Gildia. To magiczne w swoim brzmieniu określenie znane jest najpewniej każdemu entuzjaście zwinnego zarządzania. Najbardziej kojarzone z modelem Spotify, bowiem właśnie z niego się wywodzi, niekoniecznie oznacza, że wyłącznie przy takim podejściu jest aplikowalne. Idea jest na tyle uniwersalna, że śmiało można ją wdrożyć także w innych okolicznościach. Czym dokładnie są i jak sprawić, by Gildie były udane? Czy wprowadzenie nutki średniowiecza do współczesnych organizacji jest dobrym pomysłem?


Średniowieczna Europa

Jednym ze znaczeń słowa Gildia według słownika języka polskiego jest: „stowarzyszenie o charakterze religijnym, politycznym bądź społecznym”. To właśnie w ten sposób określało się różne  średniowieczne stowarzyszenia (jak kupców lub rzemieślników) zorganizowane w celu utrzymania standardów i ochrony interesów swoich członków. Gildie były więc niezwykle ważną częścią społeczeństwa – jednym z głównych powodów ich istnienia była ochrona pracowników i konsumentów określonego rzemiosła.

… a współczesne organizacje

We współczesnych organizacjach także można zauważyć, że zrzeszający się ludzie łączą siły w celu podnoszenia jakości, opracowywania standardów i lepszego zrozumienia swojego rzemiosła. Analogia do średniowiecznych stowarzyszeń zauważalna jest gołym okiem, stąd właśnie zostało zapożyczone określenie Gildia. Mimo, że jako pierwsze zostało użyte we wspomnianym modelu Spotify, jego szeroka definicja pozwala na przyswojenie niemalże w każdych warunkach według zasady „chcieć to móc”. Korzyści Gildii są niepodważalne, jednak trzeba podkreślić, że tylko w przypadku ich prawidłowego prowadzenia. W przeciwnym razie, można cofnąć się do średniowiecza… ale w tym negatywnym znaczeniu.

Potrzebujemy Gildii

Za utworzeniem się Gildii musi stać potrzeba. Potrzeba dzielenia się wiedzą, uczenia się, usprawniania/standaryzacji swojej pracy, podsumowywania dobrych praktyk etc. I potrzeba ta niekoniecznie musi wywodzić się od osób z danej konkretnej grupy rzemiosła – może także z grup których to dane rzemiosło w jakiś sposób „dotyka”. W ten sposób może powstać Gildia Zarządzania Produktem, Gildia Backend Developerów, Gildia Agile Project Management itd. Członkiem Gildii może być każdy, niezależnie od doświadczenia, stanowiska czy projektu. Dzięki tej zasadzie, w Gildii Agile PM, mogą znaleźć się nie tylko kierownicy projektu czy liderzy projektów (oraz role pokrewne) ale także role będące bliżej wytwarzania, na przykład projektanci czy programiści. Ta różnorodność daje ogromną wartość – szeroką perspektywę i spojrzenie na podejmowane tematy.

Kickoff – czyli spotkanie otwierające

Mając już pomysł na Gildię, zgodę „szefostwa” oraz wstępnie chętnych, kolejnym krokiem będzie poinformowanie szerszego grona pracowników. Może okazać się, że przedstawienie inicjatywy na forum przyciągnie kolejnych zainteresowanych. 

W końcu przychodzi długo wyczekiwana chwila – pierwsze spotkanie organizowane przez inicjatorów. Na spotkaniu powinno zostać zaadresowanych kilka głównych aspektów, przede wszystkim:

  • wyjaśnienie czym jest Gildia, przedstawienie jej celów i misji,
  • wypracowanie i zawiązanie traktatu stowarzyszenia, 
  • wzajemne poznanie siebie i swoich oczekiwań.

Cele i misja

Ważne jest, aby każdy z uczestników miał spójne zrozumienie Gildii. Często okazuje się, że Gildia rozumiana jest jako „forum na pogaduchy”. Gildii nie tworzy się po to by prowadzić „hydeparkową”, chaotyczną dyskusję o wszystkim i o niczym w ramach danego obszaru… I warto to podkreślić. Przedstawienie jej konkretnych celów i misji to grunt, o który należy zadbać w pierwszej kolejności. 

Cele Gildii zależą od organizacji, ale zawsze korelują z aktywnościami takimi jak: dzielenie się wiedzą, uczenie się, usprawnianie kunsztu pracy, podsumowywanie dobrych praktyk, ustanawianie standardów. 

Misja Gildii to bardzo ważny artefakt, do którego powinno się wracać podczas spotkań. Jest ona podsumowaniem celów wyznaczonych do osiągnięcia, i gwiazdą na niebie wskazującą dokąd iść. Przykładowa misja dla Gildii technologii PHP może brzmieć:

“Gildia PHP jest odpowiedzialna za utrzymanie wytycznych dotyczących rozwoju PHP w naszej firmie, proponując przewodnik po stylu kodu, sugerując ulepszenia architektury i dając ludziom wiedzę, aby usprawnić ich codzienną pracę.”

Traktat Gildii

Niezbędny w stowarzyszeniach jest traktat z wypracowanymi i opisanymi zasadami. Warto w nim zawrzeć takie informacje jak: częstotliwość spotkań, wartości, ogólne zasady funkcjonowania itp. 

Na początku, proponuję aby spotkania Gildii odbywały się tak często jak to możliwe, nie zaburzając pracy operacyjnej firmy, czyli na przykład raz w tygodniu. Z czasem można tę częstotliwość dostroić do potrzeb organizacji. 

Ważne jest podkreślenie wartości Gildii, którymi uczestnicy powinni się kierować. Powinny być one spójne z wartościami firmy, a jeżeli tak owych nie ma, można je zapożyczyć na przykład ze Scruma. Otwartość, skupienie, szacunek, odwaga czy zaangażowanie – bez nich nie wyobrażam sobie zdrowo funkcjonującej Gildii. 

W ramach ogólnych zasad funkcjonowania ujęłabym kolejno opisywane aspekty. Uczestnictwo musi być nieobowiązkowe. Jest to pewna forma wolontariatu, z którego można w każdym momencie zrezygnować. Warto spisać w jaki sposób członkowie się komunikują (być może trzeba będzie utworzyć nowy kanał na Slacku czy grupę mailingową), w jaki sposób przebiega spotkanie i jak są wybierane tematy (np. poprzez głosowanie), w jaki sposób rozdzielane są zadania, w którym miejscu przechowywana jest dokumentacja. Należy też wybrać Lidera grupy, który będzie opiekował się Gildią. Niby „oczywiste oczywistości”, ale warto jest mieć je spisane w jednym miejscu.

Wzajemne poznanie się

Ponieważ Gildie otwarte są dla każdego z organizacji, należy przygotować się na scenariusz, w którym uczestnicy nie znają się oraz swoich oczekiwań. Warto na pierwszym spotkaniu przeprowadzić zabawę przełamującą lody i integrującą. Ciekawy pomysł na networking i lepsze poznanie się grupy – zabawę BINGO – przedstawia Ada Grzenkowicz w XIX odsłonie cyklu „Skrzynka z narzędziami” w obecnym, 35. wydaniu Strefa PMI. Uczestników może połączyć także ćwiczenie na wymyślenie nazwy oraz godła Gildii, dzięki któremu ciekawiej będzie się ona prezentowała na tle organizacji, a sami uczestnicy – bardziej z nią identyfikować.

Działalność Gildii

Cele, misja, zasady Gildii powinny jednoznacznie wskazywać na jej działalność. Chciałabym przedstawić kilka kwestii wartych podkreślenia. 

Przede wszystkim tematyka. Jak wspominałam wyżej, już na spotkaniu otwierającym powinno w statucie być jasno opisane jakie jest kryterium doboru tematów. Jeżeli głosowanie – to do którego momentu (np. do każdego wtorku). Temat powinien mieć swojego „opiekuna” czyli osobę, która będzie go prowadzić – najlepiej osobę z największą wiedzą. Poruszane tematy na spotkaniach powinny być opierane o praktykę – praktyczne przykłady, ćwiczenia, case studies. Uczestnicy znając temat wcześniej mogą przyjść na spotkanie ze swoimi problemami, zagwozdkami z życia wziętymi, które pojawiły się w trakcie pracy. Tym sposobem, a nie na abstrakcyjnych przykładach, można wiele zyskać – nauka poprzez praktykę jest niezastąpiona

W trakcie spotkań może się okazać, że jakaś metoda czy technika powinna być wcielona jako standard pracy wewnątrz firmy. Wówczas stowarzyszenie dzieli się zadaniami, takimi jak spisanie zasad, przeprowadzenie szkoleń w konkretnych już zespołach etc. To co zostało wypracowane w ramach Gildii nie zostaje wyłącznie w Gildii – jest przekazywane „do świata”.

Świat poza Gildią

Gildia to coś, z czym jej członkowie powinni się identyfikować, z czego powinni być dumni. Fajnie więc promować działalność Gildii na zewnątrz. Przekazywanie wypracowanych standardów i prowadzenie szkoleń to minimum, które Gildia powinna robić dla firmy. Uczestnicy mogliby po spotkaniach gildiowych wysyłać mailingi do wszystkich współpracowników, aby się poszczycić swoją aktywnością i tym samym być może zachęcić nowe osoby do uczestnictwa bądź zainspirować do powstania nowych Gildii. Działalność Gildii można też spróbować promować na zewnątrz organizacji – na przykład komunikację dotyczącą działalności Gildii można kierować do Klientów (a nawet zapraszać Klientów na same spotkania) czy publikować w social media. To wszystko zdecydowanie wpłynie pozytywnie na wizerunek i postrzeganie firmy. 

Czy średniowiecze rzeczywiście jest złe?

Dobrze prowadzona Gildia to gwarancja korzyści dla firmy. Nie tylko zrzesza ludzi o podobnych zainteresowaniach, dając im szansę na poznanie szerszej perspektywy, ale także rezonuje w podnoszeniu jakości pracy, poprzez wzajemne „czelendżowanie się”, wspieranie oraz wypracowywanie standardów. I to wszystko oddolnie – nie z przymusu, a z potrzeby. Wprowadzanie średniowiecza do nowoczesnych organizacji nie jest więc wcale takie złe jak może brzmieć.