Niezależnie od tego, czy pracujemy zwinnie, czy kaskadowo, są rzeczy, które jako kierownicy projektów zrobić musimy. Metryki, raporty, statusy – zarówno komitet sterujący, jak i zespół potrzebują czasami wiedzieć jak się ma projekt. Zdarza się też, że trzeba kogoś przeszkolić i przydałyby się jakieś ciekawe materiały szkoleniowe. Oczywiście, w sieci znajdziemy całą masę „gotowców”, ale umówmy się, że jesteśmy ambitnymi PM-ami i zawsze chcemy zrobić wszystko od początku do końca sami. I tu właśnie docieramy do sedna sprawy. Utarło się już, że PowerPoint jest zły i wszystko co w nim robimy jest nie takie, jakie być powinno. No bo jak trzeba zrobić prezentację, to najczęściej sięgamy właśnie po to narzędzie. O tym, czym zastąpić PowerPointa i jak zrobić prezentację z efektem „wow” dowiecie się z trzeciej już części cyklu „Project Managera skrzynka z narzędziami”.
PowerPoint zły, PowerPoint nudny
Utarło się już, że ten popularny produkt Microsoft do przygotowania prezentacji jest „oklepany”. Ludzie często narzekają na kolejną prezentację w PowerPoincie: bo nudna, bo znowu to samo, bo dużo slajdów, bo nieprzydatna. Końca narzekań nie ma. A ile razy zdarzyło nam się powtarzać to za innymi, a potem poproszeni o przygotowanie jakiegoś podsumowania sami robiliśmy je właśnie przy pomocy niego?
Osobiście nie uważam, że samo narzędzie jest nudne czy złe. Choć mam potrzebę szukania innych alternatyw, to często korzystam i lubię się z PowerPointem. Ważne jest to, co przedstawimy, jaki cel ma nasza prezentacja, do kogo ją kierujemy i w jaki sposób ją przygotujemy. Widziałam nudne prezentacje, ale nie była to wina narzędzia, tylko raczej braku dopracowania zawartości. Często zapominamy o tym, że minimalizm jest kluczem do sukcesu i nawet jeśli mamy dużo treści do pokazania powinniśmy pokombinować, w jaki sposób ją przedstawić, żeby zminimalizować ilość (zwłaszcza tekstu), a zmaksymalizować jakość naszego przekazu.
Narzędzia tego nikomu przedstawiać raczej nie muszę, jednak warto poświęcić trochę czasu na zabawę z nim i sprawdzenie jego możliwości – bo ma ich całkiem sporo, a przeciętny użytkownik wykorzystuje zaledwie około 20% z nich. Dlatego zanim przejdziemy do omówienia kilku „zamienników” podrzucę kilka arcyprostych, ale superważnych rad, dzięki którym już nikt więcej nie zarzuci Wam, że prezentacja była nudna.
Złote zasady przygotowania atrakcyjnej prezentacji to:
- Mniej znaczy więcej. Czasem grafika, czy wykres mogą więcej powiedzieć niż goły tekst. Im mniej tekstu, tym lepiej. Nie oznacza to, że musimy z niego rezygnować, ale zawsze starajmy się dawać ich jak najmniej. Ważmy słowa, usuwajmy tzw. „ozdobniki”, czyli słowa, które nic nie wnoszą, a jedynie upiększają nasz tekst. Polecam wykonanie prostego ćwiczenia. Przygotuj prezentację, a potem przeczytaj tylko słowa, i zastanów się czy jest jakiś wyraz, który po usunięciu nie wpłynie na to, co masz do przekazania. Jeśli je znajdziesz – usuń i tak rób zdanie po zdaniu, slajd po slajdzie. Dzięki temu prostemu zabiegowi sprawisz, że Twoja prezentacja będzie bardziej czytelna
- Fakty. Pisz o faktach, przedstawiaj liczby, skup się na tym co jest istotne dla Twojego odbiorcy. Tworząc prezentację pamiętaj zawsze, do kogo jest skierowana. Nieważne, czy będzie to kilka slajdów w PowerPoincie czy jednostronicowe podsumowanie w PDF, zawsze miej na uwadze odbiorcę. Przygotowujesz materiał, który ma wspomóc to co masz do powiedzenia, nie musisz na nim umieszczać wszystkiego. A jeśli nie jesteś pewien – pytaj swoich interesariuszy o ich oczekiwania
- Zaskocz mnie. Aby Twoja prezentacja została zapamiętana i Twoi odbiorcy uważnie Cię słuchali, polecam zbudować swoją prezentację tak, by czymś zaskoczyła. Może to być zabawna grafika, mem, jakieś ciekawe zdjęcie, sprzeczny komunikat. Zrób coś, co przykuje uwagę. Jeśli jest to prelekcja, podczas której slajdów mogłoby w ogóle nie być, zawsze możesz się nimi posiłkować w celu zwrócenia na siebie uwagi i wtedy każdy slajd może zaskakiwać. Jednak jeśli jest to szkolenie, w trakcie którego uczestnicy muszą zdobyć konkretną wiedzę – zrób takie „przerywniki” co jakiś czas. A jeśli musisz zrobić raport dla zarządu, to może miłą odmianą będzie chociażby slajd ze zdjęciem zespołu, który pracuje razem z Tobą. Ważne jest to, by nie przesadzić
- Inspiruj się, inspiruj innych. Sam bazuj na tym co Tobie się podoba, kombinuj, zmieniaj, zbieraj opinie. Dodawaj ciekawostki. Tak obrana droga może doprowadzić Cię do mistrzowskiego poziomu, kiedy to inni będą inspirować się prezentacjami Twojego autorstwa
Prezi
No dobrze, chyba udało mi się już ustalić, że PowerPoint wcale nie jest taki zły. Jednak nie oznacza to, że musimy z niego zawsze korzystać. Warto szukać alternatywnych narzędzi i śledzić najnowsze trendy, by zaskakiwać odbiorców swoich raportów, czy prezentacji. Zaskakiwanie nie ma być jednak celem samym w sobie, powinno nam zależeć na tym, by to, co przekazujemy było czytelne i łatwo przyswajalne, żeby inni aktywnie udzielali się podczas spotkań, albo chętnie nas słuchali, czy czytali nasze komunikaty.
Kilka lat temu ogromną popularnością zaczęła się aplikacja Prezi. Było to pierwsze narzędzie, które dość szybko zyskało rzesze swoich fanów, którzy momentalnie porzucili PowerPointa na rzecz właśnie tej aplikacji.
Prezi ma wiele plusów – związanych głównie z bardziej nowoczesnymi wzorami slajdów. Różne gotowe wzory pozwalają nam na szybką edycję i bardzo przejrzyste przedstawienie tematu. Z góry niejako narzuca nam ograniczenie tekstu i sugeruje bardziej wizualne podejście. Dla osób, które mistrzami grafiki nie są jest to wprost idealna aplikacja, przede wszystkim dlatego, że jest prosta w użyciu i bardzo intuicyjna. Interfejs jest tak zaprojektowany, że przygotowując prezentację jesteśmy niemalże krok po kroku prowadzeni do kolejnych slajdów. De facto wszystko na końcu kumulowane jest w jeden obrazek i od niego potem zaczynamy naszą prezentację. Klikając dalej, powiększamy jedynie kolejne obszary.
Rys. 1. Prezentacja w Prezi
Źródło: opracowanie własne
Prezi wspaniale nadaje się do raczej krótkich tematów, do przedstawienia krok po kroku procesu, czy struktury organizacji. Wersja podstawowa jest bezpłatna, jeśli jednak mamy ochotę na więcej, ceny wahają się od 5 do 59 dolarów za miesiąc użytkowania dla indywidualnej osoby. Jeśli potrzebujemy dostępu dla swojej firmy czy zespołu, można skontaktować się ze wsparciem przez formularz na stronie www.prezi.com. Oczywiście im wyższy pakiet, tym więcej możliwości.
W najwyższym pakiecie jest dostępna np. opcja Prezi Analytics, która pozwala na generowanie raportów. Wersja podstawowa pozwala nam na stworzenie prezentacji, jednak musimy pamiętać o tym, że zapisując pracę na swoim koncie, staje się ona ogólnodostępna i każdy w sieci szukając czegoś o podobnej tematyce może znaleźć nasz plik i ma do niego wgląd. Mamy również możliwość ściągnięcia zachowanej prezentacji na nasz komputer, co ułatwia nam prezentowanie jeśli akurat nie mamy dostępu do Internetu.
Rys. 2. Prezentacja w Prezi
Źródło: opracowanie własne
Przewaga Prezi kończy się w momencie próby drukowania materiałów. Tu klasyczny PowerPoint daje nam mnóstwo opcji od drukowania całych slajdów po „handouty”, z miejscem na notatki. Gotowy materiał możemy zapisać jako PDF, ale trzeba wykupić wyższą wersję.
Canva
Raporty, CV, infografiki, dokumenty, plakaty, prezentacje i wiele innych materiałów zrobić można w Canvie. Osobiście używam jej od jakichś dwóch lat i jestem nią zachwycona. Szybka, prosta grafika, post czy plakat, czasami krótki raport – wszystko to możemy zrobić na stronie www.canva.com. Zakładamy konto i możemy zaczynać naszą przygodę z tym narzędziem. Dużo gotowych wzorów, część bezpłatna, za inne musimy zapłacić.
Jednak ceny zaczynają się od około 1 dolara do maksymalnie kilku, wszystko zależy od tego, co chcemy wykorzystać. Jeśli jednak mamy jakieś własne zdjęcia lub samodzielnie stworzone inne grafiki, to możemy je równie łatwo załadować i wykorzystać w swojej pracy. Każdy gotowy wzór możemy dowolnie przerabiać, edytowalne są wszystkie elementy od tła, po tekst i grafiki.
Rys. 3. Dashboard w Canvie
Źródło: opracowanie własne
Canva jest niebywale intuicyjna, daje nam mnóstwo możliwości, a przede wszystkim pozwala na stworzenie bardzo estetycznych i miłych dla oka materiałów. Mały minus za niewielką ilość polskich czcionek i brak opcji offline. Żeby stworzyć jakąkolwiek grafikę musimy mieć dostęp do sieci. Jednak po skończonej pracy możemy zapisać wszystko to co zrobiliśmy w formacie .pdf, .png lub .jpg.
Przygotowane w Canvie grafiki są dobrej jakości i mogą być jedynie elementem większej prezentacji, którą tworzymy przy użyciu innych narzędzi. Duży plus to także możliwość dzielenia się naszymi „dziełami” z innymi. Mamy opcję wysłania linka do materiału na maila naszych współpracowników, możemy też stworzyć konto dla całej grupy i je współdzielić z innymi. Dzięki temu kilka osób ma wgląd w to co jest gotowe, może samodzielnie coś zmienić albo przygotować swoją część na tym samym wzorze, który my już wykorzystaliśmy. Na pewno ułatwia to nam życie wtedy, gdy nad jedną prezentacją pracuje kilka osób.
Canva to dla mnie taki e-grafik, dostępny zawsze, pełen inspiracji i gotowych rozwiązań.
Piktochart
To narzędzie dla osób, które lubią jednostronicowe podsumowania. Oferuje ciekawe wzory, dużą liczbę infografik, daje nam też możliwość przygotowania kilkustronicowych prezentacji. Dla mnie jednak jest narzędziem, po które sięgam, gdy chcę przygotować na jednej kartce streszczenie postępu prac, których objętościowo było dużo i muszę się ograniczyć.
Wzory wizualnie są podobne do tego, co znaleźć możemy także w Canvie. Stylistyka jest raczej minimalistyczna, w kierunku nowoczesnych, prostych, ale kolorowych raportów. Oczywiście, to kwestia gustu, czy komuś się to podoba, czy nie.
Piktochart to narzędzie dostępne wyłącznie przez stronę www.piktochart.com. Logowanie jest banalne, wystarczy założyć konto podając e-mail i ustawiając hasło. Obsługuje polskie czcionki, więc nie ma problemu z raportami czy prezentacjami w naszym ojczystym języku.
Rys. 4. Tworzenie infografiki i mapy w Piktochartcie
Źródło: opracowanie własne
Gotową pracę możemy ściągnąć w formacie .jpg lub .png, jeśli marzy nam się wersja w .pdf musimy niestety wykupić pakiet, który daje nam znacznie więcej opcji. Na ten moment są dwa rodzaje abonamentu, 15 lub 29 dolarów miesięcznie, wykupując roczny abonament 2 miesiące dostajemy za darmo. W trakcie testowania jest także nowa opcja, która ma nareszcie umożliwić pracę całego zespołu na 1 koncie, ale nie jest póki co oficjalnie udostępniona. Możemy także dodawać tu swoje grafiki, jednak dla bezpłatnie korzystających osób limit to 40 MB dostępnej pamięci.
Narzędzie to ma także opcję, której długo szukałam. Mianowicie, możemy wkleić mapę i dowolnie ją konfigurować, zmieniać kolory, zaznaczać na niej miejsca. W łatwy sposób możemy też tworzyć wykresy.
Piktochart jest naprawdę prosty w obsłudze i pozwala na tworzenie niebanalnych raportów. Warto spróbować i samemu się o tym przekonać.
Co jeszcze?
Programów do przygotowywania grafik, czy prezentacji jest całe multum. Jak zwykle polecam Wam to, czego sama używam i co mi ułatwia pracę. Gdybym miała podzielić się własnymi statystykami, z PowerPointa korzystam w zdecydowanej większości przypadków, ale ja go po prostu lubię i staram się z niego korzystać wtedy, kiedy potrzebuję, zawsze starając się przykuć czymś uwagę moich odbiorców. Jednak często korzystam także z innych, między innymi opisanych powyżej, narzędzi lub łączę je dlatego, że ułatwiają mi pracę i dają zupełnie inne, nowe możliwości. A że mistrzem tworzenia własnych grafik od podstaw nie jestem, posiłkuję się tym, co jest już dostępne i co może mnie zainspirować do przedstawienia czegoś w inny, atrakcyjny sposób. Wybór oczywiście subiektywny, ale poparty kilkoma latami doświadczeń. Dla Was, drodzy Czytelnicy, ma być inspiracją do spróbowania czegoś nowego. Jeśli macie swoje ulubione narzędzia i chcielibyście się nimi ze mną podzielić, zapraszam do kontaktu: ada.grzenkowicz@pmi.org.pl.
[ENG] Leader, Agile ways of working enthusiast. Has over 10 years experience with multicultural teams. Support teams achieving their goals, delivering projects and solutions that are focused on meeting clients needs. People doing the work are priority number one for her and she does her best motivating and empowering them. PMP® & SAFe SPC® certified, trainer and designer of interactive workshop. In her free time, passionate of active forms of leisure, crime stories, baking and cooking.
[PL] Liderka, pasjonatka zwinnej pracy projektowej. Posiada ponad 10-letnie doświadczenie w pracy w zespołach wielokulturowych. Wspiera zespoły w osiąganiu celi i dostarczaniu projektów lub rozwiązań, które spełniają oczekiwania klienta. Wierzy, że w pracy na pierwszym miejscu są ludzie i to ich wspiera w dotarciu do celu. Projektuje gry i interaktywne warsztaty szkoleniowe. Akredytowany trener PMP® oraz SAFe SPC®. W wolnym czasie fanka aktywnego wypoczynku, kryminałów, pieczenia i gotowania.