Jaki jest przepis na efektywną pracę? Zdradzę pointę: każdy z nas ma swój własny. Właśnie dlatego nadmierne kontrolowanie pracowników jest nieskuteczne. Zamiast tego warto tworzyć środowisko, które sprzyja autonomii, zaangażowaniu i odpowiedzialności.
„Dzień dobry Panie Konradzie. Nasza aplikacja do mierzenia czasu pracy zdalnej oraz biurowej pomaga zwiększyć produktywność pracowników średnio o 36 minut dziennie. Dzięki temu firmy są w stanie precyzyjnie określić, ile czasu pracownicy korzystają z aplikacji związanych z pracą, a ile tracą na rozpraszacze, a także jak wygląda efektywność pracy zdalnej” – taką oto wiadomość znalazłem całkiem niedawno na swojej skrzynce e-mail. Czy chciałbym pracować w firmie, która rejestruje każdy ruch myszką wszystkich pracowników? Znasz odpowiedź.
Kontrola najwyższą formą…
Nie neguję monitoringu całkowicie. Zdarzają się sytuacje, w których ma on swoje uzasadnienie, np. gdy pracownicy mają dostęp do danych wrażliwych czy poufnych. Monitorowanie pomaga wówczas zapobiec wyciekom danych, wykrywając podejrzane działania wskazujące na próby naruszenia bezpieczeństwa. W niektórych branżach i obszarach działalności taki monitoring może być wręcz wymagany prawnie.
W przypadku dużych organizacji, z licznymi pracownikami wykonującymi zbliżone zadania, takie narzędzia pozwalają wychwycić najskuteczniejsze wzorce pracy, znajdować obszary wymagające interwencji i wprowadzać optymalizacje. Pozwala też zidentyfikować pracowników spędzających zbyt dużo czasu na nieproduktywnych czynnościach i dostarczyć obiektywne dane do rozmów o wydajności, wskazując miejsca, gdzie potrzebne są np. dodatkowe szkolenia.
Pytanie, czy to pracownik ma problem z wydajnością, czy firma z zarządzaniem czasem zespołów? Nadmierna kontrola może wynikać z fundamentalnego braku zaufania między kierownictwem a zespołem. Zamiast budować relacje oparte na współpracy, organizacje wpędzają się w spiralę, która przynosi odwrotne skutki.
Ukryte koszty monitoringu
Monitoring pracy jest często stosowany jako najprostsze rozwiązanie na brak skutecznych metod zarządzania. Firmy, które nie radzą sobie z efektywnym kierowaniem zespołami, sięgają po narzędzia nadzoru – tanie i automatyczne. W konsekwencji pracownicy są oceniani na podstawie łatwo mierzalnych, ale jednak dość sztucznych, wskaźników, takich jak czas spędzony w aplikacjach, a nie na podstawie rzeczywistej wartości ich pracy.
Takie podejście dodatkowo nie uwzględnia kreatywności, umiejętności strategicznego myślenia oraz innych aspektów, które trudno ująć w prostych metrykach. Wiele skutecznych metod działania nie mieści się w tych ramach. Podobnie jak na maturze, nie wszystkie dobre interpretacje wpisują się w klucz odpowiedzi.
Co więcej, monitoring może generować ukryte koszty dla organizacji. Badania wskazują, że prawie jedna piąta pracowników [1] odczuwa spadek produktywności w wyniku nadmiernego nadzoru, a ponad 39% firm [2] zauważa zwiększoną rotację zatrudnienia po wdrożeniu takich systemów. Dla wielu doświadczonych specjalistów monitoring jest sygnałem, że firma nie ufa swoim pracownikom i zamiast rozwijać ich autonomię, stosuje kontrolę. W efekcie najbardziej wydajni i samodzielni eksperci decydują się na zmianę pracodawcy na takiego, który daje większą swobodę i szanuje ich prywatność. Warto zatem zastanowić się, czy gra jest warta świeczki?
Zamiast inwestować w coraz bardziej zaawansowane systemy nadzoru, warto skoncentrować się na budowaniu kultury pracy opartej na zaufaniu, współpracy i efektywnym zarządzaniu. To długofalowo przynosi większe korzyści niż stała kontrola nad każdym kliknięciem pracownika.
Fot. stock.adobe.com
Zarządzanie może być zwinne
Jedną z największych obaw managerów, o której mówi się w kuluarach, jest brak efektywności w pracy zdalnej. Rozumiem to, nie wszystkie zadania specjaliści są w stanie dobrze realizować poza miejscem pracy. To nie jest uniwersalne rozwiązanie, które sprawdzi się w każdym przypadku.
Brzydka prawda jest jednak taka, że jeżeli ktoś nie chce pracować, może tego unikać, również będąc w biurze, a nawet podlegając monitoringowi. Sposobów obejścia jest wiele: aplikacje do symulowania pracy czy poruszanie myszką co jakiś czas (np. w trakcie oglądania filmu).
77% firm [3] zauważyło wzrost produktywności pracowników dzięki wprowadzeniu ruchomych godzin pracy. Ponadto 72% przedsiębiorców potwierdza, że praca zdalna lub hybrydowa ogranicza koszty funkcjonowania firmy.
Mam jeszcze jedną dobrą wiadomość. Weryfikując efekty pracy, a nie czas czy korzystanie z aplikacji, uzyskasz lepszą wiedzę na temat tego, co robią Twoi pracownicy. Korzystając ze zwinnego modelu zarządzania, spotykamy się co tydzień lub dwa na sprintach, podczas których omawiamy postępy prac w projekcie. To jest moment, kiedy każdy członek zespołu pokazuje, co zrobił przez ten czas. Wyniki pracy mówią same za siebie – nie trzeba niczego trackować!
Elastyczność jest ludzka
Odpowiedz sobie szczerze na pytanie: czy jesteś w stanie pracować przez 5 dni w tygodniu, przez 8 godzin, z taką samą wydajnością? Nie, to nie jest możliwe. Jednego dnia jesteśmy skupieni, możemy zrobić mnóstwo zadań z naszej listy. Innego nie jesteśmy nawet w połowie tak wydajni, bo np. poprzedniej nocy źle spaliśmy. Tak mamy, jako ludzie, i warto ten fakt zaakceptować.
Jeżeli pracownik dotrzymuje terminów, jest zaangażowany w projekty, a jego praca ma wysoką jakość, to nie ma znaczenia, czy wykona 50% zadania jednego dnia, i 50% drugiego. Codzienne raportowanie czy monitorowanie, aby udowodnić, że się pracowało, nie ma zatem większego sensu. Skoncentrowanie na wynikach pracy oraz realizacji wyznaczonych celów jest bardziej produktywne.
Właśnie na tym polega praca w Agile. Każdy członek zespołu ma jasno określone zadania i ponosi za nie odpowiedzialność. Postępy raportuje podczas cyklicznych spotkań, na których omawiane są kolejne etapy projektu. Do zarządzania zwinnymi procesami doskonale sprawdzają się narzędzia takie jak Jira, Asana czy ClickUp, które zapewniają przejrzystość i ułatwiają organizację pracy.
W modelu Agile pracownik samodzielnie zarządza swoimi zadaniami i czasem pracy, działając w ramach ustalonych zasad i wspólnej pracy zespołowej. Zyskuje większą autonomię i zaufanie, a jednocześnie system oparty na transparentnej komunikacji pozwala liderowi na bieżąco śledzić realizację zadań i postępy projektu.
Zarządzanie przez wsparcie
W 1970 roku Robert Greanleaf wprowadził termin „przywództwo służebne” (ang. servant leadership), które zakłada, że rolą lidera jest rozwiązywanie problemów pracowników i dostarczanie im wsparcia. Takie działanie ma na celu zwiększenie efektywności pracy. Jeżeli ludzie dysponują wszystkimi zasobami potrzebnymi, aby realizować zadania, mogą robić to lepiej lub sprawniej. Koncentrują się na swoich celach.
Z mojej perspektywy wszystkie te narzędzia – praca zdalna, workation, elastyczny czas pracy – służą przede wszystkim do rozwiązywania konkretnych problemów. Pomagają w łączeniu obowiązków zawodowych z życiem rodzinnym i realizacją osobistych celów, sprzyjają budowaniu atmosfery zaufania i współpracy, a także pozytywnie wpływają na satysfakcję i lojalność pracowników.
Skoro zatem można zwiększać wydajność organizacji za pomocą pozytywnego wzmocnienia, to czy jest sens tak bardzo kontrolować?
[1] https://www.securedatarecovery.com/blog/work-surveillance-prevalence-impact
[2] https://news.broadcom.com/releases/virtual-floorplan
[3] https://pie.net.pl/wp-content/uploads/2024/04/PIE-Raport_work-life-balance_2024.pdf
Lider biznesowy i ekspert w obszarach marketingu, sprzedaży i rozwoju biznesu, z ponad 15-letnim doświadczeniem w zarządzaniu międzynarodowymi zespołami i realizacji strategicznych projektów. COO w Brand24, wcześniej związany z InPost, UPC, Showmax i Netią. Specjalizuje się w budowaniu strategii wzrostu, transformacjach biznesowych oraz wdrażaniu podejścia Agile i Scrum. Wierzy, że przejrzystość, autonomia i dobrze dobrane procesy są kluczem do budowania skutecznych zespołów i skalowania biznesu.