Scrum Masterze, umowa jest jak rzeka – wpływa, nawet jeśli ją ignorujesz

Współpraca między zespołem a interesariuszami jest dynamiczna i zmienna jak rzeka. Może być czysta i źródlana, ale to zależy od tego, z jakiego źródła wypływa i jakie inne elementy po drodze ją zasilają. Umowa jest właśnie tym źródłem – wyznacza kierunek i tempo współpracy. Znajomość tej rzeki, jej nurtu i potencjalnych przeszkód pozwala na bezpieczne i efektywne płynięcie do celu. Brak tej wiedzy może prowadzić do nieprzewidzianych niebezpieczeństw, które spowolnią przepływ wartości lub wręcz go zablokują. Scrum Master, rozumiejąc ustalenia zapisane w umowie, może pomóc zespołowi skutecznie nawigować w realizacji projektu i osiągać cele biznesowe.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której zespół podczas sesji estymacji początkowo koncentruje się na tym, co należy zrobić i jakie są wymagania. Jednak w pewnym momencie uwaga zespołu zaczyna przesuwać się z dostarczania wartości na koszty i budżet. Presja finansowa prowadzi do obniżenia jakości estymacji i ryzyka podejmowania decyzji nieopartych na realnych potrzebach projektu. Scrum Master, rozpoznając mechanizmy w umowie, np. model wyceny, może pomóc zespołowi skupić się na priorytetach i efektywnie reagować na ograniczenia wynikające z niej.

Co to właściwie jest umowa?

Umowa to formalno-prawne uzgodnienie pomiędzy dwoma podmiotami dotycząca dostarczenia usługi lub produktu, określająca warunki współpracy: zobowiązania stron, harmonogram, budżet oraz oczekiwane rezultaty. Zazwyczaj umowa jest tworzona na początku i wracamy do niej w trudnych sytuacjach, np. przy zmianach lub kwestiach prawnych. Warto zauważyć, że chociaż Agile Manifesto promuje współpracę z klientem od negocjacji umów, nie neguje on ich znaczenia. Podkreśla jedynie, że priorytetem jest współpraca i dostarczanie wartości, co może współistnieć z dobrze skonstruowaną, wspierającą zwinność umową.

Scrum Master nie zawsze ma wpływ na treść umowy – to zadanie dla managementu lub działu prawnego. Powinien jednak rozumieć kluczowe warunki, aby odpowiednio dobrać narzędzia i podejście w codziennej pracy zespołu. Te kluczowe obszary to:

• Zobowiązanie Kontraktowe (ang. Contractual Commitment): Jasne określenie oczekiwań, odpowiedzialności i zobowiązań obu stron, które zapewnia spełnienie warunków umowy. To ustalenia, na co się umawiamy, co wpływa na elastyczność i efektywność współpracy.
• Model Dostarczania (ang. Delivery Model): Jasne określenie komercyjnego modelu, podejścia oraz częstotliwości dostarczania, które definiuje sposób, w jaki produkty lub usługi są dostarczane do klienta. To fundamentalne ustalenia, które mają bezpośredni wpływ na przejrzystość i skuteczność dostarczania wartości.
• Plan i Budżet (ang. Plan and Budget): Jasne określenie zakresu prac, harmonogramu i budżetu zapewnia elastyczny plan, który jest zgodny z kluczowymi etapami realizacji (ang. milestones) oraz definiuje procesy zarządzania zmianami. To plan gry i ramy finansowe, które wpływają na przebieg całego procesu dostarczania wartości.
• Skład Zespołu (ang. Team Setup): Struktura zespołu oraz role, które zapewniają współpracę, ustanawiają normy i wyznaczają procesy ciągłego doskonalenia oraz rozwoju zespołu. To obszar umowy, który bezpośrednio wpływa na zdolność zespołu do dostarczania wartości.
• Model Wyceny (ang. Pricing Model): Określa sposób rozliczeń, co może zarówno wspierać, jak i ograniczać zwinność. Modele mieszczące się w kategoriach Fixed Price, Output Based, Input Based czy Outcome Based wpływają na elastyczność współpracy i stanowią pryzmat, przez który Scrum Master powinien patrzeć na umowę.

Jakie są modele wyceny?

Krótki przegląd popularnych modeli wyceny stosowanych w projektach IT. Z tych modeli wywodzą się konkretne umowy na współpracę komercyjną, tj.:

• Stała cena (ang. Fixed Price): Model, w którym ustalona cena dotyczy określonego zakresu usług lub produktów, np. dostarczenie kompletnej aplikacji mobilnej do zarządzania rezerwacjami, z funkcjami rejestracji użytkowników, wyszukiwania, płatności online i powiadomień, w terminie 6 miesięcy od rozpoczęcia projektu za kwotę 200 000 PLN. W kontekście zwinności umowy Fixed Price mogą stwarzać wyzwania, ponieważ ustalona cena i zakres ograniczają elastyczność w reagowaniu na zmieniające się wymagania. Istnieją jednak mechanizmy, które mogą pomóc w zachowaniu zwinności w takim modelu – na przykład wprowadzenie tzw. Changes For Free, gdzie przewiduje się określoną pulę zmian w ramach ustalonej ceny. Dzięki temu dostawca i klient mogą adaptować zakres prac w miarę postępu projektu bez naruszania podstawowych warunków umowy,
• Model bazujący na dostarczonych rezultatach (ang. Output Based): Model, w którym cena zależy od dostarczonych artefaktów, np. dostarczenie 15 stron dokumentacji technicznej zgodnie z wytycznymi klienta w ustalonym terminie. W kontekście zwinności, taki model może być korzystny, jeśli artefakty są dobrze zdefiniowane, ale może również prowadzić do nadmiernego skupienia na ilości dostarczonych elementów zamiast na ich wartości. Scrum Master powinien pilnować, aby nacisk na dostarczenie artefaktów nie odsuwał zespołu od myślenia o maksymalizacji wartości dla klienta,
• Model bazujący na nakładach (ang. Input Based): Model, w którym cena zależy od nakładu pracy lub zasobów włożonych w projekt lub usługę, np. dostarczenie 400 godzin pracy programisty seniora w celu rozwijania funkcjonalności systemu CRM w określonym przedziale czasowym. Ten model jest często określany jako Time & Material. W kontekście zwinności taki model może być bardziej elastyczny, ponieważ pozwala na adaptację zakresu w miarę postępu prac. Jednak może także prowadzić do ryzyka, że skupienie się na ilości włożonego wysiłku przysłoni faktyczną wartość dostarczaną klientowi. Scrum Master powinien zadbać, aby zespół nie skupiał się tylko na pracy włożonej, ale również na efektywności i wartości dla klienta,
• Model bazujący na osiągniętych efektach biznesowych (ang. Outcome Based): Model, w którym cena zależy od osiągniętych wyników biznesowych lub wartości, jaką usługa lub produkt przynosi klientowi, np. zwiększenie liczby aktywnych użytkowników aplikacji o 30% w ciągu 9 miesięcy. W kontekście zwinności Outcome Based może być idealnym modelem, gdyż naturalnie skupia się na maksymalizacji wartości dla klienta. Jednocześnie należy pamiętać, że model ten niesie wysokie ryzyko dla dostawcy, szczególnie jeśli ten działa poza swoimi głównymi kompetencjami lub nie ma udokumentowanego doświadczenia w dostarczaniu wyników. Takie ryzyko może wymagać dodatkowych mechanizmów zabezpieczających, aby zapewnić równowagę w umowie. Scrum Master powinien wspierać zespół w zrozumieniu, jakie wyniki biznesowe są najważniejsze, i pomagać w dostosowywaniu działań tak, aby te cele osiągnąć. Taki model sprzyja elastyczności, pozwala zespołowi iteracyjnie dostarczać wartość i dostosowywać kierunek działań do bieżących potrzeb klienta.

Dlaczego Scrum Master powinien zainteresować się ustaleniami w umowie?

Zrozumienie umowy pozwala Scrum Masterowi efektywnie wspierać zespół, przewidywać przeszkody i dbać o płynność dostarczania wartości. Oto praktyczne wskazówki podsumowujące tę rolę:

1. Zrozumienie umowy to klucz do sukcesu zespołu: Umowa wpływa na Twoją pracę, więc warto znać jej warunki, aby efektywnie wspierać zespół i pozostałych interesariuszy.
2. Utrzymywanie elastyczności: Znajomość modeli wyceny (Fixed Price, Output Based, Input Based, Outcome Based) pozwala na lepsze zarządzanie oczekiwaniami i unikanie sztywnych ograniczeń.
3. Zdolność do identyfikacji potencjalnych barier: Umowa może być źródłem wyzwań utrudniających zwinność. Scrum Master, choć zwykle nie ma wpływu na jej treść, powinien rozpoznać obszary mogące wpłynąć na pracę zespołu i przygotować go do działania w tych warunkach, minimalizując negatywne skutki.
4. Współpraca ponad formalnościami: Agile Manifesto promuje współpracę z klientem ponad negocjowanie umów. Jako Scrum Master, Twoim zadaniem jest budowanie relacji, które umożliwią zwinne dostarczanie wartości pomimo formalnych ograniczeń.
5. Adaptacja do zmieniających się wymagań: Nawet w sztywnych ramach umowy istnieje miejsce na adaptację. Rola Scrum Mastera to zrozumienie wpływu umów na pracę zespołu, a nie tworzenie czy negocjowanie jej zapisów. Twoja znajomość warunków pozwala na wspieranie zespołu w negocjowaniu zmian w sposób, który minimalizuje ryzyko i maksymalizuje wartość dostarczaną klientowi.

Tab.1. Modele wyceny, przykłady oraz zalety i wyzwania. Źródło: opracowanie własne

Wszystko zaczyna się od umowy

Wiele źródeł frustracji Scrum Masterów tkwi w umowie. Ograniczenia budżetowe, sztywne terminy, brak elastyczności – te wszystkie problemy mają swoje korzenie właśnie w ustaleniach, które zostały w niej zapisane. Umowa to więcej niż papier – to zmaterializowanie strategii biznesowej i ustaleń między stronami. Umowa jest jak źródło rzeki, które nadaje bieg całej współpracy. Scrum Master, sięgając do tego źródła, powinien zrozumieć, jakie ustalenia wpłyną na przepływ wartości i strategię realizacji projektu. Tylko wówczas będzie w stanie wspierać zespół w dostarczaniu wartości zgodnie z założeniami biznesowymi, nie pozwalając, by przeszkody zamuliły ten strumień. Dla Scrum Masterów pracujących w Software House’ach lub obsługujących zewnętrznych klientów, znajomość umów i ich wpływu na współpracę może okazać się kluczowa. Formalne ustalenia zapisane w umowach często kształtują zasady gry, które wpływają na codzienną pracę zespołów. Zrozumienie tych ustaleń pozwala lepiej wspierać zespół, skutecznie zarządzać oczekiwaniami i unikać ryzyk, co w ostatecznym rozrachunku pomaga dostarczać wartość zgodnie z założeniami biznesowymi.

Łukasz Stigler

Inspiruje i prowadzi zespoły jako Agile Coach i Project Manager z ponad 20-letnim doświadczeniem w rozwoju oprogramowania, m.in. w branży motoryzacyjnej i logistycznej. Pomaga zespołom i liderom odkrywać potencjał na styku wizji i działania. Wierzy, że zmiana to szansa, a Agile to sposób myślenia. Miłośnik sportu, majsterkowania i gier komputerowych, ceni równowagę między pracą a życiem prywatnym. Każda retrospektywa to dla niego nauka, a każda rozmowa – inspiracja.

Podobne artykuły

Strefa Felietonu

Zaraz będzie ciemno – czyli czego uczy nas nie tylko prehistoria?

Marcin Wilczak

Strefa Praktyki

Międzykulturowe projekty w świecie ogarniętym wojną

Paweł Sawicki

Strefa Studenta

Studenckie laboratorium projektowe, czyli Samorząd Studentów Politechniki Warszawskiej

Patrycja Kuźmiuk

Strefa Wiedzy

W co gra zespół? Analiza transakcyjna jako narzędzie do samorozwoju i jej wykorzystanie w pracy z zespołem

Marta Soja