Jeśli macie rewolucyjny pomysł, który może sprawić, że świat będzie lepszym miejscem, ale brakuje Wam kilku milionów i nie wiecie, czy to wyjdzie, to mamy dla Was dobrą informację. Projekt COOLSPACES 4 LIFE jest przykładem na to, że można realizować takie przedsięwzięcia. Jakie są więc kluczowe aspekty sukcesu międzynarodowego projektu naukowo-badawczego finansowanego z różnych źródeł?


Pomysł i synergia doświadczeń

Wszystko zaczęło się od spotkania dr hab. inż. Sabiny Rosiek-Pawłowskiej, która przez 15 lat zajmowała się w Hiszpanii alternatywnymi systemami chłodzenia oraz dr. inż. Bartosza Gila, specjalisty od alternatywnych czynników chłodniczych. Stwierdzili, że mogą połączyć zainteresowania, wiedzę, doświadczenie i opracować instalację, która latem ochłodzi budynek, a zimą go ogrzeje. Całość zasili prąd produkowany przez panele fotowoltaiczne i inteligentny system sterowania. Aparatura będzie wytwarzała zimno dzięki tzw. zielonym czynnikom chłodniczym, które są alternatywą dla fluorowanych gazów cieplarnianych.

Rezultatem projektu ma być technologia, którą będzie można sprzedawać w formie licencji producentom oraz instalatorom przemysłowych systemów chłodząco-grzewczych. 

Fot. Archiwum projektu COOLSPACES 4 LIFE

Silna ekipa ludzi z pasją

Sam pomysł i dobre chęci niestety nie wystarczą. W tym przypadku naukowcy zaczęli od zbudowania niewielkiego konsorcjum w oparciu o swoje kontakty z Uniwersytetu w Almerii, firmy Hedera Helix Ingenieria y Biotecnologia oraz PROZON Fundacji Ochrony Klimatu. Dobór konsorcjantów nie był przypadkowy. PROZON zajmuje się odzyskiem i zagospodarowaniem odpadowych czynników chłodzących, których wykorzystanie zakłada COOLSPACES 4 LIFE. Natomiast partnerzy hiszpańscy mogą mieć spory wkład w testowaniu rozwiązania ze względu na znacznie wyższe temperatury w Hiszpanii niż w Polsce.

Mądry montaż finansowy

Projekty naukowo-badawcze, zwłaszcza te na początkowym etapie komercjalizacji, nie mogą liczyć na wielkie zainteresowanie biznesu. Nie zawsze ma się szczęście otworzyć start-up technologiczny w Dolinie Krzemowej w środku gorączki dotcomów. Rzeczywistość naukowca jest znacznie bardziej przyziemna. Planowanie projektów naukowo-badawczych to w dużej mierze szukanie źródeł finansowania. Pomocne jest dobre rozeznanie w programach publicznych finansujących badania.

Często na tym etapie trzeba pójść na kompromis i zmodyfikować zakres projektu oraz jego rezultaty, żeby lepiej wpisać się w cele programu finansującego badania, ale takie działanie ma swoje plusy, bo dofinansowanie sprawia, że projekt staje się opłacalny.

Twórcy projektu innowacyjnie podeszli również do pokrycia kosztów projektu, korzystając w 55% z finansowania z programu LIFE zarządzanego przez Komisję Europejską. Duża część inicjatyw w ramach tego programu dotyczy bioróżnorodności oraz ochrony przyrody, jednak naukowcy PWr znaleźli priorytet, który wspiera również projekty technologiczne, co skrupulatnie wykorzystali.

Kolejne 40% (dla polskich partnerów) dofinansowuje Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej i trzeba podkreślić, że jest to bardzo rzadko spotykany montaż finansowy. Nie zawsze tak można, bo często poziom dofinansowania ograniczają same programy albo przepisy dotyczące pomocy publicznej, więc za każdym razem trzeba sprawdzić taką możliwość. Finansowanie projektu z dwóch źródeł publicznych podwaja pracę administracyjną w projekcie. Ale z drugiej strony ciężko zrezygnować z dodatkowych 40% dofinansowania. Prosta matematyka pokazuje, że do uzyskania opłacalności projektu pozostaje już bardzo niewiele.

Zaufanie

Pięcioletni międzynarodowy projekt z czterema konsorcjantami, realizowany w ramach programu Komisji Europejskiej to nie spacerek. Konsorcjum nie jest duże, jednak partnerów dzieli niemal 3 tys. kilometrów i pewne różnice kulturowe.

W ramach programu LIFE część konsorcjów budowana jest przy wykorzystaniu europejskiej bazy podmiotów zainteresowanych przystąpieniem do partnerstwa w projekcie. Naukowcy Politechniki Wrocławskiej nie chcieli jednak budować relacji od podstaw w tak trudnym projekcie i postawili na osoby oraz organizacje, których byli pewni.

– Znamy naszych partnerów, wiemy, jak oni działają. Wiemy, że możemy na nich polegać. W przeszłości doświadczyliśmy już sytuacji, kiedy jedna z polskich firm się wycofała. Musieliśmy zmienić całą strukturę projektu – opowiada prof. Rosiek-Pawłowska. – Warto sięgać po sprawdzone kontakty, zwłaszcza kiedy ryzykujemy dość trudnym projektem. Najważniejsi są ludzie. Gdy się buduje zespół, dobrze jest wybrać osoby, które będą dzielić z nami pasję i będą tak samo zmotywowane, a w efekcie dobrze wykonają swoje zadania.

Fot. Archiwum projektu COOLSPACES 4 LIFE

Przygotowanie i wsparcie administracyjne

Mamy ekipę, jest pomysł i możliwości finansowania, więc teraz już z górki… Nic bardziej mylącego. Jeśli ktoś z Was myśli, że można pozyskać dofinansowanie na projekt badawczy zaraz po wyskoczeniu z wanny z pomysłem, to musimy Was rozczarować.

Prof. Rosiek-Pawłowska i dr Gil znali już specyfikę projektów unijnych. Jednak samo doświadczenie w tym przypadku to było za mało. O skali pracy planistycznej świadczy objętość wniosku o dofinansowanie, który liczy ponad 180 stron. Przygotowanie takiego dokumentu to łącznie pół roku spotkań, planowania, przebijania się przez zapisy regulaminów, godziny spędzone na szkoleniach poświęconych zasadom dofinansowania projektu oraz setki wypitych kaw w gabinetach administracji uczelnianej.

Nie ułatwiał sprawy fakt, że to pierwszy w historii Politechniki Wrocławskiej konkurs LIFE, w którym uczelnia ta jest liderem konsorcjum. Dodatkowo, biorąc pod uwagę fakt podzielonego finansowania (KE + NFOŚiGW) wymagało to od uczelni wypracowania odpowiednich postępowań administracyjnych i stosownej dokumentacji.

Na szczęście naukowcy mogli liczyć na wsparcie pracowników administracji PWr, ekspertów z Komisji Europejskiej oraz z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, ponieważ projekt jest innowacyjny, multidyscyplinarny oraz wpisuje się w strategię „zielonej uczelni”.

Zarządzanie ryzykiem w ryzach unijnych

Nawet najlepiej zaplanowany projekt i najlepiej dobrany zespół nie dają 100% szans na powodzenie. Komisja Europejska jest tego świadoma. Program LIFE uwzględnia aspekty ryzyka w projekcie oraz dopuszcza możliwość, że te ryzyka mogą wpłynąć na rezultaty projektu, jednak na etapie planowania wymaga od każdego wnioskującego analizy ryzyka, zaplanowania kilku wariantów realizacji projektu oraz analizy SWOT przedsięwzięcia. – Komisja Europejska poddaje ewaluacji wszelkie możliwe strategie. Przedstawiliśmy różne warianty rozwiązań na wypadek, gdyby nie udało się zrealizować któregoś z zakładanych punktów – mówi pani profesor.

Dodatkowo koordynatorzy projektu przekazują do Komisji Europejskiej regularne raporty o wskaźnikach oraz zrealizowanych zadaniach. Bartosz Gil dodaje, że konkurs LIFE owszem, ma bardzo mocno nakreśloną strukturę, ta jednak, jak kotwica będzie trzymała zespół w momencie kryzysowym.

Tabela 1. Wyciąg z analizy ryzyka projektu
Źródło: opracowanie zespołu projektu COOLSPACES 4 LIFE

Podsumowując

Jeśli macie pomysł na ciekawy projekt naukowo badawczy, który mógłby przydać się społeczeństwu to wystarczy:

  1. Mieć dobry pomysł.
  2. Mieć za sobą kilkanaście lat pracy w danej dziedzinie i dysponować wynikami badań wstępnych w zakresie projektu.
  3. Zbudować silną ekipę zaufanych ludzi z podobnymi doświadczeniami.
  4. Poświęcić kilka miesięcy na pozyskanie dofinansowania.
  5. Poświęcić kolejnych kilka zaplanowanych lat na wypracowanie rozwiązania.

Projekt COOLSPACES 4 LIFE pokazuje, że jest to realne.

Więcej o projekcie można przeczytać na stronie projektu https://www.coolspaces4life.com/