Właściwa implementacja zarządzania celami metodą OKR (Objectives & Key Results) wspiera sukces realizacji strategii firmy.
Artykuł sponsorowanyPrawidłowo zdefiniowanie cele (obejmujące Cele oraz Kluczowe Rezultaty w metodzie OKR) to dopiero początek. W każdej organizacji, zarówno w dużej jak i małej, trzeba bowiem jeszcze odpowiedzieć na następujące pytania: Jak zbudować kilkupoziomowy system celów w organizacji? Jak zapewnić spójność celów w ramach takiego systemu? A także: jak zapewnić zarówno transparentność celów, jak i działań służących ich realizacji?
I jeszcze jedno pytanie – na które odpowiemy w tym tekście: jak można w tym celu wykorzystać platformę Kanbanize (www.kanbanize.com/pl)?
W systemie Kanbanize, dla stworzenia celów (OKR-ów) na poziomie organizacji można wykorzystać karty Inicjatywy, których jednym z elementów są „mierzalne rezultaty”, czyli Kluczowe Rezultaty (KR-y), jak pokazano na ekranie 1.
Ekran 1: Cele (OKR-y) i kluczowe rezultaty organizacji oraz cele zespołuWidoczne są również cele dla jednego z zespołów/działów. Kto i jak może je stworzyć?
Tradycyjnie cele zespołu/działu były kaskadowane z góry, tj. z poziomu kierownictwa organizacji. Zgodnie z ideą metody OKR i oczywiście w celu uzyskania zaangażowania pracowników zespołu/działu – powinny być one uzgadniane podczas dyskusji przedstawicieli kierownictwa organizacji i zespołu/działu.
W rezultacie takiej dyskusji tworzone są cele zespołu/działu wraz z KR-ami, spójne z celami i KR-ami organizacji. Pokazane są one na ekranie 2.
Ekran 2: Cele i KR-y zespołuW Kanbanize bardzo łatwo zapewniona jest transparentność celów organizacji i ich powiązania z celami kilku zespołów/działów poprzez zbudowanie relacji pomiędzy różnymi poziomami zarządzania. Pokazuje to ekran 3.
Ekran 3: Cele zespołów zsynchronizowane z celami organizacjiWidać na nim zarówno zdefiniowane cele organizacji, jak i cele działów. Natomiast w trakcie realizacji zadań służących osiągnięciu Kluczowych Rezultatów – o czym w dalszej części tekstu – widać też zarówno stopień realizacji poszczególnych KR-ów, jak i stan zaawansowania realizacji zadań.
Kluczowe, praktyczne pytanie jest następujące: Jak więc cele (O + KR-y) określone przez zespół/dział będą realizowane i jak będzie wyglądało zarządzanie nimi?
Realizacja celów na poziomie zespołów związana jest z wykonaniem różnych zadań (czyli akcji w terminologii metody OKR) lub zbioru zadań, czyli większych inicjatyw (projektów). Do zarządzania nimi służy tablica kanbanowa działu/zespołu pokazująca stan zaawansowania poszczególnych działań i/lub inicjatyw (projektów).
Przykład takiej tablicy dla Działu Rozwoju przedstawia ekran 4.
Ekran 4: Tablica Działu RozwojuWarto zasygnalizować w tym miejscu następujące ważne punkty:
- To, że zrealizowanie działania/działań lub projektu prowadzi do uzyskania Kluczowego Rezultatu jest tylko hipotezą. Może się więc zdarzyć, że zespół wykona przewidziane działania (status zadania/projektu: DONE), lecz niestety nie uzyska odpowiedniego poziomu miary KR-u. Może się również zdarzyć odwrotna sytuacja, tj. wykonanie tylko jednego z planowanych kilku działań może doprowadzić do pożądanego poziomu miary KR-u. Każda z tych sytuacji wymaga analizy i prowadzić będzie do inspirujących wniosków i lekcji na przyszłość.
- W sytuacji, gdy dział będzie składał się z wielu zespołów opisany powyżej mechanizm dekompozycji i synchronizacji celów można zastosować dla tych zespołów, czyli dodatkowych poziomów zarządzania.
Nasze praktyczne doświadczenia ze stosowania platformy Kanbanize do połączenia strategii firmy z realizacją codziennych zadań pokazują, że:
- Kanban znacznie zwiększa szanse osiągnięcia ustalonych celów, gdyż umożliwia efektywną i skuteczną realizację poszczególnych zadań oraz projektów.
- Metoda OKR jest prostym i „lekkim” podejściem skierowania firmy lub organizacji w stronę rezultatów biznesowych, a nie tylko wytwarzania produktów.
- Kadencje, czyli spotkania proponowane w Kanban w bardzo przyjazny i efektywny sposób realizują OKR-owy mechanizm regularnego, krótko i średniookresowego przeglądania stanu celów, w odniesieniu do ich kluczowych rezultatów oraz aktualizacji ich miar.
- Metryki przepływu w Kanban dostarczają informacje o stabilności procesów, co jest dodatkowym wskaźnikiem pokazującym, czy zadania zostaną wykonane, a więc także czy mamy szanse na osiągnięcie zdefiniowanych celów.
Podsumowanie
Dzięki połączeniu w ramach systemu Kanbanize zwinnej metody zarządzania celami (OKR) z zasadami i praktykami Flow Management, obejmującego Lean, Kanban, TOC i elementy psychologii przepływu (prace profesora Mihaly Csikszentmihalyi) można stworzyć holistyczny system zarządzania organizacją. Ma on jako punkt wyjścia cele strategiczne, zdekomponowane na cele krótszych okresów, do poziomu celów kwartalnych i obejmuje zarówno działania „rozwojowe”, związane z OKR-ami, zmieniające firmę, jej produkty i metody pracy, jak i bieżące projekty oraz bieżące procesy i zadania, czyli tzw. business-as-usual.
System taki umożliwia efektywne powiązanie strategii z realizacją na poziomie zespołów, synchronizację celów firmy zarówno „w pionie” (czyli między poszczególnymi poziomami zarządzania), jak i „w poziomie” (między poszczególnymi działaniami i/lub zespołami). Umożliwia także – co jest szczególnie istotne w sytuacji wzrastającego znaczenia knowlegde work – zaangażowanie pracowników w realizację strategii firmy oraz wykorzystanie ich inicjatywy i kreatywności.
Tym samym wspiera zbudowanie organizacji na miarę wyzwań połowy XXI wieku. Następne artykuły mówiące o tym, jak uzyskać efektywne i skuteczne zarządzanie organizacją, projektami i zespołami dzięki zastosowania praktyk Flow Managementu w kolejnych numerach Strefy PMI.
Partnerzy Kanbanize w Polsce:
Konsultant i trener zarządzania i zarządzania projektami posiadający wieloletnie doświadczenie w doskonaleniu pracy firm, zespołów, menedżerów i liderów. Ekspert z ponad 25-letnim doświadczeniem w obszarze zwinnego i klasycznego zarządzania projektami, programami i portfelem projektów, zwinnego przywództwa oraz zwinnych transformacji i budowania organizacji projektowych. Wielki fan podejścia Flow Management, wykorzystującego Lean, Kanban oraz TOC, a także gier symulacyjnych. Mówi o sobie: „pomagam menedżerom, project managerom, zespołom i firmom pracować i zarządzać efektywniej, mądrzej oraz mieć z pracy i zarządzania więcej zadowolenia i satysfakcji”.
Zarządza projektami, wprowadza i usprawnia zarządzanie projektami oraz portfelami projektów w organizacjach. Współpracuje z biznesem w celu rozwoju zarządzania projektami w ich organizacjach. Jest oficjalnym recenzentem oraz kontrybutorem międzynarodowych standardów PMI, a także kierownikiem projektu i weryfikatorem polskiego tłumaczenia PMBOK® Guide.