W dzisiejszym niezwykle dynamicznym środowisku biznesowym coraz więcej zespołów projektowych działa w warunkach przypominających pracę z produktem. Niezależnie jednak od tego, czy mówimy o produkcie, czy projekcie, cel pozostaje ten sam – dostarczyć wartość biznesową. Zespoły coraz częściej pracują iteracyjnie, pozostają blisko użytkownika i mierzą sukces nie tylko dostarczonym zakresem, ale realnym efektem swoich działań. Trend ten jest szczególnie widoczny w szeroko pojętym sektorze IT.
Znajdując się w tak zdefiniowanej rzeczywistości, możemy wykorzystać ją na naszą korzyść, wprowadzając do codziennej pracy narzędzia i koncepcje, które pierwotnie powstały z myślą o zarządzaniu produktem. Tym sposobem jako project managerowie możemy w naturalny sposób poszerzyć wachlarz możliwości i w efekcie usprawnić nasze działania bez potrzeby robienia rewolucji. Poznaj trzy narzędzia i koncepcje produktowe, które z powodzeniem możesz wykorzystać w pracy z projektami, niezależnie od tego, czy działasz w środowisku zwinnym, tradycyjnym czy hybrydowym. Każde z nich wspiera inny etap pracy project managera, a wspólnie tworzą niezwykle praktyczny zestaw – RICE pomaga wybrać, co warto zrobić, User Story Mapping ułatwia zaplanowanie, a TARS pokazuje, czy miało to sens.
Ustal priorytety swoich zadań
Framework RICE to prosta, ale bardzo skuteczna metoda priorytetyzacji zadań mających znaleźć się w zakresie naszego projektu. RICE jest akronimem słów: Reach (zasięg), Impact (wpływ), Confidence (pewność) oraz Effort (nakład pracy) i to właśnie do tych czterech kryteriów przydzielać będziemy wartości liczbowe, które następnie, po wstawieniu do prostego wzoru matematycznego, dadzą nam wynik określający poziom istotności każdego z analizowanych zadań. Przyjrzyjmy się bliżej wszystkim elementom oceny.
Reach – wskazuje, ilu użytkowników obejmuje dane zadanie. Określamy, czy dana zmiana zostanie wdrożona globalnie, czy też zauważą ją jedynie osoby korzystające z konkretnego modułu. Do oceny możemy wykorzystać zarówno wartości nominalne (np. jeśli zmiana dotyczy 300 użytkowników, przypisujemy jej R = 300), jak i uproszczoną skalę liczbową od 1 do 5 (np. jeśli zmiana dotyczy połowy użytkowników, R = 2,5). Kluczowe jest, aby raz wybrany sposób oceny stosować konsekwentnie we wszystkich analizowanych zadaniach.
Impact – określa, jak silny wpływ będzie miało dane zadanie na użytkowników zdefiniowanych w sekcji Reach. Zastanawiamy się, czy realizacja przyniesie jedynie drobne usprawnienie, czy też znacząco poprawi doświadczenie użytkownika i zwiększy jego satysfakcję. Do oceny proponuje się skalę od 1 do 5, gdzie 1 oznacza bardzo niski wpływ, a 5 – najwyższy.
Confidence – określa, jak bardzo jesteśmy przekonani o trafności naszej oceny z sekcji Impact. Zastanawiamy się, czy wysoki wpływ, który przypisaliśmy zadaniu, wynika z naszych obserwacji i intuicji, czy też opieramy się na twardych danych i konkretnych sygnałach. Pewność najczęściej wyrażamy w procentach – 100% oznacza pełne przekonanie, a wartości poniżej 50% sugerują pomysł bez solidnego potwierdzenia. Przy ocenie warto skorzystać z narzędzia Confidence Meter, które pomaga lepiej umiejscowić się na skali.
Effort – określa, jak dużego nakładu pracy wymaga realizacja danego zadania. Najlepszym źródłem tej informacji będzie zespół odpowiedzialny za wdrożenie rozwiązania. W ocenie możemy posłużyć się wcześniej ustalonymi wartościami w story pointach (np. 1, 3, 5, 8, 13…) albo podejść do tematu bardziej ogólnie, stosując skalę od 1 do 5, gdzie 1 oznacza niewielki wysiłek, a 5 bardzo duży.
RICE Score – to końcowa wartość, która pozwala określić priorytet zadania na podstawie czterech wcześniej ocenionych składowych. Aby ją obliczyć, podstawiamy wartości do wzoru: (Reach × Impact × Confidence) / Effort.
Otrzymany wynik możemy porównać z innymi zadaniami, stosując tę samą skalę. Im wyższy RICE Score, tym wyższy priorytet. W ten sposób zyskujesz logiczne, proste i transparentne narzędzie do podejmowania decyzji. Dla project managera oznacza to także większą przejrzystość w ustalaniu priorytetów oraz możliwość łatwiejszego argumentowania swoich decyzji przed interesariuszami.
Zakres z perspektywy użytkownika
User Story Mapping jest narzędziem, które pozwoli nam wyjść poza ramy klasycznej listy zadań znajdującej się w backlogu i spojrzeć na projekt oczami użytkownika. Na jednym wizualnym schemacie umieszczamy chronologicznie wszystkie zadania składające się na ścieżkę, którą przebywa użytkownik, aby osiągnąć swój cel. Sam schemat mapy jest prosty: górna linia przedstawia główne kroki użytkownika opisane wysokopoziomowo (np. użytkownik loguje się, przegląda produkty, wypełnia formularz). Pod każdym z głównych kroków wypisujemy bardziej szczegółowe zadania i czynności, które pozwolą mu przejść przez dany etap (np. pod krokiem użytkownik loguje się, znajdą się zadania takie, jak: użytkownik podaje adres e-mail i hasło, aby się zalogować; użytkownik może zmienić hasło; użytkownik może skorzystać z opcji przypomnienia hasła). Najniższa linia rozbija nasze zadania i czynności z poprzedniego poziomu na konkretne user stories przeznaczone do implementacji technicznej. Przykładowe user story dla zadania użytkownik podaje adres e-mail i hasło, aby się zalogować, mogłoby brzmieć: jako użytkownik chcę zalogować się do systemu, podając adres e-mail i hasło, aby uzyskać dostęp do swojego konta. Stworzona w ten sposób mapa pozwoli nam zachować wspólny obraz projektu, zrozumiały zarówno dla PM-a, jak i deweloperów czy innych interesariuszy. Będzie też świetnym wsparciem przy ustalaniu priorytetów zadań i dzieleniu wdrożenia projektu na kolejne iteracje, zmniejszając ryzyko błędnych założeń i nieporozumień.
Zmierz sukces swojej inicjatywy
Framework TARS jest narzędziem służącym do oceny wykorzystania i przydatności wdrażanej przez nas funkcji. TARS to akronim pochodzący od słów opisujących poszczególne etapy cyklu życia nowo wdrażanej inicjatywy: Target (cel), Adopted (adopcja), Retained (utrzymanie) i Satisfied (satysfakcja). Każdy z tych czterech elementów to osobna metryka, która pozwala zmierzyć poszczególne etapy dotarcia z naszym rozwiązaniem do użytkowników końcowych.
Target – określa, do jak szerokiej grupy kierujemy daną funkcję. Może to być cała baza użytkowników (100%) lub wybrany segment, np. tylko administratorzy. Wartość możemy przedstawić procentowo lub liczbowo – w zależności od kontekstu. Kluczowe jest, aby przy kolejnych ocenach w ramach frameworku konsekwentnie stosować raz wybraną formę.
Adopted – pokazuje, jaka część grupy docelowej (określonej w metryce Target) faktycznie skorzystała z funkcji po raz pierwszy.
Retained – wskazuje, ilu użytkowników wróciło do funkcji po pierwszym użyciu (Adopted) i skorzystało z niej ponownie. Częstotliwość powrotów ustalana jest indywidualnie – może to być dzień, tydzień, miesiąc lub inny przedział czasowy, zależnie od kontekstu i charakteru funkcji.
Satisfied – określa, jaki odsetek użytkowników, którzy wrócili do funkcji (Retained), jest z niej realnie zadowolony. Poziom satysfakcji to wartość względna, którą możemy mierzyć na różne sposoby – od prostej ankiety z oceną w skali 1–5, po pogłębione wywiady, w których pytamy o konkretne doświadczenia i wartość dostarczonego rozwiązania.
Po zebraniu wszystkich czterech metryk możemy opcjonalnie wyliczyć współczynnik użytkowników zadowolonych z funkcji do całej grupy docelowej (Satisfied/Target), który może być przydatny np. podczas porównywania różnych wdrożonych funkcji lub nawet całych projektów. Dla project managera TARS to sposób na ocenę faktycznego efektu wdrożenia. Pomaga sprawdzić, czy dostarczone rozwiązanie rzeczywiście działa i daje wartość, zamiast kończyć projekt w momencie samego oddania funkcji do użytku.
Czas na działanie
Przedstawione powyżej narzędzia, choć wywodzą się ze świata produktu, mogą zostać z sukcesem wykorzystane przy Twojej pracy z projektami. Pomogą Ci nie tylko skuteczniej dowozić zadania, ale także rozumieć ich sens i wartość, a także mierzyć realny efekt ich implementacji.
Product i project manager działający w branży IT. Na co dzień łączy zwinne podejście projektowe z produktowym, koncentrując się na dostarczaniu realnej wartości biznesowej. Entuzjasta checklist, frameworków i zdrowego rozsądku w pracy PM-a. Po godzinach pasjonat boksu, koszykówki i gier wideo.