Project Manager w hybrydowej rzeczywistości – by mniej znaczyło więcej

Większość z nas w post-covidowej rzeczywistości pracuje inaczej niż przed wybuchem pandemii. To co funkcjonowało się w 2019 roku, z pewnością nie sprawdzi się już w 2023. I choć wielu Project Managerów jest dobrze zaznajomionych z pracą zdalną czy hybrydową, to w nowej rzeczywistości mamy elementy układanki, których wcześniej tam nie było, a przynajmniej, nie w takim natężeniu. Mowa o mnogości spotkań, kalendarzach napiętych do granic możliwości i niewłaściwym lokowaniu zadań do realizacji w domu czy w biurze.

---

Według globalnych badań przeprowadzonych przez firmę Cisco^[1], aż 78% pracowników deklaruje pozytywny wpływ pracy hybrydowej i zdalnej na ich samopoczucie w każdym z pięciu obszarów: emocjonalnym, finansowym, psychicznym, fizycznym i społecznym^[2]. Nic więc dziwnego, że tak niewiele firm zamierza wrócić do tradycyjnego modelu pracy biurowej. Agencja badawcza Metrigy dowiodła, że deklaruje to ledwo ponad 20% badanych firm^[3]!

7 grzechów głównych pracy hybrydowej

Co to oznacza dla Project Managerów i naszych realiów prowadzenia projektów? Niewątpliwe powinniśmy upewnić się, że dobrze rozumiemy zasady gry, bo nic nie wskazuje na to, by w najbliższym czasie miały się one zmienić. Spójrzmy zatem na 7 głównych grzechów pracy hybrydowej i zastanówmy się, czy aby przypadkiem któregoś z nich nie popełniamy.

1. Brak wzajemnych ustaleń odnośnie obecności w biurze

Ile razy zdarzyło Ci się iść do biura z nadzieją, że kogoś „złapiesz i dograsz temat na żywo”, po czym kończyłeś na telekonferencji? Klarowne ustalenie w zespole dni, kiedy jesteście w biurze pomoże rozwiązać trochę problemów. A jak dobrze wiemy, wymiana kilku zdań na żywo potrafi wnieść do współpracy więcej niż godzinne spotkanie w warunkach wirtualnych.

2. 8 godzin w biurze na wideokonferencjach

Niestety, mnogość spotkań dotyka nas wszystkich. Warto jednak ustalić w zespole wspólną strategię. W dni „biurowe” postawmy na spotkania na żywo i wspólną pracę kreatywną, wideokonferencje zostawmy na dni, gdy pracujemy z domu.

3. Brak wiedzy o tym, co się dzieje w zespole

Jak wiemy, im mniejsza jest nasza interakcja, tym mniej wiemy czym zajmują się nasi koledzy i koleżanki z zespołu. Remedium może być wymiana informacji podczas spotkań statusowych czy korzystanie z narzędzi wspierających pracę zespołową (w zależności od specyfiki pracy może to być na przykład Jira, Asana, Trello).

4. Niedostateczna wymiana informacji

Niewątpliwie uczymy się na błędach. Jednak im mniej jesteśmy zintegrowani z naszym zespołem, tym chęć do dzielenia się porażkami będzie mniejsza. Warto więc wdrożyć regularne sesje, podczas których powiemy sobie o błędach i nauczkach wyciągniętych na ich bazie. Na początku będzie trudno… ale otwartość i transparentność każdego członka zespołu z pewnością zaprocentuje z czasem!

5. Brak podziału na zadania do realizacji w biurze i w domu

Warto zastanowić się, które działania zespołu wymagają obecności w biurze, a które lepiej sprawdzą się w zaciszu domowym. Sesje kreatywnego myślenia, spotkania 1:1, sesje wymiany wiedzy i doświadczeń, retrospektywy czy zwyczajnie – integracje w czasie lunchu, rozsądniej będzie ulokować w biurze. Z kolei pracę w głębokim skupieniu, szybkie poranne statusy, czy po prostu, indywidualne zadania naturalnie lepiej realizować we własnym domu. Możemy również wyodrębnić takie aktywności, które efektywnie mogą przebiegać w obydwu miejscach. Do nich zaliczymy na przykład spotkania z klientami czy planowanie cotygodniowe. Ostatecznie ich umiejscowienie będzie determinowało charakter spotkania, więc warto przetestować różne strategie (Rys. 1).

6. Dyskryminacja osób pracujących zdalnie

To typowa przypadłość spotkań hybrydowych. Z reguły osoby skupione w sali, widzące siebie na żywo, wiodą prym na spotkaniu, podczas gdy osoby połączone wirtualnie, mają mniejszą siłę przebicia. Co może pomóc? Na pewno pomoże dbałość o podstawy:

• Odpowiednia ekspozycja wszystkich uczestników. Zarówno osoby obecne na sali powinny być widoczne w przestrzeni wirtualnej, jak i uczestnicy wirtualni powinni być reprezentowani na ekranie (możliwe do osiągnięcia do pewnej ilości uczestników).
• Właściwa facylitacja spotkania. Należy zadbać by każdy głos, czy to z sali, czy z ekranu, mógł odpowiednio wybrzmieć, w czym powinien pomóc wyznaczony facylitator spotkania.
• Dzielenie się kontekstem. Wspólny czas ze sobą na żywo przynosi dodatkowe korzyści, takie jak wspólne żarty, docinki czy anegdoty. Kiedy pracujemy w zespołach rozproszonych, zadbajmy o to, by każdy czuł się odpowiednio wtajemniczony w temat, na przykład jeśli rozmowa podczas wideokonferencji jest kontynuacją rozmowy rozpoczętej na kawie w kuchni, wprowadźmy wszystkich uczestników w kontekst.
• Szacunek. Ta uniwersalna zasada będzie również złotą i podstawową w tej sytuacji. Słuchajmy siebie wzajemnie, nie przerywajmy sobie, a otwartość uczestników i jakość spotkania z pewnością na tym zyskają.

7. Problemy techniczne

„Przepraszam, problemy ze słuchawkami”, ,,Przepraszam, nie mogłem się odmutować.” Kto z nas tego nie przerabiał? Oczywiście technologia może być zawodna, ale warto przed spotkaniem upewnić się, czy nasz sprzęt działa odpowiednio. Szybkie sprawdzenie dźwięku, mikrofonu, słuchawek czy systematyczna aktualizacja ustawień komputera – to proste triki, które pozwolą nam korzystać ze spotkań bez zbędnych zakłóceń.

Rzadziej, ale efektywniej

Wyniki badań szokują. Według raportu Microsoftu^[4], tygodniowo spędzamy ponad trzykrotnie więcej czasu na spotkaniach i uczestniczymy w ich niemal dwukrotnie większej liczbie niż na początku 2020 roku! To niewątpliwie dużo czasu i… pieniędzy! Najnowsze badania^[5] wskazują również, że duża firma może tracić ponad 100 milionów dolarów rocznie przez niepotrzebne spotkania.

W pracy projektowej spotkania są ważnym elementem pracy, ale czy pod koniec dnia nie mamy wrażenia, że część z tych spotkań mogłaby się nie odbyć? Spójrzmy jakie cztery proste zasady proponuje nam ekspert w tej dziedzinie – profesor Steven Rogelberg z Uniwersytetu Północnej Karoliny w Stanach Zjednoczonych – zgłębiający temat spotkań od niemal dwóch dekad.

1. Twórz klarowną agendę z listą pytań, na które należy odpowiedzieć podczas spotkania, zamiast listy tematów do dyskusji. Brak takich pytań to jasny sygnał, że spotkanie nie jest niezbędne.
2. Bierz udział tylko w tych częściach spotkania, które dotyczą Cię bezpośrednio i pozwól innym na to samo. W końcu zależy Ci na aktywnych uczestnikach, a nie na tzw. „wyciszonych duchach” zajmujących się w tym czasie innymi zadaniami.
3. Pilnuj czasu i zatrzymaj dyskusję na 5 minut przed końcem spotkania. Podsumuj kto jest, za co odpowiedzialny i daj ludziom wytchnienie.
4. Odmawiaj uczestnictwa w spotkaniach, które nie są krytyczne.

Naucz się mówić „nie” niekrytycznym spotkaniom

Według Adam Granta — autora bestsellerów o motywacji i kreatywności – krytyczne spotkania powinny spełniać jeden z poniższych celów:

• podjęcie decyzji,
• uczenie się,
• nawiązanie więzi/relacji,
• działanie.

Jeśli spotkanie nie spełnia powyższych celów, w ogóle nie powinno się odbyć.

Czy faktycznie mamy odwagę, by w ten – jednak kategoryczny – sposób zarządzać własnym kalendarzem? Z badań przeprowadzonych przez wspomnianego wyżej prof. Rogelberga, w partnerstwie z firmą Otter.ai, wynika, że uczestnicy w 83% akceptują udział w spotkaniach, chcieliby zrezygnować z udziału w ponad 30% spotkań, a ostatecznie odrzucają zaproszenia tylko w 14% przypadków! Co ciekawe, jako powody do nieodrzucania zaproszeń najczęściej wskazujemy na niechęć do sprawienia przykrości osobie organizującej spotkanie, następnie do pokazania się innym jako osoba niezaangażowana w pracę, czy też do zajmowania czasu innym, by dowiedzieć się jakie tematy były podejmowane na spotkaniu (Rys. 2).

Czy zatem organizacja może wspomóc nas w umiejętnym zarządzaniem czasem? Z omawianego badania wynika, że jak najbardziej. Zmiana powinna dotykać trzech aspektów. Po pierwsze – zmiany na poziomie kultury organizacyjnej i norm wokół spotkań – czyli przyzwolenie na efektywne zarządzanie swoim kalendarzem i uczestniczenie tylko w tych spotkaniach, które uznamy za kluczowe. Po drugie, reguły zapraszania innych nie na całe spotkania, ale tylko na konkretne części, które ich dotyczą. Aż w końcu, dbałości o dystrybucję wysokiej jakości notatek po spotkaniu.

Bądź produktywny, a nie – zajęty

Porady dotyczące organizacji pracy hybrydowej w żadnym wypadku nie stanowią rozwiązania uniwersalnego dla każdej branży i każdego zespołu. Ani nie zadziała tutaj prosta przekładnia w stylu –„kiedyś robiliśmy X, więc teraz zrobimy X ponownie”, ani też podpatrywanie działań konkurencji – „nasza konkurencja działa Y, więc powinniśmy zrobić Y.” Produktywność, czy to indywidualna, czy zespołowa, to bezcenny zasób, który wymaga szczególnej opieki w dzisiejszych czasach, gdy zasady gry formułujemy niemal na nowo. To jak kolejne wyzwanie, rzucone nam w niepewnych czasach, gdzie odpuścić znaczy tyle, co przegapić drogowskazy i podążać najdłuższą drogą. Właściwe rozumienie swojej roli, klasyfikacja zadań – na niezależne i te wymagające współpracy z innymi, czy panowanie nad własnym kalendarzem, to podstawowe zdolności, bez których będziemy wciąż zajęci, a nie – efektywni.

---

[1] https://www.rp.pl/praca/art36297911-badanie-konczy-sie-era-pracy-biurowej-nadchodzi-czas-pracy-hybrydowej

[2] Badania przeprowadzono w I kw. 2022 na grupie ponad 28 tys. osób w 27 państwach, w tym w Polsce.

[3] https://www.techtarget.com/searchunifiedcommunications/tip/5-steps-to-address-hybrid-meeting-equity

[4] https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/great-expectations-making-hybrid-work-work

[5] https://www.bloomberg.com/news/articles/2022-09-26/are-meetings-a-waste-of-time-pointless-plans-cost-big-companies-100m?srnd=work-shift-modern-management&sref=QnKyEnuc