Organizujesz wewnętrzne szkolenia, masz wiedzę i doświadczenia projektowe, którymi chcesz się podzielić, a może jesteś po drugiej stronie i szukasz pomocy osób z większym doświadczeniem w zarządzaniu projektami? Podpowiem Ci jak możesz się za to zabrać – przedstawię scenariusz warsztatu, który pomoże Ci zaoszczędzić trochę czasu, a wiesz dobrze, że czasu nigdy zbyt wiele.
Artykuł sponsorowany
W procesie uczenia ważne jest, by umieć zastosować nowo zdobytą wiedzę w praktyce, odnieść ją do własnych doświadczeń. Zgodnie ze schematem uczenia, znanym jako cykl Kolba, uczenie to sekwencja powtarzających się etapów (doświadczenie, refleksja, teoria, praktyka), z których kluczowym jest właśnie doświadczenie.
Warsztat Questions & Answers (Q&A), na którego omówieniu się dzisiaj skupię, ma na celu maksymalną koncentrację na zagadnieniach zgłaszanych przez uczestników i zapewnienie im wyboru opcji spośród wielu dostępnych wariantów. Co więcej, przy założeniu stosunkowo nie pracochłonnego przygotowania ze strony prowadzących.
Skąd warsztaty Q&A z zarządzania projektami w Allegro?
Oczywiście, wszystko zaczęło się od zgłoszenia potrzeby szkoleniowej przez jeden z zespołów Allegro. Dodam tylko, że jako Portfolio Management Office nie zajmujemy się bezpośrednio szkoleniami z zarządzania projektami, skupiamy się na zarządzaniu portfelem inicjatyw strategicznych (Dowiesz się więcej na ten temat z artykułu Projekty w Allegro? Tak i to jakie!). Jak możesz się domyślać przy realizacji zgłoszonej potrzeby szkoleniowej, problemem był czas, zarówno prowadzących jak i uczestników. Przygotowanie koncepcji pełnowymiarowego szkolenia z ćwiczeniami i jego przeprowadzenie byłoby czasochłonne. Stąd pomysł szkolenia w formule Q&A, podczas którego właściwie z marszu praktycy zarządzania projektami mogliby pomóc w rozwiązaniu typowych projektowych wyzwań osobom, które potrzebowały rozwinąć te kompetencje.
Pigułka teorii i wyzwania uczestników
Również w tym przypadku najistotniejsze było przygotowanie przed warsztatem i to zarówno uczestników jak i wewnętrznych ekspertów. Pomógł wywiad z liderem zespołu, który pozwolił zrozumieć rodzaj wyzwań, z którymi mierzy się zespół oraz typ i skalę projektów, jakie realizuje. Zostało to jeszcze pogłębione w ankiecie skierowanej do członków zespołu, przyszłych uczestników szkolenia. Zebrane wyzwania projektowe poparte konkretnymi sytuacjami z realizowanych projektów, a także pytania do ekspertów pozwoliły zaplanować warsztat skrojony pod potrzeby uczestników.
Dodatkowo, aby wyrównać wiedzę uczestników, przekazać podstawy inicjowania, planowania, monitorowania i finalizacji projektów, wykorzystaliśmy szkolenie online profesjonalnie przygotowane w ramach Akademii Allegro. Uczestnicy zapoznali się z pigułką wiedzy z zarządzania projektami jeszcze przed warsztatem Q&A. Pozwoliło im to samodzielnie odnaleźć pewne odpowiedzi a ekspertom dało bazę wiedzy, do której mogli odwoływać się podczas warsztatu, dzieląc się własnymi doświadczeniami.
Ty również możesz wykorzystać to szkolenie online! Wystarczy, że masz konto na platformie zakupowej allegro, a automatycznie masz dostęp do wszystkich szkoleń zebranych w Akademii Allegro. (allegro.pl/akademia/zarzadzanie-projektami)
Akademia Allegro to platforma szkoleniowa tworzona przez specjalistów z Allegro oraz niezależnych ekspertów. Sprawdź jakie szkolenia i podcasty tam na Ciebie czekają.
Źródło: materiały własne Akademii Allegro
Przygotowanie ekspertów przed warsztatem
Szkolenie nie byłoby sukcesem bez dobrze dobranego panelu ekspertów. W moim przypadku byli to Dominika, Monika, Przemo i Rafał, reprezentujący zespół PMO, Agile Coach’ów oraz Business Services & Automation. To co ich łączy to pasja do tego co robią, praktyka oraz duża chęć dzielenia się wiedzą i doświadczeniami a także umiejętność słuchania. Jako panel ekspertów już przed szkoleniem zapoznaliśmy się ze zgłoszeniami uczestników, wymieniliśmy się myślami co warto im podpowiedzieć, i co ważne każdy mógł dodać swoją perspektywę, propozycję rozwiązania, które dla niego było pomocne. Jesteśmy różni i w różny sposób radzimy sobie z wyzwaniami, dlatego niekoniecznie coś, co zadziałało w jednym przypadku zadziała też w drugim. Stąd mnogość opcji pozwala znaleźć rozwiązanie, które najbardziej z nami rezonuje.
To na co chcę zwrócić jeszcze Twoją uwagę to potwierdzenie zasad współpracy z ekspertami jeszcze przed warsztatem. Dla mnie ważne było, żebyśmy skupili się na uczestnikach i nie negowali prezentowanych przez innych ekspertów wskazówek, nie dyskutowali, które podejście jest lepsze. Niby oczywiste, ale z perspektywy zarządzania ryzykiem, warto ustalić to na wstępie.
Podczas warsztatu potrzebna będzie też osoba w roli moderatora, która pilnuje agendy i sukcesywnie przechodzi do kolejnych zgłoszonych przez uczestników wyzwań.
Interaktywny warsztat i indywidualne konsultacje
Podążając za dobrymi praktykami każde spotkanie zaczynam od podkreślenia jego celu. W tym przypadku pomocne było dodanie wstępu od lidera zespołu zgłaszającego potrzebę szkoleniową. Taki wstęp pozwolił przybliżyć kontekst i wyjaśnić dlaczego rozwój kompetencji z zarządzania projektami właśnie teraz jest ważny dla zespołu.
To jedyna część oficjalna tego warsztatu, reszta jest już bardziej interaktywna, „luźna”, tak aby stworzyć atmosferę, która sprzyja mówieniu o trudnościach. Inspiruje również do tego, żeby uczestnicy warsztatu aktywizowali się z własnymi pomysłami na rozwiązania lub też sympatyzowali z innymi uczestnikami z uwagi na takie same wyzwania i dorzucali swoje przykłady.
Jako eksperci-praktycy, dobrze wiemy, że problemy w projektach to rzecz absolutnie normalna a uczestnicy ze swoimi wyzwaniami nie są odosobnieni. Najczęściej powtarzają się te same zagadnienia: puchnący zakres projektu, rosnące wymagania, trudności w zarządzaniu współpracownikami, nieefektywne spotkania czy pytania o narzędzia, które mogłyby utrzymać projekt w ryzach i śledzić jego faktyczny postęp.
Dotychczas, realizowaliśmy warsztat tylko w formule online i trwał on 3h. Jak się domyślasz trudno w 3h poruszyć wszystkie wątki, a pytania pojawiają się też po szkoleniu, dlatego zachęcamy uczestników, żeby w razie pytań zwracali się bezpośrednio do nas – ekspertów.
Każdy z uczestników zabrał coś dla siebie, a Ty co zabierasz?
Podsumowanie szkolenia pokazało, że każdy z uczestników wziął ze szkolenia to co jemu było najbardziej potrzebne i wyszedł z zapakowaną skrzynką z narzędziami do rozwiązywania nie tylko projektowych wyzwań. To co podkreślali po szkoleniu to doskonały mix wiedzy i dobrych praktyk zarządzania projektami, zwinnego podejścia, różnych perspektyw, specyfiki firmy, co było szczególnie istotne dla nowych osób, które w ostatnim okresie dołączyły do Allegro.
Ja również zapakowałam swoją skrzynkę z narzędziami, ponieważ wskazówki moich koleżanek i kolegów były także dla mnie inspiracją. Jedna z nich dotyczyła planowania i zarządzania ryzykiem – drogi Kierowniku Projektu, planując pracę pamiętaj o sezonie urlopowym, świętach. Nie ma nic bardziej prozaicznego niż zaskoczenie, że w grudniu są Święta a prace projektowe nie będą realizowane w takim samym rytmie jak w innym miesiącu. Kalendarz to jedno z kluczowych narzędzi Project Managera, nieprawdaż?
Osobiście uwielbiam uczyć się od innych. Może Ty również lubisz testować rozwiązania podsunięte przez znajomych i nieznajomych praktyków. Jeśli masz ochotę, podziel się swoimi doświadczeniami z testowania tej formuły warsztatów. A może już stosujesz podobny model szkoleń? Chętnie dowiem się jak to wygląda u Ciebie, bo każda okazja kiedy dzielisz się wiedzą jest okazją do nauki – również dla Ciebie.
Źródło: materiały własne Allegro
Ekspert Portfolio Management z wieloletnim stażem w międzynarodowych organizacjach. Entuzjastka projektowego porządku, który pomaga najbardziej skomplikowane projekty przedstawić i poprowadzić w przewidywalny sposób. W Allegro pracuje od 3 lat. Stara się łączyć świat projektowy z produktowym, tworząc rozwiązania w oparciu o najlepsze praktyki dostępne w Allegro i na świecie, bo po co wyważać otwarte drzwi. Jest dumna, że oprócz studiów ekonomicznych ma na koncie obronioną pracę inżynierską z zakresu optymalizacji żywienia borówki amerykańskiej.