Jednym z najważniejszych elementów projektu, które determinują również efekt przyszłych naszych działań projektowych jest na pewno retrospekcja, czy, jeśli ktoś woli bardziej kaskadowe podejście, groma­dzenie lessons learned. Powinna odbywać się regularnie i dostarczać nam wiedzy i in­spiracji do doskonalenia naszej pracy. Ma być to moment w projekcie, podczas któ­rego nabieramy oddechu, siadamy i zasta­nawiamy się nad tym co do tej pory nam wyszło, a co wymaga poprawy.


Moment ten jest ważny, bo pomaga rów­nież rozwiać wątpliwości, poszukać innych rozwiązań, a nawet „wyczyścić” atmosfe­rę w zespole. Czas, kiedy możemy otwarcie powiedzieć, że nam coś nie wychodzi lub się nie podoba jest także potrzebny. I nieistotne jest to, czy pracujemy zwinnie czy kaskado­wo, istotne jest to, że wyciągamy wnioski i na tej podstawie działamy dalej z korzyścią dla naszego projektu. Sposobów na zebranie in­formacji jest bardzo dużo.

Retrospektywa nie musi być nudna, zwłaszcza jeśli pracujemy w zespole, który siedzi razem z nami. Trochę trudniej jest nam wymyślić coś wciągającego, jeśli mamy ze­spół rozproszony. Z takimi sytuacjami spoty­kamy się coraz częściej, zwłaszcza w dużych firmach. I tu często Scrum Master lub Project Manager zadaje sobie pytanie: „Jak zrobić Re­tro/LL online?”. Pod tym pytaniem kryje się jednak coś więcej, aniżeli sam sposób. Przede wszystkim zależy nam na tym, żeby zaan­gażować cały zespół i zdobyć jak najwięcej informacji od wszystkich aktywnie zaangażo­wanych w nasz projekt. I super, jeśli uda nam się to w atrakcyjnej formie przekazać, jednak najważniejsze to zachęcić wszystkich zaan­gażowanych do podzielenia się z zespołem swoimi obserwacjami i doświadczeniami.

ABC retrospektywy

Obojętnie, czy jest to spotkanie w jednej sal­ce wszystkich zaangażowanych, czy spotka­nie wirtualne, ważne jest, żeby nie zapomi­nać o pewnych aspektach tego typu spotkań. Jeśli zależy nam na aktywnym uczestnictwie zaproszonych przez nas osób musimy zrobić wszystko, by od początku było wiadomo jaki jest cel i co chcemy osiągnąć. Tego, że spo­tkania wirtualne są zdecydowanie trudniej­sze chyba nie muszę podkreślać. Skupiam się dziś na tej właśnie formie, ale nie oznacza to, że nie możemy zamieszczonych tu dobrych praktyk wykorzystać do spotkań „twarzą w twarz”.

Po pierwsze agenda. Bez tego ani rusz. Przygotujmy się dobrze do spotkania, pomyśl­my, czego oczekuje od nas nasz zespół, jaka forma będzie najwygodniejsza dla wszystkich, ile czasu potrzebujemy i ile chcemy przezna­czyć na poszczególne etapy naszej rozmowy. Ważne aby jeden z punktów dotyczył również zweryfikowania postępu zadań, które ustali­liśmy podczas poprzedniego spotkania. Retro nie ma być nieustanną kopalnią nowych po­mysłów czy zbieraniem żali naszego zespołu. Ma być to spotkanie, podczas którego wybie­ramy, co zrobimy dalej, a później weryfikujemy efekty. To właśnie podczas tego spotkania należy również dokonać przeglądu pod tym kątem.

Po drugie cel. Jeśli pracujemy zwinnie, to z reguły po każdym sprincie powinniśmy się spotkać i omówić właśnie zakończony etap. I nawet jeśli zespół jest dobrze przeszkolony i wie po co się spotykamy, jedno zdanie wię­cej w zaproszeniu nie zaszkodzi. Ważne, żeby przypominać po co się spotykamy i co chce­my osiągnąć.

Po trzecie zaproszenie. Chyba zdecydo­wana większość z nas posługuje się mailami. Pamiętajmy, aby zaproszenie na spotkanie dotarło do zespołu odpowiednio wcześnie. Znajdźmy czas, który nam wszystkim pasu­je, poprośmy zespół o priorytetowe potrak­towanie tego spotkania i o ile to możliwe wyślijmy od razu serię spotkań. Regularność tej ceremonii to istotny aspekt zwinnych metod pracy. Jeśli nasze retro prowadzone jest nieregularnie i często w różnych porach tygodnia, wówczas wybijamy z rytmu zespół, a tym samym zwyczajnie szkodzimy naszemu projektowi. Systematyczne podsumowanie prac nad projektem pozwala na wyrobienie nawyków, które prowadzą do tego, że zespół przyzwyczaja się do uczestniczenia i planuje swój czas tak, żeby być obecnym.

A na koniec feedback. Pamiętajmy o tym, żeby na koniec spotkania lub zaraz po jego za­kończeniu zebrać informacje od uczestników czy im się podobało, co było dla nich ważne, a co można by poprawić. Wyłącznie dzięki re­gularnemu zbieraniu opinii my sami jesteśmy w stanie się doskonalić swój warsztat i robić bardziej wartościowe spotkania.

Wirtualnie, czyli jak?

Scrum zakłada, że zespół pracuje razem, w jednym pomieszczeniu, dzięki czemu ko­munikacja jest łatwiejsza, zespół na bieżą­co rozwiązuje problemy, rozmawia ze sobą i współpracuje. Jest to jednak przywilej firm mniejszych, takich, które działają na terenie jednego kraju, częstokroć dotyczy to startupów. Coraz częściej jednak rozwijamy się i nawet start-upy mają zespoły rozproszone, które rzadko spotykają się wspólnie na dłuż­szy czas. A już na pewno jest to stały element korporacji, które działają w kilku, a nawet kil­kudziesięciu krajach. Zamiast narzekać i mó­wić, że się nie da pracować zwinnie, musimy próbować działać i robić ceremonie scrumo­we online. I nie chodzi nam tu jedynie o odha­czenie spotkania z listy naszych obowiązków, ale prawdziwą, porządną retrospekcję sprintu. To samo dotyczy także lessons learned w ka­skadowym podejściu. Idealnie, jeśli uda nam się fizycznie spotkać raz na jakiś czas i wtedy porozmawiać o postępach w pracy, naszych sukcesach i pomysłach na usprawnienia. Jed­nak jeśli takiej możliwości nie mamy, róbmy spotkania wirtualne wykorzystując znane już nam narzędzia urozmaicone o ciekawą formę ich prowadzenia.

W dalszej części opiszę kilka narzędzi, któ­re pomogą Wam w poprowadzeniu ciekawej retrospektywy. Czekam także na Wasze maile o tym jak Wy przeprowadzacie swoje spotkania i jakie macie rozwiązania na budo­wanie współpracy i komunikacji w zespołach rozproszonych.

Skype + PowerPoint = połączenie idealne?

Jakiś czas temu jeden z kolegów „po fachu” pokazał mi jak prowadzi retrospektywy. Wy­korzystuje on do tego celu Skype oraz pre­zentację przygotowaną w PowerPoint. Jeśli używamy Skype for Business jest to banalnie proste. Bowiem w Skype istnieje opcja załą­czenia w oknie rozmowy prezentacji, która jest edytowalna przez wszystkich uczestni­ków spotkania. Opcja niebywale prosta, ale bardzo funkcjonalna. Wystarczy, że przygo­tujemy wcześniej nasze slajdy, zaczynamy spotkanie i załączamy prezentację, którą każdy z uczestników może edytować. I tak oto, slajd po slajdzie przechodzimy, oma­wiamy i wpisujemy nasze pomysły i prze­myślenia. Bardzo łatwo możemy sterować też czasem, określamy jak długo będziemy zbierać informacje, a potem możemy je oma­wiać, grupować i głosować na poszczególne zagadnienia.

Po skończonym spotkaniu pobieramy na­szą wypełnioną prezentację i wysyłamy ją do zespołu bądź publikujemy w miejscu gdzie mamy poprzednie podsumowania. Plusem jest to, że nie potrzeba do tego specjalnych uprawnień, dodatkowych narzędzi, możemy regularnie zmieniać wygląd i zawartość pre­zentacji, wykorzystując różne sposoby na przeprowadzenie retro. Minus jest taki, że po­trzebny nam jest do tego Skype for Business lub inne narzędzie do wideokonferencji, które powala nam na załączenie prezentacji z opcją do edycji. Warto sprawdzić jakie możliwości dają Wam narzędzia do komunikacji w Wa­szych organizacjach.

Retrium.com – zrobi za nas robotę

Retrium.com to aplikacja webowa, która ma gotowe rozwiązania na przeprowadzenie re­trospektywy. Nie zrobi całej pracy za nas, ale ma dużo ciekawych funkcjonalności, które nam to zadanie ułatwią. Retrium pozwoli nam zrobienie retrospekcji aż na pięć różnych sposobów. Możemy wykorzystać następujące techniki:

  • 4Ls (Liked, Learned, Lacked, Longed For)
  • Mad, Sad, Glad
  • Start, Stop, Continue
  • What went well, What didn’t went well
  • Lean Coffee.
Źródło: retrium.com
Źródło: retrium.com

Każda z nich pozwala na różne podejście do tematu, wszystko zależy od kontekstu, etapu w jakim jesteśmy z naszym zespołem i od tego, co chcemy osiągnąć. Każdy z ele­mentów możemy podzielić na 4 etapy: za­stanowienie się nad zagadnieniem, spisanie przemyśleń, głosowanie i dyskusję. Aplikacja posiada również wbudowany zegar, któ­ry możemy sami ustawić tak, by odmierzał nam czas, jaki pozostał do zakończenia danej części. Jeśli zespół ma taką potrzebę, mo­żemy oczywiście kontynuować po upływie czasu, jeśli jesteśmy gotowi możemy przejść do kolejnego etapu. Głosowanie jest ultra proste: najpierw decydujemy, ile głosów ma każdy członek zespołu (w standardzie usta­wione jest pięć), następnie oddajemy głosy, a potem możemy przejść do kolejnej części, czyli dyskusji. Ograniczenie czasowe, tzw. time-box jest ważnym czynnikiem i warto z tej opcji korzystać w trakcie każdego etapu, to pozwala nam kontrolować czas i istnieje dużo większe prawdopodobieństwo, że spo­tkanie osiągnie swój zamierzony cel, jakim powinna być lista usprawnień lub zagadnień do poprawy.

Prosty i przejrzysty interfejs, kilka bardzo przydatnych funkcjonalności to duże zalety tej aplikacji. Niestety, aby w pełni i regularnie z niej korzystać z naszym zespołem, mając również pewność co do bezpieczeństwa in­formacji, jakimi się dzielimy, trzeba wykupić płatny dostęp. Koszt to 49 USD za każdy miesiąc aktywnego użytkowania aplikacji per tzw. „pokój”. Pokój tworzymy pod nasz zespół lub projekt i tam zbieramy podsumo­wania. Oznacza to, że jeśli mamy więcej niż jeden zespół, potrzebujemy zwiększyć naszą subskrypcję. Jednak jeśli z jakiegoś powodu aplikacji nie używamy w danym miesiącu, jego właściciele nic nam nie naliczą.

Źródło: retrium.com

Fun Retro – proste, przyjemne, pożyteczne

Pod adresem funretro.io znajdziemy ko­lejną aplikację webową, która pozwoli nam na szybkie i sprawne poprowadze­nie retrospektywy. Wizualnie przypomina nieco Trello, o którym pisałam w jednym z poprzednich numerach „Strefy PMI”. Dzia­ła także podobnie. Pozwala nam na samo­dzielne nazwanie kolumn w aplikacji – sami decydujemy jakie informacje i w jakiej kolej­ności będziemy zbierać. Wystarczy założyć konto i zacząć działać. Co więcej, może­my zespołowi wysłać link do naszej tablicy, a oni bez rejestrowania się mogą wejść na stronę i zacząć od razu działać. Głosowanie odbywa się poprzez kliknięcie kciuka w górę, który znajduje się przy każdym wpisie. Mo­żemy ustawić ile głosów przysługuje każdej osobie z zespołu, a po zakończonym spo­tkaniu wyeksportować nasze przemyślenia do pliku w formacie .pdf lub .csv. Jest także opcja załadowania pliku .csv do Fun Retro, wystarczy, że mamy dane odpowiednio sfor­matowane.

Aplikacja jest darmowa, jeśli jednak rozwa­żamy używanie jej na większą skalę warto zastanowić się nad płatnym dostępem. Opcja najtańsza to 15 USD za miesiąc dla jednego projektu z nieskończoną ilością użytkowni­ków i wieloma tablicami.

Źródło: funretro.io

Przygotowanie to połowa sukcesu

Jeśli nie wiemy jak zacząć, po prostu zacznij­my. Najgorsze co możemy zrobić, to nie robić retrospektywy, bo zespół jest wirtualny i nie ma jak. Możemy zacząć od zwykłej rozmowy, posiłkować się technikami, które znamy już z własnego doświadczenia czy poszukać in­spiracji w sieci. Ważne by jakoś zacząć, a po­tem doskonalić swój warsztat pracy. Strona, która nieraz mnie inspirowała do poprowa­dzenia w ciekawy sposób retrospektywy to www.tastycupcakes.org. Jest tu wiele cieka­wych przykładów i jeszcze więcej inspiracji. W rozwijaniu swoich umiejętności może nam pomóc także literatura, ja polecam między innymi: Agile Retrospectives: Making Good Teams Great autorstwa Esther Derby i Diany Larsen. Jednak to, co najbardziej inspiruje, to inni ludzie, członkowie naszych zespołów, inni Scrum Masterzy, Project Managerowie. Dlatego bardzo istotne jest, żeby dzielić się z innymi swoimi doświadczeniami, radzić się innych i działać dalej. Tylko takie podejście jest w stanie nas przybliżyć do osiągnięcia sukcesu.