W artykule „Projekty w Allegro? Tak i to jakie!” nasz kolega Andrzej Kacperski zapoznał Was z tym, jakie projekty i produkty mamy w swoim e-commerce’owym portfelu. Napisał też o podstawowych wyzwaniach, takich jak dynamika rynku e-commerce, konieczność sprostania oczekiwaniom i potrzebom klientów (a nawet ich wyprzedzania). Zwracał też uwagę na rosnącą skalę Allegro. Nasza konkurencja również nie śpi, dlatego coś, co jest dobrym pomysłem dzisiaj, już jutro może okazać się stratą czasu i zainwestowanych środków.
Artykuł sponsorowany
Jak realizujemy strategię
Allegro ma swoją strategię, działy i zespoły, swoje długofalowe plany oraz cele roczne. Mamy też ponad 4800 pracowników w Polsce (łącznie ponad 7000 w sześciu krajach Europy Środkowo-Wschodniej), którzy zgodnie z naszym DNA ciągle szukają możliwości usprawnień i okazji biznesowych. Mamy mnóstwo pomysłów i mimo ponad 200 zespołów produktowych zajmujących się między innymi developmentem, badaniami rynku, marketingiem, analizami prawnymi, UX, spotykamy się z ograniczonymi możliwościami ich wdrażania. Strategia i plany długofalowe służą nam za „kompas”. Jednak zapewnienie, by strategiczne inicjatywy, dotyczące przekrojowo całej organizacji, realizowały strategię, wymaga jasnego obszaru skupienia na dany czas, synchronizacji działań zespołów i podejmowania decyzji w przypadku konfliktów związanych z zależnościami. W idealnym świecie najlepiej, by nie było zależności, ale nasz świat nie jest (jeszcze) idealny.
Z czym się mierzymy
Kilka lat temu cele były stawiane przed pojedynczymi zespołami produktowymi. Mieliśmy ich około 80, pracowały w jednej lokalizacji, a każdy z nich rozwijał swój kawałek produktu samodzielnie planując i synchronizując swoje prace z innymi.
Dzisiaj mamy więcej zespołów pracujących w różnych lokalizacjach, w trybie pracy hybrydowej, często międzynarodowych. Jedna platforma Allegro to w praktyce wiele produktów, a nawet „biznesów”. Synchronizacja jest potrzebna nie tylko w przypadku rozwoju produktów, ale również działań biznesowych. Dlatego biznes i technologia potrzebują pracować wspólnie w ramach operacyjnych jednostek biznesowych.
Wyzwanie polega na zapewnieniu zrozumienia i skupianiu się na najważniejszych celach dla całej organizacji przy zmieniających się priorytetach. Jak uzyskać współpracę i synergię zespołów w projektach obejmujących wiele jednostek? Jak systematycznie dostarczać naszym klientom najlepsze, działające i odpowiadające ich potrzebom produkty?
Jak to robimy
Aby zaadresować te pytania wdrożyliśmy proces planowania kwartalnego, który poprzez zebranie w jednym miejscu osób odpowiedzialnych za produkty w ciągu tygodnia roboczego miał doprowadzić do utworzenia zsynchronizowanych planów (stąd nazwa: Sync + Week) na następny kwartał. Pomimo wielu modyfikacji procesu na przestrzeni kolejnych kwartałów jego rezultaty pozostały niezmienne: uzgodnione cele na kwartał zgodne z priorytetami strategicznymi oraz potwierdzony zakres współpracy pomiędzy zespołami. To, jak działa proces, oceniamy na podstawie określonych KPI-ów: czasu trwania procesu, liczby zgłoszonych zależności między zespołami, procentu zależności, które przeszły przez proces oraz liczby konfliktów zasobów, które należało rozwiązać na wyższym poziomie zarządzania.
Gdzie osadzony jest SyncWeek
SyncWeek jest jednym z wielu procesów Allegro Governance Model, wspierających realizację naszej strategii. Był jednym z pierwszych, odpowiadał na konkretną potrzebę. Pozwolił też – jak papierek lakmusowy – zarządzić innymi obszarami, wpływającymi na efektywną współpracę i realizację celów. Obnażył inne elementy, które wymagały usprawnienia i uwagi, często, jak to posłaniec, był też przez to przedmiotem krytyki. Dzięki reagowaniu na feedback i wyraźnemu określeniu ram dorósł, okrzepł, stał się stałym elementem naszego heartbeatu oraz katalizatorem usprawnień innych procesów.
Proces SyncWeek nie obejmuje „rozliczania” tego, co zostało dostarczone produktowo i w ramach celów w poprzednim kwartale, od tego jest Quarterly Business Review. Nie obejmuje też bieżącej aktualizacji i synchronizacji planów międzyzespołowych w ramach ich backlogów. Samo przygotowanie potrzeb skierowanych do innych zespołów odbywa się w ramach tzw. refinementu backlogów zespołów w ramach ich pracy zwinnej (np. Scrum) i pozostaje w ich gestii, a proces SyncWeek nadaje jedynie ramy, w których należy się zmieścić, aby samo planowanie przeszło efektywnie.
Jak przebiega SyncWeek
Samo potwierdzanie, na czym skupimy się w nadchodzącym kwartale trwa 7-9 dni roboczych, przy czym dążymy, aby docelowo był to jeden tydzień roboczy. To, co zespoły uzgadniają między sobą jako pole do współpracy jest standaryzowane za pomocą “Definition of ready”, czyli zestawu zasad, które mają wprowadzić wspólne rozumienie, o czym mówimy, do czego dążymy i jak to rozumiemy. Współpraca jest potwierdzana za pomocą zadań zaakceptowanych (lub nie) w systemie Jira, jednocześnie są one połączone bezpośrednio z elementami strategii, aby transparentnie wskazać, że są to najważniejsze aktualnie tematy do realizacji. Przypadki konfliktów są rozwiązywane na różnych poziomach decyzyjnych, od Product Managerów, Development Managerów aż do Executive Team (dalej Exec Team). Im lepiej zrozumiałe priorytety, tym większa możliwość rozwiązania konfliktów na niższych poziomach decyzyjnych. O rosnącej dojrzałości naszego procesu świadczy to, że od czterech edycji Exec Team nie musiał być zaangażowany w podejmowanie decyzji rozwiązujących konflikty.
Priorytetyzacja i skalowalność
Jednym z najważniejszych usprawnień naszego procesu było jawne wprowadzenie priorytetyzacji dla kluczowych inicjatyw. Planowanie każdego kwartału rozpoczynamy od spotkania w konwencji Q&A – pytania i odpowiedzi, z reprezentantami Exec Teamu, którzy potwierdzają priorytety na nadchodzący kwartał i odpowiadają na pytania osób planujących. Dziś priorytetyzacja wydaje się oczywista, wcześniej najważniejsze było wszystko. Komunikowanie priorytetów i pełna transparentność znacząco ułatwiają focus, planowanie kolejnego kwartału i ograniczają konflikty. Jest to też niezbędny element dla skalowalności procesu.
Czy można lepiej
Nasz proces SyncWeek nie jest perfekcyjny, ani książkowy. Wiemy o wielu elementach, które można i należy w nim jeszcze poprawić. Ma jednak tę zaletę, że działa, rozwija się, skaluje i jeszcze w tym roku będziemy organizowali jego 20. edycję. Oznacza to, że od 5 lat jest z nami i mimo zmieniającego się otoczenia pozwala na takie ułożenie prac zespołów, by rzeczy ważne dla całej firmy mogły się wydarzyć.
Słownik
SyncWeek: Kwartalny proces, podczas którego zespoły Allegro potwierdzają aktualne priorytety, doprecyzowują oczekiwane rezultaty biznesowe i roadmapy produktowe oraz identyfikują wzajemne zależności i uzgadniają wzajemne wsparcie na nadchodzący kwartał. Proces w założeniu ma trwać jeden tydzień (Sync+Week).
Definition of ready: Zbiór zasad wypracowany i zaakceptowany przez zespoły Allegro, które w przypadku zależności i potrzeby wsparcia podczas uzgadniania celów w nadchodzącym kwartale, pozwalają uzgodnić i upewnić się, że wszyscy zaangażowani dobrze rozumieją do czego dążymy.
Pasjonat dostarczania wartości i osiągania celów poprzez projekty. Mający ponad 20-lat doświadczenia w zarządzaniu projektami, programami i portfolio projektów, w środowiskach rozproszonych, międzynarodowych i wielokulturowych. Ekspert posiadający praktyczną wiedzę w różnych metodykach, który rozumie, że zwinne cele biznesowe wymagają: ciągłej innowacji, zdolności adaptacji produktu, ludzi i procesów, wiarygodnych wyników. Entuzjasta i champion OKR (Objectives and Key Results), współpracownik Collegium Da Vinci. W Allegro pracuje ponad 10 lat (prowadził
projekt wydzielenia Allegro po sprzedaży przez Naspers), obecnie w Allegro PMO zajmuje się zarządzaniem portfolio projektów strategicznych.
Agile Coach / Chief Scrum Master / psycholog. Podejmuje wyzwania związane z wdrażanie i rozwojem podejścia zwinnego w organizacjach. Kiedyś Java Developer i manager zespołu. Ma inżyniera we krwi, psychologa w sercu i biznesowca z rozsądku.