postaci prostej tabeli za i przeciw. Prosząc go o to Mateusz sprawiłby, że Tomek stałby się ważną częścią zespołu, w pełni docenioną pod kątem swoich ekspertyz.
Niebieski:
• lubi skupiać się na faktach i zagrożeniach
• woli dostawać informacje i zadania w formie spisanej
• potrzebuje czasu na analizę tematu
• jest czujny, każdy szczegół jest ważny
• ceni schludność w wyglądzie i komunikatach
• preferuje kontakty formalne
• mów do niego spokojnie, rzeczowo, bez emocji
Karol wyróżnia się dominującym charakterem oraz skupia się na szybkim i skutecznym osiąganiu celów. Taka osobowość to kolor Czerwony. Delikatne zakwestionowanie racji Karola, było niepotrzebne, bo on i tak wie co jest najlepsze (dlatego pod koniec spotkania był lekko urażony). W takim przypadku kierownik projektu powinien docenić strategię Karola, a następnie poprosić go o jego opinię, ale nakreślając szersze spektrum problemu. W ten sposób byłby on doceniony i zaangażowany w dalsze działania zespołu.
Czerwony:
• nie lubi marnować czasu,
• działa szybko i skutecznie (zawsze chce wygrać)
• uważa, że wie najlepiej – nie podważaj jego opinii
• podkreślaj jego wartość, traktuj jak eksperta
• poszerzaj jego perspektywę przed podjęciem decyzji
• nie wchodź w konflikt, buduj relację partnerską
Maciek, czyli najcichsza osoba na spotkaniu, dla której dobre relacje i atmosfera w zespole są ważniejsze od osiągnięcia celu, to kolor Zielony. Jedną z głównych cech tego koloru jest niechęć do podejmowania decyzji. W powyższej sytuacji Mateusz dostał akceptację Maćka, ale Maciek nie był do niej przekonany. Warto byłoby zapytać wszystkich o opinię, w tym Maćka, nie wywołując go przed szereg. Dobrą praktyką byłoby też przełożenie spotkania, aby każdy mógł się lepiej do niego przygotować, a Maciek mógł „przespać się” z decyzją. W przypadku osób Zielonych warto również przeprowadzać rozmowę twarzą w twarz.
Zielony:
• nie lubi pracować pod presją
• nie lubi podejmować decyzji
• potrzebuje czasu do namysłu
• ceni dobrą atmosferę i relacje w pracy
• dobro zespołu jest dla niego ważniejsze niż własne
• nie prosi o pomoc, bo nie chce stwarzać problemów
• potrzebuje ponownie i głębiej omawiać problematyczne kwestie
Wracając do wcześniej postawionego pytania można stwierdzić, że wynik spotkania byłby podobny – pewnie zostałoby ono przełożone na inny termin. Natomiast wszyscy uczestnicy byliby bardziej zaangażowani w temat i czuli, że ich opinia i potrzeby są ważne dla zespołu. Stosując dobre praktyki w dłuższej perspektywie, zespół poprawiłby swoją komunikację, byłby bardziej świadomy własnych intencji i potrzeb, co finalnie przełożyłoby się na skuteczniejszą realizację celów.
Każdy kolor ma inne potrzeby pod kątem dopasowania komunikacji, im bardziej są one uświadomione i znane przez otoczenie, tym lepiej zespół się porozumiewa i współpracuje. Najlepsze praktyki stosują firmy, które wykorzystują metodę szerząc świadomość kolorów wśród pracowników całej firmy np. dodając zestawienie kolorów pracownika do stopki e-mail. Dzięki temu potrzeby komunikacyjne różnych ludzi wykraczają poza zespół i pozwalają budować skuteczniejszą współpracę nawet między różnymi działami w organizacji. Jak widać, metoda kolorów osobowości ma szerokie zastosowanie, warto ją zgłębiać i stosować w każdej dziedzinie zarówno w pracy, jak i życiu prywatnym – wszędzie tam, gdzie chcemy się lepiej porozumiewać.
Head of HR in Siili Auto, Agile Transformation & Change Management practitioner. In management, she focuses on working with people, using CliftonStrengths in everyday work, and continuous improvement of communication. She loves to train and be trained, cultivates inspection and adaptation processes, and from time to time she is eager to extinguish company fires.