Project Management Office (PMO) w GFT to więcej niż biuro zarządzania projektami – to jednostka, której zadaniem jest wsparcie zespołów i działów, aby praca nad projektami przebiegała sprawniej, a komunikacja z klientami była lepiej zorganizowana. Zespół ten funkcjonuje jako wsparcie na różnych poziomach działalności firmy – od pojedynczych projektów, przez wsparcie kluczowych działów, aż po działania globalne. W efekcie PMO przyczynia się do osiągania celów biznesowych, wspiera partnerów i klientów, a także buduje solidne fundamenty pod przyszły rozwój organizacji.
Artykuł sponsorowanyCzłonkowie zespołu PMO to profesjonaliści o zróżnicowanym doświadczeniu zawodowym obejmującym finanse, staffing, kierowanie mniejszymi projektami, HR, a nawet programowanie. Te różnorodne umiejętności i kompetencje nie tylko wzbogacają pracę PMO, ale także umożliwiają bardziej wszechstronne podejście do wyzwań, z jakimi mierzy się organizacja.
Wsparcie biznesu na różnych płaszczyznach
W GFT zespół PMO pełni istotną funkcję w rozwijaniu biznesu daleko wykraczając poza standardowe wdrażanie procesów. Działania PMO obejmują wsparcie na poziomie pojedynczych projektów, większych jednostek biznesowych, czy kont klientów, działów strategicznych oraz globalnych struktur firmy. Dzięki temu zespoły projektowe mają solidne wsparcie, aby dostarczać klientom wysokiej jakości usługi, które odpowiadają zarówno na ich bieżące, jak i długofalowe potrzeby.
Wsparcie na poziomie projektu
Na poziomie projektu, zespół PMO zajmuje się wieloma aspektami, które mają bezpośredni wpływ na efektywność realizacji zadań, m.in. planowaniem ról, wprowadzaniem metodyki pracy (np. Agile) czy dostarczaniem analiz i materiałów, które pomagają lepiej zrozumieć strukturę organizacyjną i oczekiwania klientów. Ważnym elementem pracy PMO jest również skrócenie czasu onboardingu nowych członków (Rys.1). PMO nie tylko wprowadza metodykę, ale także aktywnie wspiera zespoły projektowe, dostarczając im narzędzia i zasoby, które umożliwiają sprawną realizację zadań. Dzięki temu mogą one skoncentrować się na dostarczaniu wartości dla klienta, jednocześnie minimalizując czas poświęcany na administrację i koordynację. PMO odgrywa również rolę doradczą, zapewniając szkolenia i wsparcie dla leadów technicznych, którzy pełnią kluczową funkcję w projektach o wysokim poziomie złożoności. W efekcie tego zespoły projektowe mogą szybciej adaptować się do zmieniających się potrzeb klienta i sprawnie reagować na wszelkie pojawiające się wyzwania. Jak mówi Marta Gielec, nasza Senior PMO Analyst: zespoły projektowe wiedzą, że mogą liczyć na nasze wsparcie – czy to w kontekście procesów, czy narzędzi, które pomagają im pracować efektywniej.
Rys.1 Czas trwania onboardingu przed i po wprowadzeniu usprawnień.
Wsparcie na poziomie klienta
Działania PMO wspierają również Delivery Managerów, umożliwiając im efektywniejsze zarządzanie relacjami z kluczowymi klientami. PMO w GFT dostarcza materiałów i analiz, które pozwalają zespołom lepiej zrozumieć strukturę i potrzeby klientów. Przykładem jest analiza interesariuszy oraz mapowanie organizacji klienta, które pomagają zespołom GFT precyzyjnie zidentyfikować, z kim należy się skontaktować w danym projekcie i jakie są oczekiwania poszczególnych osób w organizacji klienta. Dzięki temu współpraca z nimi może przebiegać bardziej płynnie. W ramach jednego z projektów realizowanych dla dużego banku inwestycyjnego zespół PMO odegrał kluczową rolę w optymalizacji zarządzania dokumentacją projektową, co pozwoliło na szybsze uzyskiwanie potrzebnych informacji. Podkreśla to Hubert Boss, nasz analityk i scrum master w jednej osobie, który mówi, że dzięki naszym działaniom możemy lepiej zrozumieć potrzeby klienta i realizować projekty zgodnie z jego strategią. Takie podejście pozwala PMO wspierać Delivery Managerów w budowaniu długotrwałych, opartych na zaufaniu relacji z klientami, i wpływa na osiąganie sukcesów biznesowych. Na poziomie działu klienta, PMO odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu ryzykiem finansowym, bacznie monitorując wskaźniki wydajności oraz przepływy finansowe projektów. Celnie podsumował to Cezary Suwiński, czyli nasz kolejny analityk PMO, mówiąc, że dzięki naszym narzędziom analitycznym kierownicy projektów mają pełny obraz sytuacji i mogą szybciej oraz bardziej trafnie podejmować decyzje. Ta przejrzystość danych nie tylko wspiera proces decyzyjny, ale także wzmacnia zaufanie między zespołami projektowymi a klientami. PMO pełni także rolę w zarządzaniu kontraktami, co gwarantuje, że realizacja projektów jest zgodna z zapisami umów. Dzięki temu zespół może szybko reagować na wszelkie zmiany, które mogą się pojawić w trakcie realizacji, a to znacznie zwiększa elastyczność i efektywność działania. Tego typu wsparcie sprawia, że projekty przebiegają płynniej i wpływają pozytywnie na zadowolenie klientów.
Wsparcie globalnych działań
Na poziomie globalnym PMO odgrywa kluczową rolę w budowaniu spójności i zapewnianiu wysokiej jakości realizowanych projektów. Jednym z głównych zadań PMO jest tworzenie narzędzi analitycznych i wsparcia decyzyjnego, takich jak analizy finansowe, prognozy przychodów i narzędzia do monitorowania ryzyka. Tego typu wsparcie ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji przez zarząd i wspiera rozwój długoterminowej strategii firmy. Powołam się na słowa innej naszej Senior PMO Analyst, Dominiki Wołoch, która bazując na swojej globalnej roli, przyznała, że PMO wprowadza globalne standardy, co pozwala nam działać spójnie i efektywnie we wszystkich regionach, zapewniając wysoką jakość usług. Na poziomie globalnym PMO działa, by utrzymać spójność działań w różnych regionach, ułatwiając zespołom współpracę i wymianę najlepszych praktyk. Dzięki temu każda z lokalizacji GFT może realizować swoje cele, jednocześnie działając zgodnie z globalną misją i wizją firmy. PMO ujednolica podejście do realizacji projektów, co sprzyja innowacjom i ciągłemu doskonaleniu.
Katalizator ciągłego doskonalenia
Rola PMO w GFT wykracza poza zarządzanie projektami czy kontami klientów. Wspiera kulturę ciągłego doskonalenia, dbając o najwyższe standardy, używane podejścia i metodologie. PMO jest naszym gwarantem jakości, który dba, aby projekty były realizowane zgodnie z najlepszymi praktykami oraz zachęca zespoły do regularnego przeglądu swoich działań i poszukiwania obszarów do usprawnień, co prowadzi do wprowadzenia nowych standardów i praktyk, które wpływają na poprawę jakości usług. PMO odgrywa też ważną rolę w budowaniu kultury organizacyjnej opartej na ciągłym doskonaleniu. Zespół ten aktywnie wspiera wdrażanie inicjatyw, które promują efektywne zarządzanie zasobami organizacji, usprawniają komunikację między działami i umożliwiają zespołom oraz managerom bardziej świadome podejmowanie decyzji biznesowych. Taka kultura, ukierunkowana na jakość i rozwój, przyczynia się do budowania trwałej przewagi konkurencyjnej GFT.
Kluczowy element rozwoju biznesu
PMO w GFT to o wiele więcej niż narzędzie do zarządzania projektami – to strategiczny partner biznesu. Dzięki działaniom na poziomie projektów, działów klienta oraz globalnych struktur, PMO wspiera firmę na wielu płaszczyznach, wpływając bezpośrednio na jej rozwój i długoterminowy sukces. Dzięki temu GFT jest w stanie szybko reagować na zmiany rynkowe i skutecznie dostosowywać się do oczekiwań klientów. Cytując Rafała Garbalę, czyli Head of Project Governance w GFT Poland: PMO jest integralną częścią naszego sukcesu. Bez ich wsparcia nie moglibyśmy realizować celów tak sprawnie i efektywnie. Dzięki takiemu podejściu, nasze PMO stanowi fundament rozwoju organizacji, wspierając wszystkie obszary działalności, od codziennej realizacji projektów po kształtowanie strategii na poziomie globalnym. To właśnie również dzięki PMO, GFT może rozwijać się zgodnie z oczekiwaniami rynku i potrzebami klientów, oferując usługi na najwyższym poziomie i wyznaczając standardy dla całej branży.
W branży IT od 2009 roku. Jej specjalizacją są zarządzanie projektami oraz PMO a także metody tradycyjne jak i zwinne (Scrum, SAFe). Na co dzień łączy strategię z praktyką. W GFT Poland zorganizowała biuro zarządzania projektami, definiując wymagania i kierując 12-osobowym zespołem. Elastycznie dostosowuje swoje podejście do potrzeb firmy dzięki doświadczeniu zdobytemu w różnych działach. Jako PMO Lead i Scrum Master jednocześnie dba o strategiczne i operacyjne aspekty projektów, a certyfikaty P3O i SAFe Agilist 5 potwierdzają jej kompetencje.