Jednym z najważniejszych elementów projektu, które determinują również efekt przyszłych naszych działań projektowych jest na pewno retrospekcja, czy, jeśli ktoś woli bardziej kaskadowe podejście, gromadzenie lessons learned. Powinna odbywać się regularnie i dostarczać nam wiedzy i inspiracji do doskonalenia naszej pracy. Ma być to moment w projekcie, podczas którego nabieramy oddechu, siadamy i zastanawiamy się nad tym co do tej pory nam wyszło, a co wymaga poprawy.
Moment ten jest ważny, bo pomaga również rozwiać wątpliwości, poszukać innych rozwiązań, a nawet „wyczyścić” atmosferę w zespole. Czas, kiedy możemy otwarcie powiedzieć, że nam coś nie wychodzi lub się nie podoba jest także potrzebny. I nieistotne jest to, czy pracujemy zwinnie czy kaskadowo, istotne jest to, że wyciągamy wnioski i na tej podstawie działamy dalej z korzyścią dla naszego projektu. Sposobów na zebranie informacji jest bardzo dużo.
Retrospektywa nie musi być nudna, zwłaszcza jeśli pracujemy w zespole, który siedzi razem z nami. Trochę trudniej jest nam wymyślić coś wciągającego, jeśli mamy zespół rozproszony. Z takimi sytuacjami spotykamy się coraz częściej, zwłaszcza w dużych firmach. I tu często Scrum Master lub Project Manager zadaje sobie pytanie: „Jak zrobić Retro/LL online?”. Pod tym pytaniem kryje się jednak coś więcej, aniżeli sam sposób. Przede wszystkim zależy nam na tym, żeby zaangażować cały zespół i zdobyć jak najwięcej informacji od wszystkich aktywnie zaangażowanych w nasz projekt. I super, jeśli uda nam się to w atrakcyjnej formie przekazać, jednak najważniejsze to zachęcić wszystkich zaangażowanych do podzielenia się z zespołem swoimi obserwacjami i doświadczeniami.
ABC retrospektywy
Obojętnie, czy jest to spotkanie w jednej salce wszystkich zaangażowanych, czy spotkanie wirtualne, ważne jest, żeby nie zapominać o pewnych aspektach tego typu spotkań. Jeśli zależy nam na aktywnym uczestnictwie zaproszonych przez nas osób musimy zrobić wszystko, by od początku było wiadomo jaki jest cel i co chcemy osiągnąć. Tego, że spotkania wirtualne są zdecydowanie trudniejsze chyba nie muszę podkreślać. Skupiam się dziś na tej właśnie formie, ale nie oznacza to, że nie możemy zamieszczonych tu dobrych praktyk wykorzystać do spotkań „twarzą w twarz”.
Po pierwsze agenda. Bez tego ani rusz. Przygotujmy się dobrze do spotkania, pomyślmy, czego oczekuje od nas nasz zespół, jaka forma będzie najwygodniejsza dla wszystkich, ile czasu potrzebujemy i ile chcemy przeznaczyć na poszczególne etapy naszej rozmowy. Ważne aby jeden z punktów dotyczył również zweryfikowania postępu zadań, które ustaliliśmy podczas poprzedniego spotkania. Retro nie ma być nieustanną kopalnią nowych pomysłów czy zbieraniem żali naszego zespołu. Ma być to spotkanie, podczas którego wybieramy, co zrobimy dalej, a później weryfikujemy efekty. To właśnie podczas tego spotkania należy również dokonać przeglądu pod tym kątem.
Po drugie cel. Jeśli pracujemy zwinnie, to z reguły po każdym sprincie powinniśmy się spotkać i omówić właśnie zakończony etap. I nawet jeśli zespół jest dobrze przeszkolony i wie po co się spotykamy, jedno zdanie więcej w zaproszeniu nie zaszkodzi. Ważne, żeby przypominać po co się spotykamy i co chcemy osiągnąć.
Po trzecie zaproszenie. Chyba zdecydowana większość z nas posługuje się mailami. Pamiętajmy, aby zaproszenie na spotkanie dotarło do zespołu odpowiednio wcześnie. Znajdźmy czas, który nam wszystkim pasuje, poprośmy zespół o priorytetowe potraktowanie tego spotkania i o ile to możliwe wyślijmy od razu serię spotkań. Regularność tej ceremonii to istotny aspekt zwinnych metod pracy. Jeśli nasze retro prowadzone jest nieregularnie i często w różnych porach tygodnia, wówczas wybijamy z rytmu zespół, a tym samym zwyczajnie szkodzimy naszemu projektowi. Systematyczne podsumowanie prac nad projektem pozwala na wyrobienie nawyków, które prowadzą do tego, że zespół przyzwyczaja się do uczestniczenia i planuje swój czas tak, żeby być obecnym.
A na koniec feedback. Pamiętajmy o tym, żeby na koniec spotkania lub zaraz po jego zakończeniu zebrać informacje od uczestników czy im się podobało, co było dla nich ważne, a co można by poprawić. Wyłącznie dzięki regularnemu zbieraniu opinii my sami jesteśmy w stanie się doskonalić swój warsztat i robić bardziej wartościowe spotkania.
Wirtualnie, czyli jak?
Scrum zakłada, że zespół pracuje razem, w jednym pomieszczeniu, dzięki czemu komunikacja jest łatwiejsza, zespół na bieżąco rozwiązuje problemy, rozmawia ze sobą i współpracuje. Jest to jednak przywilej firm mniejszych, takich, które działają na terenie jednego kraju, częstokroć dotyczy to startupów. Coraz częściej jednak rozwijamy się i nawet start-upy mają zespoły rozproszone, które rzadko spotykają się wspólnie na dłuższy czas. A już na pewno jest to stały element korporacji, które działają w kilku, a nawet kilkudziesięciu krajach. Zamiast narzekać i mówić, że się nie da pracować zwinnie, musimy próbować działać i robić ceremonie scrumowe online. I nie chodzi nam tu jedynie o odhaczenie spotkania z listy naszych obowiązków, ale prawdziwą, porządną retrospekcję sprintu. To samo dotyczy także lessons learned w kaskadowym podejściu. Idealnie, jeśli uda nam się fizycznie spotkać raz na jakiś czas i wtedy porozmawiać o postępach w pracy, naszych sukcesach i pomysłach na usprawnienia. Jednak jeśli takiej możliwości nie mamy, róbmy spotkania wirtualne wykorzystując znane już nam narzędzia urozmaicone o ciekawą formę ich prowadzenia.
W dalszej części opiszę kilka narzędzi, które pomogą Wam w poprowadzeniu ciekawej retrospektywy. Czekam także na Wasze maile o tym jak Wy przeprowadzacie swoje spotkania i jakie macie rozwiązania na budowanie współpracy i komunikacji w zespołach rozproszonych.
Skype + PowerPoint = połączenie idealne?
Jakiś czas temu jeden z kolegów „po fachu” pokazał mi jak prowadzi retrospektywy. Wykorzystuje on do tego celu Skype oraz prezentację przygotowaną w PowerPoint. Jeśli używamy Skype for Business jest to banalnie proste. Bowiem w Skype istnieje opcja załączenia w oknie rozmowy prezentacji, która jest edytowalna przez wszystkich uczestników spotkania. Opcja niebywale prosta, ale bardzo funkcjonalna. Wystarczy, że przygotujemy wcześniej nasze slajdy, zaczynamy spotkanie i załączamy prezentację, którą każdy z uczestników może edytować. I tak oto, slajd po slajdzie przechodzimy, omawiamy i wpisujemy nasze pomysły i przemyślenia. Bardzo łatwo możemy sterować też czasem, określamy jak długo będziemy zbierać informacje, a potem możemy je omawiać, grupować i głosować na poszczególne zagadnienia.
Po skończonym spotkaniu pobieramy naszą wypełnioną prezentację i wysyłamy ją do zespołu bądź publikujemy w miejscu gdzie mamy poprzednie podsumowania. Plusem jest to, że nie potrzeba do tego specjalnych uprawnień, dodatkowych narzędzi, możemy regularnie zmieniać wygląd i zawartość prezentacji, wykorzystując różne sposoby na przeprowadzenie retro. Minus jest taki, że potrzebny nam jest do tego Skype for Business lub inne narzędzie do wideokonferencji, które powala nam na załączenie prezentacji z opcją do edycji. Warto sprawdzić jakie możliwości dają Wam narzędzia do komunikacji w Waszych organizacjach.
Retrium.com – zrobi za nas robotę
Retrium.com to aplikacja webowa, która ma gotowe rozwiązania na przeprowadzenie retrospektywy. Nie zrobi całej pracy za nas, ale ma dużo ciekawych funkcjonalności, które nam to zadanie ułatwią. Retrium pozwoli nam zrobienie retrospekcji aż na pięć różnych sposobów. Możemy wykorzystać następujące techniki:
- 4Ls (Liked, Learned, Lacked, Longed For)
- Mad, Sad, Glad
- Start, Stop, Continue
- What went well, What didn’t went well
- Lean Coffee.
Każda z nich pozwala na różne podejście do tematu, wszystko zależy od kontekstu, etapu w jakim jesteśmy z naszym zespołem i od tego, co chcemy osiągnąć. Każdy z elementów możemy podzielić na 4 etapy: zastanowienie się nad zagadnieniem, spisanie przemyśleń, głosowanie i dyskusję. Aplikacja posiada również wbudowany zegar, który możemy sami ustawić tak, by odmierzał nam cas, jaki pozostał do zakończenia danej części. Jeśli zespół ma taką potrzebę, możemy oczywiście kontynuować po upływie czasu, jeśli jesteśmy gotowi możemy przejść do kolejnego etapu. Głosowanie jest ultra proste: najpierw decydujemy, ile głosów ma każdy członek zespołu (w standardzie ustawione jest pięć), następnie oddajemy głosy, a potem możemy przejść do kolejnej części, czyli dyskusji. Ograniczenie czasowe, tzw. time-box jest ważnym czynnikiem i warto z tej opcji korzystać w trakcie każdego etapu, to pozwala nam kontrolować czas i istnieje dużo większe prawdopodobieństwo, że spotkanie osiągnie swój zamierzony cel, jakim powinna być lista usprawnień lub zagadnień do poprawy.
Prosty i przejrzysty interfejs, kilka bardzo przydatnych funkcjonalności to duże zalety tej aplikacji. Niestety, aby w pełni i regularnie z niej korzystać z naszym zespołem, mając również pewność co do bezpieczeństwa informacji, jakimi się dzielimy, trzeba wykupić płatny dostęp. Koszt to 49 USD za każdy miesiąc aktywnego użytkowania aplikacji per tzw. „pokój”. Pokój tworzymy pod nasz zespół lub projekt i tam zbieramy podsumowania. Oznacza to, że jeśli mamy więcej niż jeden zespół, potrzebujemy zwiększyć naszą subskrypcję. Jednak jeśli z jakiegoś powodu aplikacji nie używamy w danym miesiącu, jego właściciele nic nam nie naliczą.
Fun Retro – proste, przyjemne, pożyteczne
Pod adresem funretro.io znajdziemy kolejną aplikację webową, która pozwoli nam na szybkie i sprawne poprowadzenie retrospektywy. Wizualnie przypomina nieco Trello, o którym pisałam w jednym z poprzednich numerach „Strefy PMI”. Działa także podobnie. Pozwala nam na samodzielne nazwanie kolumn w aplikacji – sami decydujemy jakie informacje i w jakiej kolejności będziemy zbierać. Wystarczy założyć konto i zacząć działać. Co więcej, możemy zespołowi wysłać link do naszej tablicy, a oni bez rejestrowania się mogą wejść na stronę i zacząć od razu działać. Głosowanie odbywa się poprzez kliknięcie kciuka w górę, który znajduje się przy każdym wpisie. Możemy ustawić ile głosów przysługuje każdej osobie z zespołu, a po zakończonym spotkaniu wyeksportować nasze przemyślenia do pliku w formacie .pdf lub .csv. Jest także opcja załadowania pliku .csv do Fun Retro, wystarczy, że mamy dane odpowiednio sformatowane.
Aplikacja jest darmowa, jeśli jednak rozważamy używanie jej na większą skalę warto zastanowić się nad płatnym dostępem. Opcja najtańsza to 15 USD za miesiąc dla jednego projektu z nieskończoną ilością użytkowników i wieloma tablicami.
Przygotowanie to połowa sukcesu
Jeśli nie wiemy jak zacząć, po prostu zacznijmy. Najgorsze co możemy zrobić, to nie robić retrospektywy, bo zespół jest wirtualny i nie ma jak. Możemy zacząć od zwykłej rozmowy, posiłkować się technikami, które znamy już z własnego doświadczenia czy poszukać inspiracji w sieci. Ważne by jakoś zacząć, a potem doskonalić swój warsztat pracy. Strona, która nieraz mnie inspirowała do poprowadzenia w ciekawy sposób retrospektywy to www.tastycupcakes.org. Jest tu wiele ciekawych przykładów i jeszcze więcej inspiracji. W rozwijaniu swoich umiejętności może nam pomóc także literatura, ja polecam między innymi: Agile Retrospectives: Making Good Teams Great autorstwa Esther Derby i Diany Larsen. Jednak to, co najbardziej inspiruje, to inni ludzie, członkowie naszych zespołów, inni Scrum Masterzy, Project Managerowie. Dlatego bardzo istotne jest, żeby dzielić się z innymi swoimi doświadczeniami, radzić się innych i działać dalej. Tylko takie podejście jest w stanie nas przybliżyć do osiągnięcia sukcesu.
[ENG] Leader, Agile ways of working enthusiast. Has over 10 years experience with multicultural teams. Support teams achieving their goals, delivering projects and solutions that are focused on meeting clients needs. People doing the work are priority number one for her and she does her best motivating and empowering them. PMP® & SAFe SPC® certified, trainer and designer of interactive workshop. In her free time, passionate of active forms of leisure, crime stories, baking and cooking.
[PL] Liderka, pasjonatka zwinnej pracy projektowej. Posiada ponad 10-letnie doświadczenie w pracy w zespołach wielokulturowych. Wspiera zespoły w osiąganiu celi i dostarczaniu projektów lub rozwiązań, które spełniają oczekiwania klienta. Wierzy, że w pracy na pierwszym miejscu są ludzie i to ich wspiera w dotarciu do celu. Projektuje gry i interaktywne warsztaty szkoleniowe. Akredytowany trener PMP® oraz SAFe SPC®. W wolnym czasie fanka aktywnego wypoczynku, kryminałów, pieczenia i gotowania.