Jesteście pracownikami małej organizacji z ograniczonym budżetem. Waszym zadaniem jest szeroko pojęta obsługa operacyjna. Wiecie, ile czasu zajmują procedury operacyjne i zastanawiacie się, czy możliwa jest ich automatyzacja – ale jak to zrobić?

Dostrzegacie, że w organizacji część zadań się powtarza i chcecie coś z tym zrobić. Macie pomysły, ale należy je zweryfikować. Pierwszym krokiem jest zastanowienie się, jakie wartości przyniesie pomysł wykorzystania rozwiązań no-code. A więc czy koszt wdrożenia zmiany nie przewyższy korzyści. Najlepszym rozwiązaniem jest zobrazowanie zadań w formie procesu. Jak to zrobić? Nic prostszego – należy postawić na mapowanie. Każdą czynność, tym bardziej powtarzalną, można przedstawić w formie graficznej mapy – najlepiej standardem BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Pozwoli to zbadać kaloryczność procesu oraz możliwe udoskonalenia poprzez wyeliminowanie tzw. wąskich gardeł (dokładne przeliczenie zaoszczędzonego czasu i pieniędzy, a co najważniejsze wyeliminowanie nudnych, powtarzalnych czynności).

BPMN, czyli co?

Zanim zaczniemy cokolwiek automatyzować czy budować aplikacje w no-codzie, warto sprawdzić, czy mamy w ogóle co automatyzować lub czy opłaca się budować dedykowaną aplikację. I tutaj przychodzi nam z pomocą BPMN, który jest międzynarodowym standardem pozwalającym zilustrować w formie graficznej mapy tzw. big picture, czyli obraz wykonywanych zadań w ramach procesu/-ów. O wiele łatwiej jest zrozumieć całość zadań w procesie przedstawionych w postaci graficznej niż chaotycznie rozpisanych literalnie. 

Zaletą BPMN jest jednoznaczność zarówno w opisie procesów na potrzeby budowy oprogramowania, jak i workflow. Jako że jest darmowym międzynarodowym standardem, wspiera go wiele narzędzi – od tych open source do płatnych kombajnów. Specyfikację notacji znajdziemy do pobrania za darmo na stronie www.omg.org.

Jak wygląda proces mapowania?

Mapowanie dobrze jest rozpocząć od kolejnych zadań w ramach danego procesu, na przykład publikacji oferty pracy lub procesu onboardingu. Należy zadać pytanie, co rozpoczyna proces, spisać zadania następujące po sobie oraz dodać tzw. bramki logiczne, które znajdą się w miejscu, gdzie trzeba podjąć decyzje. Od odpowiedzi zależy kierunek przepływu procesu. Najlepsze programy pozwalają przypisywać do zadań diagram odpowiedzialności RACI, powiązane systemy IT, powiązaną dokumentację (wejścia/wyjścia), dane symulacyjne (czyli pomiar kaloryczności: koszt i czas wykonania zadania), przypisywanie ryzyk, itd. Dobre praktyki pokazują, że dobrze na samym początku przypisywać do zadań możliwie jak najwięcej wyżej wymienionych metadanych, które pozwolą oszacować koszty i czas zadań.

Co upraszczać, ograniczać, eliminować lub doskonalić w naszym procesie?

W pierwszej kolejności doskonalić/doinwestować w naszej organizacji zadania dające wartość klientowi (wewnętrznemu i zewnętrznemu), nawet jeśli zadanie jest zbędne dla nas. Maksymalnie upraszczać/automatyzować należy zadania niezbędne do funkcjonowania organizacji, ale zbędne dla klienta. Eliminować natomiast trzeba te, które są zbędne dla organizacji oraz niedające wartości klientowi.

Zmapowany proces jest tzw. AS-IS, a więc pokazuje obecny stan. Pamiętajmy, że kiedy zauważymy zbędne zadania w organizacji, nie powinno się wprowadzać zmian od razu. Skoro mamy już proces, możemy zastanowić się, które czynności są zbędne, powtarzają się oraz czy można część z nich zautomatyzować. Należy zastanowić się nad przepływem zadań oraz osobami przypisanymi do ich realizacji. Proponując zmiany, trzeba wykonać kolejne mapowanie już z poprawkami, tzw. TO-BE. Obie mapy należy porównać, co pozwoli dosłownie dostrzec różnice, wyliczyć zaoszczędzony czas i koszty.

Już na tym etapie można wprowadzić wiele zmian operacyjnych bez budowy jakiejkolwiek automatyzacji czy dedykowanej aplikacji. Praktyka pokazuje, że często w dużych organizacjach proste zadania wykonywane są przez kilka osób jednocześnie, co jest ewidentnym marnowaniem potencjału pracowników. Etap ten pozwala również na sprawdzenie obciążenia poszczególnych osób, a tym samym optymalne rozłożenie zadań. 

Przykładowy proces

Dla celów niniejszej publikacji przedstawię przykładową formę, jaką może przyjąć mapowanie. Ze względu na ograniczoną liczbę znaków publikacji praca nie będzie przedstawiała żadnego konkretnego przykładu, ponieważ wymagałoby to znacznej objętości tekstu. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób zacząć. Założeniem jest znajomość zadań lub chęć ich poznania od podstaw, a więc co, kiedy, gdzie i przez kogo (i w jakim czasie) jest robione. Za przykład niech posłuży poniższa tabela, gdzie przedstawione zostały następujące pola: NK (numer kroku), NKK (numer kolejnego kroku), zadanie (to nic innego niż nazwa zadania do wykonania), opis (opis wyjaśniający co należy zrobić w ramach zadania), dokumenty/system (jakie dokumenty i/lub oprogramowanie powiązane są z zadaniem), RACI (to chyba nie wymaga tłumaczenia), czas AS-IS (potrzebny na wykonanie zadania), czas TO-BE (potrzebny na wykonanie zadania po rekomendacjach), ocena (nasza ocena, czy zadanie wymaga poprawy), rekomendacje (wskazówki, jak usprawnić proces).

tabela zadań
Tab. 1. Tabela zadań
Źródło: opracowanie własne

Jak widać, w pierwszej kolejności nasza praca ma charakter dokładnego poznania poszczególnych kroków. Możliwie jest dokładne zmierzenie czasu, a może nawet kosztu. Dalej należy przyjrzeć się, czy występują zadania, które się dublują, czy wykonuje je więcej niż jedna osoba, a może część z nich jest niepotrzebna. Możliwości jest naprawdę dużo. Ta czynność jest stosunkowo prosta. Teraz pytanie: co należy zrobić, aby część z nich zautomatyzować

Czas na automatyzację, czyli roboty w akcji

Zbudujemy robota, który zrobi to za nas! Brzmi abstrakcyjnie? Być może, ale gwarantuję Wam, że ponad 90% czytelników niniejszego artykułu posiada w ramach własnych zasobów odpowiednie oprogramowanie. Wiedzę można pozyskać z szeroko pojętego internetu, ponieważ na tym etapie kluczową kwestią jest znajomość przynajmniej jednej technologii.

Rynek RPA (Robotic Process Automation) przeżywa obecnie renesans i to nie bez przyczyny. Programy tego typu korzystają z botów do symulacji interakcji między ludźmi w obrębie graficznego interfejsu użytkownika (GUI) w celu automatyzowania powtarzalnych zadań poprzez definiowanie przepływów pracy do wykonywania logicznej sekwencji wyznaczonych zadań. Taki bot szybciej i bez błędów wykonuje dowolny wieloetapowy proces. Oznacza to, że pomaga przyspieszyć procesy wykonywane dotychczas ręcznie, a tym samym podatne na błędy. Dla przykładu, wyobraźmy sobie dział HR (szczególnie podatny na automatyzację), który bez wykwalifikowanych ekspertów może wdrożyć narzędzie RPA, aby zautomatyzować sposób przetwarzania procesów, na przykład wniosków o urlop. Nasz pracownik działu HR nie musi spędzać czasu na przetwarzaniu każdego wniosku reszty pracowników, ponieważ to bot wyodrębnia dane z platformy planowania zasobów przedsiębiorstwa firmy i przetwarza wniosek do innej platformy – automatycznie.

Co takiego jeszcze potrafią programy do automatyzacji?

Boty mogą wykonywać przypisane akcje i wchodzić w interakcje z innymi platformami/programami przez wydobywanie danych na przykład z ekranu lub za pomocą interfejsów API. Przykładowo, można stworzyć bota, który loguje się do aplikacji, manipuluje plikami/folderami, kopiuje i wkleja zawartość, wypełnia formularze, pracuje z danymi strukturalnymi, a nawet wchodzi w interakcje z innymi aplikacjami. 

Korzyścią jest fakt, iż narzędzia tego typu wymagają małej ilości kodowania lub nie wymagają go w ogóle. Dodatkowo nasze boty korzystają z tej samej infrastruktury i rozwiązań co pracownicy, więc nie trzeba zmieniać architektury bazowej czy procesów w firmie. Ponadto większość oferowanych na rynku programów jest interoperacyjnych, co oznacza, że współpracują z innymi istniejącymi aplikacjami. Posiadają również możliwość łączenia się z systemowymi interfejsami API oraz odczytywania/zapisywania w bazach danych. Pozwalają na wyodrębnianie danych z witryn internetowych i mediów społecznościowych. Następnie pozwalają na wprowadzanie danych, łączenie ich (z wielu źródeł) w jednym miejscu.

Wcześniej napisałam, że większość z Was ma możliwość już teraz skorzystania z jednego takiego narzędzia. Dla przykładu Power Automate Desktop jest narzędziem dostępnym bezpłatnie w systemach Windows 10 i 11 (w tym ostatnim także instalowany domyślnie). Potrafi wykonać żmudne i powtarzalne zadania. Uzupełnianie formularzy, generowanie faktur, raportów i innych plików, wysyłka maili, zbieranie danych ze stron internetowych. Wymieniać można długo. Te wszystkie zadania można, a nawet trzeba zautomatyzować! Przy użyciu tego prostego narzędzia nie potrzeba specjalnych umiejętności. Większość czynności można dosłownie wyklikać!